Compliance & Equity Office

Ons beleid voor telewerken is aangepast in het licht van de huidige COVID-19 bezorgdheid over de volksgezondheid. Kabinetsleden hebben een ruime mate van vrijheid gekregen om aan te passen hoe de universiteit personeel toewijst en op deze situatie reageert. Voor actuele richtlijnen of goedkeuringen, gelieve vragen te richten aan uw respectieve kabinetslid via zijn/haar supervisor.

Titel: Beleid inzake werken op afstand
Effectieve datum: 6 mei 2016
Revisiedatum: First Version
Responsible Office: Human Resources

I. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op William & Mary als een hele universiteit, inclusief het Virginia Institute of Marine Science, (de universiteit). Het is van toepassing op alle voltijdse en deeltijdse in aanmerking komende werknemers van de universiteit en op de faculteit in de mate zoals bepaald in Sectie IV(C)(1) hieronder.

Handleiding over de toepassing van dit beleid op werknemers die telewerken op de ingangsdatum van het beleid wordt gegeven in Sectie VII(B).

II. Doel

Het doel van dit beleid is om werknemers in staat te stellen op alternatieve werklocaties te werken voor de gehele of een deel van hun werkweek, zoals vereist door Sectie 2.2-2817.1 van de Virginia Code. Telewerken kan de productiviteit en de werkprestaties verbeteren, de administratieve efficiëntie bevorderen (bijv. minder kantoor- en parkeerruimte), verkeersopstoppingen en vervoerskosten verminderen, plannen voor de continuïteit van de werkzaamheden ondersteunen, en de werving en het behoud van hooggekwalificeerde arbeidskrachten ondersteunen door het evenwicht tussen werk en privéleven te verbeteren.

III. Definities

Alternatieve werklocaties: goedgekeurde locaties, anders dan de centrale werkplek van de werknemer, waar officiële universitaire zaken worden uitgevoerd. De meest voorkomende alternatieve werklocatie is het huis van een werknemer, onder voorbehoud van de goedkeuring die in dit beleid wordt beschreven.

Centrale werkplek: de werkplek van een werkgever waar werknemers zich gewoonlijk bevinden. Meestal is dit de Williamsburg-campus.

Op afstand werken: een werkregeling waarbij de werknemer een formele overeenkomst aangaat met de universiteit om zijn/haar gebruikelijke functietaken ten minste één dag per week op een alternatieve werklocatie uit te voeren.

IV. Beleid

Remote Work is een vrijwillig werkalternatief dat geschikt is voor sommige werknemers en sommige functies, maar niet voor alle werknemers en alle functies. Geen enkele universitaire werknemer heeft recht op of krijgt gegarandeerd de mogelijkheid om op afstand te werken. Bepaalde categorieën functies komen niet in aanmerking voor werken op afstand. Voor functies die in aanmerking komen voor werken op afstand (zie Sectie A hieronder), of een bepaalde werknemer op afstand mag werken, is een beslissing die per geval wordt genomen, rekening houdend met een evaluatie van de waarschijnlijkheid dat de werknemer slaagt in een regeling voor werken op afstand en een evaluatie van het vermogen van de supervisor om werknemers op afstand te beheren. regelingen voor werken op afstand zijn meestal voor gedeeltelijk werken op afstand, bijvoorbeeld één dag per week werken op afstand.

Op afstand werken kan ook van geval tot geval worden overwogen als een redelijke accommodatie zoals voorzien in het beleid en de procedure voor redelijke accommodatie voor gekwalificeerde werknemers met een handicap.

Werknemers die zijn goedgekeurd voor werken op afstand zullen een overeenkomst voor werken op afstand met de universiteit moeten ondertekenen die in overeenstemming is met dit beleid.

Alle werknemers die op afstand werken, voeren in wezen hetzelfde werk uit als zij op de centrale werkplek zouden doen, in overeenstemming met hun dezelfde prestatieverwachtingen en andere overeengekomen voorwaarden. Remote work agreements may be established for a long-term or short-term period.

An employee’s classification, compensation, and benefits will not change if the employee is approved for telecommuting.

