Als eigenaar van een klein bedrijf is het belangrijk dat u weet hoe het zit met de loonbelasting en of u die wel of niet verschuldigd bent. De boetes voor niet betalen, of zelfs te laat betalen, kunnen zwaar zijn. Als uw bedrijf werknemers in dienst heeft, bent u, als bedrijf, verantwoordelijk voor het innen en betalen van loonbelasting op basis van hun loon. Zelfs als u geen werknemers hebt, maar uw bedrijf wel rechtspersoonlijkheid heeft, dan zijn uw eigen loonstrookjes onderworpen aan loonbelasting. En zelfs als u gebruik maakt van een payroll service, bent u als bedrijfseigenaar nog steeds eindverantwoordelijk voor het correct en op tijd afdragen van de loonheffingen door uw bedrijf. Het is dus zinvol om te weten wat dat inhoudt. Hieronder nemen we de basisprincipes met u door, zodat u zeker weet dat u weet wat uw verantwoordelijkheden als bedrijfseigenaar zijn als het op loonheffingen aankomt.

Woordenlijst loonheffingen: Common acronyms

FICA: Federal Insurance Contributions Act (FICA), die vereist dat socialezekerheids- en Medicare-belastingen worden betaald over de lonen.

FTD: Federal tax deposit, dat zijn de belastingen die u naar de IRS stuurt.

FUTA: Federal Unemployment Tax Act, die vereist dat werkgevers werkloosheidsverzekeringsbelastingen betalen. Het geld wordt gebruikt om staten te helpen werkloosheidsverzekeringsprogramma’s uit te voeren.

OASDI: Old Age, Survivor and Disability Insurance (OASDI), ook bekend als Sociale Zekerheid. De OASDI-belasting is een van de FICA-belastingen op de lonen. De andere is de Medicare-belasting.

SUTA: State Unemployment Tax Act, die de inning van loonbelasting verplicht stelt om werkloosheidsuitkeringen te betalen voor in aanmerking komende werknemers die buiten hun schuld hun baan verliezen.

Wat zijn loonbelastingen?

Loonbelastingen zijn anders dan inkomstenbelastingen. Loonbelastingen zijn de andere belastingen die werknemers verschuldigd zijn op basis van hun loon, maar deze belastingen omvatten ook een werkgeversbijdragecomponent. Zowel de werknemer als de werkgever zijn loonbelasting verschuldigd over het loon van een werknemer.

Federale loonbelastingen

Er zijn twee belangrijke federale loonbelastingen. Ze zijn beide verplicht gesteld door de Federal Insurance Contributions Act (FICA). Het zijn:

Sociale Zekerheid: Sociale Zekerheidsbelastingen zijn ook bekend als OASDI-belastingen. OASDI staat voor Old Age, Survivor en Disability Insurance (Ouderdoms-, Nabestaanden- en Invaliditeitsverzekering). Met deze belastingen worden de sociale uitkeringen gefinancierd.

Medicare: De Medicare-belasting is ook bekend als de Medicare Hospital Insurance (HI)-belasting. Deze belastingen financieren de ziekenhuisverzekeringscomponent van de Medicare-uitkeringen.

Er is nog een derde, kleinere federale loonbelasting:

Werkloosheidsverzekering: De Federal Unemployment Tax Act (FUTA) helpt bij het betalen van het federale-statelijke werkloosheidsverzekeringssysteem. Alleen de eerste $ 7.000 van het loon van een werknemer wordt gebruikt om deze belasting te berekenen. Het FUTA-geld wordt meestal gebruikt om de administratie van het werkloosheidsverzekeringsprogramma van de staat te betalen.

Loonbelastingen van de staat

Werkloosheidsverzekering: De SUTA-belasting (State Unemployment Tax Act) verstrekt werkloosheidsuitkeringen aan in aanmerking komende werknemers die buiten hun schuld hun baan verliezen.

Invaliditeitsverzekering: Vijf staten, hieronder vermeld, en Puerto Rico vereisen ook dat werkgevers een kortlopende arbeidsongeschiktheidsverzekering aanbieden voor niet-werkgerelateerde verwondingen en ziekte die een werknemer verhinderen te werken.

Als uw bedrijf zaken doet in een van deze plaatsen, moet u mogelijk belastingen inhouden op het loon van uw werknemer en / of de belastingen betalen om de verzekeringskosten te dekken. Sommige staten brengen alleen de werknemers in rekening. Anderen rekenen werkgevers. Sommige rekenen beide aan.

Voor staat-specifieke details: Californië, Hawaï, New Jersey, New York, Rhode Island, Puerto Rico.

Employer payroll tax responsibilities

De loonbelasting is verdeeld in wat de werkgever verschuldigd is en wat de werknemer verschuldigd is. Hier volgt een nadere beschouwing van de verdeling over de werkgever:

6,2% voor de sociale zekerheid. Als werkgever betaalt u 6,2% , of de helft, van de 12,4% socialezekerheidsbelasting die verschuldigd is over de eerste $118.500 van het loon van een werknemer. Dat maximumloonplafond loopt in 2017 op tot $127.200.

