17 Geheimen om Teamwork te Verbeteren

Elke succesvolle organisatie wordt gevormd door de verzameling van succesvolle teams.

In deze gids onderzoeken we de bouwstenen achter een goed team en geven we je 17 geheimen om teamwerk te verbeteren.

WAT IS EEN GOED TEAM?

Voordat we de geheimen voor het verbeteren van teamwerk gaan onderzoeken, is het belangrijk om het concept van een goed team te bestuderen. Om de manier waarop uw team functioneert echt te verbeteren, moet u zich bewust zijn van de kenmerken achter elk succesvol team.

Harvard Business Review publiceerde een overzicht van de studie van het MIT Human Dynamics Laboratory uit 2012, waarin de componenten van een goed team werden onderzocht. De studie volgde de patronen van communicatie door schijnbaar identieke teams gedurende een periode van zes weken.

De verzamelde gegevens onthulden de belangrijkste kenmerken van de meer succesvolle teams, die zijn.

• Gelijke bijdrage van elk lid van het team
• Het team deelde veel energie
• Teamleden communiceerden direct met elkaar
• Het team voerde back-kanaalgesprekken
• De leden verkenden de buitenwereld en rapporteerden hun bevindingen terug aan het team

De studie concludeerde ook de wijsheid dat individueel talent veel minder belangrijk is voor teamsucces dan het vermogen van het hele team om efficiënt te communiceren. Daarom berust een groot deel van de verbetering van teamwerk op de verbetering van de communicatiepatronen van het team.

Hier is een korte video waarin de bevindingen van de studie worden geschetst:

De belangrijkste manieren om teamwerk te verbeteren omvatten aspecten zoals het beheren van groepsdynamiek, het verbeteren van de communicatie, het vergemakkelijken van verantwoording, en het aanmoedigen van verdere ontwikkeling.

We zullen nu tips geven die zich op deze punten richten, zodat u het beste in uw team naar boven kunt halen.

BEHEER GROEPSDYNAMIEK

Het eerste belangrijke aspect van het verbeteren van teamwerk betreft het beheer van de groepsdynamiek.

Secret 1: Verdeel rollen op basis van individuele sterke punten

Wanneer u begint met het verdelen van de teamrollen, is het belangrijk om u te richten op de individuele sterke punten van de teamleden. Het gaat er niet zozeer om de beste persoon voor elke rol te hebben, maar om een sfeer van succes en prestatie te creëren.

Als elk teamlid een rol heeft waar hij goed in is, is de kans groter dat hij zich gewaardeerd voelt en dit soort positieve energie uitstraalt naar de rest van de groep. Aan de andere kant, als mensen in rollen zitten die niet bij hen passen of hen helpen om positieve doelstellingen te bereiken, kan de frustratie en wrok binnen het team zich gaan opbouwen.

Secret 2: Sta leden toe om op te stappen

Het is van cruciaal belang dat het teammanagement niet bepaalde leden van het team gaat bevoordelen door hen altijd de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden te geven. In plaats daarvan moet u teamleden aanmoedigen om een stap naar voren te doen en zichzelf uit te dagen.

Een goede manier om dit te doen is door vrijwilligers te vragen voor rollen. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen dat persoon A een specifieke taak uitvoert; informeer het team dat u iemand nodig heeft voor een bepaalde taak. Als steeds dezelfde mensen opstaan, probeer dan de rustigere leden van het team aan te moedigen om het voortouw te nemen.

Een andere manier om iedereen betrokken te krijgen is door ervoor te zorgen dat elk teamlid projecten en beslissingen beoordeelt voordat ze worden afgerond. Voordat documenten of plannen worden afgerond, laat elk lid korte feedback geven.

Secret 3: Focus op positieve feedback

Teamwerk kan worden verbeterd door feedback, maar de focus moet altijd liggen op positieve in plaats van negatieve feedback. Positieve feedback is een ander krachtig hulpmiddel om een positieve sfeer binnen het team aan te moedigen en ervoor te zorgen dat iedereen zich gewaardeerd voelt.