De universiteit kan telewerken vaststellen als een arbeidsvoorwaarde, op basis van de zakelijke behoeften van de universiteit. In dergelijke gevallen moet deze eis worden opgenomen wanneer de functie wordt geadverteerd en in correspondentie waarin werkgelegenheid wordt aangeboden.

A. In aanmerking komende functies en werknemers

Toezichthouders zullen, in overleg met het Bureau Personeelszaken, de aard van een functie en de manier waarop het werk wordt uitgevoerd analyseren en bepalen welke functies geschikt zijn om aan te wijzen of goed te keuren voor werken op afstand. Om te bepalen of telewerken haalbaar is, moeten verschillende factoren in aanmerking worden genomen, waaronder de vraag of de universiteit de werknemer adequaat kan begeleiden en of voor bepaalde taken bepaalde apparatuur of hulpmiddelen moeten worden gebruikt die niet thuis kunnen worden gereproduceerd. Andere kritieke overwegingen zijn of

• er een behoefte is aan face-to-face-interactie en coördinatie van het werk met andere werknemers;
• in-person interactie met externe collega’s, klanten of klanten is noodzakelijk;
• de positie in kwestie vereist dat de werknemer onmiddellijke toegang heeft tot documenten of andere informatie die zich alleen op de werkplek bevindt;
• de alternatieve werklocatie bevindt zich in het Gemenebest van Virginia;
• de regeling voor werk op afstand zal van invloed zijn op de kwaliteit van de dienstverlening of de activiteiten van de universiteit, of zal de werklast voor andere werknemers verhogen;
• de functie kan worden gestructureerd om onafhankelijk van anderen te worden uitgevoerd met minimale behoefte aan ondersteuning en weinig face-to-face-interactie; en
• de prestaties kunnen worden gemeten aan de hand van kwantitatieve of kwalitatieve resultaatgerichte normen, niet aan de hand van de tijd die aan het werk wordt besteed.

Typisch betekent het feit dat een functie wordt aangemerkt als in aanmerking komend voor telewerken dat gedeeltelijk in plaats van voltijds telewerken haalbaar is. Het bureau voor personeelszaken zal in overleg met de afdelingen ook brede categorieën functies aanwijzen die niet in aanmerking komen voor telewerken, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, directe dienstverlenende en plaatsgebonden functies, zoals politieagenten, terreinmedewerkers, parkeerondersteunend personeel, facilitaire vakmensen, waaronder loodgieters, elektriciens, en HVAC-technici, huishoudelijk personeel (conciërges), studentengezondheidszorgpersoneel, huisvestingspersoneel, coaches, ondersteunende en uitvoerende functies bij atletiek, receptionisten, baliemedewerkers, bibliotheekmedewerkers, bibliothecarissen, IT-ondersteunende functies, personeel voor de exploitatie van vaartuigen bij VIMS, en milieu-, gezondheids- en veiligheidspersoneel. Deze lijst van functies is niet exclusief, en het Bureau Personeelszaken behoudt zich het recht voor andere functies aan te wijzen die niet voor telewerken in aanmerking komen.

Als een werknemer in een in aanmerking komende functie toestemming vraagt voor telewerken, zal de supervisor, in overleg met het Bureau Personeelszaken, bepalen of de werknemer in aanmerking komt. Over het algemeen moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan om een werknemer goed te keuren voor telewerken:

• De werknemer is ten minste twaalf maanden in de functie;
• De werknemer heeft geen actieve formele disciplinaire maatregelen in het dossier voor de huidige of onmiddellijk daaraan voorafgaande beoordelingsperiode;
• De werknemer heeft een aangetoond vermogen om productief zelfstandig te werken en is zelf gemotiveerd en flexibel; en
• De werknemer kreeg ten minste een bevredigende evaluatie in de vorige evaluatiecyclus.

Toezichthouders moeten ervoor zorgen dat beslissingen over telewerken worden genomen op grond van passende, niet-discriminerende redenen.

