Bewertung, Dokumentation und Aufzeichnung von Sachleistungen

Aufzeichnung von Sachleistungen

Zielsetzung

In diesem Abschnitt wird erörtert, wie Sachleistungen im Buchhaltungssystem Ihres Programms ordnungsgemäß erfasst werden. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass diese Ressourcen als ergänzende Mittel in Übereinstimmung mit den Zuschussanforderungen angerechnet werden können.

Buchführung für Gegenleistungen

Die korrekte Buchführung für alle Arten von Gegenleistungen umfasst:

    1. Aufbewahrung angemessener Unterlagen zum Nachweis der Beträge, die als Gegenfinanzierung geltend gemacht werden;

    2. Aufbewahrung der gleichen Art von Unterlagen, die Sie zum Nachweis von Ausgaben verwenden würden, die als CNCS- oder Zuschussanteil geltend gemacht werden;

    3. Sicherstellen, dass die Dokumentation der Ausgaben mit anderen Programmausgaben vergleichbar ist und mit den Richtlinien und Verfahren der Organisation übereinstimmt;

    4. Die Spende und den Wert des Gegenstands detailliert aufzeichnen; und

    5. Die als Gegenleistung verwendeten Beträge im Hauptbuch als Einnahmen und als Ausgaben verbuchen.

    Tipp

    Alarm

    Vorsicht walten lassen.

    Bei Nichtverbuchung von Match-Beiträgen im Hauptbuch ist eine förmliche Erläuterung und ein gesondertes Rechenschaftsblatt erforderlich, das den Erhalt und die Verwendung des Beitrags belegt.

Erfassung von Sachspenden

Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GAAP) sind alle erhaltenen Beiträge, einschließlich Sachspenden, bei Erhalt als Einnahmen zu erfassen.

Das Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) Nr. 116 legt den Standard für die Verbuchung von Sachspenden im Hauptbuch zu Rechnungslegungszwecken fest. Nach SFAS Nr. 116 werden eingebrachte Leistungen in den Jahresabschlüssen erfasst, wenn diese Leistungen:

    • nicht-finanzielle Vermögenswerte schaffen oder verbessern, oder

    • spezielle Fähigkeiten erfordern, von Personen erbracht werden, die über diese Fähigkeiten verfügen, und gekauft werden müssten, wenn sie nicht durch Spenden erbracht würden.

Dienstleistungen, die besondere Fähigkeiten erfordern, werden von Buchhaltern, Architekten, Schreinern, Ärzten, Elektrikern, Rechtsanwälten, Krankenschwestern, Klempnern, Ausbildern und anderen Fachleuten und Handwerkern erbracht.

Lassen Sie uns ein Beispiel für die Erfassung einer Sachleistung betrachten:

Tipp

Szenario

Erfassung von In-Sachspenden

Einer der Aspekte Ihres Programms ist das Reparieren und Streichen von Zäunen in Ihrer Gemeinde. Ein örtlicher Malerbetrieb möchte Ihrer Organisation ein professionelles Farbspritzgerät als Sachspende zur Verfügung stellen. Der Auftragnehmer hat das Spritzgerät mit dem Marktwert von 550,00 $ bewertet.

Um diese Sachspende in Ihrem Hauptbuch zu verbuchen, werden Sie sie sowohl als Ertrag (ein Habenkonto) als auch als Aufwand (ein Sollkonto) verbuchen.

So verbuchen Sie dieses Beispiel:

$550.00 – Konto #7250 Sachspendenaufwand – Verbrauchsmaterial (Soll)

$550.00 – Konto Nr. 4250 Einnahmen aus Sachspenden – Verbrauchsmaterial (Haben)

Sachspenden im Kontenplan

Die beste Methode zur Einrichtung Ihres Buchhaltungssystems ist die Einrichtung von Sachspenden-Einnahmen- und -Ausgaben-Konten in Ihrem Kontenplan.

Bei Bedarf können Sie diese oder andere Arten von Sachkonten hinzufügen:

    • Sachspenden – Material und Zubehör
    • Sachspenden – Dienstleistungen
    • Sachspenden – Immobilien

Wie Sie sehen, ändert die Verbuchung der Sachspende als Aufwand und Ertrag nichts am Endergebnis (Reingewinn) des Jahresabschlusses. Durch die Erfassung der Sachspenden wird jedoch genau aufgezeichnet, was Ihre Organisation in diesem Prozess geleistet hat und was für den Betrieb Ihres Programms erforderlich ist. Dies kommt Ihrer Organisation bei zukünftigen Budgetierungs- und Planungszwecken zugute.
Zusammenfassung

In diesem Abschnitt haben wir die GAAP-Anforderungen in Bezug auf Sachspenden und die erforderliche buchhalterische Behandlung von Sachspenden als Gegenleistung im Hauptbuch untersucht.

Zuwendungsempfänger sollten Sachspenden wie Barausgaben in ihrem Buchhaltungssystem erfassen. Wenn dies nicht die Praxis der Organisation ist, sollte es eine schriftliche Richtlinie geben, die das System zur Erfassung der Transaktionen beschreibt.