Die Leitung eines Büros bringt Herausforderungen und Belohnungen mit sich, nicht wahr? Sie haben ständig mit neuen Hindernissen und Belastungen zu kämpfen, um den Arbeitstag für alle angenehm, sicher und produktiv zu gestalten. Es ist jedoch ein Geschenk, anderen dies bieten zu können, und es ist etwas, worauf Sie wahrscheinlich sehr stolz sind. Sie haben es verdient.

Als Büroleiter beeinflussen Sie Ihr Team vor allem dadurch, dass Sie das Arbeitsumfeld verbessern und erhalten. Ihre Mitarbeiter verdienen es, in einer Umgebung zu arbeiten, die hygienisch, aufgeräumt und frei von Ablenkungen ist. Die Mitarbeiter sind oft den Bedingungen am Arbeitsplatz ausgeliefert, die sie nicht kontrollieren können.

Auch wenn die meisten Unternehmen von ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie dazu beitragen, gemeinsam genutzte Räume sauber zu halten, wurden Ihre Mitarbeiter nicht eingestellt, um Ihr Büro zu reinigen, und Sie auch nicht. Durch die Beauftragung eines Reinigungsunternehmens können Sie Ihre Mitarbeiter entlasten und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Büroumgebung nicht leidet.

In diesem vollständigen Leitfaden zur Beauftragung eines Reinigungsunternehmens erfahren Sie, welche Vorteile die Beauftragung eines Reinigungsunternehmens mit sich bringt, wie Sie seriöse Unternehmen in Ihrer Stadt finden, wie Sie die besten Preise für Reinigungsdienste erhalten und wie Sie diese erfolgreich verwalten können.

Vorteile der Beauftragung eines Reinigungsunternehmens

Bevor wir uns mit der Beauftragung eines Reinigungsunternehmens befassen, müssen Sie entscheiden, ob die Auslagerung der Büroreinigung die Kosten und den Aufwand für die Verwaltung eines anderen Anbieters wert ist. Später werden wir Ihnen Empfehlungen geben, wie Sie diese Beziehung einfach verwalten können, aber zunächst sollten Sie diese 6 Hauptgründe für die Beauftragung eines Reinigungsunternehmens berücksichtigen:

Ein besseres Arbeitsumfeld

Wenn Sie Ihr Büro nicht nur sauber, sondern professionell makellos halten, können Sie die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern. Anstatt sich mit Papierstapeln herumzuschlagen oder Kriege um Pausenraumreste anzuzetteln, werden Ihre Mitarbeiter damit beschäftigt sein, die Arbeit zu erledigen, für die sie angestellt wurden, und zwar auf eine Weise, die für sie angenehm ist.

Fachwissen und Erfahrung

Anstatt die Verantwortung für die Reinigung auf eine Empfangsdame, eine Reinigungskraft oder einen Büroleiter wie Sie selbst abzuwälzen, sollten Sie sich an die Profis wenden. Sie wissen, wie man staubt, reinigt und desinfiziert, und zwar auf dosierte und professionelle Weise. Wenn Sie ein Reinigungsunternehmen beauftragen, können Sie beruhigt sein und eine gründlichere Reinigung genießen.

Zuverlässigkeit und Beständigkeit

Anstatt sich um einen rotierenden Kalender mit den Aufgaben der Angestellten zu kümmern oder einen Angestellten zu beschäftigen, der krank wird, Urlaub braucht und vielleicht einen anderen Job annimmt, sollten Sie Ihr Reinigungsunternehmen mit der Verwaltung der Aufgaben betrauen. Wenn Sie sich auf das Team der Reinigungsfirma verlassen, können Sie sicher sein, dass jemand zur geplanten Zeit da ist, egal ob es regnet oder schneit.

Keimvermeidung

Ihre Mitarbeiter räumen zwar ihre Schreibtische auf und entsorgen ihren eigenen Müll, aber sie denken nicht an die Desinfektion von Oberflächen oder die Eindämmung von Keimen. Ihr Gebäudereinigungsteam wird in den Bereichen mit hoher Keimbelastung tätig sein. Vor allem während der Erkältungs- und Grippesaison sind Sie auf diese Weise optimal vor Bürokrankheiten geschützt.

Einstellen &Vergessen

Wenn eine Verwandte Ihrer Angestellten als „Büroreinigerin“ eingesetzt wird, kann es schwierig sein, einen Zeitplan festzulegen. Judy, die auch Hunde striegelt, in Teilzeit als Terminsetzerin arbeitet und für ihren dritten Job reist, ist vielleicht nicht in dem Rhythmus verfügbar, den Ihr Büro benötigt. Entscheiden Sie sich stattdessen für ein erfahrenes Team von Reinigungskräften, die wissen, wann sie auftauchen müssen, und die dies nie versäumen.