B. Algemene Verwachtingen en Voorwaarden

1. Naleving van het beleid. Werknemers moeten ermee instemmen zich te houden aan de regels, het beleid, de praktijken en de instructies van de universiteit en begrijpen dat overtreding daarvan kan leiden tot beëindiging van de regeling voor telewerken en/of disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag. Voor werknemers die op afstand werken, gelden dezelfde beleidsregels als voor andere werknemers, met inbegrip van beleidsregels met betrekking tot informatiebeveiliging en gegevensbescherming; zie punt 7 hieronder.
2. Uren van het werk. Het totale aantal uren dat telewerkende werknemers geacht worden te werken, zal niet veranderen, ongeacht de werklocatie. De universiteit verwacht ook van telewerkende werknemers hetzelfde productiviteitsniveau als wordt verwacht van werknemers op de centrale werkplek. Telewerkers die niet zijn vrijgesteld van de overwerkverplichtingen van de Fair Labor Standards Act, moeten alle gewerkte uren registreren op een door de universiteit aan te geven wijze. Voor gewerkte uren die de in de telewerkovereenkomst gespecificeerde uren overschrijden, is de voorafgaande goedkeuring van de supervisor vereist.
   Telewerken is niet bedoeld als vervanging voor de zorg voor kinderen of volwassenen. Als kinderen of volwassenen die primaire zorg nodig hebben zich tijdens de werkuren van de werknemer op de alternatieve werklocatie bevinden, moet een andere persoon aanwezig zijn om de zorg te verlenen.
   Toezichthouders kunnen van werknemers verlangen dat zij zich zo nodig op een centrale werkplek melden voor werkgerelateerde vergaderingen of andere evenementen, of kunnen met werknemer op de alternatieve werklocatie vergaderen als dat nodig is om de voortgang van het werk of andere werkgerelateerde kwesties te bespreken.
3. Gebruik van verlof. Werknemers kunnen telewerken niet gebruiken in plaats van ziekteverlof, gezins- en medisch verlof, verlof dat wordt gebruikt in het kader van het ziekte- en arbeidsongeschiktheidsprogramma van Virginia, werknemerscompensatieverlof of andere soorten verlof.
   De universiteit kan echter bepalen of het al dan niet gepast is om telewerken aan te bieden als een mogelijkheid voor gedeeltelijke of volledige terugkeer naar het werk op basis van het beleid van de universiteit inzake terugkeer naar het werk na een verwonding of ziekte en de criteria die normaal worden toegepast op beslissingen over de goedkeuring van telewerken.
4. Aansprakelijkheid. De universiteit aanvaardt geen aansprakelijkheid voor letsel ontstaan op de uitwijkplaats van de werknemer buiten de overeengekomen werktijd of voor letsel ontstaan tijdens werktijd maar niet ontstaan uit en in het kader van de dienstbetrekking. De universiteit aanvaardt ook geen aansprakelijkheid voor schade aan onroerende of persoonlijke eigendommen van de werknemer als gevolg van deelname aan het programma voor werken op afstand.
   De dekking van de werknemerscompensatie is beperkt tot aangewezen werkplekken in de woning van de werknemer of op alternatieve werklocaties. Werknemers stemmen ermee in om dezelfde veiligheidsgewoonten te hanteren die zij op de universiteit zouden gebruiken en om veilige omstandigheden te handhaven op hun alternatieve werklocaties. Werknemers moeten de normale procedures volgen voor het melden van ziekte of letsel.
5. Uitrusting en materialen. Normaal gesproken zal de universiteit apparatuur en materialen verstrekken die werknemers nodig hebben om hun taken effectief uit te voeren; de universiteit zal echter geen middelen dupliceren tussen de centrale werkplek en de alternatieve werklocatie.
   Medewerkers die op afstand werken, mogen apparatuur die eigendom is van de universiteit alleen gebruiken voor legitieme universitaire doeleinden. Medewerkers die op afstand werken, zijn verantwoordelijk voor de bescherming van apparatuur die eigendom is van de universiteit tegen diefstal, beschadiging en ongeoorloofd gebruik. De universiteit onderhoudt, onderhoudt en repareert de apparatuur die eigendom is van de universiteit en die in het kader van de normale uitoefening van het dienstverband wordt gebruikt. De universiteit zal bepalen wie verantwoordelijk is voor het vervoer en de installatie van de apparatuur, en voor de terugzending ervan naar de centrale werkplek voor reparatie of service. De overeenkomst voor werken op afstand kan werknemers ook toestaan hun eigen apparatuur te gebruiken, mits het gebruik van dergelijke apparatuur is goedgekeurd door de Chief Information Officer of een door hem aangewezen persoon.
   Wanneer werknemers toestemming hebben om hun eigen apparatuur te gebruiken, is de universiteit niet verantwoordelijk voor de kosten, reparatie of service van de persoonlijke apparatuur van de werknemer, tenzij vooraf uitdrukkelijk anders is overeengekomen in de overeenkomst voor telewerken.
6. Kosten van Telewerken. De universiteit is niet verplicht de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor exploitatiekosten, onderhoud van het huis, of andere kosten die door werknemers worden gemaakt bij het gebruik van hun huis als een alternatieve werklocatie op afstand.
   De universiteit kan toegewezen fondsen gebruiken voor de kosten van telewerken als er een zakelijke behoefte is en de financiering het toelaat voor: installatie en basistelefoondienst op de alternatieve werklocatie van de werknemer; mobiele telefoons of persoonlijke digitale assistenten (PDA’s) voor zakelijk gebruik; het vergoeden van werknemers voor bedrijfsgerelateerde langeafstandsgesprekken gemaakt vanaf hun persoonlijke telefoons als er geen mobiele telefoons of PDA’s worden verstrekt; of internettoegang en aanverwante diensten.
7. Universitaire informatie. Werknemers moeten universitaire informatie beveiligen die wordt gebruikt of waartoe toegang wordt verkregen tijdens telewerken, in overeenstemming met W&M’s Beleid voor gegevensclassificatie en -bescherming, Beleid voor aanvaardbaar gebruik en ander toepasselijk informatietechnologiebeleid.
   De universiteit moet toestemming verlenen volgens universiteitsprocedures voor werknemers om te werken aan informatie of materiaal met beperkte toegang, zoals gedefinieerd door de universiteit, op alternatieve werklocaties. Werknemers die op afstand werken, moeten ermee instemmen door de universiteit goedgekeurde beveiligingsprocedures te volgen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens te waarborgen.
8. Training voor managers en supervisors. De universiteit moedigt het succesvolle en gepaste gebruik van telewerken binnen de universiteit aan door supervisors en managers training te geven in het effectief managen van werknemers die op afstand werken. De universiteit heeft richtsnoeren verstrekt over het managen van de prestatieverwachtingen van werknemers.

