Compliance & Equity Office

Unsere Fernarbeitspolitik wurde angesichts der aktuellen COVID-19-Bedenken zur öffentlichen Gesundheit angepasst. Den Kabinettsmitgliedern wurde ein breiter Spielraum eingeräumt, um die Art und Weise, wie die Universität Personal zuweist und auf diese Situation reagiert, anzupassen. Für aktuelle Hinweise oder Genehmigungen wenden Sie sich bitte über Ihren Vorgesetzten an Ihr jeweiliges Kabinettsmitglied.

Titel: Remote Work Policy
Effective Date: May 6, 2016
Revisionsdatum: Erste Version
Verantwortliche Stelle: Personalabteilung

I. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für William & Mary als gesamte Universität, einschließlich des Virginia Institute of Marine Science, (die Universität). Sie gilt für alle vollzeit- und teilzeitbeschäftigungsfähigen Angestellten der Universität und für den Lehrkörper in dem in Abschnitt IV(C)(1) unten vorgesehenen Umfang.

Eine Anleitung zur Anwendung dieser Richtlinie auf Angestellte, die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Richtlinie Telearbeit leisten, ist in Abschnitt VII(B) enthalten.

II. Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie ist es, den Arbeitnehmern die Möglichkeit zu geben, während der gesamten oder eines Teils ihrer Arbeitswoche an einem anderen Arbeitsort zu arbeiten, wie in Abschnitt 2.2-2817.1 des Virginia Code vorgeschrieben. Telearbeit kann die Produktivität und die Arbeitsleistung verbessern sowie die Effizienz der Verwaltung fördern (z.B. Verringerung von Büro- und Parkflächen), Verkehrsstaus und Transportkosten reduzieren, Pläne für die Kontinuität des Betriebs unterstützen und die Anwerbung und Bindung hochqualifizierter Arbeitskräfte durch die Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördern.

III. Definitionen

Ausweichende Arbeitsorte: Zugelassene Orte, die nicht der zentrale Arbeitsplatz des Mitarbeiters sind und an denen offizielle Universitätsangelegenheiten erledigt werden. Der häufigste alternative Arbeitsort ist die Wohnung eines Mitarbeiters, vorbehaltlich der in dieser Richtlinie beschriebenen Genehmigung.

Zentraler Arbeitsplatz: der Ort des Arbeitgebers, an dem sich die Mitarbeiter normalerweise aufhalten. In der Regel ist dies der Campus in Williamsburg.

Fernarbeit: eine Arbeitsvereinbarung, bei der der Arbeitnehmer eine formelle Vereinbarung mit der Universität eingeht, seine/ihre üblichen Arbeitsaufgaben an einem anderen Arbeitsort an mindestens einem Tag pro Woche zu verrichten.

IV. Richtlinie

Fernarbeit ist eine freiwillige Arbeitsalternative, die für einige Beschäftigte und einige Arbeitsplätze geeignet ist, aber nicht für alle Beschäftigten und alle Positionen. Kein Angestellter der Universität hat einen Anspruch oder eine Garantie auf die Möglichkeit zur Fernarbeit. Bestimmte Stellenkategorien sind nicht für Fernarbeit geeignet. Bei Stellen, die für Fernarbeit in Frage kommen (siehe Abschnitt A), wird von Fall zu Fall entschieden, ob ein bestimmter Angestellter für Fernarbeit in Frage kommt, wobei die Wahrscheinlichkeit, dass der Angestellte in einer Fernarbeitsvereinbarung Erfolg hat, und die Fähigkeit des Vorgesetzten, Fernarbeitskräfte zu führen, berücksichtigt werden. Fernarbeitsvereinbarungen sind in den meisten Fällen für teilweise Fernarbeit, z. B. für einen Tag pro Woche.

Fernarbeit kann von Fall zu Fall auch als angemessene Vorkehrung gemäß der Richtlinie und dem Verfahren für angemessene Vorkehrungen für qualifizierte Mitarbeiter mit Behinderungen in Betracht gezogen werden.

Mitarbeiter, die für Fernarbeit zugelassen werden, müssen eine Fernarbeitsvereinbarung mit der Universität unterzeichnen, die mit dieser Richtlinie im Einklang steht.

Alle Fernarbeitnehmer verrichten im Wesentlichen dieselbe Arbeit wie am zentralen Arbeitsplatz, gemäß denselben Leistungserwartungen und anderen vereinbarten Bedingungen. Fernarbeitsvereinbarungen können für einen lang- oder kurzfristigen Zeitraum abgeschlossen werden.

