Online Learning Center

Valuing, Documenting, and Recording In-Kind

Recording In-Kind Contributions

Objective

In dit gedeelte bespreken we hoe u bijdragen in natura op de juiste manier registreert in het boekhoudsysteem van uw programma. Dit is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat deze middelen kunnen worden meegeteld als matching funds in overeenstemming met de subsidie-eisen.

Accounting for Match

Een correcte boekhouding voor alle soorten match omvat:

1. Het bijhouden van adequate documentatie ter ondersteuning van de bedragen die als match worden gedeclareerd;
2. Het bijhouden van dezelfde soort documentatie die u zou gebruiken ter ondersteuning van uitgaven die worden gedeclareerd als CNCS- of subsidieaandeel;
3. Zorgen dat de documentatie van de uitgave vergelijkbaar is met die van andere programma-uitgaven en in overeenstemming is met het beleid en de procedures van de organisatie;
4. De schenking en de waarde van het artikel gedetailleerd registreren;en
5. De bedragen die als overeenkomst worden gebruikt, in het grootboek opnemen als inkomsten en als uitgaven.

Alert Neem voorzichtigheid in acht. Het niet boeken van wedstrijdbijdragen in het grootboek vereist een formeel toelichtend beleid en een afzonderlijke verantwoordingsspreadsheet waaruit de ontvangst en het gebruik van de bijdrage blijkt.

Boekhouding van bijdragen in natura

Op grond van de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen (Generally Accepted Accounting Principles, GAAP) moeten alle ontvangen bijdragen bij ontvangst als inkomsten worden geboekt, met inbegrip van bijdragen in natura.

De Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) No. 116 stelt de norm voor het boeken van bijdragen in natura in het grootboek voor boekhoudkundige doeleinden. Volgens SFAS No. 116 worden bijgedragen diensten in de jaarrekening opgenomen indien die diensten:

• niet-financiële activa creëren of verbeteren, of
• gespecialiseerde vaardigheden vereisen, worden geleverd door personen die deze vaardigheden bezitten, en zouden moeten worden gekocht indien ze niet door middel van een donatie zouden worden geleverd.

Diensten waarvoor gespecialiseerde vaardigheden vereist zijn, worden verleend door boekhouders, architecten, timmerlieden, artsen, elektriciens, advocaten, verpleegkundigen, loodgieters, opleiders en andere beroepsbeoefenaren en ambachtslieden.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van het registreren van een bijdrage in natura:

Scenario Herregistratie van bijdragen in natura Herregistratie van bijdragen in natura .Kind Bijdragen Eén van de aspecten van uw programma is het repareren en schilderen van hekken in uw gemeenschap. Een plaatselijke verfspuiter wil een professionele verfspuit aan uw organisatie schenken als bijdrage in natura. De aannemer heeft de spuitmachine getaxeerd op de marktwaarde van $ 550,00. Om deze bijdrage in natura in uw grootboek op te nemen, boekt u deze zowel als een opbrengst (een creditrekening) als een uitgave (een debetrekening). Hier ziet u hoe u dit voorbeeld opneemt: $550,00 – Rekening #7250 Bijdrage in natura – Uitgave – Benodigdheden (debet) $550,00 – Rekening #4250 Bijdrage in natura (debet) $550,00.00 – Rekening #4250 Bijdrage-inkomsten – Benodigdheden (credit) Bijdragen in natura in het rekeningstelsel De beste methode voor het opzetten van uw boekhoudsysteem is het vaststellen van inkomsten- en uitgavenrekeningen voor bijdragen in natura in uw rekeningstelsel. U kunt overwegen deze of andere soorten rekeningen in natura toe te voegen naarmate de behoefte zich voordoet: Bijdrage in natura – Materialen en benodigdheden Bijdrage in natura – Diensten Bijdrage in natura – Onroerend goed Zoals u ziet, verandert het boeken van de bijdrage in natura als een uitgave en een inkomen de onderste regel (netto-inkomen) op de financiële overzichten niet. Door de bijdrage in natura te boeken, wordt echter wel nauwkeurig geregistreerd wat uw organisatie in dit proces heeft gedaan en wordt weergegeven wat er nodig is om uw programma uit te voeren. Dit komt uw organisatie ten goede bij toekomstige budgetterings- en planningsdoeleinden. Samenvatting In dit gedeelte hebben we de GAAP-vereisten met betrekking tot bijdragen in natura onderzocht, en de vereiste boekhoudkundige behandeling van bijdragen in natura als overeenkomst in het grootboek. Begunstigden moeten bijdragen in natura in hun boekhoudsysteem opnemen zoals ze contante uitgaven opnemen. Als dit niet de praktijk van de organisatie is, moet er een schriftelijk beleid bestaan waarin het systeem voor de registratie van de transacties wordt beschreven.