Compliance & Equity Office

Our remote work policies has been adjusted in light of current COVID-19 public health concerns. 大学がどのように人員を配置し、この状況に対応するかを調整するために、閣僚に幅広い自由裁量が認められています。 現在のガイダンスや承認については、上司を通じて各閣僚に直接お問い合わせください。 リモートワーク・ポリシー
発効日: 2016年5月6日
改訂日。 第1版
担当部署。 人事部

I. 範囲

この方針は、バージニア海洋科学研究所を含む、大学全体としてのウィリアム&メアリー（大学）に適用される。 本方針の発効日の時点で在宅勤務をしている従業員への本方針の適用に関するガイダンスは、セクションVII(B)に記載されている。

II. 目的

本ポリシーの目的は、バージニア州法第2.2-2817.1条で要求されるように、従業員が勤務週の全部または一部を別の勤務地で働くことを認めることである。 在宅勤務は、生産性と職務遂行能力を向上させるだけでなく、管理効率の促進（例：オフィスや駐車場の縮小）、交通渋滞や交通費の削減、業務継続計画のサポート、仕事と生活のバランスを高めることによる高資格者の採用と保持を維持することができる

III. 定義

代替勤務地：従業員の中央職場以外の、大学の公式業務が遂行される承認された場所。 最も一般的な代替勤務地は、本ポリシーに記載されている承認に従い、従業員の自宅です。

中央職場：従業員が通常勤務する雇用者の職場。 最も一般的には、これはウィリアムズバーグ・キャンパスである。

遠隔勤務：従業員が、週に少なくとも 1 日、別の勤務地で通常の職務を遂行するために、大学と正式な契約を結ぶ勤務形態。

iv. 方針

リモートワークは、一部の従業員や一部の職種には適切であるが、すべての従業員やすべての職種に当てはまるわけではない、自発的な代替勤務形態である。 大学の職員にリモートワークの権利を与えたり、その機会を保証したりすることはない。 リモートワークの対象とならない職種もあります。 リモートワークの対象となる職種（下記のセクションAを参照）については、特定の従業員がリモートワークを行うかどうかは、その従業員がリモートワークの取り決めに成功する可能性の評価と、リモートワークを管理する上司の能力の評価を考慮して、ケースバイケースで決定されます。リモートワークの取り決めは、例えば週に1日のリモートワークなど、最も一般的には一部のリモートワークが行われることがあります。

遠隔勤務が承認された従業員は、このポリシーと一致する大学と遠隔勤務契約を締結する必要があります。

すべての遠隔勤務従業員は、同じパフォーマンス期待値と他の合意した条件に従って、中央職場で行うのと基本的に同じ仕事を行います。

従業員の分類、報酬、および手当は、従業員が在宅勤務を承認されても変更されない。

大学は、大学の事業上の必要性に基づき、雇用条件として遠隔勤務を定めることができる。 そのような場合、この要件は、ポジションが広告されるとき、および雇用を提供する通信に含まれるべきである。

A. 適格なポジションと従業員

監督者は、人事部と相談しながら、ポジションの性質と仕事の進め方を分析し、どのポジションが遠隔勤務に指定または承認するのが適切かを決定する。 在宅勤務の実現可能性を判断する際には、大学が従業員を適切に監督することができるか、また、自宅では再現できない特定の機器や道具を使用する必要がある業務があるかなど、いくつかの要因を考慮する必要があります。 その他の重要な検討事項としては、

• 他の職員と顔を合わせて仕事を調整する必要があるか、
• 外部の同僚、クライアント、または顧客と直接交流する必要があるか、
• 問題のポジションでは、職員が職場のみにある文書やその他の情報にすぐにアクセスする必要があるか、
• 代替勤務地はバージニア州内にあるのか、が挙げられます。
• リモートワークがサービスの質や大学の運営に影響を与える、または他の従業員の仕事量を増加させる、
• そのポジションは、サポートの必要性を最小限に抑え、対面でのやりとりをほとんど行わずに他の人から独立して行うよう構成できる、
• パフォーマンスは、仕事に費やした時間ではなく、定量的または定性的な結果指向の基準によって測定できる、などです。

一般的に、リモートワーク可能なポジションとして指定されているのは、フルタイムではなく部分的なリモートワークが可能であることを表しています。 これには、警察官、グランドワーカー、駐車場サポートスタッフ、配管工、電気工、電気工事士などの施設労働者など、直接的なサービスや場所特有のポジションが含まれますが、これらに限定されるものではありません。 また、IT直接支援職、VIMSの船舶運用スタッフ、環境・健康・安全スタッフなど、様々な職種があります。 この職種のリストは独占的なものではなく、人事課は在宅勤務の対象とならない他の職 種を特定する権利を有する。