Die einfache Verwaltung eines vertrauenswürdigen Anbieters

Mit der Büroverwaltungsplattform von Eden können Sie einen geprüften Anbieter finden, der den besonderen Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Anschließend können Sie mit der Software den Zeitplan verwalten und die Rechnungen an das Reinigungsunternehmen bezahlen – das ist so einfach, dass Sie nie wieder eine eigene Reinigungskraft einstellen oder die Dinge selbst verwalten möchten.

Wann sollte man ein Reinigungsunternehmen beauftragen

Der richtige Zeitpunkt für die Beauftragung eines Reinigungsunternehmens kann sich etwas schwierig gestalten. Es sei denn, Ihr Büro ist völlig verwahrlost und es gibt niemanden, der sich darum kümmert, dann haben Sie wahrscheinlich eine Lösung gefunden, die irgendwie funktioniert.

Vielleicht haben Sie einen rotierenden Kalender, in dem sich Teammitglieder für bestimmte Reinigungsaufgaben eintragen, oder Sie haben einen „Putzmann“ oder eine „Putzfrau“, die jeden Freitag den Müll leeren. Das hat sich bewährt, so dass Sie sich keinen Stress gemacht haben, eine bessere Lösung zu finden.

Hier sind einige Warnzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, ein professionelles Reinigungsunternehmen zu beauftragen, das regelmäßig kommt:

Ihr Team ist zu beschäftigt

Ihr Team ist schlank, aber voll von Rockstars. Sie tragen viele Hüte und beschweren sich nie darüber, dass es viel zu tun gibt – sie fühlen sich wohl dabei. Aber Ihr Team kann sich nicht auf die Arbeit konzentrieren, für die es eingestellt wurde, wenn es damit beschäftigt ist, Mülleimer zu leeren und Ressourcen aufzufüllen. Die Köpfe in Ihrem Betrieb vergeuden bereits wertvolle Zeit mit Besprechungen, weniger effizienten Aufgaben und anderen Ablenkungen. Für die meisten Unternehmen ist dies Grund genug, ein kaufmännisches Team einzustellen, um die interne Zeitverschwendung zu reduzieren.

Ihre derzeitige Reinigungssituation ist unzureichend

Ob Sie mit dem Sauberkeitsgrad, den Ihr derzeitiger Reinigungsdienstleister in Ihrer Einrichtung erreicht, unzufrieden sind oder andere Bedenken wie Kosten, Verfügbarkeit oder Umgangsformen haben, es lohnt sich, einen Wechsel vorzunehmen. Die Suche nach einem neuen Anbieter und dessen Einarbeitung kann zwar Zeit und Energie kosten, aber Sie werden die Zeit zurückgewinnen, wenn Sie es nicht mehr mit einem unzuverlässigen Reinigungsunternehmen oder -anbieter zu tun haben.

Sie sind gerade in Ihr Büro eingezogen

Neuer Raum, neue Regeln. Ganz gleich, ob Sie ein brandneues Start-up-Unternehmen sind, das in eine neue Stadt expandiert, ein Unternehmen, das gerade zum ersten Mal in ein reales Büro umgezogen ist, oder ob Sie gerade in ein neues Büro in derselben Stadt umgezogen sind – es ist ein guter Zeitpunkt, um neue Erwartungen und Verfahren für die Verwaltung Ihrer Räumlichkeiten festzulegen. Es ist auch Grund genug, Ihr derzeitiges Reinigungsteam zu entlassen oder Ihren Mitarbeitern endlich eine Pause von der Selbstreinigung des Büros zu gönnen.

Typische Dienstleistungen von Reinigungsfirmen

Wenn Sie noch nie eine gewerbliche Reinigungsfirma eingestellt haben, fragen Sie sich vielleicht, was Sie von ihr verlangen können. Diese Liste variiert von Anbieter zu Anbieter, und wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie am besten ausdrücklich nach. Viele Anbieter bieten jedoch auf ihrer Website eine Liste von Dienstleistungen an, die sie anbieten.

Zu den häufigsten Arten von Reinigungsdiensten gehören:

  • Müll leeren/reinigen
  • Reinigung und Desinfektion von Badezimmern
  • Abstauben von Oberflächen
  • Reinigung von Spiegeln, Fenstern, und Bildschirme
  • Auffüllen von Papier oder anderen Vorräten
  • Desodorieren und Auffrischen der Räume

Wie findet man ein seriöses Büroreinigungsunternehmen

Wenn Sie bereit sind, einen Büroreinigungsdienstleister zu beauftragen, haben Sie neue Fragen zu beantworten: Wen sollen wir beauftragen? Wie finden wir sie? Wie stellen wir fest, ob sie gut zu uns passen?

