Het beheren van een kantoor komt met zijn uitdagingen en zijn beloningen, is het niet? U bent voortdurend bezig met het omgaan met nieuwe obstakels en druk in een poging om ieders werkdag comfortabel, veilig en productief te maken. Het is echter een gave om dat aan anderen te kunnen bieden en het is iets waar u waarschijnlijk erg trots op bent. U verdient het.

Als Office Manager is een van de belangrijkste manieren waarop u invloed heeft op uw team, het verbeteren en behouden van de omgeving waarin zij werken. Uw medewerkers verdienen het om te werken in een omgeving die hygiënisch, opgeruimd, en vrij van afleiding is. Werknemers zijn vaak overgeleverd aan omstandigheden op de werkplek die ze niet kunnen beheersen.

Hoewel de meeste bedrijven van hun werknemers eisen dat zij de gemeenschappelijke ruimten schoonhouden, zijn uw werknemers niet ingehuurd om uw kantoor schoon te maken en u ook niet. Het inhuren van een commercieel schoonmaakbedrijf kan de last op werknemers verlichten om dingen schoon te houden en er tegelijkertijd voor zorgen dat uw kantooromgeving er niet onder lijdt.

In deze complete gids voor het inhuren van een commercieel schoonmaakbedrijf helpen we u de voordelen van het inhuren van een schoonmaakbedrijf te begrijpen, hoe u gerenommeerde bedrijven in uw stad kunt vinden, hoe u de beste tarieven voor schoonmaakdiensten kunt krijgen en hoe u ze met succes kunt beheren.

Voordelen van het inhuren van een commercieel schoonmaakbedrijf

Voordat we kunnen onderzoeken hoe u uw commerciële schoonmaker kunt inhuren, moet u beslissen of het uitbesteden van uw kantoorschoonmaak de kosten en de moeite waard is om een andere leverancier te beheren. Later zullen we aanbevelingen doen om deze relatie gemakkelijk te beheren, maar overweeg eerst deze 6 belangrijke redenen voor het inhuren van een schoonmaakbedrijf:

Een betere werkomgeving

Door uw kantoor niet alleen schoon, maar ook professioneel brandschoon te houden, kunt u zorgen voor een grotere tevredenheid en productiviteit van uw werknemers. In plaats van rond stapels papieren te navigeren of oorlogen te beginnen over restjes van de pauzeruimte, zullen uw mensen bezig zijn met het werk waarvoor ze zijn aangenomen, op een manier die voor hen comfortabel is.

Deskundigheid en ervaring

In plaats van de verantwoordelijkheid van het schoonmaken neer te leggen bij een receptionist, een interne schoonmaker of een kantoormanager zoals uzelf, gaat u met de profs in zee. Zij weten hoe je dingen afgestoft, schoongemaakt en ontsmet moet houden op een gedoseerde en professionele manier. Door een schoonmaakbedrijf in te huren, hebt u gemoedsrust en geniet u van een grondiger soort schoonmaak.

Betrouwbaarheid en consistentie

Laat uw schoonmaakbedrijf het reilen en zeilen beheren in plaats van het beheren van een roterende kalender van taken van werknemers of een interne werknemer die ziektedagen opneemt, vrije tijd nodig heeft en misschien vertrekt voor een andere baan. Wanneer u vertrouwt op hun team in plaats van het uwe, kunt u er zeker van zijn dat iemand er op de geplande tijd zal zijn, weer of geen weer.

Ontkomen aan ziektekiemen

Want uw werknemers ruimen misschien hun bureau op en beheren hun eigen vuilnis, maar ze denken niet aan het desinfecteren van oppervlakken of het op afstand houden van ziektekiemen. Uw commerciële schoonmaakploeg zal zich bezighouden met de gebieden met veel bacteriën. Vooral tijdens het verkoudheids- en griepseizoen bent u op de best mogelijke manier beschermd tegen bacteriën op kantoor.

Setting & Forgetting it

Wanneer een van de familieleden van uw werknemers wordt opgeroepen als de “kantoor schoonmaak dame” kan het moeilijk zijn om een schema op te stellen. Judy, die ook honden trimt, parttime werkt als afsprakenstelster, en reist voor haar derde baan, is misschien niet beschikbaar op het ritme dat uw kantoor vereist. Kies in plaats daarvan voor een doorgewinterd team van schoonmakers die weten wanneer ze moeten komen opdagen en die nooit in gebreke blijven.

