Wat kost het voor uw bedrijf om een ACH-betaling te verzenden? Als u zei ergens tussen de $ 0,25 en $ 0,50, dat is niet verwonderlijk, want dat is de transactiekosten die wordt weergegeven op uw bankafschrift. Het ziet er ronduit goedkoop uit, en het ziet er echt uit als een koopje vergeleken met de $ 2,00-5,00 die het volgens industrieonderzoek kost om een cheque te verwerken.

Waarom doen bedrijven dan nog steeds meer dan de helft van hun leveranciersbetalingen per cheque? Niet elke leverancier zal een creditcard accepteren voor factuurbetaling, maar elke leverancier met een bankrekening moet in staat zijn om een ACH-betaling te ontvangen. Het lijkt een no-brainer, maar als je goed kijkt naar alle inspanningen die gemoeid zijn met het opzetten en onderhouden van een ACH-programma, zie je dat ACH-betalingen een stuk duurder zijn dan ze lijken.

Hoeveel duurder? Het is erg moeilijk om hierover gegevens uit de sector te vinden, dus zijn wij op onderzoek uitgegaan. In ons rapport, “Beyond the Bank Statement: Understanding the Real Costs of ACH Payments” berekenen we de werkelijke kosten van ACH-betalingen, waarbij we rekening houden met alle inspanningen die er gewoonlijk aan verbonden zijn – naast alleen de bankkosten.

Een wijdverbreide misvatting

Waarom is het belangrijk? ACH-betalingen zijn een belangrijk onderdeel van elke betalingsstrategie, en er zijn nieuwe automatiseringsoplossingen voor betalingen waarmee bedrijven eindelijk geen cheques meer hoeven uit te schrijven en de meeste van hun leveranciers elektronisch kunnen betalen. Maar als u geen inzicht hebt in uw kosten, is het moeilijk om te pleiten voor nieuwe technologie – of zelfs intelligente beslissingen te nemen over hoe een bepaalde leverancier het beste kan worden betaald.

Als leverancier van automatiseringsoplossingen voor B2B-betalingen spreken we regelmatig met bedrijven die grote ambities hadden om de meeste van hun leveranciers over te zetten op ACH-betalingen en die dat pad zijn ingeslagen en zijn gestopt toen ze zich realiseerden hoe moeilijk de onderneming was. Sommigen hebben het initiatief zelfs volledig laten varen en zijn teruggekeerd naar betaling per cheque. We zijn gaan geloven dat de wijdverbreide misvatting dat ACH-betalingen goedkoop zijn, een deel is van wat bedrijven vasthoudt aan het schrijven van papieren cheques.

Een onderwerp dat zelden is bestudeerd

Zelfs studies die verder kijken dan de banktransactiekosten en kosten opnemen zoals registratie, personeel, IT en technologie, pinnen de kosten van het doen van een ACH-betaling nog steeds op minder dan $ 1.

Hoewel, we schatten dat de echte kosten van ACH-betalingen ergens tussen $ 1,40 en $ 3,79 liggen.

Wat is het dat we tellen dat andere studies niet doen? Leverancier enablement kosten aan de voorkant, en het oplossen van fouten aan de achterkant. Elke organisatie die ACH-betalingen doet, zal erkennen dat deze kosten reëel zijn, zelfs als ze ze nooit hebben opgeteld, wat wij wel hebben gedaan.

Waarom wordt er geen rekening gehouden met het inschakelen van leveranciers bij het optellen van de kosten van ACH-betalingen? Nou, we vermoeden dat deze gegevens moeilijk te verkrijgen zijn, maar omdat we in de afgelopen tien jaar meer dan honderdduizend leveranciers hebben ingeschakeld, konden we onze gegevens gebruiken voor onze berekeningen. In het rapport leert u de gemiddelde kosten om een leverancier in staat te stellen in een best-in-class enablement-organisatie.

Rekening houden met leverancierschurn

Niet alleen laten de meeste berekeningen leveranciers enablement buiten beschouwing, ze gaan ook voorbij aan het feit dat als u een effectief ACH-betalingsprogramma wilt handhaven, u leveranciers enablement moet omarmen als een voortdurende inspanning. Uw bedrijf voegt altijd nieuwe leveranciers toe, en ongeveer 10-20 procent van uw bestaande leveranciers zullen elk jaar hun bankgegevens of betalingsinstructies wijzigen.