Hinweis: Eden’s Services Marketplace listet Hunderte von erstklassigen Büroreinigungsunternehmen in den Vereinigten Staaten auf. Wir haben uns bereits die Arbeit gemacht, zuverlässige Unternehmen zu finden, die von anderen Büroleitern empfohlen werden. Unsere Plattform bietet Ihnen die Möglichkeit, Angebote von Anbietern anzufordern, mit ihnen zu kommunizieren und Rechnungen zu verwalten – alles an einem Ort. Sie können hier ein kostenloses Angebot für Büroreinigungsdienste anfordern.

Ob Sie einen Dienstleistungsmarktplatz wie den unseren nutzen, um eine Büroreinigungsfirma zu finden, oder ob Sie selbständig nach einer suchen, hier sind 3 Tipps, die Ihnen helfen, eine lokale Reinigungsfirma zu finden:

Empfehlungen (Mundpropaganda)

Zapfen Sie Ihr Netzwerk von anderen Büroleitern oder Mitarbeitern in anderen Unternehmen an. Diejenigen, die von ihren Reinigungskräften schwärmen, sind ein guter Indikator für eine zufriedenstellende Leistung, und auch diejenigen, die keine guten Kritiken bekommen, sollten Sie beachten. Wenn Sie kein Netzwerk haben, das Sie konsultieren können, stellen Sie die Frage in den sozialen Medien oder suchen Sie nach Personen, die getwittert oder Lob für ihre Dienstleister gepostet haben.

Online-Bewertungen

Suchen Sie bei Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack und Facebook nach Reinigungsunternehmen in Ihrer Nähe. Sortieren Sie nach Unternehmen, die mindestens eine durchschnittliche Bewertung von 4,0 und mehr haben – aber lesen Sie die Bewertungen auch wirklich. Achten Sie auf positive Bewertungen, in denen Pünktlichkeit, Liebe zum Detail und außergewöhnlicher Service erwähnt werden. Vergessen Sie nicht, auch die negativen Bewertungen zu lesen – auch wenn einige von ihnen zweifellos von einem verärgerten ehemaligen Mitarbeiter oder Kunden verfasst wurden, sind viele davon aufschlussreich.

Anzeigen

Suchen Sie mit Google nach Büroreinigungsunternehmen in Ihrer Stadt. Achten Sie auf die Anzeigen, die oben auf der Seite mit den Suchergebnissen erscheinen. Sie können auch in den lokalen Zeitungen oder den Gelben Seiten nach Anzeigen von lokalen Reinigungsunternehmen suchen.

Wie viel sollten Sie für die Büroreinigung bezahlen?

Wenn Sie damit beginnen, Angebote von gewerblichen Reinigungsunternehmen einzuholen, sollten Sie eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, wie z. B. Jahre im Geschäft, Bewertungen und Ruf, Verfügbarkeit und angebotene Dienstleistungen. Ein entscheidender Faktor ist jedoch der Preis der Dienstleistung, und dieser Faktor hängt von allen anderen ab.

Erfahrenere und weit verbreitete Unternehmen verlangen in der Regel mehr als neuere oder kleinere Teams. Es gibt auch keinen allgemeingültigen Standard für die Kosten von Reinigungsdiensten, da die Größe Ihres Büros, die Stadt, in der Sie sich befinden, und die Dienstleistungen, die Sie benötigen, ebenfalls variieren können. Schließlich werden bei einigen Anbietern auch Trinkgelder und andere Gebühren berücksichtigt, während andere diese in den Angebotspreis einrechnen.

Um den bestmöglichen Preis zu erhalten, sollten Sie jedes Angebot zweimal durchgehen, um versteckte Kosten zu vermeiden. Vergleichen Sie die Kosten von mindestens 3 anderen Anbietern, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Streben Sie eine Kombination aus Erschwinglichkeit und Qualität an – der billigste und der teuerste Anbieter könnten beide für Sie falsch sein, und das ist in Ordnung.

Hier sind einige Tipps für die Erstellung von Ausschreibungen:

Sein Sie spezifisch

Wenn es um Ihre Ausschreibung für die Gebäudereinigung geht, stellen Sie sicher, dass Sie genau angeben, wer ein Angebot einreichen soll, was es enthalten soll und was ein bestimmtes Unternehmen von der Berücksichtigung ausschließen könnte. Erlauben Sie Ihren potenziellen Anbietern, sich in der ersten Runde selbst auszusortieren.

