Die Überwachung und Verwaltung Ihrer Mitarbeiter kann eine Herausforderung sein, aber auch sehr lohnend. Effektives Management bedeutet, ein hervorragendes Team zusammenzustellen und zu pflegen, das Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhilft.

Natürlich machen einige Aspekte des Managements mehr Spaß als andere. Vielen Managern machen zum Beispiel die großen Dinge Spaß, wie die Betreuung jüngerer Mitarbeiter und die Unterstützung ihrer beruflichen Entwicklung. Aber wir neigen dazu, alltägliche Aufgaben wie die Personaleinsatzplanung als notwendige, aber langweilige Kleinigkeiten zu betrachten.

Das muss nicht so sein. Mit einer effektiven Zeitplanung können Sie Ihre Mitarbeiter motivieren, ihre Rolle zu schätzen und Sie als mitfühlende und würdige Führungskraft zu sehen. (

Hier sind unsere fünf besten Tipps für eine effektive Zeitplanung Ihrer Mitarbeiter.

Veröffentlichen Sie einen Zeitplan mindestens zwei Wochen im Voraus

Ihre Mitarbeiter müssen ihr Leben planen. Einige müssen vielleicht die Kinderbetreuung koordinieren. Andere haben gesellschaftliche und familiäre Ereignisse, die sie planen müssen. Und einige arbeiten vielleicht noch einen zweiten Job. Indem Sie Ihren Schichtplan zwei Wochen im Voraus veröffentlichen, zeigen Sie ihnen, dass Sie ihre Zeit und die Mühe, die sie in ihre Arbeit stecken, respektieren. (An manchen Orten ist dies sogar gesetzlich vorgeschrieben)

Offene Kommunikation ist der Schlüssel

Viele Unternehmen, die auf Schichtarbeit angewiesen sind, sind sehr schnelllebig. Es ist wichtig, dass die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten einfach und transparent abläuft. Offene Kommunikation bedeutet, dass jeder sofort Bescheid weiß, wenn sich der Planungsbedarf ändert oder die Verfügbarkeit der Mitarbeiter sich ändert. Der Bedarf kann gedeckt werden, ohne dass der Geschäftsfluss unterbrochen wird.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Technologie und die Werkzeuge an die Hand, um erfolgreich zu sein

Sie denken vielleicht, dass Sie sich den neuesten technologischen Fortschritt in Ihrer Branche nicht leisten können, aber es könnte Ihnen tatsächlich Zeit und Geld sparen. Tools und Technologie machen die Arbeit für Sie und Ihr Team besser und können die Effizienz, die Zufriedenheit und den Erfolg steigern. Dies gilt für alle Aspekte Ihres Unternehmens, insbesondere aber für die Terminplanung. Apps und Software für die Terminplanung verringern den Zeitaufwand für die Erstellung und Kommunikation Ihres Plans und vermeiden häufige Fehler, die bei der manuellen Planung auftreten können. Sie ermöglichen es Ihnen auch, das „Gesamtbild“ zu betrachten, so dass Sie sehen können, wo Sie erfolgreich sind und wo Sie sich verbessern müssen.

Bewerten Sie regelmäßig Ihren Personalbestand

Manchmal kann sich die Planung wie ein unlösbares Rätsel anfühlen. Wenn Sie zu wenig Personal haben, entgehen Ihnen möglicherweise Umsätze oder Sie verlieren Kunden, und Ihr Team fühlt sich erschöpft und demoralisiert. Wenn Sie zu viele Mitarbeiter beschäftigen, zahlen Sie zu hohe Stundenlöhne, und Ihre überzähligen Mitarbeiter könnten das Gefühl haben, dass ihre Schicht eine Zeitverschwendung war. Aus diesem Grund dürfen Sie bei der Personaleinsatzplanung nicht selbstgefällig werden. Kopieren Sie nicht einfach den Plan der letzten Woche. Führen Sie Berichte durch, betrachten Sie das Gesamtbild und stellen Sie fest, ob Ihr Personalbestand den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Machen Sie Ihren Zeitplan vorhersehbar UND flexibel

Ihre Mitarbeiter müssen ihr Leben planen, und Sie müssen Ihre Geschäftsabläufe planen. Aus diesem Grund erstellen Sie Ihren Zeitplan mindestens zwei Wochen im Voraus. Das heißt aber nicht, dass sich Ihr Zeitplan nie ändern wird. Manchmal kommen Dinge dazwischen. Vielleicht wird einer Ihrer Kellner krank, oder er erhält eine überraschende Einladung zu einer Party. Oder vielleicht ist Ihr Restaurant an einem Dienstagabend unerwartet überfüllt und Sie müssen zusätzliches Personal anfordern.

Es gibt viele Gründe, warum sich die Arbeitsverfügbarkeit oder geschäftliche Anforderungen in letzter Minute ändern können. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Planungspraxis flexibel genug ist, um Schichttausch, Freistellungsanträge und andere Änderungen in letzter Minute zu ermöglichen.