Het gemak van het beheer van een vertrouwde leverancier

Met behulp van Edens platform voor kantoorbeheer kunt u een doorgelichte leverancier vinden die voldoet aan de specifieke behoeften en eisen van uw bedrijf. Vervolgens kunt u de software gebruiken om de planning te beheren en facturen te betalen aan het schoonmaakbedrijf – het is zo eenvoudig dat u nooit meer terug wilt naar een interne kantoorschoonmaker of zelf dingen regelen.

Wanneer een commercieel schoonmaakbedrijf inhuren

Het juiste moment om een schoonmaakbedrijf in te huren kan een beetje ontwijkend aanvoelen. Tenzij uw kantoor volledig in verval is en er niemand is om het aan te pakken, hebt u waarschijnlijk een omweg gevonden die een soort van werkt.

Misschien hebt u een roterende agenda waarbij teamleden zich opgeven voor specifieke schoonmaaktaken of hebt u een “schoonmaker” of “schoonmaakster” die elke vrijdag het afval komt legen. Het is in orde, dus je hebt niet gestrest over het vinden van een betere oplossing.

Hier zijn enkele waarschuwingssignalen dat het tijd is om een professioneel schoonmaakbedrijf in te huren op een terugkerende basis:

Uw team is te druk

Uw team is slank, maar zit vol met rockstars. Ze dragen tonnen hoeden en nooit klagen dat dingen zijn druk – ze gedijen op. Maar uw team kan niet gedijen op het werk waarvoor ze zijn ingehuurd om te doen als ze bezig zijn met het legen van vuilnisbakken en het aanvullen van middelen. De hersenen van uw bedrijf verspillen al kostbare tijd aan vergaderingen, minder efficiënte taken en andere afleidingen. Voor de meeste bedrijven is dit reden genoeg om een commercieel team in te huren om de tijd die intern wordt verspild te beperken.

Uw huidige schoonmaaksituatie is niet goed

Of u nu ongelukkig bent met het niveau van netheid dat uw huidige schoonmaakbedrijf in uw faciliteit bereikt, of u hebt andere zorgen zoals kosten, beschikbaarheid, of etiquette, het is de moeite waard om over te stappen. Hoewel het vinden van een nieuwe leverancier en het inwerken ervan tijd en energie kan kosten, verdient u de tijd terug wanneer u niet langer te maken hebt met een onbetrouwbaar schoonmaakbedrijf of onbetrouwbare leverancier.

U bent net verhuisd naar uw kantoor

Nieuwe ruimte, nieuwe regels. Of u nu een gloednieuwe startup bent, uitbreidt naar nieuwe steden, een bedrijf op afstand bent dat net voor het eerst IRL is gegaan, of net verhuist naar een nieuw kantoor in dezelfde stad, het is een goed moment om nieuwe verwachtingen en procedures op te stellen voor het beheer van uw ruimte. Het is ook reden genoeg om uw huidige schoonmaakteam te laten gaan of uw medewerkers eindelijk het respijt te geven van doe-het-zelf kantoorschoonmaak.

Typische diensten aangeboden door schoonmaakbedrijven

Als u nog nooit een commercieel schoonmaker hebt ingehuurd, vraagt u zich misschien af wat u hen kunt vragen te doen. Deze lijst varieert per provider en het beste beleid als je het niet zeker weet is om het expliciet te vragen. Veel aanbieders zullen echter op hun website een waslijst van diensten aanbieden die zij leveren.

De meest voorkomende soorten schoonmaakdiensten omvatten:

  • Het legen/opruimen van afval
  • Het reinigen en desinfecteren van badkamers
  • Het afstoffen van oppervlakken
  • Het reinigen van spiegels, ramen, en schermen
  • Het bijvullen van papier of andere benodigdheden
  • De ruimte ontgeuren en opfrissen

Hoe vindt u een betrouwbaar kantoor schoonmaakbedrijf

Als u eenmaal klaar bent om een kantoor schoonmaakbedrijf in te huren, zult u nieuwe vragen te beantwoorden hebben: Wie moeten we inhuren? Hoe vinden we ze? Hoe bepalen we of ze een goede pasvorm?

