Als u onderzoek doet naar achtergrondcontroles, zult u waarschijnlijk de Fair Credit Reporting Act (FCRA) tegenkomen. Misschien ziet u screeningsbedrijven zeggen dat ze voldoen aan de FCRA of leest u over de gevaren van het schenden van de FCRA-richtlijnen. U denkt misschien dat dit alleen van toepassing is op miljoenenbedrijven, maar wist u dat zelfs kleine bedrijven de FCRA-normen moeten volgen?
Ja, alle bedrijven die achtergrondcontroles voor de werkgelegenheid gebruiken, moeten de FCRA-normen volgen. Overtreding van de richtlijnen van de FCRA kan leiden tot rechtszaken, civielrechtelijke sancties en gevangenisstraf. 422 rechtszaken werden ingediend onder de Fair Credit Reporting Act alleen al in februari van 2018.
Als u geen rechtszaak wilt, dan moet u FCRA-richtlijnen volgen bij het uitvoeren van achtergrondscreenings. Om dit te doen, moet u een paar vragen beantwoorden, waaronder:
- Wat is de FCRA?
- Wat betekent het om FCRA-compliant te zijn?
- Hoe kunt u FCRA-compliant zijn?
Laten we eens kijken naar de antwoorden op deze vragen.
Wat is de Fair Credit Reporting Act?
De Fair Credit Reporting Act is een reeks federale wetten die de informatie van mensen beschermen wanneer deze wordt gebruikt voor kredietcontroles, achtergrondcontroles van huurders of tewerkstellingsdoeleinden. Het regelt hoe bedrijven consumenteninformatie kunnen gebruiken, welke informatie ze in aanmerking kunnen nemen, en staat de consument toe om zijn eigen gegevens te bekijken.
De FCRA werd in 1970 uitgevaardigd omdat kredietrapportagebureaus oude, onnauwkeurige en soms verzonnen rapporten over personen bijhielden. De rapporten konden van alles bevatten, van iemands burgerlijke staat tot zijn drinkgewoonten of nationale afkomst. Deze rapporten konden worden gekocht door bedrijven die op basis van deze informatie diensten of kansen konden weigeren. Ze konden ook worden gebruikt in wetshandhavingszaken. Het individu had geen mogelijkheid om zijn rapport in te zien of onjuiste informatie te betwisten.
De FCRA gaf individuen de mogelijkheid om hun informatie in te zien en verbood rapportagebureaus om onjuiste of gevoelige informatie te gebruiken. De FCRA is dus een essentiële bescherming voor mensen, maar hebben alleen consumenten baat bij de FCRA? Helpt het ook bedrijven?
Wie helpt de FCRA?
De FCRA beschermt in de eerste plaats de aanvrager die zijn informatie verstrekt. Het geeft hen het recht om informatie te bekijken, om te weten wie de achtergrond controle uitvoert, en om te worden geïnformeerd als u een negatieve beslissing op basis van de resultaten.
Maar, de FCRA helpt ook de betrokken bedrijven door te eisen dat ze een standaard manier van omgaan met de gegevens van aanvragers hebben. Het vereist ook dat zij transparant zijn over hun antecedentenonderzoekspraktijken. Dit zorgt voor een eerlijk aanwervingsproces en helpt u de beste sollicitant voor de baan te vinden. De FCRA helpt werkgevers dus, maar eist ook dat ze zich aan strikte richtlijnen houden. Wat eist de FCRA van werkgevers?
Wat eist de FCRA van werkgevers?
De FCRA stelt strenge eisen aan werkgevers. Hier zijn enkele eisen die vaak in rechtszaken worden aangehaald.
- Formulier voor een stand-alone bekendmaking. U moet de sollicitant voorzien van een stand-alone openbaarmakingsformulier waarin staat dat u een achtergrondcontrole op hen uitvoert.
- Toestemmingsformulier. De sollicitant moet ook schriftelijk toestemming geven voor het antecedentenonderzoek door middel van een afzonderlijk toestemmingsformulier. Deze formulieren vereisen specifieke bewoordingen en opmaak, dus u moet ze modelleren naar de modelformulieren van de FCRA. De timing van het arbeidsonderzoek moet ook in overeenstemming zijn met de Fair Chance Act, indien van toepassing in uw staat.
- Kennisgeving van nadelige actie. Als u op basis van het antecedentenonderzoek overweegt iemand niet in dienst te nemen, moet u de sollicitant een aankondiging van een nadelige actie sturen voordat u de beslissing neemt. Vervolgens moet u de sollicitant de tijd geven om te reageren. Als de sollicitant de informatie betwist, moet u daar rekening mee houden.