対象職種の従業員が在宅勤務の承認を求めた場合、上司は人事課と協議の上、その従業員が対象かどうかを判断する。

• 従業員は、少なくとも12ヶ月間その職に就いている。
• 従業員には、現在または直前の審査期間において、有効な正式懲戒処分がない。
• 従業員は、自ら生産的に働く能力があり、自発的かつ柔軟である。
• 前回の評価サイクルにおいて、少なくとも満足できる評価を受けた従業員が対象となる。

上司は、在宅勤務の決定が適切かつ非差別的な理由に基づいて行われることを保証しなければならない。

B. 一般的な期待と条件

1. ポリシーの遵守。 従業員は大学の規則、方針、慣行、指示に従うことに同意し、それらに違反した場合、遠隔勤務の取り決めが解除され、解雇を含む懲戒処分を受ける可能性があることを理解する必要があります。 リモートワークを行う従業員は、情報セキュリティとデータ保護に関するポリシーを含む、他の従業員と同じポリシーに従うことになります（下記の項目7を参照）。 遠隔勤務をする従業員が働くことが期待される総時間数は、勤務地に関係なく変更されることはない。 また、大学は、在宅勤務の従業員に対しても、中央の職場の従業員に期待されるのと同じレベルの生産性を期待する。 公正労働基準法の時間外労働の適用を受けない在宅勤務社員は、大学が指定する方法ですべての労働時間を記録する必要があります。 在宅勤務契約で定められた時間を超えて勤務した場合は、上司の事前承認が必要です。
   在宅勤務は、育児や介護の代用とするものではありません。 主治医が必要な子供や大人が従業員の勤務時間中に代替勤務地にいる場合、別の人がケアを提供しなければなりません。
   Supervisors may require employees to report a central workplace as needed for work-related meetings or other events or may meet employees in the alternate work location as needed to discuss work progress or other work related issues.
2. 休暇の使用。 病気休暇、家族医療休暇、バージニア州病気障害プログラム、労働者補償休暇、その他の休暇の代わりに在宅勤務を利用することはできない。
   しかし、大学は、傷病後の大学の職場復帰方針と在宅勤務の承認に関する決定に通常適用される基準に基づいて、職場復帰の一部または全体の機会として在宅勤務の提供が適切かどうか判断することができる。 大学は、合意された勤務時間外に従業員の代替勤務地で発生した傷害、または勤務時間中に発生したが雇用に起因しない傷害について、一切の責任を負わない。 また、遠隔勤務プログラムへの参加に起因する従業員の不動産や個人資産に対する損害についても、大学は一切の責任を負いません。
   労災補償の対象は、従業員の自宅や代替勤務地の指定勤務地に限定されます。 従業員は、大学内で行うのと同じ安全習慣を実践し、代替勤務地でも安全な状態を維持することに同意します。 従業員は病気や怪我を報告するための通常の手続きに従わなければならない。
3. Equipment and Materials. 通常、大学は職員が効果的に職務を遂行するために必要な機器や材料を提供しますが、大学は中央の職場と代替の職場の間で資源を重複させません。
   遠隔勤務の職員は、大学が所有する機器を正当な大学の目的のためにのみ使用することができます。 リモートワークの従業員は、大学所有の機器を盗難、損傷、不正使用から保護する責任があります。 通常の業務で使用する大学所有の機器については、大学が保守・点検・修理を行います。 大学は、機器の輸送と設置、及び修理や点検のための中央職場への返却につ いて、誰が責任を負うかを規定することになります。 リモートワーク契約は、従業員が自分自身の機器を使用することを許可する場合もありますが、そのような機器の使用は、最高情報責任者または指名された者によって承認されていることが条件となります。
   職員が個人所有の機器の使用を許可された場合、遠隔勤務契約で事前に明示的に合意されていない限り、大学は職員の個人所有の機器の費用、修理またはサービスに対して責任を負わない。
4. 遠隔勤務の費用。 大学は、従業員が自宅を遠隔勤務の代替勤務地として使用する際に発生する運営費、自宅の維持費、またはその他の費用について責任を負う義務はない。
   従業員の代替勤務地での基本電話サービスの設置、業務用の携帯電話やPDA、携帯電話やPDAが提供されない場合の個人電話からの業務関連長距離通話の払い戻し、インターネットアクセスや関連サービスなど、業務上の必要があり資金が許せば大学は在宅勤務費用に計上した資金を使うことができる。 従業員は、W&MのData Classification and Protection Policy、Acceptable Use Policy、その他適用される情報技術ポリシーに従い、在宅勤務中に使用またはアクセスした大学情報を保護しなければならない。
   大学は、従業員が代替勤務地で、大学が定義するアクセス制限付きの情報または資料について作業する許可を大学の手続きに従って与える必要がある。 リモートワークの従業員は、データの機密性とセキュリティを確保するために、大学が承認したセキュリティ手順に従うことに同意しなければなりません。
5. マネージャーとスーパーバイザーのためのトレーニング。 大学は、監督者や管理者に対して、リモートワークの従業員を効果的に管理するための研修を行い、大学内でのリモートワークの成功及び適切な利用を奨励しています。 大学はManaging Employee Performance Expectationsのガイダンスを提供している。