Die Einstufung, die Vergütung und die Leistungen eines Mitarbeiters ändern sich nicht, wenn der Mitarbeiter zur Telearbeit zugelassen wird.

Die Universität kann Fernarbeit als Bedingung für eine Beschäftigung festlegen, die auf den geschäftlichen Bedürfnissen der Universität beruht. In solchen Fällen sollte diese Bedingung bei der Ausschreibung der Stelle und in der Korrespondenz, in der die Beschäftigung angeboten wird, erwähnt werden.

A. Geeignete Stellen und Mitarbeiter

Die Vorgesetzten analysieren in Absprache mit der Personalabteilung die Art der Stelle und die Art und Weise, wie die Arbeit verrichtet wird, und bestimmen, welche Stellen für die Fernarbeit geeignet sind oder genehmigt werden können. Bei der Entscheidung über die Durchführbarkeit von Telearbeit sollten mehrere Faktoren berücksichtigt werden, darunter die Fähigkeit der Universität, den Mitarbeiter angemessen zu beaufsichtigen, und die Frage, ob bestimmte Aufgaben den Einsatz bestimmter Geräte oder Hilfsmittel erfordern, die zu Hause nicht verwendet werden können. Zu den weiteren kritischen Erwägungen gehört, ob

• eine persönliche Interaktion und Koordinierung der Arbeit mit anderen Mitarbeitern erforderlich ist;
• eine persönliche Interaktion mit externen Kollegen, Klienten oder Kunden notwendig ist;
• die betreffende Position erfordert, dass der Mitarbeiter unmittelbaren Zugang zu Dokumenten oder anderen Informationen hat, die sich nur am Arbeitsplatz befinden;
• der alternative Arbeitsort befindet sich im Commonwealth of Virginia;
• die Fernarbeit die Qualität der Dienstleistungen oder den Universitätsbetrieb beeinträchtigt oder die Arbeitsbelastung für andere Mitarbeiter erhöht;
• die Stelle so strukturiert werden kann, dass sie unabhängig von anderen mit minimalem Bedarf an Unterstützung und wenig persönlicher Interaktion ausgeführt werden kann; und
• die Leistung anhand quantitativer oder qualitativer ergebnisorientierter Standards und nicht anhand der für die Arbeit aufgewendeten Zeit gemessen werden kann.

Typischerweise zeigt eine Position, die als fernarbeitsfähig bezeichnet wird, dass eher eine teilweise als eine Vollzeit-Fernarbeit möglich ist. Das Amt für Humanressourcen wird in Absprache mit den Abteilungen auch breite Kategorien von Stellen festlegen, die nicht für Fernarbeit in Frage kommen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Stellen im direkten Dienst und ortsspezifische Stellen wie Polizeibeamte, Platzarbeiter, Parkhauspersonal, Handwerker, einschließlich Klempner, Elektriker, und HLK-Techniker, Hausmeister, Mitarbeiter der Studentenbetreuung, Mitarbeiter des Wohnheims, Trainer, Mitarbeiter in der Sportbetreuung und im Sportbetrieb, Empfangsmitarbeiter, Rezeptionisten, Bibliotheksmitarbeiter, Auskunfts- und Forschungsbibliothekare, IT-Mitarbeiter, Mitarbeiter im Schiffsbetrieb bei VIMS sowie Mitarbeiter im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit. Diese Liste von Stellen ist nicht abschließend, und das Personalamt behält sich das Recht vor, weitere Stellen zu bestimmen, die nicht für Telearbeit in Frage kommen.

Wenn ein Angestellter in einer förderungswürdigen Position die Genehmigung zur Telearbeit beantragt, entscheidet der Vorgesetzte in Absprache mit dem Büro der Personalabteilung, ob der Angestellte förderungswürdig ist. Im Allgemeinen müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein, um einem Mitarbeiter die Genehmigung zur Telearbeit zu erteilen:

• Der Mitarbeiter ist seit mindestens zwölf Monaten in dieser Position tätig;
• gegen den Mitarbeiter liegen für den aktuellen oder den unmittelbar vorangegangenen Beurteilungszeitraum keine formellen Disziplinarmaßnahmen vor;
• der Mitarbeiter ist nachweislich in der Lage, eigenständig produktiv zu arbeiten, und ist selbstmotiviert und flexibel; und
• der Mitarbeiter erhielt im letzten Beurteilungszyklus mindestens eine zufriedenstellende Beurteilung.

Die Vorgesetzten müssen sicherstellen, dass Entscheidungen über Telearbeit aus angemessenen, nicht diskriminierenden Gründen getroffen werden.