C. Overeenkomst voor telewerken

Werk op afstand moet worden gedocumenteerd zoals goedgekeurd door middel van een overeenkomst voor werk op afstand. De overeenkomst inzake telewerken legt de specifieke voorwaarden vast die gelden voor werknemers die op alternatieve locaties werken. De overeenkomst voor telewerken moet worden goedgekeurd door het eenheidshoofd, de supervisor van de werknemer en het Bureau Personeelszaken. Het formulier voor de overeenkomst is online beschikbaar op http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Een termijnovereenkomst heeft doorgaans een looptijd van een jaar, met een verlengbare termijn, maar er kan ook een overeenkomst voor een kortere termijn worden gesloten. Verlenging is niet gegarandeerd; de regeling voor werk op afstand, de prestaties van de werknemer en andere omstandigheden zullen door de supervisor in overweging worden genomen bij het bepalen of de overeenkomst wordt verlengd.

1. Uitzonderingen op de vereiste van de overeenkomst voor werk op afstand. Het is een geaccepteerde praktijk voor onderwijs- en onderzoekfaculteiten om hun werk uit te voeren met gevarieerde roosters op de campus en op alternatieve locaties. Normaal gesproken zal een formele telewerkovereenkomst niet vereist zijn voor faculteiten, tenzij de normale werkopdracht consequent op een alternatieve locatie is (d.w.z. niet het standaard toegewezen kantoor).
   Bij gelegenheid kan een afdeling ook bepalen dat werknemers voor een korte periode op alternatieve werklocaties moeten werken om tegemoet te komen aan ongebruikelijke omstandigheden, zoals een korte sluiting van een kantoor voor renovaties of verhuizingen. In dergelijke gevallen is de formele overeenkomst voor telewerken niet vereist, maar moet deze worden gedocumenteerd voor afdelingsdossiers door middel van een memorandum of e-mail, waarin de werkverwachtingen en de duur worden gespecificeerd.
2. Wijziging of beëindiging van de overeenkomst voor telewerken. De leidinggevende kan, in overleg met Personeelszaken, de overeenkomst inzake telewerken voortijdig wijzigen of beëindigen (vóór het einde van de gespecificeerde termijn) wegens prestatieproblemen, veranderende operationele behoeften, of een andere niet-discriminerende reden. De werknemer kan de telewerkovereenkomst ook op elk moment opzeggen, tenzij dit een voorwaarde voor het dienstverband was. Een beëindiging wordt gewoonlijk ten minste twee weken van tevoren medegedeeld.