1,45% voor Medicare. De werkgever verdeelt ook de Medicare-belasting die verschuldigd is op de lonen van een werknemer.

6%, tot $ 42 per jaar, max, voor de federale werkloosheidsverzekeringsbelasting die is gebaseerd op de eerste $ 7.000 aan lonen voor elke werknemer. Het werkelijke tarief is meestal 0,6%, omdat werkgevers een credit van 5,4% krijgen voor de werkloosheidsbelasting die zij ook moeten betalen, in de meeste gevallen. Alleen werkgevers betalen de FUTA-belasting.

Het tarief van de staatsbelasting op werkloosheidsverzekering voor werkgevers verschilt per staat.

Loonbelastingverantwoordelijkheden voor werknemers

6,2% voor sociale zekerheid

1,45% voor Medicare

0% voor werkloosheidsverzekeringsbelastingen van de staat, behalve in Alaska, New Jersey en Pennsylvania. Dit zijn de enige drie staten die hun werknemers regelmatig een werkloosheidsbelasting aanrekenen. Dat werknemersbelastinggeld moet door de werkgever worden ingehouden en aan de staat worden betaald met de eigen driemaandelijkse werkloosheidsbelastingbetalingen van de werkgever.

Betaalschema en deadlines voor de loonbelasting

De loonbelasting die u aan de federale overheid verschuldigd bent, moet maandelijks of tweewekelijks (tweemaal per week) worden betaald, afhankelijk van hoeveel loonbelasting u doorgaans verschuldigd bent.

Als de federale belastingen $ 50.000 of minder waren over een periode van 12 maanden, stort u de belastingen maandelijks.

Als u meer dan $ 50.000 verschuldigd bent, stort u de belastingen tweemaal per week.

Als uw loonbelastingen minder dan $ 1.000 per jaar bedragen, kunt u verzoeken om ze jaarlijks te betalen.

Deze federale belastingstortingen moeten elektronisch worden gedaan via het Electronic Federal Tax Payment System. Maar uw kleine bedrijf kan nog steeds een cheque mailen om de loonbelasting te dekken als het minder dan $ 2.500 per kwartaal verschuldigd is.

Voor meer informatie, bekijk de IRS-website hier.

State loonbelasting is over het algemeen maandelijks of driemaandelijks verschuldigd, afhankelijk van hoe groot uw loonlijst is. Controleer de afdeling werkgelegenheid van uw staat voor het juiste tijdschema voor uw kleine bedrijf.

Hoe meld ik loonheffingen?

Federale loonbelastingaangiften worden afzonderlijk ingediend van de loonbelastingbetalingen. Uw kleine onderneming moet elk kwartaal of elk jaar een federale loonbelastingaangifte indienen, afhankelijk van hoe groot uw loonlijst is. U gebruikt IRS-formulier 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, om uw loonbelasting te rapporteren. IRS-formulier 940 wordt gebruikt om de federale werkloosheidsbelasting (FUTA) op te geven die u hebt betaald.

Wat als ik mijn loonbelasting niet of te laat kan betalen?

De federale overheid beschouwt loonbelasting als een speciale categorie belastingen, omdat het werknemersdeel toebehoort aan de werknemer, niet aan de werkgever. Het kan bijvoorbeeld op de socialezekerheidsrekening van de werknemer worden gestort, om krediet te verdienen voor toekomstige uitkeringen. Kleine bedrijven die in de verleiding komen om het geld voor andere doeleinden te gebruiken, worden gestraft met hoge boetes en rente voor te late betalingen. De IRS kan het geld dat u verschuldigd bent rechtstreeks van uw bankrekening halen, een fiscaal pandrecht op uw eigendom leggen of, in ernstige gevallen, dreigen met tijd in de gevangenis.

Hier is een voorbeeld van hoe snel boetes kunnen oplopen, uit de IRS-publicatie, “The ABCs of FTDs”:

FTD Penalty on a Late, $ 3.000 Quarterly Tax Deposit:

1 – 5 dagen: 2%, $ 60
6 – 15 dagen: 5%, $150
16+ dagen: 10%, $300
10 dagen na de factuur/nota van de IRS: 15%, $450

Dat is een voorbeeld van een boete wegens niet storten. U bent ook een nalatigheidsboete verschuldigd van 5% per maand van de onbetaalde belasting, tot 25% van het totaal. En een verzuimboete van 1/2% tot 1% per maand, tot 25% van het totaal. En rente over de onbetaalde belasting, die de laatste tijd varieert tussen 3% en 6% van het totaal. Leer dus de feiten over loonbelasting en houd uw kleine bedrijf gericht op groei, niet op belastingboetes!