Als Inhaber eines Kleinunternehmens ist es wichtig, dass Sie über Lohnsteuern Bescheid wissen und wissen, ob Sie welche schulden oder nicht. Die Strafen für nicht oder zu spät geleistete Zahlungen können sehr hoch sein. Wenn Ihr Unternehmen Angestellte hat, sind Sie als Unternehmen für die Erhebung und Abführung der Lohnsteuer auf der Grundlage der Löhne verantwortlich. Auch wenn Sie keine Angestellten haben, Ihr Unternehmen aber eine Kapitalgesellschaft ist, sind Ihre eigenen Gehaltsschecks lohnsteuerpflichtig. Und selbst wenn Sie einen Lohnverrechnungsdienst in Anspruch nehmen, sind Sie als Geschäftsinhaber letztlich dafür verantwortlich, dass Ihr Unternehmen die Lohnsteuer korrekt und rechtzeitig abführt. Daher ist es sinnvoll, dass Sie wissen, worauf es dabei ankommt. Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Grundlagen, damit Sie sicher sein können, dass Sie wissen, welche Pflichten Sie als Unternehmer haben, wenn es um die Lohnsteuer geht.

Lohnsteuer-Glossar: Gebräuchliche Abkürzungen

FICA: Federal Insurance Contributions Act (FICA), der vorschreibt, dass Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern auf Löhne gezahlt werden müssen.

FTD: Federal Tax Deposit (Bundessteuereinzahlung), d.h. die Steuern, die Sie an die IRS überweisen.

FUTA: Federal Unemployment Tax Act (Bundesarbeitslosensteuergesetz), der vorschreibt, dass Arbeitgeber Steuern auf die Arbeitslosenversicherung zahlen. Das Geld wird verwendet, um die Bundesstaaten bei der Verwaltung der Arbeitslosenversicherung zu unterstützen.

OASDI: Old Age, Survivor and Disability Insurance (OASDI), auch bekannt als Social Security. Die OASDI-Steuer ist eine der FICA-Lohnsummensteuern. Die andere ist die Medicare-Steuer.

SUTA: State Unemployment Tax Act (Gesetz zur Besteuerung von Arbeitslosigkeit), das die Erhebung von Lohnsummensteuern vorschreibt, um Arbeitslosengeld für berechtigte Arbeitnehmer zu zahlen, die ihren Arbeitsplatz ohne eigenes Verschulden verlieren.

Was sind Lohnsummensteuern?

Lohnsummensteuern unterscheiden sich von Einkommenssteuern. Lohnsteuern sind die anderen Steuern, die Arbeitnehmer auf ihren Lohn schulden, aber diese Steuern enthalten auch einen Arbeitgeberanteil. Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber schulden Lohnsteuern auf den Lohn des Arbeitnehmers.

Lohnsteuer auf Bundesebene

Es gibt zwei wichtige Lohnsteuern auf Bundesebene. Beide werden durch den Federal Insurance Contributions Act (FICA) vorgeschrieben. Sie sind:

Sozialversicherung: Die Sozialversicherungssteuern sind auch als OASDI-Steuern bekannt. OASDI steht für Old Age, Survivor and Disability Insurance. Mit diesen Steuern werden die Sozialversicherungsleistungen finanziert.

Medicare: Die Medicare-Steuer ist auch als Medicare Hospital Insurance (HI)-Steuer bekannt. Diese Steuern finanzieren die Krankenhausversicherungskomponente der Medicare-Leistungen.

Es gibt eine dritte, kleinere Bundessteuer auf die Lohnsumme:

Arbeitslosenversicherung: Der Federal Unemployment Tax Act (FUTA) trägt dazu bei, das bundesstaatliche Arbeitslosenversicherungssystem zu finanzieren. Nur die ersten 7.000 Dollar des Lohns eines Arbeitnehmers werden zur Berechnung dieser Steuer herangezogen. Die FUTA-Gelder werden hauptsächlich für die Verwaltung der staatlichen Arbeitslosenversicherungsprogramme verwendet.

Lohnsummensteuern der Bundesstaaten

Arbeitslosenversicherung: Die Steuer nach dem State Unemployment Tax Act (SUTA) stellt staatliche Arbeitslosenleistungen für berechtigte Arbeitnehmer bereit, die ihren Arbeitsplatz ohne eigenes Verschulden verlieren.

Invaliditätsversicherung: In fünf der unten aufgeführten Bundesstaaten und in Puerto Rico sind Arbeitgeber außerdem verpflichtet, eine kurzfristige Invaliditätsversicherung für nicht berufsbedingte Verletzungen und Krankheiten abzuschließen, die einen Arbeitnehmer an der Arbeit hindern.

Wenn Ihr Unternehmen in einem dieser Länder tätig ist, müssen Sie möglicherweise Steuern vom Lohn Ihrer Arbeitnehmer einbehalten und/oder Steuern zahlen, um die Versicherungskosten zu decken. In einigen Staaten müssen nur die Arbeitnehmer zahlen. In anderen müssen die Arbeitgeber zahlen. Einige verlangen beides.

Für bundeslandspezifische Einzelheiten: Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island, Puerto Rico.

Verantwortung des Arbeitgebers für die Lohnsteuer

Die Lohnsteuer unterteilt sich in den Anteil, den der Arbeitgeber schuldet, und den Anteil, den der Arbeitnehmer schuldet. Hier ein genauerer Blick auf die Arbeitgeberanteile:

6,2 % für die Sozialversicherung. Als Arbeitgeber zahlen Sie 6,2 % oder die Hälfte der 12,4 % Sozialversicherungssteuer, die auf die ersten 118.500 Dollar des Lohns eines Arbeitnehmers fällig werden. Diese Lohnobergrenze steigt im Jahr 2017 auf 127.200 $ an.

