Was kostet es Ihr Unternehmen, eine ACH-Zahlung zu senden? Wenn Sie zwischen 0,25 und 0,50 $ sagen, ist das nicht überraschend, denn das ist die Transaktionsgebühr, die auf Ihrem Kontoauszug erscheint. Im Vergleich zu den Kosten von 2,00 bis 5,00 $, die laut Marktforschungsergebnissen für die Bearbeitung eines Schecks anfallen, sieht das geradezu billig aus.

Warum begleichen Unternehmen dann immer noch mehr als die Hälfte ihrer Zahlungen an Lieferanten per Scheck? Nicht jeder Lieferant akzeptiert eine Kreditkarte für die Rechnungszahlung, aber jeder Lieferant mit einem Bankkonto sollte in der Lage sein, eine ACH-Zahlung zu erhalten. Auf den ersten Blick scheint das eine Selbstverständlichkeit zu sein, aber wenn man sich den Aufwand für die Einrichtung und Pflege eines ACH-Programms genau ansieht, wird man feststellen, dass ACH-Zahlungen viel teurer sind, als es den Anschein hat.

Wie viel teurer? Es ist wirklich schwer, hierzu Branchendaten zu finden, also haben wir uns aufgemacht, um das herauszufinden. In unserem Bericht, „Beyond the Bank Statement: Understanding the Real Costs of ACH Payments“ berechnen wir die wahren Kosten von ACH-Zahlungen und berücksichtigen dabei den gesamten Aufwand, der üblicherweise mit ihnen verbunden ist – über die Bankgebühren hinaus.

Ein weit verbreitetes Missverständnis

Warum ist das wichtig? ACH-Zahlungen sind ein wichtiger Bestandteil jeder Zahlungsstrategie, und es gibt neue Lösungen zur Automatisierung des Zahlungsverkehrs, die Unternehmen helfen sollen, Schecks endlich abzuschaffen und die meisten ihrer Lieferanten elektronisch zu bezahlen. Aber wenn man seine Kosten nicht kennt, ist es schwer, für die neue Technologie zu argumentieren – oder gar intelligente Entscheidungen darüber zu treffen, wie man einen bestimmten Lieferanten am besten bezahlt.

Als Anbieter von Lösungen zur Automatisierung des B2B-Zahlungsverkehrs sprechen wir häufig mit Unternehmen, die große Ambitionen hatten, die meisten ihrer Lieferanten auf ACH-Zahlungen umzustellen, und die diesen Weg eingeschlagen und dann wieder aufgegeben haben, als sie erkannten, wie schwierig das Unterfangen war. Einige haben die Initiative sogar ganz aufgegeben und sind zur Zahlung per Scheck zurückgekehrt. Wir sind zu der Überzeugung gelangt, dass der weit verbreitete Irrglaube, ACH-Zahlungen seien billig, dazu beiträgt, dass Unternehmen weiterhin Papierschecks ausstellen.

Ein Thema, das nur selten untersucht wird

Selbst in Studien, die über die Transaktionsgebühr der Bank hinausgehen und Kosten wie Erfassung, Personal, IT und Technologie einbeziehen, werden die Kosten für eine ACH-Zahlung immer noch mit weniger als 1 $ angegeben.

Wir schätzen jedoch, dass die tatsächlichen Kosten für ACH-Zahlungen irgendwo zwischen 1,40 und 3,79 Dollar liegen.

Was zählen wir, was andere Studien nicht tun? Die Kosten für die Befähigung der Lieferanten auf der Vorderseite und die Kosten für die Fehlerbehebung auf der Rückseite. Jedes Unternehmen, das ACH-Zahlungen durchführt, wird erkennen, dass diese Kosten real sind, auch wenn sie noch nie berechnet wurden, was wir getan haben.

Warum wird die Befähigung der Lieferanten bei der Berechnung der Kosten von ACH-Zahlungen nicht berücksichtigt? Nun, wir vermuten, dass diese Daten nur schwer zu bekommen sind, aber da wir in den letzten zehn Jahren Hunderttausende von Lieferanten aktiviert haben, konnten wir unsere Daten für unsere Berechnungen verwenden. In dem Bericht erfahren Sie, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für die Befähigung eines Lieferanten in einer erstklassigen Befähigungsorganisation sind.

Berücksichtigung der Lieferantenabwanderung

Die meisten Berechnungen lassen nicht nur die Befähigung der Lieferanten außer Acht, sondern berücksichtigen auch nicht, dass Sie die Befähigung der Lieferanten als fortlaufende Aufgabe betrachten müssen, wenn Sie ein effektives ACH-Zahlungsprogramm aufrechterhalten wollen. In Ihrem Unternehmen kommen ständig neue Lieferanten hinzu, und etwa 10 bis 20 Prozent Ihrer bestehenden Lieferanten ändern jedes Jahr ihre Bankdaten oder Zahlungsanweisungen.