C. Telecommuting Agreement

遠隔勤務は、遠隔勤務契約を通じて承認されたものとして文書化されなければならない。 遠隔勤務協定は、代替地で勤務する従業員に適用される特定の条件を定めるものである。 リモートワーク契約は、ユニット長、従業員の上司、人事部の承認を得なければならない。 協定書は、http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

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からオンラインでアクセスできる。通常、期間協定は1年間で、更新可能であるが、より短い期間で協定を結ぶこともできる。 更新は保証されていません。リモートワークの取り決め、従業員のパフォーマンス、その他の状況は、契約を更新するかどうかを決定する際に監督者によって考慮されます。

1. リモートワーク契約要件の例外。 教育および研究教授がキャンパス内および別の場所で様々なスケジュールで仕事を遂行することは、一般に認められている慣行である。 通常、通常の勤務が常に別の場所で行われる場合（つまり、通常のオフィスではない場合）には、教員の正式な在宅勤務契約は必要ありません。
   また、改築や移転のためにオフィスを短期間閉鎖するなどの異常事態に合わせて、部門が短期間別の職場で勤務する必要があると判断する場合もあります。 このような場合、正式な在宅勤務契約は必要ないが、覚書または電子メールにより、業務内容と期間を明記し、部門ファイルに記録する必要がある。
2. 遠隔勤務契約の変更または終了 監督者は、人事部と協議の上、業績への懸念、業務ニーズの変化、またはその他の非差別的な理由により、遠隔勤務契約を早期（指定期間の終了前）に修正または終了させることができるものとします。 また、従業員は、雇用条件でない限り、いつでも在宅勤務契約を終了させることができます。 終了は通常、少なくとも2週間前に通知される。

VI. 実施、苦情、苦情の申し立て

在宅勤務の要求の拒否、またはこの方針に関するその他の措置に同意できない従業員は、その懸念について上司と話し合うことが推奨されます。 上司との話し合いで問題が解決しない場合、従業員は人事部による在宅勤務の決定の非公式な見直しを要求することができます。 遠隔勤務の決定についても、既存の苦情/クレーム処理手続きに基づいて苦情の対象となる場合があります。

vii. 権限と修正、実施

A. 権限と修正 この方針は、バージニア州法2.2-2817.1項に従い、大統領によって承認されている。 大統領は、本方針の軽微な、あるいは技術的な改訂や修正を行う権限を、最高人事責任者に委任している。

B. 実施

• ポジションの適格性の決定。 監督者は、人事部が提供する非適格職のリストを参照し、本ポリシーのセクションIV（A）に従い、本ポリシーの公表と同時に遠隔勤務の適格・不適格の職種の特定を開始すべきである。
• 既存の在宅勤務の取り決め。 本方針の発効日現在、またはそれ以前に在宅勤務をしている従業員に対し、監督者は人事部と相談し、取り決めの詳細を考慮した適切な方法を決定するものとする。 1年間の遠隔勤務契約が文書化されている従業員については、通常、契約期間満了の直前に本ポリシーに基づいて見直しを行い、適切であれば最新の契約に署名することができる。

viii. 関連するポリシー、手順、およびドキュメント

Remote Work Agreement &Safety Checklist
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Telework, Policy 1.61 (State-level policy establishing framework for telework, to be defined in more details in institution-specific policies)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Standards of Conduct, Policy 1.61 (テレワークの枠組みを確立する、機関固有のポリシーの詳細については、Virginia Department of Human Resource Managementポリシー1)
Virginia>人材管理ポリシー(Virginia Department of Human Resource Management Policy on Conduct, Policy 1.61)3163>Performance Planning & Evaluation Policy for Operational Employees
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Performance Planning & Evaluation, Policy 1.25
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Performance Planning & Evaluation, Policy 1.60 (Classified and Operational Employees applicable; sets conduct expectations and procedure for progressive discipline)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on the Results, Policy 3.25(Performance Planning, Policy 1,25)(業務職の従業員に適用されるもの。40 (for classified employees)
Performance Planning and Evaluation Policy for Professionals and Professional Faculty (for guidance on managing performance of professional telecommuting employees)
Employee Reasonable Accommodation Policy and Procedure (for qualified employees with a disability to request telecommuting as a accommodation)
Managing Employee Performance Expectations Guidance