Kommunizieren Sie, was am wichtigsten ist

Welche Eigenschaften, Vorteile, Dienstleistungen oder Besonderheiten sind Ihnen bei einem Reinigungsteam am wichtigsten? Ist es wichtiger, dass sie pünktlich oder gründlich sind? Wäre es Ihnen lieber, wenn sie kommunikativ oder unaufdringlich wären? Sie kennen Ihre Bedürfnisse und Ihre Bandbreite am besten, also bringen Sie sie im Voraus zum Ausdruck.

Kennen Sie Ihre Bedürfnisse im Detail

Wie oft soll Ihr Reinigungsteam kommen? Wie werden Sie diesen Zeitplan festlegen und ihn mitverwalten? Welche Arten von Reinigung müssen Sie beauftragen? Welche Faktoren würden diese Erwartungen beeinflussen oder verändern? Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausschreibung auf diese Punkte eingeht.

Werfen Sie ein sorgfältiges Netz

Anstatt eine Ausschreibung an 100 Stellen zu veröffentlichen, sollten Sie sich auf einige wenige Schlüsselstellen beschränken, an denen sich Anbieter von Gebäudereinigung versammeln. Eden kann dabei helfen.

Grenzen setzen

Welche Qualifikationsfaktoren helfen Ihnen, den am besten geeigneten Reinigungsanbieter zu identifizieren? Wie können Sie diese gegenüber potenziellen Anbietern formulieren? Welche Fragen sollten sie beantworten, um Ihre Wahl zu verdeutlichen?

Organisieren Sie Besuche vor Ort

Wenn Sie Ihre Auswahl auf die 3-5 besten Reinigungskräfte eingegrenzt haben, laden Sie diese ein. Ermutigen Sie die Anbieter zu einem Besuch, einer Besichtigung des Büros und zum Stellen von Fragen. So können Sie sich ein umfassendes Bild davon machen, ob sie kulturell und kommunikativ zu Ihrem Unternehmen passen, aber auch, ob sie sich sicher fühlen, dass sie mit Ihren Räumlichkeiten umgehen können.

Wenn Sie Ihre Wahl getroffen haben, schließen Sie einen Vertrag mit Bedacht ab. Ziehen Sie zunächst einen Probe- oder Zeitvertrag in Betracht, um das Wasser zu testen und die Tragfähigkeit einer längerfristigen Vereinbarung zu ermitteln. Vergewissern Sie sich, dass beide Parteien bereit sind, neu zu verhandeln, wenn sich der Bedarf ändert.

Einführung eines neuen Reinigungsunternehmens

Wenn Sie Ihr neues Reinigungsunternehmen einführen wollen, müssen Sie einige Dinge klären. In den meisten Fällen sollte Ihr Reinigungsunternehmen diese Dinge mit Ihnen durchgehen. Einige Dinge sollten Sie jedoch intern besprechen und entscheiden, bevor die Reinigungsfirma ihre Arbeit aufnimmt.

Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Einstellung eines neuen Reinigungsunternehmens beachten sollten:

Büroreinigungsmaterial

Wer liefert das Material, das Ihr Reinigungsunternehmen verwenden wird? Wenn sie ihr eigenes Material verwenden, verlangen Sie, dass sie bestimmte Materialien verwenden, die geruchsarm, hypoallergen oder umweltfreundlich sind? Wenn Sie das Material zur Verfügung stellen müssen, wird Ihr Reinigungsteam mit dem von Ihnen gewählten Material vertraut sein und sich damit wohl fühlen?

Wie werden Sie kommunizieren, wenn etwas nachgefüllt werden muss, und wer wird diese Artikel ersetzen und nachfüllen? Werden die Materialien in Ihrem Büro gelagert, um sie dort zu verwenden, oder werden sie jede Woche mit ihnen reisen? Wenn Sie Ihr eigenes Material zur Verfügung stellen, wo werden Sie es lagern und wie gewähren Sie Ihren Reinigungskräften Zugang? Bringen die Reinigungskräfte ihre eigenen Staubsauger, Bohnermaschinen oder andere Reinigungsgeräte und -werkzeuge mit, oder müssen diese von Ihnen gestellt werden?

Reinigungsplan

Sie müssen festlegen, wie oft, an welchen Tagen, zu welchen Zeiten und auf welche Weise das Reinigungsteam Ihr Büro bedienen soll. Planen Sie für Wochen, die auf Feiertage oder wichtige Ereignisse in Ihrem Unternehmen fallen, eine gewisse Reserve ein.