Het is een goed idee om individuele beoordelingssessies met teamleden te organiseren, maar geef ook waardevolle feedback aan het team als geheel. Door de waarde van het algemene succes van het team en de individuele bijdragen te vermelden, kunt u het moreel van het team stimuleren.

BEVORDER COMMUNICATIE

De volgende tips gaan over de manieren waarop u de manier waarop het team met elkaar communiceert, kunt verbeteren. Communicatie is de kern van teamwork en het zou een van de belangrijkste aandachtspunten binnen het team moeten zijn.

Secret 4: Heb een open-deurbeleid

Het management in het team en binnen de bredere organisatie moet een open-deurbeleid houden. Je moet teamleden het gevoel geven dat ze problemen of positieve ontwikkelingen op elk moment kunnen communiceren.

Je kunt het open-deur-beleid versterken door vragen en suggesties van het team toe te staan. Het management moet altijd luisteren naar deze vragen en er positief op reageren. Als een suggestie bijvoorbeeld niet uitvoerbaar is, zeg dan niet gewoon dat deze niet zal worden uitgevoerd, maar leg de redenen uit en geef positieve feedback aan de persoon voor de suggestie.

Wanneer een teamlid moeilijkheden ondervindt, hetzij met het project of iets in hun persoonlijke leven, zorg er dan voor dat het hele team er is om te helpen. Dit kan worden gedaan door de taken die de persoon moet doen te verminderen of door extra ondersteuning buiten het werk te bieden.

Secret 5: Stimuleer brainstormen

Het team moet ook worden aangemoedigd om op verschillende momenten tijdens het project te brainstormen. Bijvoorbeeld, een brainstormsessie eenmaal per week of om de twee weken is een goed idee. Zorg ervoor dat de sessie er een is waar alle ideeën welkom zijn en worden bekeken. Het team moet buiten de gebaande paden denken en analytisch zijn als het gaat om ideeën.

Crazy ideeën moeten niet negatief of gekscherend worden bekeken. Door naar ieders ideeën te luisteren, kun je vertrouwen binnen de groep creëren en ideeën aanwakkeren die tot succes kunnen leiden.

Het is een goed idee om de locatie te veranderen om de groep meer uit te dagen. Kom niet alleen samen in de vergaderzaal, maar ga ook eens buiten het kantoor zitten of in een bruisend café om iedereen in een andere denkversnelling te krijgen.

Secret 6: Koester nieuwsgierigheid

Curiositeit is een belangrijk onderdeel van succesvolle teams. Net zoals de MIT-studie aantoonde, moeten leden ook buiten het team kijken en met ideeën terugkomen. Nieuwsgierigheid naar oplossingen moet daarom altijd worden aangemoedigd.

Stimuleer de nieuwsgierigheid door ervoor te zorgen dat teamleden vragen stellen en op zoek gaan naar antwoorden. Verwijder het veel voorkomende “Dat is een domme vraag” uit het vocabulaire van teamleden. Elke vraag verdient een antwoord.

Secret 7: Stimuleer teamactiviteit buiten het werk

Ten slotte, verbeter de communicatie door het team ook buiten het werk van elkaars gezelschap te laten genieten. Door de sociale kant van elk teamlid te kennen, kunt u vertrouwen opbouwen en barrières wegnemen om die vragen te stellen of met nieuwe ideeën te komen.

Begin door het team aan te moedigen om met elkaar te lunchen. U kunt dit doen door unieke afhaalmogelijkheden te creëren in vergaderzalen of door picknicks te organiseren tijdens het warmere seizoen.

U moet ook evenementen buiten de werkomgeving organiseren. Dit hoeven niet eens per se face-to-face bijeenkomsten te zijn, maar eerder online mogelijkheden om met elkaar in gesprek te gaan. Gebruik bijvoorbeeld sociale media om het team met elkaar in contact te brengen en de samenwerking buiten het werk te verbeteren met instant messaging-diensten zoals SnapChat.

