Moet u offertes sturen of ramingen uitwerken? Een vaste prijsopgave geven voor de kosten van het werk of een schatting maken van alle kosten? Schattingen versus offertes – wat is het verschil en welke moet u gebruiken?

estimate-vs-quote

De kans is groot dat u als ambachtsman of kleine onderneming een groot deel van uw kostbare tijd besteedt aan het opstellen van schattingen of offertes voor potentiële nieuwe klanten.

Echter, er kan veel verwarring bestaan tussen de twee.

In tegenstelling tot wat u misschien denkt, is er een wereld van verschil tussen het geven van een offerte en het geven van een schatting.

Dus, de vraag is: Kent u de belangrijke verschillen tussen een schatting en een offerte?

Quotes vs. schattingen uitgelegd

Voor kleine bedrijven die elke vorm van dienstverlening leveren (in plaats van een product met een vaste prijs, zoals winkels doen) is het verstrekken van een idee aan klanten van wat ze kunnen verwachten te betalen voor een bepaalde klus een feit.

Het kan een tijdrovende, ondankbare baan zijn – vooral als je niet zo comfortabel bent met het zetten van pen op papier in de eerste plaats.

Het verschil begrijpen tussen offertes en schattingen, de juiste op het juiste moment gebruiken en ervoor zorgen dat ze alle nodige informatie hebben, is van cruciaal belang.

Wij hebben deze eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen gids over schattingen vs. offertes om u te helpen – hier is wat u zult leren:

  • Wat de verschillen zijn
  • Wanneer een schatting te gebruiken en wanneer een offerte te geven
  • Waarom het ertoe doet
  • Belangrijke details die u moet opnemen

U vindt ook de antwoorden op de meest gestelde vragen over schattingen en offertes.

Wat is het verschil tussen een raming en een offerte?

Het eerste wat u moet begrijpen over offertes en ramingen is dat het NIET gewoon twee verschillende namen voor hetzelfde zijn. Schattingen en offertes hebben elk verschillende toepassingen, voordelen & nadelen. Deze kennen is de sleutel tot het vermijden van problemen die u tijd, klant goodwill en zelfs geld kunnen kosten.

Laten we eerst eens kijken naar schattingen:

Wat is een schatting?

Een schatting is in feite een ‘guesstimate’ of ruwe, beredeneerde gok op basis van wat een baan zou kunnen kosten. De schatting wordt vaak gegeven voordat u alle details van een bepaald werkstuk kent (zoals tijdens een eerste telefoontje van een potentiële nieuwe klant) of tijdens een bezoek ter plaatse.

De kostenramingen zijn uw eerste gedachten over de kosten en kunnen drastisch veranderen wanneer u meer informatie krijgt, wanneer zich tijdens het werk onverwachte complicaties voordoen of wanneer de omvang van wat u gevraagd is te doen, toeneemt.

Kernpunt: Een schatting is een informeel idee van de prijs op basis van beperkte informatie. Beschouw het als een startpunt in termen van kosten, die kunnen stijgen (of dalen). Schattingen KUNNEN NIET worden gebruikt als een juridisch standpunt voor de prijs.

Stellen we ons bijvoorbeeld voor dat u bent gevraagd om een slaapkamer van gemiddelde grootte te pleisteren.

Mevrouw Smith belt om te vragen wat het kost om haar logeerkamer te stucen. Ze heeft geen exacte maten, maar zegt dat het ‘gemiddelde grootte’ is. Bovendien vermeldt ze dat er nog wat oud behang zit dat verwijderd moet worden.

Hieruit kan uw prijsopgave er als volgt uitzien:

handgetekende prijsopgave

Wat is een offerte?

Een offerte (of prijsopgave) is een exacte prijs voor de klus die wordt aangeboden. Als zodanig staat hij vast en kan hij NIET meer worden gewijzigd zodra hij door de klant is aanvaard (tenzij de klant de hoeveelheid/type van het vereiste werk wijzigt of u iets ontdekt dat volledig buiten de werkingssfeer valt van wat was overeengekomen)

offertes worden alleen afgegeven na een bezoek ter plaatse of wanneer u er zeker van bent dat u precies hebt vastgesteld wat er nodig is.

Kernpunt: Het is belangrijk te onthouden dat offertes formeel worden gepresenteerd en een contract tussen u en de klant vertegenwoordigen. Als zodanig kunnen zij worden gebruikt als juridische standpunten voor de prijs, mocht er een geschil ontstaan.

Een offerte geeft de klant gemoedsrust, in de veilige wetenschap dat hij precies weet hoeveel het werk zal kosten voordat het begint.

In ons voorbeeld met mevrouw Smith hebt u na een bezoek aan haar huis misschien ontdekt dat haar logeerkamer groter is dan gemiddeld en dat er een aanzienlijke hoeveelheid oud behang is waarvan het verwijderen iets meer tijd in beslag zal nemen dan u aanvankelijk dacht.

