Het zal sommige lezers misschien verbazen dat er genoeg regels en voorschriften, eigenaardigheden en nuances, en potentiële problemen zijn om een heel blogartikel te wijden aan een onderwerp dat beperkt blijft tot “zuurstofbestellingen”. Feit is dat zuurstofbestellingen complex genoeg zijn om er een artikel aan te wijden, en wat nog belangrijker is, voor uw bedrijf om middelen, waaronder trainingstijd, te besteden aan het doel van compliance.

Elk gesprek over zuurstofbestellingen begint met het concept dat zuurstof een receptplichtig geneesmiddel is. Het toedienen en verstrekken van zuurstof en apparaten die zuurstof produceren, wordt geregeld door een groot aantal regelgevende instanties, waaronder de Food & Drug Administration (FDA) en de staat respiratory care en apotheekraden.

Omdat het een geneesmiddel is, moeten zuurstofbestellingen worden verkregen en de volgende informatie bevatten:

  • Het woord “Zuurstof” (uiteraard).
  • Hoeveelheid — gewoonlijk uitgedrukt als een literstroom of een percentage.
  • Duur – zoals “continu” of “12 uur/dag” of “PRN” (naar behoefte).
  • Toedieningsapparaat/modaliteit. Als een patiënt uit een ziekenhuis wordt ontslagen met 2 liter/minuut zuurstof continu, is het over het algemeen aanvaardbaar om aan te nemen dat het toedieningsapparaat een neuscanule is. Alles wat geen neuscanule is, moet worden gespecificeerd. Voorbeelden van andere apparaten zijn zuurstofmaskers, in lijn met beademingsapparatuur, en ingeblazen in CPAP.

Naast bovenstaande opsommingstekens kan er nog aanvullende informatie nodig zijn voor de facturering. Bijvoorbeeld, in het Medicare-systeem, patiënt diagnose codes en gebruiksduur zijn meestal vereist.

Hoewel de bovenstaande regels eenvoudig genoeg lijken, worstelen bedrijven voor medische apparatuur voortdurend met onvolledige zuurstoforders. De voorbeelden zijn talrijk. De meest voorkomende is misschien wel dat de duur van de bestelling wordt weggelaten. Een arts geeft de opdracht “Zuurstof aan 2 liter/minuut”, maar vermeldt niet dat de zuurstof continu moet worden gebruikt of dat de zuurstof PRN kan worden gebruikt. Dit is een onvolledige bestelling en het risico dat een leverancier neemt, is dat er geen gedocumenteerde medische instructie is die aangeeft hoeveel uur per dag de patiënt zijn zuurstof moet gebruiken. Het DME-bedrijf moet de patiënt voorlichten over hoe en wanneer hij zijn apparatuur moet gebruiken en bij afwezigheid van de duur, wordt elk advies dat zij de patiënt geven gedaan zonder medische instructie. Dit verhoogt de aansprakelijkheid van het bedrijf met betrekking tot de patiënt en zijn zorg.

Een andere vrij veel voorkomende fout met zuurstofbestellingen voor DME bedrijven vloeit voort uit Medicare’s Certificate of Medical Necessity (CMN). Het CMN-formulier biedt ruimte voor het specificeren van diagnosecodes, en laat een arts een reeks vragen beantwoorden over tests en diagnostische procedures die de arts ertoe hebben gebracht zuurstof te bestellen. Op het formulier staat een vraag over de “maximale stroomsnelheid” die nodig is. Wegens de bewoordingen van de vraag geeft het document geen specifieke literstroom aan. Als het “maximumdebiet” 4 is, impliceert dit dat de patiënt de zuurstof misschien met 2 of 3 liter/minuut kan gebruiken, maar niet meer dan 4 liter/minuut. Bovendien wordt de duur nergens op de CMN vermeld. Een DME-bedrijf dat voor zijn bestelling vertrouwt op de CMN, heeft geen volledige informatie over de literstroom OF de duur. Mag de patiënt de zuurstof continu gebruiken? Mag hij/zij de zuurstof voor bepaalde perioden laten staan? Met een CMN order weten we het gewoon niet.