Wat kost deze leverancierswissel uw programma? Dat hangt sterk af van de grootte van uw bedrijf en de branche waarin u actief bent. Voegt u tien nieuwe leveranciers per maand toe of 100? Heeft u 10.000 leveranciers en 20 procent churn? Of 5.000 leveranciers en 30 procent? In ons rapport berekenen we de kosten voor bedrijven met een gematigde en hoge churn.

De verborgen kosten van fouten, wijzigingsverzoeken en mislukkingen

Het andere waar onderzoek naar ACH-kosten geen rekening mee houdt, is dat betalingen mislukken. Volgens één studie vereist tussen één en drie procent van de betalingen per ACH batch aandacht van de kant van AP om de fout te onderzoeken, te communiceren en op te lossen. Dat kost geld. En, als u een fout maakt met een ACH betaling, zijn er bankkosten aan verbonden omdat de debitering en creditering teruggedraaid moeten worden. Al deze kosten zijn in onze berekening opgenomen.

Andere overwegingen

Wat is niet opgenomen? Onze berekeningen laten nog enkele kosten buiten beschouwing die nog moeilijker in de hand te houden zijn, zoals:

  • Gegevensbeveiliging. Het veilig opslaan van bankgegevens van leveranciers is een hele opgave in het huidige regelgevingsklimaat.
  • Fraude. Er moet rekening worden gehouden met frauduleuze betalingen die niet kunnen worden teruggevorderd.
  • Supplier support. Aangezien ACH-betalingen gewoon op het bankafschrift van de leverancier verschijnen zonder enige overmakingsgegevens, moet AP onvermijdelijk telefoontjes beantwoorden met de vraag waar de betaling voor is – vooral wanneer één betaling meerdere facturen en crediteringen dekt.
  • Verloren cheques. Zelfs in het huidige klimaat van lage rentetarieven, verdienen grote Treasury-organisaties nog steeds geld aan het uitbetalen van cheques. Het automatiseren van betalingen met moderne oplossingen kan meer dan goedmaken voor verloren float, maar AP en Treasury moeten samenwerken om betalingen met precisie te timen en alle beschikbare kortingen te vangen.

Als u begint met het berekenen van de kosten in uw bedrijf, wilt u deze misschien in overweging nemen.

Busting the cheap ACH myth

Er bestaat een langdurige misvatting dat ACH goedkoop is, omdat we een transactietarief op ons bankafschrift kunnen zien en het minder dan een dollar is. Dat verdoezelt de werkelijke kosten.

De realiteit is dat bij alle soorten zakelijke betalingen – cheque, kaart, telegrafisch en ACH – de transactieverwerking slechts een fractie van de totale kosten is, en in ons rapport zult u zien hoe deze kosten echt kunnen oplopen. Dat verklaart voor een groot deel waarom we geen ACH-adoptie hebben gezien in de buurt van het tempo dat je zou verwachten als organisaties in de richting van digitale betalingen duwen.

Naar een moderne betalingsstrategie

Dit wil niet zeggen dat ACH voor bedrijven geen betere manier is om te betalen dan papieren cheques. In de meeste gevallen is het, maar voor leveranciers die kaarten accepteren, kan betalen met een virtuele kaart een nog betere manier zijn. Wat bedrijven vandaag echt nodig hebben, is een holistische betalingsstrategie die elke betaling aan elke leverancier optimaliseert.

Is uw bedrijf geïnteresseerd in het doen van meer betalingen via elektronische weg? Bent u het maken van ACH betalingen, maar alleen aan uw top tier leveranciers of leveranciers die het eisen? Hebt u meer moeite gedaan om meer leveranciers via ACH te betalen, maar had u uiteindelijk het gevoel dat u watertrappelde? U bent niet de enige. Download het rapport om verder te kijken dan het bankafschrift en ontdek hoe oplossingen voor automatisering van betalingen u eindelijk kunnen helpen het potentieel van ACH-betalingen te realiseren.

Download het werkblad: Inzicht in de verborgen kosten van ACH