FACILITATE ACCOUNTABILITY

Voor succesvol teamwerk is een aantal regels nodig. Het is essentieel dat teamleden verantwoording afleggen, omdat het negatief gedrag ontmoedigt en vertrouwen opbouwt.

Secret 8: Bepaal de rollen voor elk lid

De eerste stap naar betere verantwoording is door de rollen van elk teamlid te schetsen. Iedereen moet de hoofddoelstelling voor het hele team kennen, maar ook zijn eigen set doelstellingen en taken krijgen. Door de rollen te definiëren, zal het team minder verwarring ervaren en minder op elkaars tenen gaan staan.

Zoals hierboven vermeld, wilt u de sterke punten van elk lid gebruiken ten voordele van het hele team. Wijs taken toe op basis van deze sterke punten en zorg ervoor dat iedereen zijn rol binnen het team begrijpt voordat het project van start gaat.

Bekijk en pas de rollen gedurende het proces aan en vergeet niet te garanderen dat ieders bijdrage in gelijke mate wordt gewaardeerd.

Secret 9: Schets de verwachtingen

De bovenstaande geheime tip noemde kort het belang van het definiëren van de doelstellingen, zowel in termen van het hele team als de individuele leden. Het is van cruciaal belang dat elk lid zich vanaf het begin bewust is van deze verwachtingen.

Voor het project moet het team de gewenste resultaten, het gedrag dat kan helpen deze te bereiken en de doelstellingen die moeten worden vervuld, verzamelen en schetsen. Merk op hoe belangrijk het is dat het team deel uitmaakt van het proces en dat het niet alleen een top-down managementbeslissing is.

Secreet 10: Maak duidelijke tijdlijnen en controleer de voortgang

Daarnaast moet het team een duidelijk beeld hebben van het tijdschema. Een planning met kleinere mijlpalen kan zeker helpen en ervoor zorgen dat het team zich niet te zwaar belast voelt.

Er moet ook een goede evaluatieroutine zijn om ervoor te zorgen dat het team of individuele leden niet achterop raken. Geef de teamleden niet het gevoel dat ze worden gestalkt, maar zorg ervoor dat het management op de hoogte is van de individuele vorderingen. Dit kan worden gedaan door middel van zelfbeoordelingsformulieren of tijdens feedbacksessies.

Zorg er verder voor dat er hulp beschikbaar is voor individuen die achterop raken. Een goed idee is een buddysysteem, waarbij leden die bijna klaar zijn met hun taak flexibel de mensen kunnen helpen die nog veel meer taken te doen hebben.

Secreet 11: Bouw een routine

Teams met een routine, presteren beter en hebben minder animositeit binnen hen, volgens werkplekdeskundige Marta Moakley van XpertHR. Routine gaat niet alleen over het hebben van een schema, met operationele mijlpalen, maar ook een routine voor andere teamwerkgerelateerde dingen.

Er moet bijvoorbeeld een routine zijn voor het oplossen van problemen en discussies. Wanneer een team wordt geconfronteerd met een probleem, moeten ze weten wat de route is om het op te lossen. Dit zou een methode kunnen zijn om contact op te nemen met de teamleider, die een vergadering zou organiseren volgens een vergelijkbaar patroon. De stappen zouden bestaan uit het schetsen van het probleem, het opsplitsen in kleinere secties, oplossingen vinden voor elke sectie en teamleden aanwijzen die de problemen kunnen verhelpen.

Daarnaast zou het team ook een routine moeten hebben voor het omgaan met teamleden die zich negatief of schadelijk gedragen. Als iemand zich niet goed gedraagt of als er sprake is van pesten, is het belangrijk om een routine te hebben om met het gedrag om te gaan. Ook hier kunnen de stappen bestaan uit het definiëren van het probleem, praten met de dader en het mogelijke slachtoffer, het probleem delen met het bredere team, oplossingen vinden voor het probleem en verder gaan zodra de oplossing is gevonden.