B. Allgemeine Erwartungen und Bedingungen

1. Einhaltung von Richtlinien. Die Mitarbeiter müssen sich verpflichten, die Regeln, Richtlinien, Praktiken und Anweisungen der Universität einzuhalten, und verstehen, dass ein Verstoß dagegen zur Beendigung der Fernarbeitsvereinbarung und/oder zu disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur Entlassung führen kann. Mitarbeiter, die per Fernarbeit tätig sind, unterliegen denselben Richtlinien wie andere Mitarbeiter, einschließlich der Richtlinien zur Informationssicherheit und zum Datenschutz; siehe Punkt 7 unten.
2. Arbeitsstunden. Die Gesamtzahl der Arbeitsstunden, die von Telearbeitern erwartet werden, wird sich nicht ändern, unabhängig vom Arbeitsort. Die Universität erwartet von den Telearbeitern dasselbe Produktivitätsniveau, das von den Mitarbeitern am zentralen Arbeitsplatz erwartet wird. Telearbeitnehmer, die nicht von den Überstundenanforderungen des Fair Labor Standards Act befreit sind, müssen alle geleisteten Arbeitsstunden in einer von der Universität festgelegten Weise aufzeichnen. Arbeitsstunden, die über die in der Telearbeitsvereinbarung festgelegten Stunden hinausgehen, bedürfen der vorherigen Genehmigung durch den Vorgesetzten.
   Telearbeit soll nicht als Ersatz für die Betreuung von Kindern oder Erwachsenen dienen. Wenn sich Kinder oder Erwachsene, die eine Erstbetreuung benötigen, während der Arbeitszeit der Beschäftigten am alternativen Arbeitsort aufhalten, muss eine andere Person anwesend sein, die die Betreuung übernimmt.
   Die Vorgesetzten können von den Beschäftigten verlangen, dass sie sich bei Bedarf für arbeitsbezogene Besprechungen oder andere Veranstaltungen an einem zentralen Arbeitsplatz einfinden, oder sie können sich bei Bedarf mit den Beschäftigten am alternativen Arbeitsort treffen, um den Arbeitsfortschritt oder andere arbeitsbezogene Fragen zu besprechen.
3. Nutzung von Urlaub. Angestellte können Telearbeit nicht als Ersatz für Krankheitsurlaub, Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen, Urlaub im Rahmen des Virginia Sickness and Disability Program, Workers‘ Compensation oder andere Arten von Urlaub nutzen.
   Die Universität kann jedoch entscheiden, ob es angemessen ist, Telearbeit als Möglichkeit zur teilweisen oder vollständigen Rückkehr an den Arbeitsplatz anzubieten, und zwar auf der Grundlage der Richtlinien der Universität zur Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einer Verletzung oder Krankheit und der Kriterien, die normalerweise für Entscheidungen über die Genehmigung von Telearbeit gelten.
4. Haftung. Die Universität übernimmt keine Haftung für Verletzungen, die sich am alternativen Arbeitsort des Arbeitnehmers außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit ereignen, oder für Verletzungen, die sich während der Arbeitszeit ereignen, aber nicht aus und im Rahmen der Beschäftigung entstanden sind. Die Universität haftet auch nicht für Schäden an Immobilien oder persönlichem Eigentum des Arbeitnehmers, die aus der Teilnahme am Fernarbeitsprogramm resultieren.
   Der Arbeitnehmerschutz ist auf die ausgewiesenen Arbeitsbereiche in der Wohnung des Arbeitnehmers oder am alternativen Arbeitsort beschränkt. Die Mitarbeiter verpflichten sich, die gleichen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, die sie auch an der Universität anwenden würden, und an ihren alternativen Arbeitsplätzen sichere Bedingungen aufrechtzuerhalten. Die Beschäftigten müssen die üblichen Verfahren zur Meldung von Krankheiten oder Verletzungen einhalten.
