Was bedeutet die Einhaltung des FCRA wirklich für Sie und Ihr kleines Unternehmen? 25 Jan 2019

Wenn Sie sich über Hintergrundprüfungen informieren, werden Sie wahrscheinlich auf den Fair Credit Reporting Act (FCRA) stoßen. Sie werden vielleicht sehen, dass Prüfunternehmen sagen, dass sie das FCRA einhalten, oder Sie lesen über die Gefahren der Verletzung der FCRA-Richtlinien. Sie denken vielleicht, dass dies nur für millionenschwere Unternehmen gilt, aber wussten Sie, dass auch kleine Unternehmen die FCRA-Richtlinien einhalten müssen?

Ja, alle Unternehmen, die Hintergrundprüfungen für die Beschäftigung durchführen, müssen die FCRA-Richtlinien einhalten. Verstöße gegen die FCRA-Richtlinien können zu Gerichtsverfahren, zivilrechtlichen Strafen und Gefängnisstrafen führen. Allein im Februar 2018 wurden 422 Klagen unter dem Fair Credit Reporting Act eingereicht.

Wenn Sie keine Klage wollen, müssen Sie bei der Durchführung von Hintergrundprüfungen die FCRA-Richtlinien befolgen. Dazu müssen Sie ein paar Fragen beantworten, darunter:

• Was ist das FCRA?
• Was bedeutet es, FCRA-konform zu sein?
• Wie können Sie FCRA-konform sein?

Lassen Sie uns die Antworten auf diese Fragen herausfinden.

Was ist der Fair Credit Reporting Act?

Der Fair Credit Reporting Act ist eine Reihe von Bundesgesetzen, die die Daten von Personen schützen, wenn sie für Kreditprüfungen, Hintergrundprüfungen von Mietern oder für Beschäftigungszwecke verwendet werden. Es regelt, wie Unternehmen Verbraucherinformationen verwenden können, welche Informationen sie berücksichtigen dürfen, und erlaubt dem Verbraucher, seine eigenen Daten zu überprüfen.

Das FCRA wurde 1970 erlassen, weil Kreditauskunfteien alte, ungenaue und manchmal gefälschte Berichte über Personen führten. Die Berichte konnten alles enthalten, vom Familienstand einer Person bis hin zu ihren Trinkgewohnheiten oder ihrer nationalen Herkunft. Diese Berichte konnten von Unternehmen gekauft werden, die auf der Grundlage dieser Informationen Dienstleistungen oder Chancen verweigern konnten. Sie könnten auch in Strafverfolgungsfällen verwendet werden. Der Einzelne hatte keine Möglichkeit, seinen Bericht einzusehen oder falsche Informationen anzufechten.

Das FCRA ermöglichte es dem Einzelnen, seine Informationen einzusehen, und hinderte die Auskunfteien daran, falsche oder sensible Informationen zu verwenden. Das FCRA ist also ein wichtiger Schutz für Menschen, aber profitieren nur Verbraucher vom FCRA? Hilft es auch Unternehmen?

Wem hilft das FCRA?

Das FCRA schützt in erster Linie den Antragsteller, der seine Daten angibt. Es gibt ihm das Recht, die Informationen zu überprüfen, zu erfahren, wer die Überprüfung durchführt, und benachrichtigt zu werden, wenn Sie aufgrund der Ergebnisse eine negative Entscheidung treffen.

Das FCRA hilft aber auch den beteiligten Unternehmen, indem es von ihnen verlangt, dass sie einen Standard für den Umgang mit den Daten der Bewerber haben. Außerdem müssen sie ihre Praktiken bei der Überprüfung des Hintergrunds transparent machen. Dies schafft einen fairen Einstellungsprozess und hilft Ihnen, den besten Bewerber für die Stelle zu finden. Das FCRA hilft also den Arbeitgebern, aber es verlangt auch, dass sie strenge Richtlinien befolgen. Was verlangt das FCRA von Arbeitgebern?

Was verlangt das FCRA von Arbeitgebern?

Das FCRA stellt strenge Anforderungen an Arbeitgeber. Hier sind einige Anforderungen, die häufig in Gerichtsverfahren angeführt werden.

• Eigenständiges Auskunftsformular. Sie müssen dem Bewerber ein eigenständiges Formular aushändigen, aus dem hervorgeht, dass Sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführen.
• Einverständniserklärung. Der Bewerber muss auch eine schriftliche Genehmigung für die Zuverlässigkeitsüberprüfung erteilen, und zwar in Form eines eigenständigen Formulars. Diese Formulare erfordern eine bestimmte Formulierung und Formatierung, so dass Sie sie nach den Musterformularen des FCRA gestalten sollten. Der Zeitpunkt der Einstellungsuntersuchung sollte auch mit dem Fair Chance Act übereinstimmen, falls er in Ihrem Staat gilt.
• Mitteilung über nachteilige Maßnahmen. Wenn Sie jemanden aufgrund der Zuverlässigkeitsüberprüfung nicht einstellen wollen, müssen Sie dem Bewerber eine Mitteilung über nachteilige Maßnahmen schicken, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Dann müssen Sie dem Bewerber Zeit geben, zu antworten. Wenn der Bewerber die Informationen bestreitet, müssen Sie dies berücksichtigen.
• Zweiter ablehnender Bescheid. Wenn Sie nach Ablauf der Antwortfrist immer noch beschließen, den Bewerber nicht einzustellen, müssen Sie ihm eine zweite Mitteilung schicken, in der Sie ihn über Ihre Entscheidung informieren.