- Tweede negatieve actie kennisgeving. Als u nog steeds besluit om de aanvrager niet aan te nemen na de reactie tijd, moet u een tweede kennisgeving te sturen om hen op de hoogte van uw beslissing.
En dat is precies wat werkgevers moeten doen. De FCRA heeft eisen voor screening bedrijven ook. Wat eist de FCRA van screeningsbedrijven?
Wat vereist de FCRA voor bedrijven die achtergrondcontroles uitvoeren?
De FCRA vereist dat screeningsbedrijven alle FCRA-normen volgen. Een van deze normen is ervoor te zorgen dat hun criminele achtergrondcontroles en krediet achtergrondcontroles de grootst mogelijke nauwkeurigheid hebben. Dit vereist dat zij alle informatie die zij vinden verifiëren. Dat betekent dat bedrijven die beweren “onmiddellijke” achtergrondcontroleresultaten te geven, niet voldoen aan de FCRA.
Omdat FCRA-rechtszaken de neiging hebben om het bedrijf van de werkgever en het achtergrondcontrolebedrijf in de rechtszaak te noemen, zijn meer achtergrondcontrolebedrijven bezorgd over het volgen van de FCRA-normen. Gerenommeerde achtergrondcontrolebedrijven hebben meestal FCRA-nalevingsbeleid en -procedures voor al hun achtergrondcontroles. Maar waarom is het zo belangrijk om FCRA-compliant te zijn? Wat gebeurt er als u dat niet bent?
Wat gebeurt er als ik de FCRA overtreed?
Het overtreden van de FCRA-normen kan leiden tot verschillende straffen, afhankelijk van het type overtreding en het aantal keren dat u de FCRA hebt overtreden.
- Onwetende overtreding. Als u de FCRA onbewust overtreedt, krijgt u een civielrechtelijke sanctie in de vorm van een boete.
- Meerdere onbewuste overtredingen. Elke keer dat u de FCRA overtreedt, kunt u een extra boete van $100 krijgen. Dit betekent dat als uw formulieren de FCRA schenden en meerdere mensen ze gebruiken, u een boete kunt krijgen voor elk gebruikt formulier.
- Opzettelijke schendingen. Als u de FCRA-richtlijnen opzettelijk overtreedt, krijgt u een civielrechtelijke boete, en de rechtbank kan extra boetes opleggen, afhankelijk van hoeveel schade aan de aanvrager is toegebracht.
- Het uitvoeren van een antecedentenonderzoek zonder een toelaatbare reden. De enige keer dat u gevangenisstraf krijgt voor het overtreden van de FCRA is als u een achtergrondonderzoek uitvoert zonder een toelaatbare reden. Dat kan resulteren in maximaal twee jaar federale gevangenisstraf. Een achtergrondcontrole voor tewerkstellingsdoeleinden is een geoorloofde reden onder de FCRA.
Aangezien de straffen voor het overtreden van de FCRA zo hoog zijn, hoe kunt u de FCRA-normen volgen?
Hoe kan ik de FCRA-normen volgen?
De FCRA is een uiterst technisch statuut, dus wellicht wilt u dat een advocaat uw documenten en wervingsprocedures bekijkt. Maar in het algemeen kunt u de FCRA-normen als volgt volgen:
- Gebruik de juiste formulieren. De FCRA vereist specifieke bewoordingen en opmaak voor hun formulieren en bekendmakingen. Gebruik hun modelformulieren als voorbeeld en laat een advocaat de formulieren bekijken voordat u ze aan aanvragers geeft.
- Informeer de sollicitant dat u een antecedentenonderzoek uitvoert en vraag om zijn toestemming. Dit moeten op zichzelf staande formulieren zijn, zonder andere informatie erop.
- Geef de sollicitant een kopie van de resultaten. Geef hem de mogelijkheid valse informatie te betwisten.
- Als u overweegt een nadelige aanwervingsbeslissing te nemen, stuur de sollicitant dan een kennisgeving voordat u beslist. Geef hen vijf of meer dagen om te reageren of uit te leggen.
- Als u toch besluit tot een nadelige beslissing, stuurt u hem een tweede kennisgeving. U moet een kopie bijsluiten van “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” en de naam van uw achtergrondcontrolebedrijf.
- Gebruik een FCRA-conform antecedentenonderzoeksbedrijf. Zij moeten alle vragen beantwoorden die u hebt over hun wervingsproces. Ze moeten ook in staat zijn om u te informeren over hoe u kunt voldoen aan de FCRA.
Bij Trusted Employees bieden wij een breed scala aan FCRA-conforme achtergrondcontroles. Wij kunnen al uw vragen over ons proces beantwoorden en u helpen de juiste achtergrondcontroles voor uw unieke situatie te vinden. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over onze achtergrondcontrolepakketten.
Geef een antwoord