Was kostet Ihr Programm durch diese Lieferantenabwanderung? Das hängt stark von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Branche ab. Nehmen Sie zehn neue Lieferanten pro Monat auf oder 100? Haben Sie 10.000 Lieferanten und 20 Prozent Abwanderung? Oder 5.000 Lieferanten und 30 Prozent? In unserem Bericht berechnen wir die Kosten für Unternehmen mit mäßiger und hoher Fluktuation.

Die versteckten Kosten von Fehlern, Änderungsanträgen und Misserfolgen

Der andere Punkt, den die Forschung zu ACH-Kosten nicht berücksichtigt, ist, dass Zahlungen fehlschlagen. Einer Studie zufolge erfordern ein bis drei Prozent der Zahlungen pro ACH-Stapel die Aufmerksamkeit der Buchhaltung, um den Fehler zu untersuchen, zu kommunizieren und zu beheben. Das kostet Geld. Und wenn Ihnen bei einer ACH-Zahlung ein Fehler unterläuft, fallen Bankgebühren an, weil die Abbuchung und die Gutschrift rückgängig gemacht werden müssen. All diese Kosten sind in unserer Rechnung enthalten.

Andere Überlegungen

Was ist nicht enthalten? Unsere Berechnungen lassen noch einige Kosten außer Acht, die noch schwieriger in den Griff zu bekommen sind, wie zum Beispiel:

  • Datensicherheit. Die sichere Speicherung von Bankdaten der Lieferanten ist im heutigen regulatorischen Klima eine große Herausforderung.
  • Betrug. Nicht wiederherstellbare betrügerische Zahlungen sollten berücksichtigt werden.
  • Lieferantenunterstützung. Da ACH-Zahlungen nur auf dem Kontoauszug des Lieferanten ohne Überweisungsdaten erscheinen, muss die Kreditorenbuchhaltung unweigerlich Anrufe entgegennehmen, in denen sie sich nach dem Verwendungszweck der Zahlung erkundigt – vor allem, wenn eine Zahlung mehrere Rechnungen und Gutschriften abdeckt.
  • Scheckverluste. Selbst im heutigen Niedrigzinsumfeld verdienen große Treasury-Organisationen immer noch Geld mit Schecks. Die Automatisierung des Zahlungsverkehrs mit modernen Lösungen kann diesen Verlust mehr als wettmachen, aber die Finanzbuchhaltung und das Treasury müssen zusammenarbeiten, um die Zahlungen genau zu timen und alle verfügbaren Rabatte zu nutzen.

Wenn Sie beginnen, die Kosten in Ihrem Unternehmen zu kalkulieren, sollten Sie diese Punkte berücksichtigen.

Der Mythos vom billigen ACH-Zahlungsverkehr muss ausgeräumt werden

Es besteht seit langem der Irrglaube, dass ACH billig ist, weil wir auf unserem Kontoauszug eine Transaktionsgebühr sehen, die weniger als einen Dollar beträgt. Das verschleiert die wahren Kosten.

In Wirklichkeit macht die Transaktionsverarbeitung bei allen Arten von Geschäftszahlungen – Scheck, Karte, Überweisung und ACH – nur einen Bruchteil der Gesamtkosten aus, und in unserem Bericht werden Sie sehen, wie sich diese Kosten wirklich summieren können. Das erklärt, warum ACH nicht annähernd so schnell angenommen wird, wie man es erwarten würde, wenn Unternehmen auf digitale Zahlungen umsteigen.

Auf dem Weg zu einer modernen Zahlungsstrategie

Das soll nicht heißen, dass ACH für Unternehmen keine bessere Zahlungsmethode ist als Papierschecks. In den meisten Fällen ist es das, aber für Lieferanten, die Karten akzeptieren, könnte die Zahlung per virtueller Karte eine noch bessere Möglichkeit sein. Was Unternehmen heute wirklich brauchen, ist eine ganzheitliche Zahlungsstrategie, die jede Zahlung an jeden Lieferanten optimiert.

Ist Ihr Unternehmen daran interessiert, mehr Zahlungen elektronisch abzuwickeln? Tätigen Sie ACH-Zahlungen, aber nur an Ihre wichtigsten Lieferanten oder an Lieferanten, die dies verlangen? Haben Sie sich bemüht, mehr Lieferanten per ACH zu bezahlen, nur um dann das Gefühl zu haben, dass Sie auf der Stelle treten? Da sind Sie nicht allein. Holen Sie sich den Bericht, um einen Blick über den Kontoauszug hinaus zu werfen und zu erfahren, wie Lösungen zur Zahlungsautomatisierung Ihnen endlich helfen können, das Potenzial von ACH-Zahlungen auszuschöpfen.

Laden Sie das Arbeitsblatt herunter: Die versteckten Kosten von ACH verstehen