Managementul unui birou vine cu provocările și recompensele sale, nu-i așa? Vă confruntați în mod constant cu noi obstacole și presiuni în efortul de a face ca ziua de lucru a tuturor să fie confortabilă, sigură și productivă. Cu toate acestea, este un dar să poți oferi acest lucru celorlalți și este un lucru de care, probabil, ești foarte mândru. Meritați să.

În calitate de Office Manager, unul dintre modurile cheie prin care aveți un impact asupra echipei dvs. este prin îmbunătățirea și conservarea mediului în care lucrează. Angajații dvs. merită să lucreze într-un mediu care este igienic, dezordonat și lipsit de distrageri. Angajații sunt adesea la mila condițiilor de la locul de muncă pe care nu le pot controla.

Deși majoritatea companiilor le cer angajaților să ajute la menținerea curățeniei în spațiile comune, angajații dvs. nu au fost angajați pentru a vă curăța biroul și nici dvs. nu ați fost. Angajarea unei companii de curățenie comercială poate ușura povara angajaților de a menține lucrurile curate, asigurându-se în același timp că mediul de lucru din biroul dvs. nu are de suferit.

În acest ghid complet de angajare a unei companii de curățenie comercială, vă vom ajuta să înțelegeți beneficiile angajării unei companii de curățenie, cum să găsiți companii de renume în orașul dvs., cum să obțineți cele mai bune tarife pentru serviciile de curățenie și cum să le gestionați cu succes.

Beneficii ale angajării unei companii de curățenie comercială

Înainte de a explora modul de angajare a unei companii de curățenie comercială, va trebui să decideți dacă externalizarea curățeniei biroului dvs. merită cheltuiala și efortul de a gestiona un alt furnizor. Mai târziu, vom oferi recomandări pentru a menține această relație ușor de gestionat, dar mai întâi, luați în considerare aceste 6 motive majore pentru a angaja o companie de curățenie:

Un mediu de lucru mai bun

Prin menținerea biroului dvs. nu doar curat, ci și impecabil din punct de vedere profesional, vă puteți asigura o mai mare satisfacție și productivitate a angajaților. În loc să navigheze printre teancuri de hârtii sau să înceapă războaie pentru resturile din sala de pauză, angajații dvs. vor fi ocupați să facă munca pentru care au fost angajați într-un mod confortabil pentru ei.

Expertiză și experiență

În loc să aruncați responsabilitatea curățeniei asupra unei recepționiste, a unei femei de serviciu interne sau a unui manager de birou ca dumneavoastră, apelați la profesioniști. Aceștia știu cum să mențină lucrurile prăfuite, curățate și igienizate într-un mod dozat și profesionist. Angajând o companie de curățenie, veți avea liniște și vă veți bucura de un tip de curățenie mai profundă.

Fiabilitate și consecvență

În loc să gestionați un calendar rotativ al sarcinilor angajaților sau un angajat intern care își ia zile de boală, are nevoie de timp liber și ar putea pleca pentru un alt loc de muncă, lăsați compania de curățenie să gestioneze intrările și ieșirile. Atunci când vă bazați pe echipa lor în loc de a dumneavoastră, puteți fi sigur că cineva va fi acolo la ora programată, indiferent dacă plouă sau strălucește.

Evacuarea germenilor

În timp ce angajații dvs. ar putea să-și aranjeze birourile și să-și gestioneze propriul gunoi, ei nu se gândesc la dezinfectarea suprafețelor sau la ținerea germenilor la distanță. Echipa dvs. de curățenie comercială va fi peste tot în acele zone cu un nivel ridicat de bacterii. Mai ales în timpul sezonului de răceală și gripă, veți fi protejați de microbii de la birou în cel mai bun mod posibil.

Stabilirea & Uitarea

Când una dintre rudele angajaților dvs. este chemată ca „doamna de la curățenie de la birou” poate fi dificil să stabiliți un program. Judy, care, de asemenea, îngrijește câini, lucrează cu jumătate de normă ca aranjor de întâlniri și călătorește pentru cel de-al treilea loc de muncă al ei, s-ar putea să nu fie disponibilă la cadența pe care o cere biroul dumneavoastră. În schimb, optați pentru o echipă experimentată de agenți de curățenie care știu când trebuie să apară și care nu dau niciodată greș.