De CMN wordt verder gecompliceerd door het feit dat het grootste deel van het document door de arts moet worden ingevuld zonder hulp van de DME. Het DME-bedrijf is dus verantwoordelijk voor het verkrijgen van een volledige order om te voldoen aan de regels van de FDA en de staatsraad, maar moet voorzichtig zijn met het leiden van de arts in hoe de order moet worden geschreven. Het is ook aan hen om de juiste en nauwkeurige factureringsdocumenten te hebben. De CMN voldoet aan de vereisten voor de facturering aan Medicare, maar is geen volledige bestelling en moet daarom worden aangevuld met een receptblokbestelling of een andere vorm van verduidelijking waarin de literstroom en de duur worden vermeld. Het DME-bedrijf heeft twee mogelijkheden om dit dilemma op te lossen: 1) Het kan een aanvullend voorschrift van de arts krijgen. Of, 2) Zij kunnen de arts vragen om de litercapaciteit en de duur in sectie C van de CMN op te nemen. Met deze aanvullende informatie (de exacte literopbrengst en duur), kan de CMN als een volledige order worden beschouwd.

Een andere uitdaging bij het voldoen aan de regels en voorschriften voor zuurstofbestellingen is het feit dat bestellingen soms verlopen. Let op vervaldata of termijnen op de order – de CMN of een recept pad order kan een vervaldatum bevatten. Als de arts zegt dat de bestelling een jaar geldig is, zorg er dan voor dat u een mechanisme hebt om de datum te achterhalen waarop u een nieuwe, bijgewerkte bestelling moet krijgen. Zelfs als de arts de bestelling als “levenslang” beschouwt, moet u zorgvuldig nagaan of u voldoet aan de voorschriften van het staatstoezicht op de apotheken. Veel staten apotheek boards bepalen dat orders moeten worden bijgewerkt met een interval-typisch een jaar.

Ten slotte, wees voorzichtig met orders die klinische interventies vereisen. Sommige artsen bestellen zuurstof voor patiënten met de tekst “titreren om zuurstofsaturatie boven 94% te houden” of “o.k. zuurstof gebruiken met 1-5 liter/minuut om zuurstofsaturatie boven 93% te houden”. Dit zijn geldige, aanvaardbare opdrachten, maar ze vereisen klinische ademhalingstherapiediensten in de vorm van beoordeling van de patiënt en pulsoxymetrie-testen. Als uw bedrijf is opgezet om deze diensten te verlenen, kunt u deze opdrachten zeker aanvaarden, maar zorg ervoor dat uw clinici het door de arts voorgeschreven behandelingsplan volgen. Moedig de arts aan om zeer specifieke parameters op te geven en te bepalen hoe vaak de patiënt moet worden beoordeeld. Documenteer de educatie en ook de klinische evaluaties zorgvuldig en communiceer de voortgang aan de arts.

Zorg ervoor dat het personeel – zowel klinisch als niet-klinisch – zich ervan bewust is dat zuurstof een geneesmiddel is, en zorg ervoor dat uw processen maatregelen bevatten om ervoor te zorgen dat onvolledige orders worden gecorrigeerd of gevalideerd. Hoewel de meeste staten geen tussenkomst van een ademhalingstherapeut vereisen voor het instellen van zuurstof, kunnen deze clinici uw programma helpen uitbreiden – zelfs als het geen klinische diensten omvat – door middel van opleiding. Beoordeel de bekwaamheid van elk personeelslid dat zuurstof instelt of problemen oplost om er zeker van te zijn dat ze begrijpen hoe ze op de juiste manier moeten zorgen voor klanten die deze complexe en soms probleemgevoelige apparatuur en service krijgen. Met de juiste opleiding van het personeel kan uw bedrijf de soms gecompliceerde wereld van zuurstoftherapie thuis navigeren en een succesvol programma opbouwen.