Note: Eden’s Services Marketplace bevat honderden vooraanstaande kantoorschoonmaakbedrijven in de Verenigde Staten. Wij hebben al het werk gedaan om betrouwbare bedrijven te vinden die worden aanbevolen door andere kantoormanagers. Ons platform biedt u de mogelijkheid om offertes bij leveranciers aan te vragen, met hen te communiceren en facturen te beheren, en dat alles op één plek. U kunt hier een gratis offerte aanvragen voor schoonmaakdiensten op kantoor.

Of u nu een dienstenmarktplaats zoals de onze gebruikt om een kantoorschoonmaker te vinden of u zoekt er zelf een, hier zijn 3 tips om u te helpen bij het vinden van een lokaal schoonmaakbedrijf om in te huren:

Referrals (mond-tot-mond)

Boor uw netwerk van andere kantoormanagers of werknemers bij andere bedrijven aan. Degenen die lovend zijn over hun schoonmaakploeg zal een goede indicator zijn van bevredigende prestaties en degenen die geen lovende recensie krijgen moeten ook worden genoteerd. Als u geen netwerk hebt om te raadplegen, stel de vraag dan op sociale media of doe wat zoekwerk om te zien wie lof over zijn leveranciers heeft getweet of gepost.

Online recensies

Kijk op Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack en Facebook voor schoonmaakbedrijven bij u in de buurt. Sorteer op degenen die ten minste een gemiddelde samengestelde beoordeling van 4,0 en hoger – maar dan, eigenlijk lees de recensies. U moet zoeken naar positieve recensies die punctualiteit, aandacht voor detail en uitzonderlijke service vermelden. Vergeet niet om te kijken naar negatieve recensies, ook – terwijl sommige van deze zijn ongetwijfeld geschreven door een ontevreden ex-werknemer of klant, velen zijn veelzeggend.

Advertenties

Gebruik Google om te zoeken naar kantoorschoonmaakbedrijven in uw stad. Besteed aandacht aan de advertenties die verschijnen aan de bovenkant van de pagina met zoekresultaten. U kunt ook verwijzen naar uw lokale kranten of Gouden Gids voor advertenties van lokale schoonmaakbedrijven.

Hoeveel moet u betalen voor kantoorschoonmaak?

Als u begint met het onderzoeken van voorstellen van commerciële schoonmaakbedrijven, wilt u een verscheidenheid aan factoren overwegen, waaronder jaren in het bedrijfsleven, beoordelingen en reputatie, beschikbaarheid en geleverde diensten. Echter, een regerende factor om te overwegen is de prijs van de dienst en die factor is afhankelijk van alle anderen.

Meer ervaren en algemeen verkrijgbare bedrijven hebben de neiging om meer in rekening te brengen dan nieuwere of kleinere teams. Er is ook geen universele standaard voor de kosten van schoonmaakdiensten, omdat de grootte van uw kantoor, de stad waarin u zich bevindt en de diensten die u nodig hebt, ook kunnen variëren. Tot slot spelen fooien en andere vergoedingen bij sommige dienstverleners een rol, terwijl andere deze in de opgegeven prijs verdisconteren.

Om de best mogelijke prijs te krijgen, moet u elk voorstel twee keer bekijken om verborgen kosten te voorkomen. Vergelijk de kosten van ten minste 3 andere aanbieders voordat u een definitieve keuze maakt. Streef naar een combinatie van betaalbaarheid en kwaliteit – de goedkoopste en de duurste kunnen beide verkeerd voor u zijn, en dat is oke.

Hier zijn enkele tips voor het maken van RFP’s (Requests For Proposals):

Be Specific

Wanneer het gaat om uw commerciële schoonmaak RFP, zorg er dan voor dat u specifiek bent over wie een voorstel moet indienen, wat ze in hun voorstel moeten opnemen, en wat een bepaald bedrijf kan diskwalificeren van uw overweging.