VI. Handhaving; klachten, grieven of beroep

Een werknemer die het niet eens is met een afwijzing van een verzoek om te telewerken of met enige andere actie in verband met dit beleid, wordt aangemoedigd om de kwestie met zijn of haar supervisor te bespreken. Als het gesprek met de supervisor de kwestie niet oplost, kan een werknemer een informele herziening van een telewerkbeslissing aanvragen bij het Bureau Personeelszaken. Beslissingen over telewerken kunnen ook aanleiding geven tot een klacht in het kader van de bestaande klachtenprocedures.

VII. Autoriteit en wijziging; uitvoering

A. Autoriteit en wijziging. Dit beleid is goedgekeurd door de President, in overeenstemming met Sectie 2.2-2817.1 van de Code of Virginia. De President heeft de bevoegdheid om kleine of technische herzieningen of wijzigingen in dit beleid aan te brengen gedelegeerd aan de Chief Human Resources Officer.

B. Implementatie.

• Bepaling van de geschiktheid van posities. Supervisors moeten beginnen met het identificeren van posities als in aanmerking komend of niet in aanmerking komend voor werken op afstand na publicatie van dit beleid, met verwijzing naar de lijst van niet in aanmerking komende posities verstrekt door Human Resources en in overeenstemming met Sectie IV(A) van dit Beleid.
• Reeds bestaande regelingen voor telewerken. Voor elke werknemer die op of vóór de ingangsdatum van dit beleid telewerkt, moet de supervisor overleggen met Personeelszaken om de juiste aanpak te bepalen, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de regeling. Voor een werknemer met een bestaande, gedocumenteerde overeenkomst voor telewerken met een looptijd van een jaar, zal de regeling gewoonlijk kort voor het verstrijken van de looptijd worden herzien in het kader van dit Beleid, zodat een bijgewerkte overeenkomst kan worden ondertekend, indien van toepassing.

VIII. Verwante beleidslijnen, procedures en documenten

Overeenkomst telewerken & Veiligheidscontrolelijst
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Telework, Policy 1.61 (beleid op staatsniveau dat kader voor telewerken vaststelt, nader te definiëren in instellingsspecifiek beleid)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Standards of Conduct, Policy 1.61 (beleid op staatsniveau dat kader voor telewerken vaststelt, nader te definiëren in instellingsspecifiek beleid)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Standards of Conduct, Policy 1.60 (van toepassing op geclassificeerde en operationele werknemers).60 (van toepassing op geclassificeerde en operationele werknemers; stelt gedragsverwachtingen en procedure voor progressieve discipline vast)
Virginia Department of Human Resource Management Beleid inzake werktijden, Beleid 1.25
Prestatieplanning & Evaluatiebeleid voor operationele werknemers
Virginia Department of Human Resource Management Beleid inzake prestatieplanning & Evaluatie, Beleid 1.25
Virginia Department of Human Resource Management Beleid inzake prestatieplanning & Evaluatie, Beleid 1.40 (voor geclassificeerde werknemers)
Virginia Department of Human Resource Management40 (voor geclassificeerde werknemers)
Beleid inzake prestatieplanning en -evaluatie voor professionals en professionele faculteiten (voor begeleiding bij het managen van de prestaties van professionele telewerkende werknemers)
Beleid en procedure voor redelijke aanpassingen voor werknemers (voor gekwalificeerde werknemers met een handicap om telewerken aan te vragen als accommodatie)
Richtsnoeren voor het managen van de prestatieverwachtingen van werknemers