Nieuwe wet in Illinois over achtergrondcontroles van sollicitanten
Door: Maryjo F. Pirages Reynolds
Op 19 juli 2014 heeft gouverneur Quinn de Job Opportunities for Qualified Applicants Act in wet ondertekend. Zie, P.A. 098-0774, beschikbaar op http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. De nieuwe wet wordt ook wel “Ban the Box”-wetgeving genoemd, omdat zij het gebruik van vragen naar strafrechtelijke veroordelingen op sollicitaties verbiedt. De nieuwe wet verbiedt ook het gebruik van andere methoden voorafgaand aan het sollicitatiegesprek om sollicitanten met strafrechtelijke veroordelingen te screenen.
De wet wordt van kracht op 1 januari 2015. De belangrijkste eis is dat:
“Een werkgever of uitzendbureau mag niet informeren naar of in, overwegen, of eisen dat het strafblad of het strafrechtelijk verleden van een sollicitant wordt bekendgemaakt totdat de sollicitant gekwalificeerd is bevonden voor de functie en ervan in kennis is gesteld dat de sollicitant is geselecteerd voor een gesprek door de werkgever of het uitzendbureau, of, als er geen gesprek is, tot na een voorwaardelijk aanbod van werkgelegenheid is gedaan aan de sollicitant door de werkgever of het uitzendbureau.”
Met andere woorden, een werkgever mag op het sollicitatieformulier niet naar het strafrechtelijk verleden vragen, en werkgevers mogen geen informatie over het strafrechtelijk verleden vragen of gebruiken alvorens te beslissen of zij een sollicitant al dan niet zullen interviewen. Dit is vergelijkbaar met het verbod om naar handicaps te vragen voordat een baan wordt aangeboden – het idee is om een sollicitant duidelijk te maken dat een veroordeling een rol heeft gespeeld bij de beslissing om te interviewen of aan te nemen.
De wet zal van toepassing zijn op alle werkgevers in Illinois met 15 of meer werknemers in het huidige of voorgaande kalenderjaar. Ook uitzendbureaus vallen onder de wet, zodat werkgevers deze bureaus niet kunnen gebruiken om sollicitanten te screenen op criminele achtergronden.
De wet voorziet in drie uitzonderingen: functies waarin werkgevers krachtens de staats- of federale wetgeving verplicht zijn om sollicitanten met bepaalde strafrechtelijke veroordelingen van tewerkstelling uit te sluiten; functies waarin een standaard getrouwheidsgarantie of een equivalent daarvan vereist is en de veroordeling van een sollicitant voor een of meer gespecificeerde strafbare feiten hem of haar zou diskwalificeren voor het verkrijgen van een dergelijke garantie (in welk geval de werkgever een vraag kan opnemen of kan vragen of een sollicitant voor die strafbare feiten is veroordeeld); en functies waarin personen met een vergunning krachtens de Emergency Medical Services Systems Act worden tewerkgesteld. Zo zouden werkgevers die onder de Illinois Healthcare Worker Background Check Act vallen, op grond van deze uitzonderingen in aanmerking komen voor een uitzondering op de wet). Met name de uitzonderingen zijn beperkt.
Wat betekent dit voor u als werkgever? Werkgevers moeten alle vragen over criminele antecedenten uit hun sollicitaties verwijderen en wachten met het instellen van een antecedentenonderzoek tot nadat is vastgesteld dat een sollicitant gekwalificeerd is voor de baan en een uitnodiging voor een gesprek aan de sollicitant is verstrekt. Werkgevers mogen met name een antecedentenonderzoek instellen wanneer zij een sollicitant meedelen dat hij/zij voor een sollicitatiegesprek is geselecteerd. De wet lijkt een werkgever ook toe te staan een sollicitatiegesprek afhankelijk te maken van de ontvangst van een antwoord op het strafrechtelijk antecedentenonderzoek, en een werkgever toe te staan een sollicitant te laten weten dat hij/zij niet voor een sollicitatiegesprek in aanmerking komt als uit het antwoord blijkt dat hij/zij niet in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek. Werkgevers moeten alle beleidsregels en/of handboekbepalingen inzake antecedentenonderzoek bijwerken. Werkgevers zouden ook moeten overwegen een beleid en/of brief op te stellen om sollicitanten te informeren over het beleid inzake antecedentenonderzoek, met name voor gevallen waarin een sollicitant niet wordt aangenomen vanwege zijn of haar antecedentenonderzoek.