Communiceer wat het belangrijkst is

Wat zijn de kenmerken, extraatjes, diensten of bijzonderheden die voor u het belangrijkst zijn in een schoonmaakploeg? Is het belangrijker dat ze op tijd zijn of grondig? Wilt u liever dat ze communicatief zijn of uit de weg? U kent uw behoeften en uw bandbreedte het beste, dus laat ze vooraf weten.

Ken uw behoeften op schaal

Hoe vaak wilt u dat uw schoonmaakploeg langskomt? Hoe bepaalt u dat schema en hoe beheert u het samen? Welke soorten schoonmaak moet u uitbesteden? Welke factoren zouden deze verwachtingen beïnvloeden of veranderen? Zorg ervoor dat uw RFP hierop ingaat.

Zet een zorgvuldig net uit

In plaats van een RFP uit te schrijven op 100 plaatsen, kunt u beter een paar belangrijke plaatsen kiezen waar commerciële schoonmaakbedrijven samenkomen. Eden kan hierbij helpen.

Grenzen stellen

Welke kwalificerende factoren zullen u helpen de meest geschikte schoonmaakleverancier te identificeren? Hoe kunt u deze kenbaar maken aan potentiële leveranciers? Welke vragen wilt u dat zij beantwoorden om uw keuze duidelijker te maken?

Organiseer bezoeken ter plaatse

Nadat u uw selectie hebt teruggebracht tot 3-5 best-case schoonmaakteams, nodigt u hen uit. Moedig leveranciers aan om langs te komen, het kantoor te bezichtigen, en stel vragen die ze kunnen hebben. Dit zal u het volledige beeld geven of ze al dan niet een culturele en communicatieve pasvorm zullen zijn voor uw organisatie, maar ook of ze vertrouwen hebben in hun capaciteiten om met uw ruimte om te gaan.

Als u eenmaal een keuze hebt gemaakt, ga dan voorzichtig te werk. Overweeg eerst een proefcontract of een tijdelijk contract, om de proef op de som te nemen en de levensvatbaarheid van een regeling op langere termijn te bepalen. Zorg ervoor dat beide partijen open staan voor nieuwe onderhandelingen wanneer de behoeften veranderen.

Aan boord van een nieuw schoonmaakbedrijf

Wanneer u uw nieuwe schoonmaakbedrijf aan boord neemt, zijn er een paar dingen die u moet gladstrijken. Voor het grootste deel, uw schoonmaakbedrijf moet gaan over deze dingen met je mee. Over sommige zaken zult u echter intern willen overleggen en besluiten nemen voordat het schoonmaakbedrijf van start gaat.

Hier volgen enkele zaken die u moet overwegen wanneer u een nieuw schoonmaakbedrijf inhuurt:

Office schoonmaakbenodigdheden

Wie levert de benodigdheden die uw schoonmaakbedrijf zal gebruiken? Als ze hun eigen benodigdheden gebruiken, wilt u dan dat ze specifieke benodigdheden gebruiken die een minimale geur hebben, hypoallergeen of milieuvriendelijk zijn? Als u de benodigdheden moet leveren, zal uw schoonmaakteam vertrouwd zijn met en zich op zijn gemak voelen bij wat u kiest te gebruiken?

Hoe communiceert u wanneer dingen moeten worden bijgevuld en wie zal deze artikelen vervangen en bijvullen? Bewaren ze hun materialen in uw kantoor voor gebruik daar, of zullen ze elke week met hen reizen? Als u uw eigen materiaal levert, waar slaat u het dan op en hoe geeft u uw schoonmakers toegang? Brengt de schoonmaakploeg zijn eigen stofzuigers, boenmachines of andere schoonmaakapparaten en -gereedschap mee, of moet u daarvoor zorgen?

Schoonmaakrooster

U moet bepalen hoe vaak de schoonmaakploeg uw kantoor moet bedienen, op welke dagen en tijden, en op welke manier. Bouw een reserve in voor weken die vallen tijdens feestdagen of belangrijke evenementen voor uw bedrijf.

Toegang tot het kantoor

Hoe en via welke ingang wilt u dat uw schoonmaakploeg toegang krijgt tot het gebouw? Hebben ze een code, pasje of sleutel nodig om binnen te komen of is er iemand aanwezig om ze binnen te laten? Als u nog andere stappen nodig hebt voor hun veilige toegang, zorg er dan voor dat deze bekend zijn en worden vastgelegd.

