Multitasking is niet wat je denkt. Je schakelt eigenlijk gewoon heel snel heen en weer tussen taken, volgens Guy Winch, Ph.D, auteur van Emotional First Aid.
Onze hersenen hebben maar een bepaalde hoeveelheid aandacht en productiviteit die in één keer kan worden gedelegeerd. Dr. Winch verwijst naar het beeld van een taartdiagram, waarbij hij opmerkt dat welke taken we ook doen, ze het grootste deel van de taart in beslag nemen.
TiVo publiceerde onlangs een nieuwe studie waaruit bleek dat 78 procent van de mensen “multitasken” tijdens het tv-kijken door hun smartphone te gebruiken en 72 procent gebruikt hun laptop. Naarmate multitasking meer een norm wordt, zelfs in onze “downtime” thuis, zullen we er waarschijnlijk weinig aandacht aan blijven besteden.
Het lijkt erop dat elke dag een nieuw bedrijf tools ontwikkelt die ons in staat stellen om meer sneller te doen, en tegelijkertijd met andere taken. We kopen in omdat we denken dat het ons tijd zal besparen – een kostbare valuta deze dag en leeftijd.
Maar wat als multitasking je eigenlijk tegenhield? Wat als u wist dat het eigenlijk uw productiviteit doodt, uw top performers beschadigt, en uiteindelijk uw bedrijf ruïneert?
Multitasking en Job Performance
Multitasking verandert fysiek de structuur van de hersenen. Nieuw onderzoek van de Universiteit van Sussex toont aan dat mensen die multitasken en daarbij meerdere media-apparaten tegelijk gebruiken, een lagere dichtheid van grijze hersenmassa hebben in een bepaald deel van de hersenen dan degenen die het bij af en toe gebruik van één apparaat houden.
Het is natuurlijk een beetje de kip en het ei, waarbij we ons afvragen wat er eerst was. Wetenschappers merkten op dat er behoefte is aan een ander onderzoek om te bepalen of mensen met een gebrek aan grijze massa vatbaar zijn voor multitasking of dat het inderdaad andersom is.
Hier zijn enkele redenen waarom multitasking een negatieve invloed heeft op de werkprestaties en wat u kunt doen om dit te helpen omkeren:
1. Taakwisseling betekent een lage productiviteit.
Uit een Realization-studie blijkt dat multitasking kan leiden tot een productiviteitsverlies van wel 40 procent. Zonder multitasking was er een gemiddelde toename van 59,8 procent in het aantal voltooide projecten en een vermindering van 35,5 procent in de tijd die nodig was om een project te voltooien.
Probeer niet te veel projecten tegelijk toe te wijzen – of als u dat doet, zorg dan voor een lijst met prioriteiten en deadlines – zodat uw werknemers begrijpen in welke volgorde ze een voor een aan items kunnen werken. Werk samen met werknemers om hen te leren hoe ze prioriteit kunnen geven aan pop-up taken en verzoeken van anderen die hen onderweg kunnen afleiden.
2. Slechte aandacht bij afleiding.
Uit de Realization-studie bleek ook dat hoge multitaskers vatbaarder zijn voor afleiding door irrelevante stimuli op het werk. Dit leidt tot slechte regulatie van werkgewoonten, wat de productiviteit remt.
Onze aandachtsspanne is aan het krimpen, blijkt uit onderzoek. Het is moeilijk te bepalen of onze hulpmiddelen worden ontwikkeld om hierop in te spelen of dat onze geest zich aanpast aan nieuwe gemakken.
Hoe dan ook, afleiding is onvermijdelijk, dus we moeten leren deze te gebruiken in ons creatieve voordeel.
Ontwerp uw werkplek voor zowel single-taskers als high media multitaskers. Zorg voor rustige kantoorruimten, evenals gemeenschappelijke werkruimten waar werknemers de vrijheid hebben om te werken in een omgeving met muziek en andere dingen die hen kunnen motiveren.
3. Depressie en angst.
Onderzoek van de Universiteit van Sussex heeft ook aangetoond dat multitasken emotionele ziekten zoals depressie en angst kan veroorzaken. De studie vond een veel kleinere grijsmaterie dichtheid in de anterior cingulate cortex of ACC bij deelnemers die een grotere hoeveelheid media-apparaten tegelijk gebruikten. Mensen met lagere niveaus van grijze materie in de ACC vertonen zwakte in cognitieve controle en emotionele regulatie, waardoor ze vatbaarder zijn voor depressie.
Niets verlamt een bedrijf als depressie op de werkplek. In feite kost depressie Amerikaanse werkgevers jaarlijks 23 miljard dollar aan productiviteitsverlies. Werknemers met een depressie missen gemiddeld 8,7 werkdagen per jaar omdat ze zich niet goed voelen, vergeleken met degenen die nooit de diagnose depressie hebben gekregen en slechts 4,6 dagen missen. In dit geval helpt overmatig multitasken niemand als het resulteert in ziekteverzuim.
U kunt de kans verkleinen dat uw werknemers depressie en angst op de werkplek ervaren door enkele van de andere oorzaken te bestrijden, zoals stress als gevolg van overwerk.
Vraag werknemers wat hen stress bezorgt en doe uw best om te helpen de hulpmiddelen te bieden om deze te verlichten. Bied tips om hen te helpen prioriteiten te stellen in hun werklast, zoals het opdelen van grote projecten in kleinere taken. Of misschien is er een mogelijkheid voor meer samenwerking in teamverband bij projecten om de noodzakelijke taken te verdelen en te overwinnen.
Kunnen we de schade omkeren?
De Universiteit van Sussex heeft misschien de sleutel gevonden tot het omkeren van de fysieke effecten van multitasking op de hersenen. Hun studie toonde aan dat specifieke vormen van training, zoals leren jongleren of het onthouden van een kaart, de grijze massa in de hersenen vergroot.
Wie zei dat jongleren alleen voor het circus was? Neem elke dag 15 minuten de tijd om een gezonde activiteit als deze op kantoor aan te moedigen. Zet hoelahoepen en springtouwen in de pauzeruimte.
Plan regelmatig speurtochten op kantoor met bedrijfsgerelateerde activiteiten om uw team te helpen opbouwen en een onderbreking van de norm te bieden. Voeg een kaart toe om de grijze massa aan te wakkeren. Als het kan, doe het dan buiten. Een tijdje naar buiten gaan herstelt de neuronen in de hersenen, blijkt uit onderzoek, als gevolg van de fysieke tekstrijke omgeving.
U zult merken dat uw werknemers meer gedaan krijgen als ze zich concentreren op afzonderlijke taken en de mogelijkheid hebben om pauzes te nemen om hun geest op te frissen. Ja, we willen sneller meer gedaan krijgen, en hoewel technologie dit schijnbaar mogelijk maakt, hebben we gemerkt dat het niet werkt. Sterker nog, het is funest voor uw productiviteit en uw bedrijf. Houd rekening met de behoeften van uw werknemers en werk samen om multitasking te stoppen en meer te bereiken.
Wat zijn enkele manieren waarop u een grote tegenslag of productiviteitsverlies hebt ondervonden als gevolg van multitasking?
Geef een antwoord