Bürozugang

Wie und durch welchen Eingang soll Ihr Reinigungsteam das Gebäude betreten? Benötigen sie einen Code, eine Magnetkarte oder einen Schlüssel, um das Gebäude zu betreten, oder wird jemand vor Ort sein, der sie einlässt? Wenn Sie weitere Schritte für den sicheren Zugang vorschreiben, sollten diese bekannt und festgelegt sein.

Vorbereitung auf die Reinigung

Was muss Ihr Team tun, bevor es wöchentlich oder monatlich eintrifft? Soll der Müll aus den Mülleimern geholt und in einem Bereich zum Einsammeln bereitgestellt werden? Müssen Geräte ausgesteckt, Oberflächen gereinigt oder Kühlschränke geleert werden, bevor sie eintreffen?

Umgekehrt, was müssen sie tun, bevor sie gehen? Sollen sie das Licht an oder aus lassen? Sollen sie besonders darauf achten, bestimmte Ressourcen zu ersetzen oder Schlüsselbereiche des Büros zurückzusetzen? Diese Anweisungen müssen von Anfang an klar und deutlich sein. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Reinigungsteam Ihren Bedürfnissen entspricht, ist, Ihre Anforderungen klar zu formulieren.

Tipps für das Management eines gewerblichen Reinigungsunternehmens

Wenn Ihr Reinigungsunternehmen erst einmal an Bord und einsatzbereit ist, müssen Sie die Beziehung zu ihm wie bei jedem anderen Anbieter überwachen und verwalten. Es ist wichtig zu verstehen, dass Ihr Reinigungsunternehmen viele verschiedene Büros betreut, in denen die Erwartungen und Anforderungen unterschiedlich sein können.

Um den Erfolg zu gewährleisten, sollten Sie die Erwartungen in beide Richtungen kommunizieren und dokumentieren. Wenn Überraschungen, Enttäuschungen oder Hindernisse auftauchen, gehen Sie umgehend und mit Sorgfalt damit um. Am wichtigsten ist, dass Sie offenes Feedback geben und es auch offen einfordern. Wenn Ihr Reinigungsteam das Gefühl hat, dass es mit Problemen oder Fragen zu Ihnen kommen kann, werden Sie nie der Letzte sein, der erfährt, wenn etwas kaputt geht oder nicht funktioniert.

Es kann ein paar Wochen oder sogar Monate dauern, bis Sie einen Rhythmus gefunden haben. Bleiben Sie geduldig und teilen Sie Ihre Erwartungen und Bedürfnisse sorgfältig mit.

Wie die Workplace Management Platform von Eden Ihnen helfen kann

Unsere Workplace Management Platform ist eine All-in-One-Lösung für Büromanager und Facility Manager in den Vereinigten Staaten. Wir bieten die besten Reinigungsdienstleister, wettbewerbsfähige Angebote und die schnellsten Durchlaufzeiten in der Branche.

Dienstleistungsmarktplatz:

Über unseren Dienstleistungsmarktplatz können Sie mehrere Angebote für jede Dienstleistung erhalten, die Sie für den Betrieb Ihres Büros benötigen – von der Büroreinigung über IT-Support, Handwerkerdienste, Klempner, Umzugsunternehmen und vieles mehr. Unser Marktplatz listet nur Anbieter auf, die von anderen Büromanagern in Ihrer Stadt empfohlen werden, und wir führen mehrere Referenzprüfungen durch, um sicherzustellen, dass sie erstklassig sind.

Kommunikation mit Anbietern:

Über das Dashboard von Eden können Sie direkt mit all Ihren Anbietern chatten. Diese in das Dashboard integrierte direkte Kommunikation gewährleistet schnelle Reaktionszeiten der Anbieter und eine direkte Kommunikation mit Ihrem Account Manager. Alle Eden-Anbieter werden in der Verwendung unserer Software geschult, so dass Sie sicher sein können, dass ihre Fähigkeiten durch unsere Technologie weiter verbessert werden, was zu einer optimalen Leistung führt

Aufgabenmanagement:

Büroleiter und Arbeitsplatzteams können nun die Erfassung und Organisation von Mitarbeiteranfragen rationalisieren. Ihre Teammitglieder können Tickets so einreichen, wie es für Ihr Büro am besten ist – über Slack, die Website, E-Mail oder sogar unsere iPad-App. Sie müssen sich nicht mehr für Anfragen auf die Schulter klopfen lassen. Sie können sogar analysieren, welche Arten von Anfragen in Ihrem Büro am häufigsten vorkommen, sowie Ihre eigene Bearbeitungszeit für Anfragen einsehen.

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