Facilitatea de a gestiona un furnizor de încredere

Utilizând platforma de gestionare a birourilor Eden, puteți găsi un furnizor verificat care să se potrivească nevoilor și cerințelor specifice ale companiei dvs. Apoi, puteți utiliza software-ul pentru a gestiona programul și pentru a plăti facturile către compania de curățenie – este atât de ușor încât nu veți mai dori să vă întoarceți la a avea un serviciu de curățenie de birou intern sau să gestionați singur lucrurile.

Când să angajezi o companie de curățenie comercială

Momentul potrivit pentru a angaja o companie de curățenie poate părea puțin evaziv. Cu excepția cazului în care biroul dvs. este într-o stare de degradare totală și nu există nimeni care să se ocupe de el, probabil că ați găsit o soluție care cam funcționează.

Trebuie să aveți un calendar rotativ în care membrii echipei se înscriu pentru sarcini specifice de curățenie sau aveți un „tip de curățenie” sau o „femeie de serviciu” care vine să golească gunoiul în fiecare vineri. A fost în regulă, așa că nu v-ați stresat cu privire la găsirea unei soluții mai bune.

Iată câteva semne de avertizare că este timpul să angajați o companie de curățenie profesionistă în mod recurent:

Echipa dvs. este prea ocupată

Echipa dvs. este slabă, dar plină de rockstars. Ei poartă tone de pălării și nu se plâng niciodată că lucrurile sunt ocupate – ei prosperă pe ea. Cu toate acestea, echipa dvs. nu poate prospera în munca pentru care a fost angajată dacă este ocupată să golească tomberoanele de gunoi și să refacă resursele. Creierele operațiunii dvs. își consumă deja timpul prețios în ședințe, sarcini mai puțin eficiente și alte distracții. Pentru majoritatea companiilor, acesta este un motiv suficient pentru a angaja o echipă comercială pentru a reduce timpul irosit la nivel intern.

Situația dvs. actuală de curățenie nu este satisfăcătoare

Dacă sunteți nemulțumit de nivelul de curățenie pe care actualul dvs. furnizor de servicii de curățenie îl obține în unitatea dvs. sau aveți alte preocupări, cum ar fi costul, disponibilitatea sau eticheta, merită să faceți schimbarea. Deși găsirea unui nou furnizor și integrarea acestuia poate necesita timp și energie, veți câștiga timpul înapoi atunci când nu veți mai avea de-a face cu o companie sau un furnizor de curățenie nesigură.

Acum v-ați mutat în biroul dumneavoastră

Spațiu nou, reguli noi. Fie că sunteți un start-up nou, care se extinde în orașe noi, o companie la distanță care tocmai a trecut pentru prima dată la IRL, fie că vă mutați într-un nou birou în același oraș, este un moment bun pentru a stabili noi așteptări și proceduri pentru gestionarea spațiului. Este, de asemenea, un motiv suficient pentru a renunța la actuala echipă de curățenie sau pentru a le oferi în sfârșit angajaților dvs. răgazul de a face curățenie de birou DIY.

Servicii tipice oferite de firmele de curățenie

Dacă nu ați mai angajat niciodată o firmă de curățenie comercială până acum, s-ar putea să vă întrebați ce puteți să le solicitați să facă. Această listă variază în funcție de furnizor și cea mai bună politică atunci când nu sunteți sigur este să întrebați în mod explicit. Cu toate acestea, mulți furnizori vor oferi o listă de servicii pe care le oferă pe site-ul lor.

Cele mai comune tipuri de servicii de curățenie includ:

  • Curățarea/eliminarea gunoiului
  • Curățarea și dezinfectarea băilor
  • Dezaburirea suprafețelor
  • Curățarea oglinzilor, ferestrelor, și ecrane
  • Reaprovizionarea hârtiei sau a altor consumabile
  • Deodorizarea și împrospătarea spațiului

Cum să găsiți o companie de curățenie de birou de renume

După ce sunteți gata să angajați un furnizor de servicii de curățenie pentru birouri, veți avea noi întrebări la care trebuie să răspundeți: Pe cine ar trebui să angajăm? Cum îi găsim? Cum determinăm dacă sunt potriviți?