Het beleid inzake antecedentenonderzoek moet ook worden herzien om ervoor te zorgen dat een werkgever niet wordt blootgesteld aan claims van discriminatie met een “ongelijksoortig effect”. De Equal Employment Opportunity Commission beveelt aan een beleid van “gerichte screening” te voeren. Een dergelijk beleid stelt werkgevers in staat te bepalen welke overtredingen sollicitanten in het algemeen van werk zullen uitsluiten, maar biedt vervolgens aan alle gediskwalificeerde sollicitanten de mogelijkheid tot een individuele beoordeling. Bij een individuele beoordeling moet de werkgever rekening houden met de aard van het misdrijf, de aard van de functie en de tijd die is verstreken, om te bepalen of het uitsluiten van de sollicitant voor de functie verband houdt met de functie en in overeenstemming is met een zakelijke noodzaak. Hier is een link naar de richtlijnen van de EEOC met betrekking tot criminele achtergrondcontroles: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
Over het geheel genomen worden werkgevers aangemoedigd om hun bestaande handboeken en beleid inzake werkgelegenheid te herzien en een juridisch adviseur te raadplegen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de nieuwe wet van Illinois. Ten slotte is de aanname van deze wet een vriendelijke herinnering dat werkgevers ook moeten zorgen voor naleving van de Fair Credit Reporting Act (FCRA) wanneer ze externe leveranciers gebruiken om achtergrondcontroles uit te voeren.
Als uw bedrijf bepaalt dat het gunstig zou zijn om een achtergrondcontrole van sollicitanten en/of werknemers uit te voeren, neem dan contact op met ons kantoor voor hulp. De FCRA bevat talrijke, complexe voorschriften met betrekking tot de kennisgeving en documentatie die werkgevers nodig hebben om achtergrondcontroles te verkrijgen en te gebruiken. Ons kantoor kan u helpen bij het verstrekken van de nodige formulieren en bekendmakingen. Bovendien kunnen wij u adviseren over welk type consumentenrapport (onderzoekend versus niet-onderzoekend) het meest voordelig zou zijn en u adviseren over de beperkingen en nuances van de FCRA voor bepaalde werkgevers.
Nalatigheid in het naleven van de FCRA kan ertoe leiden dat een werkgever wettelijk verantwoordelijk is voor schade aan een toekomstige of huidige werknemer of een bureau voor consumentenrapportage, in welk geval de werkgever verantwoordelijk zou zijn voor schadevergoeding en mogelijk advocaatkosten als gevolg van de niet-naleving. Bovendien kunnen aanvullende boetes worden opgelegd door een administratieve instantie of op grond van een staatswet. Werkgevers moeten dus voorzichtig te werk gaan en juridisch advies inwinnen wanneer zij achtergrondcontroles willen verkrijgen en gebruiken.
Neem contact met ons op als u vragen hebt over de FCRA of de nieuwe wet.
Maryjo Pirages is advocaat bij het kantoor en lid van de werkgelegenheids- & arbeidsrecht-, trust- & boedel-, en ondernemingsrecht- & bedrijfsgroepen. Maryjo adviseert en vertegenwoordigt werkgevers in een reeks van arbeidsrechtelijke zaken, waaronder naleving van wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften, contracten, en handboeken en beleid voor werknemers. Maryjo’s doel is om nauw samen te werken met werkgevers, zodat zij hun beleid proactief kunnen implementeren en up-to-date houden om hun aansprakelijkheid en risico’s te beperken. Daarnaast staat zij particulieren en families bij in hun estate planning en administratie.
Geef een antwoord