1,45 % für Medicare. Der Arbeitgeber teilt sich auch die Medicare-Steuer, die auf den Lohn eines Arbeitnehmers entfällt.

6 %, maximal 42 $ pro Jahr, für die Arbeitslosenversicherungssteuer, die auf den ersten 7.000 $ des Lohns eines jeden Arbeitnehmers basiert. Der tatsächliche Satz beträgt in der Regel 0,6 %, da die Arbeitgeber in den meisten Fällen eine Gutschrift von 5,4 % für die staatliche Arbeitslosenversicherungssteuer erhalten, die sie ebenfalls entrichten müssen. Nur die Arbeitgeber zahlen die FUTA-Steuer.

Der Steuersatz für die staatliche Arbeitslosenversicherung für Arbeitgeber variiert je nach Bundesstaat.

Lohnsteuerverpflichtungen der Arbeitnehmer

6,2% für die Sozialversicherung

1,45% für Medicare

0% für die staatlichen Arbeitslosenversicherungssteuern, außer in Alaska, New Jersey und Pennsylvania. Dies sind die einzigen drei Staaten, die von ihren Arbeitnehmern regelmäßig eine staatliche Arbeitslosenversicherungssteuer verlangen. Diese Arbeitnehmersteuer muss vom Arbeitgeber einbehalten und zusammen mit der vierteljährlichen Arbeitslosensteuer an den Staat abgeführt werden.

Zahlungsrhythmus und -fristen für die Lohnsummensteuer

Die Lohnsummensteuer, die Sie der Bundesregierung schulden, muss monatlich oder halbwöchentlich (zweimal wöchentlich) gezahlt werden, je nachdem, wie viel Lohnsummensteuer Sie normalerweise schulden.

Wenn die Bundessteuern 50.000 Dollar oder weniger über einen Zeitraum von 12 Monaten betragen, müssen Sie die Steuern monatlich einzahlen.

Wenn sie über 50.000 Dollar betragen, müssen Sie die Steuern zweimal pro Woche einzahlen.

Wenn Ihre Lohnsteuer weniger als 1.000 Dollar pro Jahr beträgt, können Sie beantragen, sie jährlich zu zahlen.

Diese Bundessteuereinzahlungen müssen elektronisch über das Electronic Federal Tax Payment System erfolgen. Ihr kleines Unternehmen kann jedoch auch einen Scheck zur Deckung der Lohnsteuer ausstellen, wenn es weniger als 2.500 Dollar pro Quartal schuldet.

Weitere Informationen finden Sie auf der IRS-Website hier.

Die staatlichen Lohnsteuern sind im Allgemeinen monatlich oder vierteljährlich fällig, je nachdem, wie groß Ihre Lohnsumme ist. Erkundigen Sie sich bei der Arbeitsverwaltung Ihres Bundesstaates nach dem richtigen Zeitplan für Ihr kleines Unternehmen.

Wie melde ich Lohnsteuern?

Bundesweite Lohnsteuererklärungen werden getrennt von den Lohnsteuerzahlungen eingereicht. Ihr kleines Unternehmen muss vierteljährlich oder einmal im Jahr Lohnsteuererklärungen einreichen, je nachdem, wie groß Ihre Lohnsumme ist. Sie verwenden das IRS-Formular 941, die vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, um Ihre Lohnsteuer zu melden. Mit dem IRS-Formular 940 melden Sie die von Ihnen gezahlten Bundesarbeitslosensteuern (FUTA).

Was ist, wenn ich meine Lohnsteuer nicht oder zu spät zahlen kann?

Die Bundesregierung betrachtet die Lohnsteuer als eine besondere Kategorie von Steuern, weil der Anteil des Arbeitnehmers dem Arbeitnehmer und nicht dem Arbeitgeber gehört. Er kann z. B. auf das Sozialversicherungskonto des Arbeitnehmers überwiesen werden, um eine Gutschrift für künftige Leistungen zu erhalten. Kleine Unternehmen, die versucht sind, das Geld für andere Zwecke zu verwenden, werden daher mit hohen Strafen und Verzugszinsen bestraft. Das Finanzamt kann das Geld, das Sie schulden, direkt von Ihrem Bankkonto abheben, ein Steuerpfandrecht auf Ihr Eigentum ausüben oder in schweren Fällen mit einer Gefängnisstrafe drohen.

Hier ein Beispiel dafür, wie schnell sich die Strafen summieren können, aus der IRS-Publikation „The ABCs of FTDs“:

FTD Penalty on a Late, $3,000 Quarterly Tax Deposit:

1 – 5 days: 2%, $60
6 – 15 days: 5%, $150
16 + Tage: 10%, $300
10 Tage nach der Rechnung/Benachrichtigung des IRS: 15%, $450

Das ist ein Beispiel für eine Strafe wegen Nichtabgabe. Sie müssten außerdem eine Strafe für die Nichtabgabe von 5 % pro Monat der nicht gezahlten Steuer zahlen, bis zu 25 % des Gesamtbetrags. Und eine Strafe wegen Nichtzahlung in Höhe von 1/2 % bis 1 % pro Monat, bis zu 25 % des Gesamtbetrags. Und Zinsen auf die nicht gezahlten Steuern, die in letzter Zeit zwischen 3 % und 6 % des Gesamtbetrags schwanken. Informieren Sie sich also über die Lohnsteuer und sorgen Sie dafür, dass sich Ihr kleines Unternehmen auf das Wachstum konzentriert und nicht auf Steuerstrafen!