The Basics of the EDI Format

Toen EDI voor het eerst werd ontwikkeld werd de kwestie van standaarden al snel een issue. Naarmate de technologie zich ontwikkelde, werden drie belangrijke standaarden overheersend, elk met zijn eigen EDI formaat. De ANSI X12 standaard is een EDI formaat dat werd goedgekeurd door het American National Standards Institute en is de meest gebruikte manier om EDI uit te wisselen in de Verenigde Staten. Wereldwijd is de US/EDIFACT standaard het EDI formaat dat het meest wordt gebruikt voor handel buiten de VS. De enige uitzondering op deze twee is de Tradcoms standaard die in het Verenigd Koninkrijk wordt gebruikt.

Wat betekent het EDI formaat voor u?

Waarom zou het EDI formaat van belang moeten zijn voor een bedrijfseigenaar? Op de lange termijn is het antwoord dat het niet. Maar in eerste instantie is het voor uw bedrijf van cruciaal belang om te weten welk EDI formaat uw bedrijf zal moeten ondersteunen, en ervoor te zorgen dat uw software of service provider deze formaten ondersteunt. Terwijl het ook belangrijk is om te begrijpen welk EDI formaat uw oplossing zal ondersteunen, moet u ook begrijpen hoe die software of service de standaarden in kwestie zal ondersteunen. Meer specifiek, als u te maken heeft met een software oplossing, moet u dan elk type transactie handmatig coderen volgens het EDI formaat in kwestie? Of biedt het u de mogelijkheid om vooraf gebouwde “kits” aan te schaffen die het EDI formaat begrijpen en er mee overweg kunnen met minimale tussenkomst van uw kant? Als bedrijfseigenaar wilt u er zeker van zijn dat uw omgang met zaken als een “EDI Format” helemaal aan het begin van uw adoptie van EDI plaatsvindt en daarna zo min mogelijk.

Where is the EDI Format Going?

Een vraag die aan de orde kan komen als u begint met het adopteren van EDI is de vraag naar de levensduur van de standaard. In de afgelopen jaren hebben enkele academische onderzoeken voorgesteld om van het EDI formaat over te stappen op een XML gebaseerd formaat omwille van de “eenvoud”. Hoewel het XML formaat in de loop van de komende jaren wat aan belang zal winnen, hoeft u zich geen zorgen te maken. De overgrote meerderheid van de Amerikaanse en wereldwijde retailers en grote fabrikanten gebruiken EDI al jaren en zijn niet van plan om op korte termijn op een nieuw EDI formaat over te stappen. De voordelen van een op XML gebaseerde standaard zouden voor sommige van deze bedrijven dramatisch moeten zijn om de vervangingskosten van systemen die in sommige gevallen al jaren operationeel zijn te rechtvaardigen. Zoals het oude gezegde luidt: “…als het niet kapot is, repareer het dan niet…” Dit gezegde is nog nooit zo waar geweest als in de wereld van EDI. Naarmate deze bedrijven blijven groeien en nieuwe leveranciers aan boord blijven halen, zal het gebruik van EDI veilig blijven.

Hoe blijf je op de hoogte van EDI-formaat

Een van de laatste kwesties om te overwegen is hoe je je begrip van EDI-formaat fris en consistent houdt terwijl het kan evolueren. Een van de beste manieren om dit te doen is om in contact te blijven met uw leverancier; zij zijn experts in EDI-formaat en kunnen u op de hoogte houden van eventuele EDI-formaat wijzigingen. Een tweede en even ideale bron van informatie zijn de standaarden instanties die verantwoordelijk zijn voor het EDI formaat. Hun websites hebben actuele informatie over het EDI formaat en hoe het mogelijk verandert in de loop der tijd.

Klaar om met EDI aan de slag te gaan? Neem contact op!