Terwijl veel organisaties en teams de neiging hebben om conflicten op te lossen door alleen te praten met de mensen die direct betrokken zijn bij een conflictsituatie, stellen sommige deskundigen voor om het hele team te betrekken bij conflictoplossende routines. Don Maruska, auteur van How Great Decisions Get Made, heeft gezegd: “Vaak brengen deze extra mensen evenwicht in de discussie en moedigen ze aan tot groter denken.”

Secret 12: Stel een sociaal contract op

Een van de beste manieren om verantwoording te vergemakkelijken is door een sociaal contract op te stellen. Dit verwijst naar een overeenkomst tussen de leden van het team waarin de gedragsregels worden beschreven. Het vat de normen voor interactie en communicatie binnen het team samen.

Een sociaal contract is niet zomaar een modegril. Onderzoek heeft aangetoond dat goed geïmplementeerde sociale contracten werknemers een dieper gevoel van controle en veiligheid binnen het team geven. Dit kan het gevoel van verantwoordelijkheid en vertrouwen onder de leden en de manager versterken, omdat iedereen duidelijk is over wat wordt geaccepteerd en wat niet.

Het team moet altijd deel uitmaken van de totstandkoming van de regels in het sociaal contract.

Het contract kan worden opgesteld door zich te richten op vragen als:

• Wat zijn de verwachtingen van de teamleden ten opzichte van elkaar?
• Wat zijn de dingen en gedragingen die in het voordeel van het team werken?
• Wat zijn de dingen en gedragingen die niet in het voordeel van het team werken?
• Wat zijn de dingen en gedragingen die het team zou moeten aannemen? Waar moeten ze mee ophouden?

Zorg ervoor dat het hele team meedenkt en, nog belangrijker, zich in de overeenkomst kan vinden. Het kan alleen werken als de schending van de overeenkomst consequenties heeft en als iedereen de ideeën erachter deelt.

Dit komt neer op het creëren van een sympathieke werksfeer en -cultuur.

ONTWIKKELING TE VERBETEREN

Tot slot richten de volgende punten zich op het verbeteren van de collectieve kennis van het team. Door voortdurende ontwikkeling en training kan het team meer energie en begrip genereren, wat uiteindelijk tot succes zal leiden

Secret 13: Zorg voor voortdurende training

Een gevoel van voltooiing kan het moreel en de energie van het team stimuleren. Een eenvoudige manier om dit te doen is door te garanderen dat de leden hun vaardigheden blijven ontwikkelen en positieve ervaringen opdoen door middel van training. Elk teamlid moet deelnemen aan ontwikkelingscursussen en zich verder bekwamen. Dit vergroot niet alleen de kennis van het team en garandeert daardoor meer succes, maar het helpt het individu ook op persoonlijk vlak.

De vaardigheden die zij trainen moeten hun bekwaamheid om in de specifieke rol te werken ontwikkelen, maar het management moet ook zorgen voor training die de algemene bekwaamheden die in het team nodig zijn verbetert. Dit kunnen zowel technische als sociale vaardigheden zijn, zolang ze het vermogen van het lid verbeteren om flexibel te zijn op de werkplek.

U kunt het algehele succes van het team, hun gevoel een hechter team te zijn en het individuele gevoel van voltooiing verbeteren door de persoon te laten rapporteren over de studies. Een korte presentatie van wat de persoon heeft geleerd en hoe het het team kan helpen, kan zeer gunstig zijn voor het team.

Secret 14: Stel een mentorprogramma op

U zou ook moeten overwegen om een mentorprogramma voor elk teamlid of kleine delen van het team te bieden. Deze kunnen geweldig zijn voor het stimuleren van energie en helpen teamleden zich meer verantwoordelijk en gesteund te voelen.

Als het bieden van individuele mentoren niet mogelijk is, kunt u regelmatig teamversterkende evenementen organiseren met interessante gastsprekers. Motiverende lezingen door experts uit de industrie of experts op het gebied van sociaal gedrag kunnen helpen bij het opbouwen van teamwork en vertrouwen.