Nota: Eden’s Services Marketplace listează sute de companii de curățenie a birourilor de top din Statele Unite. Noi am făcut deja munca de identificare a companiilor de încredere care sunt recomandate de alți manageri de birou. Platforma noastră vă oferă posibilitatea de a solicita propuneri de la furnizori, de a comunica cu aceștia și de a gestiona facturile, totul dintr-un singur loc. Puteți solicita o ofertă gratuită pentru servicii de curățenie pentru birouri aici.

Dacă folosiți o piață de servicii precum a noastră pentru a găsi o firmă de curățenie pentru birouri sau căutați una în mod independent, iată 3 sfaturi pentru a vă ajuta să găsiți o companie locală de curățenie pe care să o angajați:

Referințe (Word of Mouth)

Apelează la rețeaua ta de alți manageri de birou sau angajați ai altor companii. Cei care se dau în vânt după echipa lor de curățenie vor fi un bun indicator al unei performanțe satisfăcătoare, iar cei care nu au parte de o recenzie entuziastă ar trebui, de asemenea, să fie notați. Dacă nu aveți o rețea pe care să o consultați, puneți întrebarea pe rețelele de socializare sau faceți câteva căutări pentru a vedea cine a scris pe Twitter sau a postat laude pentru furnizorii lor.

Revizuiri online

Uitați-vă pe Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack și Facebook pentru companiile de curățenie din apropierea dumneavoastră. Sortați-le pe cele care au cel puțin o recenzie compozită medie de 4,0 și mai mare – dar apoi, citiți cu adevărat recenziile. Ar trebui să căutați recenzii pozitive care enumeră punctualitatea, atenția la detalii și serviciile excepționale. Nu uitați să vă uitați și la recenziile negative – deși unele dintre acestea sunt, fără îndoială, scrise de un fost angajat sau client nemulțumit, multe sunt revelatoare.

Anunțuri

Utilizați Google pentru a căuta companii de curățenie pentru birouri în orașul dumneavoastră. Fiți atenți la anunțurile care apar în partea de sus a paginii cu rezultatele căutării. De asemenea, puteți consulta ziarele locale sau paginile galbene pentru anunțuri de la companiile locale de curățenie.

Cât ar trebui să plătiți pentru curățenia birourilor?

Cum începeți să explorați propunerile companiilor de curățenie comercială, veți dori să luați în considerare o varietate de factori, inclusiv anii de activitate, recenziile și reputația, disponibilitatea și serviciile furnizate. Cu toate acestea, un factor domnesc de luat în considerare este prețul serviciului, iar acest factor depinde de toți ceilalți.

Companii mai experimentate și disponibile pe scară largă tind să ceară mai mult decât echipele mai noi sau mai mici. De asemenea, nu există un standard universal pentru costul serviciilor de curățenie, deoarece dimensiunea biroului dvs., orașul în care vă aflați și serviciile de care aveți nevoie pot, de asemenea, să varieze. În cele din urmă, gratuitățile și alte taxe intră în calcul la anumiți furnizori, în timp ce alții le includ în prețul oferit.

Pentru a obține cel mai bun preț posibil, asigurați-vă că analizați de două ori fiecare propunere pentru a evita costurile ascunse. Comparați costurile la cel puțin alți 3 furnizori înainte de a face o alegere finală. Țintiți o combinație de accesibilitate și calitate – cel mai ieftin și cel mai scump ar putea fi amândoi nepotriviți pentru dvs. și asta este în regulă.

Iată câteva sfaturi pentru crearea de cereri de ofertă (RFP):

Să fiți specific

Când vine vorba de RFP-ul dvs. de curățenie comercială, asigurați-vă că sunteți specific cu privire la cine ar trebui să prezinte o propunere, ce ar trebui să includă în propunerea lor și ce ar putea descalifica o anumită companie din considerația dvs. Permiteți potențialilor dvs. vânzători să se elimine singuri în prima rundă.