U ziet in onderstaand voorbeeld dat uw schriftelijke offerte gedetailleerder is en een veel nauwkeuriger beeld geeft van de werkelijke kosten van het werk (in dit geval wordt er nog eens £75 aan de prijs toegevoegd) :

handgetekende offerte

Raming of offerte? Belangrijke punten om te onthouden…

  • Geschatte prijzen zijn een ruwe schatting van de prijs. Ze moeten ALLEEN worden gebruikt als een eerste richtprijs.
  • Offertes zijn wettelijk bindend en mogen ALLEEN worden gebruikt wanneer u zeker bent van de kosten.
  • EEN schriftelijke schatting NOOIT bestempelen als een “Offerte” – U kunt worden gehouden aan het verstrekte cijfer.
  • Zorg er ALTIJD voor dat de klant begrijpt of ze een schatting of een offerte krijgen.

Veel gestelde vragen over schattingen vs. offertes

Het verschil begrijpen tussen een schatting en een offerte is slechts de eerste stap op weg naar het realiseren van het potentieel om beide harder voor u te laten werken. Administratie en vragen nemen kostbare tijd in beslag, dus we hebben een aantal van de meest gestelde vragen over schattingen en offertes hieronder gedetailleerd. Deze gaan niet alleen in op bepaalde elementen en waarom ze belangrijk zijn, maar geven ook een paar nuttige suggesties.

Moet ik altijd een schriftelijke schatting of offerte maken?

Zoals het spreekwoord zegt: mondelinge afspraken zijn het papier niet waard waarop ze zijn geschreven. Offertes en prijsopgaven moeten altijd schriftelijk worden verstrekt. Als zich later een vraag of probleem voordoet, is het een goed idee om iets op papier te hebben om op terug te vallen – dit maakt het oplossen van eventuele misverstanden gemakkelijker. Vergeet niet kopieën te bewaren van al uw offertes en prijsopgaven.

Is het OK om mijn offertes of prijsopgaven met de hand te schrijven?

Hoewel handgeschreven documenten nog steeds aanvaardbaar zijn, moet u ervoor zorgen dat deze zowel leesbaar als professioneel gepresenteerd zijn – niets schrikt een potentiële klant sneller af dan het proberen te ontcijferen van onleesbaar gekrabbel op een vodje papier. Uw offertes en bestekken moeten een weerspiegeling zijn van het niveau van professionaliteit dat uw klanten van uw diensten kunnen verwachten. Gebruik altijd briefpapier met briefhoofd waarop uw bedrijfsnaam en volledige contactgegevens staan vermeld. Anoniem blanco papier maakt klanten nerveus over de geldigheid van uw bedrijf.

Welke details moet ik opnemen in mijn schattingen of offertes?

Maak altijd duidelijk of u een schatting of een offerte maakt, zoals in de voorbeelden hierboven.

Omdat het bij een schatting om een ruwe schatting van de kosten gaat, moet deze redelijk duidelijk zijn, maar hoeft niet zo gedetailleerd te zijn als een offerte. Beschrijf de opdracht duidelijk in algemene termen. Bij een schatting moet altijd worden vermeld dat de prijs kan veranderen als een meer gedetailleerde offerte wordt opgesteld.

Als u eenmaal een beter idee hebt van wat er precies bij komt kijken, moet een gedetailleerde offerte worden verstrekt. Wees zo specifiek mogelijk, inclusief:

  • De klantgegevens en het adres/de plaats van de uit te voeren werkzaamheden
  • Een referentienummer (indien nodig)
  • De datum
  • Een uitsplitsing van de elementen (inclusief arbeid, materialen of speciale kosten)
  • Een nauwkeurige beschrijving van wat onder de offerte valt en (indien nodig) wat er niet onder valt
  • De totale prijs
  • Elk BTW-element moet worden gespecificeerd. Vergeet niet dat u alleen BTW in rekening kunt brengen als u voor BTW geregistreerd bent bij HMRC. U moet uw geldige BTW-registratienummer op alle documenten vermelden.

Moet ik mijn algemene voorwaarden & bij beide voegen?

Als u formele algemene voorwaarden hebt opgesteld, voeg dan altijd een exemplaar bij uw prijsopgave of offerte. Dit geeft uw klant niet alleen een zeer positieve indruk van uw bedrijf dat upfront en eerlijk, het biedt hen ook informatie, zoals uw normale betalingstermijnen, deposito’s vereist, boetes voor niet-betaling, etc.

Moeten schattingen en offertes beide datums?

Datering schattingen en offertes helpt u precies te bepalen wanneer u ze opgesteld. Het is echter ook een goed idee om aan te geven voor welke periode uw raming of offerte geldig is – Normaal gesproken kan dit variëren van 30 tot 90 dagen na de datum op het document, afhankelijk van uw bedrijf of voorkeur. Honoraria en kosten stijgen natuurlijk met de tijd, dus het stellen van een limiet aan hoe lang uw prijs goed is beschermt u tegen overvallen door oude schattingen of offertes die nu onrealistisch zijn.

Heeft u nog steeds een hoofdpijndossier over offertes en kostenramingen?

Het is eenvoudig om u aan te sluiten bij de 1.000 kleine bedrijven die profiteren van YourTradebase – de online tool die het eenvoudig maakt om al uw offertes en kostenramingen op één plek te maken (en te beheren).

Waarom probeert u niet onze volledig gratis proefversie, en zie voor uzelf?