Voorbereiding schoonmaak

Voordat uw schoonmaakploeg elke week of maand arriveert, wat moet uw team dan doen? Hebben ze liever dat vuilnis uit blikjes wordt gehaald en op een plek wordt gezet om te verzamelen? Moeten apparaten uit het stopcontact, oppervlakken leeg, of koelkasten leeg voordat ze aankomen?

Omgekeerd, wat moeten ze doen voordat ze vertrekken? Wilt u dat ze lichten aan of uit laten? Moeten ze speciale zorg besteden aan het vervangen van bepaalde middelen of het opnieuw instellen van belangrijke gebieden van het kantoor? Deze instructies moeten vanaf het begin duidelijk en expliciet zijn. De beste manier om ervoor te zorgen dat uw schoonmaakteam aan uw behoeften voldoet, is uw behoeften duidelijk kenbaar te maken.

Tips voor het beheer van een commercieel schoonmaakbedrijf

Als uw schoonmaakbedrijf eenmaal aan boord is en klaar is voor actie, moet u de relatie met hen bewaken en beheren, net als met elke andere leverancier. Het is belangrijk om te begrijpen dat uw commerciële schoonmakers omgaan met veel verschillende kantoren waar de verwachtingen en eisen kunnen variëren.

Om succes te garanderen, moet u de verwachtingen in beide richtingen communiceren en documenteren. Wanneer zich verrassingen, teleurstellingen of obstakels voordoen, ga daar dan onmiddellijk en zorgvuldig mee om. Het belangrijkste is dat u openlijk feedback geeft en deze ook openlijk vraagt. Als uw schoonmaakploeg het gevoel heeft dat ze bij u terecht kunnen met problemen of vragen, zult u nooit de laatste zijn die het weet als er iets stuk gaat of defect raakt.

Eindelijk kan het een paar weken of zelfs maanden duren om in een ritme te komen. Blijf geduldig maar ijverig in het communiceren van uw verwachtingen en behoeften.

Hoe Edens Workplace Management Platform u kan helpen

Onze Workplace Management Platform is een alles-in-één oplossing voor Office Managers en Facilities Managers in de Verenigde Staten. Wij bieden de beste schoonmaakdienstverleners, concurrerende offertes, en de snelste doorlooptijden in de industrie.

Dienstenmarktplaats:

Met behulp van onze dienstenmarktplaats kunt u meerdere offertes ontvangen voor elke dienst die u nodig hebt om uw kantoor te runnen – van kantoorschoonmaak tot IT-ondersteuning, handyman-diensten, loodgieters, verhuizers en nog veel meer. Onze marktplaats bevat alleen leveranciers die worden aanbevolen door andere kantoormanagers in uw stad, en we voeren meerdere referentiecontroles uit om er zeker van te zijn dat ze geweldig zijn.

Verkoperscommunicatie:

Met behulp van het dashboard van Eden kunt u rechtstreeks chatten met al uw verkopers. Deze directe communicatielijn, die in het dashboard is ingebouwd, garandeert een snelle reactietijd van de leveranciers en een directe communicatielijn met uw Account Manager. Alle Eden-leveranciers worden getraind in het gebruik van onze software, dus u kunt er zeker van zijn dat hun vaardigheden verder worden verbeterd door onze technologie, wat resulteert in optimale prestaties

Taakbeheer:

Office Managers en werkplekteams kunnen nu het verzamelen en organiseren van verzoeken van werknemers stroomlijnen. Uw teamleden kunnen tickets indienen op de manier die voor uw kantoor het beste is – via Slack, website, e-mail of zelfs onze iPad-app. U hoeft niet meer op uw schouder te worden getikt voor verzoeken. U kunt zelfs analyses zien over welke soorten verzoeken trending zijn in uw kantoor, evenals uw eigen verzoek voltooiing doorlooptijd.

Bent u op zoek naar een betrouwbaar schoonmaakbedrijf voor uw kantoor in te huren? Lees hier meer over onze schoonmaakdiensten voor kantoren en vraag een gratis offerte aan voor uw werkplek.