De term “kapitaallease” is afkomstig van algemeen aanvaarde boekhoudkundige beginselen die eind jaren zeventig zijn vastgesteld met betrekking tot de boekhoudkundige verwerking van leases. FAS 13, later gehercodeerd als ASC 840, schreef voor dat leases op basis van vier duidelijke criteria moesten worden getoetst om te bepalen of ze als kapitaal dan wel als operationeel moesten worden aangemerkt. Kapitaalleases werden op de balans gepresenteerd met overeenkomstige activa en passiva, operationele leases werden lineair als kosten opgenomen.

In 2016 wijzigde de Financial Accounting Standards Board (FASB) de boekhoudregels, waardoor vrijwel alle leasecontracten met een looptijd van meer dan een jaar aan de jaarrekening moesten worden toegevoegd, effectief op 15 december 2018 voor openbare bedrijven en 15 december 2019 voor particuliere bedrijven. De meeste bestaande kapitaalleases zullen worden overgebracht van ASC 840-richtlijnen naar ASC 842-richtlijnen met weinig impact, maar de naam is gewijzigd van “kapitaallease” in “financiële lease” om beter aan te sluiten bij de internationale boekhoudnormen (IFRS).

Criteria voor kapitaallease

Om als kapitaallease te worden geclassificeerd, moest aan een van de volgende criteria worden voldaan (de bright-line tests):

  • De looptijd van de lease is groter of gelijk aan 75 procent van de nuttige economische levensduur van het actief
  • De contante waarde van de leasehuur is meer dan 90 procent van de reële waarde op het moment van lease
  • Er is sprake van eigendomsoverdracht
  • Er is sprake van een koopoptie

Gegevenspunten die gewoonlijk nodig zijn voor de boekhoudkundige berekeningen voor kapitaalleases onder ASC 840 en nu vrijwel elke lease onder ASC 842 omvatten: datum van bezit van de lease, vervaldatum van de lease, optiedata en een beoordeling of het redelijk zeker is dat de optie zal worden uitgeoefend, huurbetalingsbedragen, de marginale leenrentevoet van de onderneming, en andere.

Voor velen betekenen nieuwe vereisten nieuwe boekhoudsoftware Als onderdeel van de naleving van alle FASB- en IASB-leasestandaarden (ASC 840/FAS 13, ASC 842 en IFRS 16), winkelen veel bedrijven voor nieuwe lease accounting software-oplossing voor het beheren van en rapporteren over onroerend goed, apparatuur en andere geleasede activa. Zie hoe CoStar’s oplossing leases analyseert en classificeert voor nieuwe lease accounting eisen, journaalposten genereert, procentuele huurverplichtingen berekent, integreert met bestaande boekhoudsystemen en zelfs parallelle rapportage uitvoert onder oude en nieuwe boekhoudnormen.