応募者の身元調査に関するイリノイ州の新法 – HolmstromKennedy

応募者の身元調査に関するイリノイ州の新法

By: Maryjo F. Pirages Reynolds

2014年7月19日、Quinn知事は「Job Opportunities for Qualified Applicants Act」に署名し、法律が成立しました。 参照：P.A. 098-0774, available at http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. この新法は、雇用の応募書類に前科照会事項を使用することを禁止しているため、「Ban the Box」法案と呼ばれている。 新法はまた、前科のある応募者を選別するために、他の面接前の方法を用いることも禁じている。

この法律は2015年1月1日に施行される。

「雇用主または雇用機関は、応募者がそのポジションに対する適格性を判断され、雇用主または雇用機関による面接に選ばれたことが通知されるまで、または面接が行われない場合は、雇用主または雇用機関が応募者に条件付きの雇用オファーを行った後まで、応募者の犯罪歴または犯罪歴について照会、検討、または開示を要求してはならない」と定めている。”

言い換えれば、雇用主は応募用紙に犯罪歴を照会してはならず、雇用主は応募者と面接するかどうかを決める前に犯罪歴情報を要求したり利用したりしてはならないのである。 これは、内定前に障害について尋ねることの禁止と同様で、前科が面接や雇用の決定に影響を及ぼしたことを応募者に明らかにすることである。

この法律は、現在または以前の暦年に15人以上の従業員を抱えるイリノイ州のすべての雇用者に適用される。 雇用機関も対象となるため、雇用主は応募者の犯罪歴のスクリーニングにそのような機関を利用することはできません。

この法律では、州法または連邦法により、雇用主が特定の犯罪歴のある応募者を雇用から除外する必要がある職種、標準的な保証金またはそれに相当するものが必要で、応募者が一つ以上の特定の犯罪歴があると、その保証金の取得資格を失う職種（この場合、雇用主は応募者にこれらの犯罪歴があるかどうかを質問または問い合わせることができる）、緊急医療システム法に基づいてライセンスを取得した個人が雇われる職種の三つの例外を定めている。 例えば、これらの例外の下では、イリノイ州医療従事者身元調査法が適用される雇用主は、同法の例外に該当することになる）。

このことは、雇用主にとって何を意味するのか？ 雇用主は、応募書類から犯罪歴に関する質問を取り除き、応募者がその仕事に適格であると判断され、応募者に面接の招待が行われるまで、犯罪歴調査を開始するのを待つべきです。 注目すべきは、雇用主は応募者に面接に合格したことを通知する際に、犯罪歴の照会を行うことができるということである。 また、この法律では、雇用主が犯罪歴の照会に対する回答を受け取ることを条件に面接を行うことや、回答によって不適格な犯罪が明らかになった場合、雇用主が応募者に面接を行わないことを通知することを認めているようである。 雇用主は、全ての身元調査方針及び／又はハンドブック規定を更新する必要がある。 また、雇用主は、特に応募者が経歴調査のために採用されなかった場合のために、経歴調査方針について応募者に通知する方針および/またはフォームレターの作成を検討すべきである。

Criminal background policiesも、雇用主が「格差的影響」差別の申し立てにさらされないように見直す必要がある。 雇用機会均等委員会は、「ターゲット・スクリーン」ポリシーを採用することを推奨している。 このような方針により、雇用主は、一般的に応募者を雇用対象から外す犯罪を決定することができるが、その後、不適格となった応募者には、個別の評価の機会を与えることができる。 個別評価では、雇用主は犯罪の性質、仕事の性質、そして経過した時間枠を考慮し、応募者をそのポジションの候補から外すことが仕事に関連し、ビジネス上の必要性と一致するかどうかを判断する必要がある。 犯罪歴調査に関するEEOCのガイダンスのリンクはこちら。 http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.

全体として、雇用主は既存の雇用ハンドブックやポリシーを見直し、イリノイ州の新法に準拠するよう法律顧問に相談することが推奨される。 最後に、この法律の成立は、雇用主がバックグラウンド・チェックを行うために外部の業者を利用する際に、Fair Credit Reporting Act (FCRA)の遵守を確認する必要があることを、親切に教えてくれます。

あなたの会社が、応募者や従業員のバックグラウンドチェックを行うことが有益だと判断した場合、私たちのオフィスに連絡して、支援を求めてください。 FCRAは、雇用主がバックグラウンドチェックを取得し、利用するために必要な通知および文書に関する多数の複雑な要件を含んでいます。 当事務所では、必要な書式や情報開示を提供することができます。 さらに、どのタイプの消費者レポート（調査対象か非調査対象か）が最も有益であるかをアドバイスし、特定の雇用主に対するFCRAの制限やニュアンスについて助言します。

FCRAを遵守しなかった場合、雇用主は見込み客または現在の従業員、あるいは消費者報告機関に損害を与える法的責任を負うことになり、この場合、雇用主は遵守しなかったことによる損害と場合によっては弁護士費用に責任を負うことになります。 さらに、行政機関や州法に基づき、さらなる罰金を科せられる可能性もあります。 従って、雇用主はバックグラウンド・チェックの取得および利用を希望する場合、慎重に進め、法律顧問に相談する必要があります。

FCRAまたは新法に関するご質問は、弊社までご連絡ください。