5. Ausrüstung und Materialien. Normalerweise stellt die Universität die Ausrüstung und die Materialien zur Verfügung, die die Mitarbeiter zur effektiven Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen; die Universität wird jedoch keine Ressourcen zwischen dem zentralen Arbeitsplatz und dem alternativen Arbeitsort duplizieren.
   Fernarbeitskräfte dürfen universitätseigene Ausrüstung nur für legitime Universitätszwecke verwenden. Angestellte in Fernarbeit sind dafür verantwortlich, universitätseigene Geräte vor Diebstahl, Beschädigung und unbefugter Nutzung zu schützen. Die Universität sorgt für die Wartung, Instandhaltung und Reparatur von universitätseigenen Geräten, die im Rahmen der normalen Arbeit verwendet werden. Die Universität legt fest, wer für den Transport und die Installation der Geräte sowie für die Rücksendung an den zentralen Arbeitsplatz zur Reparatur oder Wartung verantwortlich ist. Die Vereinbarung über die Fernarbeit kann es den Beschäftigten auch gestatten, ihre eigenen Geräte zu verwenden, sofern die Verwendung dieser Geräte vom Chief Information Officer oder einer von ihm beauftragten Person genehmigt wurde.
   Wenn Angestellte ihre eigenen Geräte benutzen dürfen, ist die Universität nicht für die Kosten, die Reparatur oder den Service der persönlichen Geräte des Angestellten verantwortlich, es sei denn, es wurde vorher ausdrücklich in der Fernarbeitsvereinbarung anders vereinbart.
6. Kosten der Telearbeit. Die Universität ist nicht verpflichtet, Betriebskosten, Kosten für die Instandhaltung der Wohnung oder andere Kosten zu übernehmen, die den Beschäftigten bei der Nutzung ihrer Wohnung als alternativen Arbeitsort für die Fernarbeit entstehen.
   Die Universität kann bewilligte Mittel für Telearbeitskosten verwenden, wenn eine geschäftliche Notwendigkeit besteht und die Finanzierung es erlaubt für: die Installation und den grundlegenden Telefondienst am alternativen Arbeitsort des Mitarbeiters; Mobiltelefone oder persönliche digitale Assistenten (PDAs) für die geschäftliche Nutzung; die Erstattung von Mitarbeitern für geschäftsbezogene Ferngespräche, die von ihren persönlichen Telefonen aus geführt werden, wenn keine Mobiltelefone oder PDAs zur Verfügung gestellt werden; oder Internetzugang und damit verbundene Dienste.
7. Informationen der Universität. Die Mitarbeiter müssen die Informationen der Universität, die sie während der Telearbeit nutzen oder auf die sie zugreifen, gemäß der W&M-Richtlinie zur Datenklassifizierung und zum Datenschutz, der Richtlinie zur akzeptablen Nutzung und anderen anwendbaren Richtlinien zur Informationstechnologie schützen.
   Die Universität muss den Mitarbeitern die Erlaubnis gemäß den Universitätsverfahren erteilen, an alternativen Arbeitsorten an Informationen oder Materialien mit eingeschränktem Zugang zu arbeiten, wie von der Universität definiert. Angestellte, die an anderen Orten arbeiten, müssen sich verpflichten, die von der Universität genehmigten Sicherheitsverfahren zu befolgen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
8. Schulung für Manager und Vorgesetzte. Die Universität fördert den erfolgreichen und angemessenen Einsatz von Fernarbeit innerhalb der Universität, indem sie Vorgesetzten und Managern Schulungen zur effektiven Verwaltung von Fernarbeitern anbietet. Die Universität hat einen Leitfaden für den Umgang mit den Leistungserwartungen der Mitarbeiter erstellt.

