Tijdens QuickBooks Connect Toronto werd één ding snel duidelijk: boekhoudprofessionals zijn dol op tips voor het gebruik van hun boekhoudsoftware. Niet alleen was elke stoel gevuld bij een maandagochtend sessie over QuickBooks Online Accountant, maar er was een line-up buiten de deur.

De populaire sessie werd geleid door Dawne Leaney Davidson en Tiffany Stewart. Als mede-beheerders van de bloeiende QB-HQ Facebook-community, Davidson en Stewart houden ervan ProAdvisors, accountants en boekhouders te ondersteunen die QuickBooks gebruiken. Hun doel die dag was om enkele minder bekende functies van QuickBooks Online Accountant (QBOA) te delen – en de aanwezigen konden duidelijk niet wachten om erover te horen.

Hier zijn hun toptips om het meeste uit QBOA te halen.

(Opmerking: deze sessie is speciaal bedoeld voor Canadese QBOA-gebruikers. Sommige functies zijn mogelijk niet beschikbaar in andere versies van QBOA.)

Clientoverzicht

Het tabblad Clientoverzicht is een alleen voor de accountant toegankelijke weergave in het QuickBooks Online (QBO)-bestand van een cliënt. Het geeft u een overzicht van de financiële situatie van de klant, inclusief de bedrijfsinstellingen, bankactiviteiten, veelvoorkomende problemen en gekoppelde apps. Voor nieuwe klanten kan dit handige overzicht u een beter inzicht geven in de prijzen die u moet berekenen.

Zegt Davidson: “Dit is echt een geweldig hulpmiddel als je een gesprek hebt met een klant en je niet zeker weet of je ze gaat aannemen, en ze zeggen: ‘Ja, onze boeken zijn echt schoon!'”

Gedeelde documenten

Davidson en Stewart zijn dol op deze functie, maar uit een snelle publieksenquête bleek dat veel aanwezigen het nog niet hadden geprobeerd. Binnen QBOA kunt u documenten (zoals bankafschriften of eindejaarsbestanden) opvragen bij uw klant via een beveiligd portaal. Nadat uw klant de bestanden heeft geüpload, kunt u eenvoudig alle gedeelde documenten bekijken op één tabblad. Hoera voor geen heen-en-weer e-mails meer!

Tabblad Team

Het tabblad Team in QBOA is uw one-stop shop voor alles wat met teams te maken heeft. U kunt eenvoudig gebruikers toevoegen of verwijderen, en de toegang van elke gebruiker tot de administratie en boeken van uw bedrijf beheren.

Tabblad ProAdvisor

Niet verrassend bevat het tabblad ProAdvisor in QBOA een schat aan nuttige informatie. Bekijk uw ProAdvisor-tier en de contactgegevens van uw Intuit-consultant, download uw certificeringsbadges, en krijg toegang tot bronnen en trainingsmodules. U kunt ook op de hoogte blijven van komende productupdates, wat belangrijk is om uw klanten op de hoogte te houden – “omdat sommigen van hen anders zullen zeggen ‘WAT IS ER JUIST gebeurd?'”, adviseerde Davidson.

Tabblad Werk

Het tabblad Werk is de ingebouwde tool voor praktijkbeheer van QBOA, waarmee gebruikers al hun taken op één plek kunnen beheren. Maar toen Stewart het publiek vroeg of ze het gebruikten, waren de reacties gemengd. Verschillende aanwezigen zeiden dat ze het in het verleden hadden geprobeerd, maar dat ze het te frustrerend vonden.

Gelukkig blijft de tool zich ontwikkelen. Stewart: “Voor Rich Preece is dit een van zijn baby’s en het is met sprongen vooruitgegaan sinds hij het een paar jaar geleden introduceerde.” Gebruikers hebben nu nieuwe opties voor het maken en beheren van workflow-sjablonen – dus het is misschien tijd om het tabblad Werk nog een kans te geven.

Tabblad Belastingaangiften

Na anderhalf jaar in bèta te zijn geweest, is het tabblad Belastingaangiften in QBOA nu live voor algemeen gebruik. Stewart zei tegen het publiek: “Wie bereidt belastingen voor? Hier moet je enthousiast over worden!” Met deze functie kunnen Canadese gebruikers T2’s direct elektronisch indienen bij de Canada Revenue Agency. Gebruikers kunnen zich ook aanmelden voor een bèta waarmee ze T1’s kunnen e-bestanden.

Apps Tab

Davidson en Stewart zijn beiden grote fans van het verbeteren van de QBO-ervaring door geïntegreerde apps. “We hebben klanten met zeer specifieke behoeften en QBO is niet altijd een perfecte pasvorm – maar de kans is groot dat er een app is die het probleem oplost,” legde Davidson uit. Stewart voegt eraan toe dat ze 17 apps heeft die verbonden zijn met QBOA: “Ik heb misschien een probleem.” Gelukkig kunnen gebruikers via het tabblad Apps in QBOA gemakkelijk apps vinden en beheren voor zowel cliënten als hun eigen bedrijf.

Accountant Tools

Het keuzemenu Accountant Tools geeft QBOA-gebruikers gemakkelijk toegang tot een verscheidenheid aan tools en snelkoppelingen. (Davidson en Stewart’s favorieten zijn onder meer Boeken sluiten (spreekt voor zich), Rapporten, en Werkdocumenten.

Met Reports Tools kunnen gebruikers een standaard datumbereik instellen voor alle rapporten en tools, in plaats van ze te laten openen met de standaardinstellingen van de klant. Het was duidelijk dat deze functie een game-changer zal zijn voor het publiek; Stewart’s demo werd met veel applaus ontvangen.

Ondertussen versnelt de Workpapers-functie het proces van de eindejaarsaanpassing voor Canadese QBOA-gebruikers. Voeg notities en bijlagen toe voor elke klant, maak meerdere aanpassingen in de boeken, en sla al je werk op in het klantendossier. Vervolgens kunt u met één klik een belastingaangifte genereren.

En daar hebt u het: een insidersgids voor enkele (niet zo) verborgen juweeltjes in QBOA. Test ze zelf, of ga naar QB-HQ om uw eigen tips met de QuickBooks-community te delen!

Wilt u meer #QBConnect-content? Bekijk onze volledige verslaggeving van QuickBooks Connect Toronto 2018!