Auf der QuickBooks Connect Toronto wurde eines schnell klar: Buchhaltungsprofis lieben Tipps zur Nutzung ihrer Buchhaltungssoftware. Bei einer Sitzung am Montagmorgen zum Thema QuickBooks Online Accountant war nicht nur jeder Platz besetzt, sondern es gab sogar eine Schlange vor der Tür.

Die beliebte Sitzung wurde von Dawne Leaney Davidson und Tiffany Stewart geleitet. Als Mitverwalterinnen der florierenden QB-HQ-Facebook-Community unterstützen Davidson und Stewart gerne ProAdvisors, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, die QuickBooks verwenden. Ihr Ziel an diesem Tag war es, einige weniger bekannte Funktionen von QuickBooks Online Accountant (QBOA) vorzustellen – und die Teilnehmer konnten es offensichtlich kaum erwarten, davon zu hören.

Hier sind ihre besten Tipps, um das Beste aus QBOA herauszuholen.

(Hinweis: Diese Sitzung wurde für kanadische QBOA-Benutzer konzipiert. Einige Funktionen sind möglicherweise in anderen Versionen von QBOA nicht verfügbar.)

Kundenübersicht

Die Registerkarte „Kundenübersicht“ ist eine Ansicht nur für Buchhalter innerhalb der QuickBooks Online (QBO)-Datei eines Kunden. Sie gibt Ihnen einen Überblick über die finanzielle Situation des Kunden, einschließlich Unternehmenseinrichtung, Bankaktivitäten, allgemeine Probleme und verbundene Anwendungen. Für neue Kunden kann dieser praktische Überblick Ihnen einen besseren Einblick in die Preise geben, die Sie berechnen sollten.

Sagte Davidson: „Das ist ein wirklich großartiges Werkzeug, wenn Sie ein Treffen mit einem Kunden haben und nicht sicher sind, ob Sie ihn übernehmen sollen, und er sagt: ‚Ja, unsere Bücher sind wirklich sauber!'“

Gemeinsame Dokumente

Davidson und Stewart lieben diese Funktion, aber eine kurze Umfrage unter den Zuhörern ergab, dass viele Teilnehmer sie noch nicht ausprobiert hatten. Innerhalb von QBOA können Sie über ein sicheres Portal Dokumente (wie Kontoauszüge oder Jahresabschlussunterlagen) von Ihrem Kunden anfordern. Nachdem Ihr Kunde die Dateien hochgeladen hat, können Sie alle gemeinsam genutzten Dokumente auf einer Registerkarte anzeigen. Hurra, keine E-Mails mehr hin und her!

Registerkarte „Team“

Die Registerkarte „Team“ in QBOA ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alles, was mit Teams zu tun hat. Sie können ganz einfach Benutzer hinzufügen oder entfernen sowie den Zugriff jedes Benutzers auf die Verwaltung und die Bücher Ihrer Firma verwalten.

Registerkarte ProAdvisor

Es überrascht nicht, dass die Registerkarte ProAdvisor in QBOA eine Fülle von nützlichen Informationen enthält. Hier können Sie Ihre ProAdvisor-Stufe und die Kontaktinformationen für Ihren Intuit-Berater einsehen, Ihre Zertifizierungsabzeichen herunterladen und auf Ressourcen und Schulungsmodule zugreifen. Sie können sich auch über bevorstehende Produktaktualisierungen informieren, was wichtig ist, um Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten – „denn einige von ihnen würden sonst sagen: ‚WAS IST GESCHEHEN?'“, riet Davidson.

Registerkarte „Arbeit“

Die Registerkarte „Arbeit“ ist das integrierte Praxismanagement-Tool von QBOA, mit dem die Benutzer alle ihre Aufgaben an einem Ort verwalten können. Doch als Stewart die Zuhörer fragte, ob sie es benutzen, waren die Antworten gemischt. Mehrere Teilnehmer sagten, sie hätten es in der Vergangenheit versucht, fanden es aber zu frustrierend.

Glücklicherweise wird das Tool ständig weiterentwickelt. Stewart sagte: „Für Rich Preece ist es eines seiner Babys, und es hat sich seit seiner Einführung vor einigen Jahren sprunghaft entwickelt.“ Die Benutzer haben jetzt neue Optionen für die Erstellung und Verwaltung von Workflow-Vorlagen – es könnte also an der Zeit sein, der Registerkarte „Arbeit“ eine weitere Chance zu geben.

Registerkarte „Steuererklärungen“

Nach anderthalb Jahren in der Betaphase ist die Registerkarte „Steuererklärungen“ in QBOA jetzt für den allgemeinen Gebrauch freigegeben. Sagte Stewart zum Publikum: „Wer macht schon Steuern? Sie müssen sich dafür begeistern!“ Diese Funktion ermöglicht es kanadischen Nutzern, T2’s direkt an die kanadische Steuerbehörde zu übermitteln. Benutzer können sich auch für eine Beta-Version anmelden, die es ihnen ermöglicht, T1-Dateien elektronisch einzureichen.

Registerkarte „Apps“

Davidson und Stewart sind beide große Fans der Verbesserung der QBO-Erfahrung durch integrierte Apps. „Wir haben Kunden mit sehr spezifischen Bedürfnissen und QBO ist nicht immer die perfekte Lösung – aber die Chancen stehen gut, dass es eine App gibt, die das Problem löst“, erklärt Davidson. Stewart fügte hinzu, dass sie 17 Apps mit QBOA verbunden hat: „Ich könnte ein Problem haben.“ Glücklicherweise ermöglicht die Registerkarte „Apps“ in QBOA den Nutzern das einfache Auffinden und Verwalten von Apps für Kunden und die eigene Firma.

Buchhalter-Tools

Das Dropdown-Menü „Buchhalter-Tools“ bietet QBOA-Nutzern bequemen Zugriff auf eine Vielzahl von Tools und Verknüpfungen. („Das ist der spaßige Teil!“, sagt Stewart.) Zu den Favoriten von Davidson und Stewart gehören Close Books (was ziemlich selbsterklärend ist), Reports Tools und Workpapers.

Mit Reports Tools können Benutzer einen Standard-Datumsbereich für alle Berichte und Tools festlegen, anstatt sie mit den Standardeinstellungen des Kunden zu öffnen. Es war klar, dass diese Funktion das Publikum begeistern wird; Stewarts Vorführung wurde mit viel Applaus bedacht.

Die Funktion Workpapers beschleunigt indessen den Prozess der Jahresendanpassung für kanadische QBOA-Benutzer. Fügen Sie Notizen und Anhänge für jeden Kunden hinzu, nehmen Sie mehrere Anpassungen in den Büchern vor und speichern Sie Ihre gesamte Arbeit in der Kundendatei. Anschließend können Sie mit nur einem Klick eine Steuererklärung erstellen.

Und da haben Sie es: ein Insider-Leitfaden zu einigen (nicht so) versteckten Perlen in QBOA. Probieren Sie sie selbst aus, oder gehen Sie zu QB-HQ, um Ihre eigenen Tipps mit der QuickBooks-Community zu teilen!

Sie möchten mehr #QBConnect-Inhalte? Sehen Sie sich unsere vollständige Berichterstattung über die QuickBooks Connect Toronto 2018 an!