Comunicați ceea ce contează cel mai mult

Care sunt caracteristicile, avantajele, serviciile sau particularitățile care contează cel mai mult pentru dvs. la o echipă de curățenie? Este mai important ca aceștia să fie punctuali sau minuțioși? Ați prefera ca ei să fie comunicativi sau să nu vă stea în cale? Dumneavoastră vă cunoașteți cel mai bine nevoile și lățimea de bandă, așa că afirmați-le de la început.

Cunoașteți-vă nevoile la scară

Cât de des doriți ca echipa de curățenie să vă viziteze? Cum veți stabili acest program și cum îl veți co-gestiona? Ce tipuri de curățenie aveți nevoie să închiriați? Ce factori ar implica sau schimba aceste așteptări? Asigurați-vă că cererea dvs. de ofertă abordează aceste aspecte.

Cast a Careful Net

În loc să emiteți o cerere de ofertă în 100 de locuri, luați în considerare reducerea la câteva locuri cheie în care se adună furnizorii de servicii de curățenie comercială. Eden vă poate ajuta în acest sens.

Stabiliți limite

Ce factori de calificare vă vor ajuta să identificați cel mai potrivit furnizor de servicii de curățenie? Cum îi puteți articula pe aceștia cu potențialii furnizori? La ce întrebări ați dori să vă răspundă aceștia pentru a vă clarifica alegerea?

Organizați vizite la fața locului

După ce v-ați restrâns selecția la 3-5 echipe de curățenie cu cele mai bune rezultate, invitați-le înăuntru. Încurajați furnizorii să vă viziteze, să facă un tur al biroului și să pună întrebări pe care le-ar putea avea. Acest lucru vă va oferi o imagine completă dacă se vor potrivi sau nu din punct de vedere cultural și al comunicării cu organizația dumneavoastră, dar și dacă se simt încrezători în abilitățile lor de a se ocupa de spațiul dumneavoastră.

După ce ați făcut alegerea, contractați cu prudență. Luați în considerare mai întâi un contract de probă sau temporar, pentru a testa apele și a determina viabilitatea unui aranjament pe termen mai lung. Asigurați-vă că ambele părți sunt deschise la renegociere atunci când nevoile se schimbă.

Îmbarcarea unei noi companii de curățenie

Când vă propuneți să vă îmbarcați la bordul noii companii de curățenie sunt câteva lucruri pe care va trebui să le puneți la punct. În cea mai mare parte, compania dvs. de curățenie ar trebui să treacă în revistă aceste lucruri cu dvs. Cu toate acestea, veți dori să discutați la nivel intern și să luați decizii cu privire la unele lucruri înainte ca firma de curățenie să înceapă să lucreze.

Iată câteva lucruri pe care trebuie să le luați în considerare atunci când angajați o nouă companie de curățenie:

Furnituri de curățenie pentru birouri

Cine furnizează consumabilele pe care le va folosi compania dvs. de curățenie? Dacă își folosesc propriile consumabile, le veți cere să folosească consumabile specifice care au un miros minim, hipoalergenice sau ecologice? Dacă trebuie să furnizați consumabilele, echipa dumneavoastră de curățenie va fi familiarizată și se va simți confortabil cu ceea ce alegeți să folosiți?

Cum veți comunica atunci când lucrurile trebuie să fie reumplute și cine va înlocui și reumple aceste articole? Își vor depozita materialele în biroul dvs. pentru a le folosi acolo sau vor călători cu ele în fiecare săptămână? În cazul în care vă furnizați propriile materiale, unde le veți depozita și cum veți acorda acces celor care vă curăță? Echipa de curățenie își va aduce propriile aspiratoare, mașini de lustruit podele sau alte aparate și unelte de curățare, sau va trebui să le furnizați dumneavoastră?

Programul de curățenie

Trebuie să stabiliți cât de des se așteaptă ca echipa de curățenie să vă deservească biroul, în ce zile și la ce ore și în ce mod. Pregătiți o rezervă pentru săptămânile care cad în timpul sărbătorilor sau evenimentelor cheie pentru afacerea dumneavoastră.

Accesul la birou

Cum și prin ce intrare doriți ca echipa dvs. de curățenie să aibă acces în clădire? Vor avea nevoie de un cod, de un card magnetic sau de o cheie pentru a intra sau va fi cineva acolo pentru a-i lăsa să intre? Dacă aveți nevoie de alte etape pentru accesul lor securizat, asigurați-vă că acestea sunt cunoscute și stabilite.