C. Vereinbarung über Fernarbeit

Fernarbeit muss durch eine Vereinbarung über Fernarbeit als genehmigt dokumentiert werden. Die Fernarbeitsvereinbarung legt die spezifischen Bedingungen fest, die für Mitarbeiter gelten, die an wechselnden Standorten arbeiten. Die Fernarbeitsvereinbarung muss vom Referatsleiter, dem Vorgesetzten des Mitarbeiters und dem Personalamt genehmigt werden. Das Vereinbarungsformular ist online abrufbar unter http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Eine befristete Vereinbarung hat in der Regel eine Laufzeit von einem Jahr und kann verlängert werden, doch kann auch eine kürzere Laufzeit vereinbart werden. Die Verlängerung ist nicht garantiert; die Vereinbarung über die Fernarbeit, die Leistung des Mitarbeiters und andere Umstände werden von der Aufsichtsbehörde bei der Entscheidung über die Verlängerung der Vereinbarung berücksichtigt.

1. Ausnahmen von der Anforderung der Fernarbeitsvereinbarung. Es ist gängige Praxis, dass Lehr- und Forschungspersonal seine Arbeit mit unterschiedlichen Zeitplänen auf dem Campus und an alternativen Standorten verrichtet. Normalerweise ist eine formelle Telearbeitsvereinbarung für Lehrkräfte nicht erforderlich, es sei denn, der normale Arbeitseinsatz findet durchweg an einem anderen Ort statt (d. h. nicht im zugewiesenen Standardbüro).
   Gelegentlich kann eine Abteilung auch feststellen, dass Mitarbeiter für einen kurzen Zeitraum an anderen Arbeitsorten arbeiten müssen, um ungewöhnlichen Umständen Rechnung zu tragen, wie z. B. einer kurzen Schließung des Büros wegen Renovierungsarbeiten oder eines Umzugs. In solchen Fällen ist eine formelle Vereinbarung über Telearbeit nicht erforderlich, sie sollte jedoch für die Akten der Abteilung durch ein Memorandum oder eine E-Mail dokumentiert werden, in dem die Erwartungen an die Arbeit und die Dauer angegeben sind.
2. Änderung oder Beendigung der Vereinbarung über Telearbeit. Der Vorgesetzte kann in Absprache mit der Personalabteilung die Vereinbarung über die Telearbeit bei Leistungsproblemen, veränderten betrieblichen Erfordernissen oder aus anderen nicht diskriminierenden Gründen vorzeitig (vor Ablauf der festgelegten Frist) ändern oder kündigen. Der Arbeitnehmer kann die Vereinbarung über die Telearbeit auch jederzeit kündigen, es sei denn, dies war eine Bedingung für die Beschäftigung. Jede Kündigung erfolgt in der Regel mit einer Frist von mindestens zwei Wochen im Voraus.

VI. Durchsetzung; Beschwerden, Klagen oder Einsprüche

Ein Mitarbeiter, der mit der Ablehnung eines Antrags auf Telearbeit oder einer anderen Maßnahme im Zusammenhang mit dieser Richtlinie nicht einverstanden ist, wird ermutigt, sein Anliegen mit seinem Vorgesetzten zu besprechen. Wenn das Gespräch mit dem Vorgesetzten das Problem nicht löst, kann der Mitarbeiter eine informelle Überprüfung der Entscheidung über Telearbeit durch die Personalabteilung beantragen. Entscheidungen über Telearbeit können auch im Rahmen der bestehenden Beschwerdeverfahren angefochten werden.

VII. Befugnis und Änderung; Umsetzung

A. Befugnis und Änderung. Diese Richtlinie wird vom Präsidenten in Übereinstimmung mit Abschnitt 2.2-2817.1 des Code of Virginia genehmigt. Der Präsident hat dem Chief Human Resources Officer die Befugnis übertragen, kleinere oder technische Überarbeitungen oder Änderungen an dieser Richtlinie vorzunehmen.

B. Umsetzung.

• Bestimmung der Eignung von Stellen. Vorgesetzte sollten damit beginnen, Positionen zu identifizieren, die für Fernarbeit in Frage kommen oder nicht in Frage kommen, sobald diese Richtlinie veröffentlicht wird, unter Bezugnahme auf die von der Personalabteilung zur Verfügung gestellte Liste der nicht in Frage kommenden Positionen und in Übereinstimmung mit Abschnitt IV (A) dieser Richtlinie.
• Vorbestehende Telearbeitsplatzvereinbarungen. Für jeden Mitarbeiter, der ab dem Datum des Inkrafttretens dieser Richtlinie oder davor Telearbeit leistet, muss der Vorgesetzte die Personalabteilung konsultieren, um die angemessene Vorgehensweise unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Vereinbarung zu bestimmen. Bei einem Mitarbeiter mit einer bestehenden, dokumentierten Fernarbeitsvereinbarung mit einjähriger Laufzeit wird die Vereinbarung in der Regel kurz vor Ablauf der Laufzeit im Rahmen dieser Richtlinie überprüft, damit gegebenenfalls eine aktualisierte Vereinbarung unterzeichnet werden kann.

VIII. Zugehörige Richtlinien, Verfahren und Dokumente

Vereinbarung über Telearbeit & Sicherheitscheckliste
Richtlinie des Virginia Department of Human Resource Management über Telearbeit, Richtlinie 1.61 (Richtlinie auf Staatsebene, die den Rahmen für Telearbeit festlegt und in den institutsspezifischen Richtlinien näher definiert wird)
Richtlinie des Virginia Department of Human Resource Management über Verhaltensstandards, Richtlinie 1.60 (gilt für klassifizierte und operative Mitarbeiter; legt Verhaltenserwartungen und Verfahren für progressive Disziplinierung fest)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Hours of Work, Policy 1.25
Performance Planning & Evaluation Policy for Operational Employees
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Performance Planning & Evaluation, Policy 1.40 (für klassifizierte Angestellte)
Richtlinie zur Leistungsplanung und -beurteilung für Fachkräfte und Dozenten (für Anleitungen zur Verwaltung der Leistung von Fachkräften in Telearbeit)
Richtlinie und Verfahren für angemessene Vorkehrungen für Angestellte (für qualifizierte Angestellte mit einer Behinderung, die Telearbeit als Vorkehrung beantragen können)
Anleitung zur Verwaltung der Leistungserwartungen von Angestellten