Secret 15: Stel uitdagingen aan het team

Ontwikkeling hoeft niet altijd betrekking te hebben op de specifieke industrie waar het team aan werkt. In feite moet het management het team ook regelmatig uitdagen met problemen die geen verband houden met de taak. Dit kan het vermogen van het team om samen te werken verbeteren, hun probleemoplossende vaardigheden een boost geven en hun gedachten voor een paar momenten van het werk afleiden.

Kleine problemen, zoals het uitzoeken van een moordmysterie of het oplossen van een gigantische woordpuzzel, kunnen het team dwingen om te communiceren en samen te werken. Dit zorgt ervoor dat ze niet alleen vallen voor hun kleinere kliekjes binnen het team of stoppen met praten met elkaar. In feite kan een leuke taak tijdens de werkdag de innovatie bevorderen en ervoor zorgen dat het team probeert te experimenteren met verschillende oplossingen.

Vergeet niet om het team na afloop de uitdaging te laten analyseren en de redenen te schetsen waarom ze er niet in zijn geslaagd of er wel in zijn geslaagd. Het idee is om hen te laten begrijpen hoe het werken als een team voordelig kan zijn en wat de sleutels zijn tot succesvolle samenwerking.

Secret 16: Beloon resultaten

Ten slotte kan teamwork worden verbeterd door positieve prestaties en gedrag te belonen. Wanneer het team een taak volbrengt, met een nieuw perspectief komt of een lastig probleem oplost, moeten ze daarvoor worden beloond. Dit zorgt ervoor dat het team zich gewaardeerd voelt, het belang van teamwork inziet en een gevoel van positieve energie creëert.

De beloning hoeft niet iets al te groots te zijn, hoewel een financiële beloning zoals een bonus als een krachtige stimulans kan werken. Maar u moet ook teambuildingbeloningen overwegen, zoals een diner voor het hele team, een kortere werkdag of een fles bubbels voor iedereen.

Bedenk dat, hoewel het feliciteren van het team als geheel belangrijk is, u ook individuele successen moet belonen. Dit mag niet ten koste gaan van anderen en u moet ook niet altijd dezelfde personen belonen. Maar teamleden individueel belonen kan ook het algehele geluk van het team stimuleren.

BONUS GEHEIM VOOR HET VERBETEREN VAN TEAMWERK

Als laatste tip besteden we aandacht aan een verrassend feit over het verbeteren van teamwerk.

Geheim 17: Wees niet bang om de teams door elkaar te husselen

Terwijl vertrouwde teams doorgaans vriendelijker zijn en betere vertrouwensstructuren hebben, hebben studies aangetoond dat nieuw gevormde teams beter zijn in het genereren van ideeën. Daarom moet u niet bang zijn om binnen een team van rol of lid te wisselen, vooral als het huidige team stokt in de voortgang of niet goed samenwerkt.

Zorg ervoor dat de teams een goede balans hebben tussen talent en individuele vaardigheid. Als de afdeling een aantal kleinere teams heeft, wilt u niet dat alle getalenteerde individuen in één team zitten. Door een duidelijke verdeling van hogere vaardigheden te hebben, kun je gemakkelijk wrevel tussen teams creëren en dit kan schadelijk zijn voor teamwork.

Zie een voorbeeld over de impact van diverse teams.

THE BOTTOM LINE

Over het geheel genomen, zijn de geheimen voor het verbeteren van teamwork allemaal gericht op het verbeteren van de manier waarop het team is gestructureerd, de manier waarop het communiceert en de manier waarop het zich ontwikkelt als een team.

U moet een positieve omgeving in stand houden door u te richten op de elementen die werken en door ervoor te zorgen dat elk lid van het team verantwoording aflegt.

Een succesvol team wil leren en verbeteren, niet alleen ten voordele van het individu, maar ook ten voordele van het hele team.