Pregătirea înainte de curățenie

Înainte ca echipa de curățenie să sosească în fiecare săptămână sau lună, ce trebuie să facă echipa dumneavoastră? Preferă ca gunoiul să fie scos din cutii și așezat într-o zonă pentru colectare? Au nevoie ca dispozitivele să fie scoase din priză, suprafețele să fie curățate sau frigiderele să fie golite înainte de sosirea lor?

În sens invers, ce aveți nevoie ca ei să facă înainte de a pleca? Vreți ca ei să lase luminile aprinse sau stinse? Ar trebui să aibă o grijă specială să înlocuiască anumite resurse sau să reseteze zonele cheie ale biroului? Aceste instrucțiuni trebuie să fie clare și explicite încă de la început. Cel mai bun mod de a vă asigura că echipa de curățenie se potrivește nevoilor dvs. este să vă exprimați clar nevoile.

Consiliere pentru gestionarea unei companii de curățenie comercială

După ce compania dvs. de curățenie este angajată și gata de acțiune, va trebui să monitorizați și să gestionați relația cu ea, la fel ca orice alt furnizor. Este important să înțelegeți că firma dvs. de curățenie comercială se ocupă de multe birouri diferite, unde așteptările și cerințele pot varia.

Pentru a asigura succesul, asigurați-vă că comunicați și documentați așteptările în ambele direcții. Atunci când apar surprize, dezamăgiri sau obstacole, tratați-le cu promptitudine și cu atenție. Cel mai important, oferiți feedback în mod deschis și solicitați-l, de asemenea, în mod deschis. Dacă echipa dvs. de curățenie simte că poate veni la dvs. cu probleme sau întrebări, nu veți fi niciodată ultimul care va afla când ceva se strică sau se strică.

În cele din urmă, intrarea într-un ritm poate dura câteva săptămâni sau chiar luni. Rămâneți răbdători, dar sârguincioși în comunicarea așteptărilor și nevoilor dumneavoastră.

Cum vă poate ajuta platforma de gestionare a locurilor de muncă Eden

Platforma noastră de gestionare a locurilor de muncă este o soluție all-in-one pentru managerii de birouri și managerii de facilități din Statele Unite. Oferim cei mai buni furnizori de servicii de curățenie, oferte competitive și cele mai rapide termene de execuție din industrie.

Services Marketplace:

Utilizând piața noastră de servicii, puteți primi mai multe oferte pentru orice serviciu de care ați putea avea nevoie pentru a vă administra biroul – de la curățenie de birou, asistență IT, servicii de handyman, instalatori, mutări și multe altele. Piața noastră listează doar furnizorii care sunt recomandați de alți manageri de birouri din orașul dvs. și completăm mai multe verificări de referință pentru a ne asigura că sunt foarte buni.

Comunicarea furnizorilor:

Utilizând tabloul de bord al Eden, puteți discuta direct cu toți furnizorii dvs. Această linie directă de comunicare încorporată în tabloul de bord asigură timpi de răspuns rapizi din partea furnizorilor și o linie directă de comunicare și cu managerul dvs. de cont. Toți vânzătorii Eden sunt instruiți pentru a utiliza software-ul nostru, astfel încât puteți fi siguri că abilitățile lor sunt îmbunătățite și mai mult de tehnologia noastră, rezultând o performanță optimă

Gestionarea sarcinilor:

Managerii de birou și echipele de la locul de muncă pot acum raționaliza colectarea și organizarea cererilor angajaților. Membrii echipei dvs. pot trimite bilete în modul cel mai potrivit pentru biroul dvs. – prin Slack, site-ul web, e-mail sau chiar prin aplicația noastră pentru iPad. Nu mai trebuie să fiți bătuți pe umăr pentru solicitări. Puteți chiar să vedeți analize în legătură cu ce tipuri de cereri sunt în tendințe în biroul dvs., precum și propriul timp de finalizare a cererilor.

Cercetați să angajați o companie de curățenie de încredere pentru biroul dvs. Aflați mai multe despre serviciile noastre de curățenie pentru birouri aici și solicitați o ofertă gratuită pentru locul dvs. de muncă.