Und das ist genau das, was die Arbeitgeber tun müssen. Das FCRA stellt auch Anforderungen an Screening-Unternehmen. Was verlangt das FCRA von Screening-Unternehmen?

Was verlangt das FCRA von Background Check-Unternehmen?

Das FCRA verlangt, dass Screening-Unternehmen alle FCRA-Standards einhalten. Einer dieser Standards ist die Sicherstellung, dass ihre kriminellen Hintergrundüberprüfungen und Bonitätsüberprüfungen die größtmögliche Genauigkeit aufweisen. Das bedeutet, dass sie alle Informationen, die sie finden, überprüfen müssen. Das bedeutet, dass Unternehmen, die behaupten, „sofortige“ Ergebnisse von Hintergrundüberprüfungen zu liefern, nicht dem FCRA entsprechen.

Da bei FCRA-Klagen in der Regel das Unternehmen des Arbeitgebers und das Hintergrundüberprüfungsunternehmen genannt werden, sind immer mehr Hintergrundüberprüfungsunternehmen um die Einhaltung der FCRA-Standards bemüht. Seriöse Background-Check-Unternehmen haben in der Regel Richtlinien und Verfahren zur Einhaltung des FCRA für alle ihre Background-Checks eingeführt. Aber warum ist es so wichtig, FCRA-konform zu sein? Was passiert, wenn Sie das nicht tun?

Was passiert, wenn ich gegen das FCRA verstoße?

Verstöße gegen das FCRA können zu unterschiedlichen Strafen führen, je nach Art des Verstoßes und wie oft Sie dagegen verstoßen haben.

• Unwissentlicher Verstoß. Wenn Sie unwissentlich gegen das FCRA verstoßen, erhalten Sie eine Zivilstrafe in Form einer Geldstrafe.
• Mehrfache unwissentliche Verstöße. Bei jedem Verstoß gegen das FCRA können Sie mit einer zusätzlichen Geldstrafe von 100 Dollar belegt werden. Das heißt, wenn Ihre Formulare gegen das FCRA verstoßen und mehrere Personen sie verwenden, können Sie für jedes verwendete Formular eine Geldstrafe erhalten.
• Vorsätzliche Verstöße. Wenn Sie vorsätzlich gegen die FCRA-Richtlinien verstoßen, erhalten Sie eine zivilrechtliche Strafe, und das Gericht kann zusätzliche Geldbußen verhängen, je nachdem, wie viel Schaden dem Antragsteller entstanden ist.
• Durchführung einer Hintergrundüberprüfung ohne zulässigen Grund. Ein Verstoß gegen das FCRA kann nur dann mit einer Gefängnisstrafe geahndet werden, wenn Sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung ohne einen zulässigen Grund durchführen. Darauf stehen bis zu zwei Jahre Bundesgefängnis. Eine Zuverlässigkeitsüberprüfung zu Beschäftigungszwecken ist ein zulässiger Grund im Sinne des FCRA.

Da die Strafen für Verstöße gegen das FCRA so hoch sind, wie können Sie die FCRA-Standards einhalten?

Wie kann ich die FCRA-Standards einhalten?

Das FCRA ist ein äußerst technisches Gesetz, so dass Sie vielleicht einen Anwalt beauftragen möchten, Ihre Dokumente und Ihr Einstellungsverfahren zu prüfen. Aber im Allgemeinen können Sie die FCRA-Standards wie folgt einhalten:

• Verwenden Sie die richtigen Formulare. Das FCRA schreibt bestimmte Formulierungen und Formatierungen für seine Formulare und Angaben vor. Verwenden Sie die Musterformulare als Beispiel und lassen Sie die Formulare von einem Anwalt durchsehen, bevor Sie sie an die Bewerber weitergeben.
• Informieren Sie den Bewerber, dass Sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführen, und holen Sie sein Einverständnis ein. Dies müssen eigenständige Formulare sein, die keine weiteren Informationen enthalten.
• Geben Sie dem Bewerber eine Kopie der Ergebnisse. Geben Sie ihm die Möglichkeit, falsche Angaben zu bestreiten.
• Wenn Sie beabsichtigen, eine negative Einstellungsentscheidung zu treffen, schicken Sie dem Bewerber eine Mitteilung, bevor Sie sich entscheiden. Geben Sie ihm fünf oder mehr Tage Zeit, um zu antworten oder sich zu erklären.
• Wenn Sie sich dennoch für eine negative Entscheidung entscheiden, schicken Sie dem Bewerber eine zweite Mitteilung. Legen Sie eine Kopie der „Zusammenfassung Ihrer Rechte nach dem Fair Credit Reporting Act“ und den Namen des Unternehmens bei, das den Hintergrund überprüft hat.
• Beauftragen Sie ein FCRA-konformes Unternehmen für Hintergrundprüfungen. Das Unternehmen sollte Ihnen alle Fragen zu seinem Einstellungsverfahren beantworten. Sie müssen auch in der Lage sein, Sie darüber aufzuklären, wie Sie das FCRA einhalten können.

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