De Families First Coronavirus Response Act (FFRCA) verplicht bepaalde werkgevers om werknemers medisch verlof te geven om specifieke redenen die verband houden met de COVID-19-pandemie (tot 31 december 2020). U wilt goed doen voor uw werknemers, maar hoe weet u wanneer het veilig is voor hen om terug te keren?

Nu staten beginnen met het versoepelen van shelter-in-place orders en de terugkeer van werknemers naar de werkplek mogelijk maken, hebt u mogelijk specifieke begeleiding nodig voor hoe een terugkeer na ziekteverlof eruit zou kunnen zien. In het bijzonder, mag u wettelijk eisen dat een werknemer een doktersverklaring meebrengt voordat ze weer aan het werk kunnen?

We zullen vragen beantwoorden over terugkeer naar het werk procedures na medisch verlof in verband met COVID-19, met inbegrip van de wettigheid van het eisen van een doktersverklaring.

Is het legaal om van werknemers die verlof hebben genomen vanwege COVID-19 te eisen dat ze een doktersverklaring krijgen voordat ze weer aan het werk gaan?

Volgens de richtlijnen van de Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) zijn dergelijke vragen toegestaan onder de Americans with Disabilities Act (ADA), omdat ze niet worden beschouwd als invaliditeitsgerelateerd. Volgens de EEOC mag u medische (zelfs invaliditeits-gerelateerde) vragen stellen “…alleen als ze werkgerelateerd zijn en in overeenstemming met de zakelijke noodzaak”. Het handhaven van een veilige werkplek zou zeker worden beschouwd als een zakelijke noodzaak.

Het is echter mogelijk dat artsen en andere gezondheidswerkers niet in staat zijn om aan het volume van dergelijke verzoeken te voldoen, en daarom moeten alternatieve certificeringsprocessen worden overwogen. Bijvoorbeeld, in plaats van een gepersonaliseerde brief met betrekking tot geschiktheid voor het werk, kan een e-mailcertificering dat een werknemer geen risico heeft of niet langer een risico vormt voor de verspreiding van het virus, in orde zijn.

Wat zijn de wetten en richtlijnen voor het beschermen van de privacy van werknemers met betrekking tot medische informatie?

De ADA vereist dat alle medische informatie over werknemers afzonderlijk van personeelsdossiers moet worden opgeslagen om de toegang tot de beschermde en vertrouwelijke informatie te beperken. Gedekte voorbeelden van medische informatie omvatten alle werknemersverklaringen over mogelijke blootstelling aan COVID-19 of documentatie over het ondervragen van een werknemer over het virus of over mogelijke symptomen.

Hoewel federale wetten en suggesties een basisniveau van begeleiding bieden, kunnen individuele steden of staten strengere privacygerelateerde beperkingen hebben met betrekking tot de gezondheidsgerelateerde informatie van een werknemer. Over het algemeen moet u staats- en lokale wetten volgen als deze een strengere privacybescherming bieden dan de federale wetten. Vraag een advocaat naar de medische privacy- en arbeidswetgeving in uw staat en stad als u het niet zeker weet.

Welke andere stappen kunnen worden genomen zodra een werknemer terugkeert van ziekteverlof?

Infectiebeheersingspraktijken, zoals de juiste hoest- en niesetiquette, het regelmatig wassen van de handen en het juiste gebruik en weggooien van tissues, zijn aan te raden voor alle werknemers. Als u specifieke richtlijnen oplegt, zorg er dan voor dat u dit in gelijke mate doet onder het gehele personeel.

Tijdens een pandemie kunt u uw werknemers verplichten persoonlijke beschermingsmiddelen te dragen, zoals gezichtsmaskers en handschoenen, in een poging om de overdracht van infecties te beperken. Dat gezegd hebbende, als een werknemer met een handicap een gerelateerde redelijke aanpassing nodig heeft, zoals latexvrije handschoenen, moet de werkgever de aanpassing bieden, tenzij er sprake is van ongepaste hardheid.

Waar kan ik meer informatie vinden over medische keuringen voorafgaand aan het aannemen van een werknemer, FMLA-bepalingen en andere gerelateerde informatie?

Voor aanvullende informatie over het vereisen van een medische keuring of een doktersverklaring voorafgaand aan het aannemen van een werknemer, of tijdens het aannameproces, zie Aanwerven tijdens COVID-19 Shelter-in-Place: Juridische beste praktijken. Voor werkgeversspecifieke informatie over verlof om gezins- en medische redenen (d.w.z. FMLA-verlof) of betaald ziekteverlof, zie FMLA-richtlijnen en antwoorden op juridische vragen over betaald ziekteverlof voor werkgevers. Als u vragen hebt over uw specifieke situatie, vraag dan een advocaat.

Krijg de juridische expertise die uw bedrijf nodig heeft

Rocket Lawyer is er om uw bedrijf te helpen zich aan te passen in reactie op COVID-19. Het Coronavirus Legal Center biedt toegang tot essentiële juridische documenten en gratis juridisch advies van ons netwerk van advocaten. U kunt ook de Rocket Lawyer CARES-telefoonlijn bellen voor verdere ondersteuning, beschikbaar van maandag tot vrijdag, 6:00 AM tot 6:00 PM PST op (877) 885-0088 (gratis).

Dit artikel vormt geen juridisch advies. Het bovenstaande is bedoeld als algemene informatie over recente juridische ontwikkelingen, en is mogelijk niet van toepassing op uw specifieke omstandigheden. Rocket Lawyer is geen advocatenkantoor en mag niet worden beschouwd als vervanging van een advocaat of een advocatenkantoor. Vanwege de aard van het voortdurend veranderende juridische landschap, dient u voor specifiek juridisch advies contact op te nemen met een advocaat.