Compliance & Equity Office

Politica noastră privind munca la distanță a fost ajustată în lumina preocupărilor actuale privind sănătatea publică COVID-19. Membrilor cabinetului li s-a acordat o marjă largă de manevră pentru a ajusta modul în care universitatea face repartizarea personalului și răspunde la această situație. Pentru îndrumări sau aprobări actuale, vă rugăm să adresați întrebările membrului cabinetului respectiv prin intermediul supervizorului dumneavoastră.

Titlu: Politica privind munca la distanță
Data intrării în vigoare: 6 mai 2016
Data de revizuire: Prima versiune
Biroul responsabil: Resurse umane

I. Domeniu de aplicare

Această politică se aplică la William & Mary ca universitate în ansamblu, inclusiv la Virginia Institute of Marine Science, (universitatea). Se aplică tuturor angajaților eligibili cu normă întreagă și cu fracțiune de normă ai universității, precum și cadrelor didactice în măsura prevăzută în secțiunea IV(C)(1) de mai jos.

Orientarea privind aplicarea acestei politici în cazul angajaților care fac telemuncă la data intrării în vigoare a politicii este prevăzută în secțiunea VII(B).

II. Scop

Scopul acestei politici este de a permite angajaților să lucreze în locații de lucru alternative pentru toată sau o parte din săptămâna de lucru, așa cum se prevede în secțiunea 2.2-2817.1 din Codul Virginiei. Telemuncă poate îmbunătăți productivitatea și performanța la locul de muncă, precum și să promoveze eficiența administrativă (de exemplu, reducerea spațiului de birouri și de parcare), să reducă congestionarea traficului și costurile de transport, să sprijine planurile de continuitate a operațiunilor și să susțină recrutarea și păstrarea unei forțe de muncă înalt calificate prin îmbunătățirea echilibrului dintre viața profesională și cea privată.

III. Definiții

Locuri de lucru alternative: locații aprobate, altele decât locul de muncă central al angajatului, în care se desfășoară activități oficiale ale universității. Cel mai frecvent loc de muncă alternativ este domiciliul unui angajat, sub rezerva aprobării descrise în prezenta politică.

Locul de muncă central: locul de muncă al unui angajator unde se află în mod normal angajații. Cel mai frecvent, acesta este campusul Williamsburg.

Lucru la distanță: un aranjament de lucru în care angajatul încheie un acord formal cu universitatea pentru a-și îndeplini sarcinile obișnuite de serviciu într-un alt loc de muncă cel puțin o zi pe săptămână.

IV. Politica

Lucrul la distanță este o alternativă de muncă voluntară care este adecvată pentru unii angajați și pentru anumite posturi, dar nu pentru toți angajații și pentru toate posturile. Niciun angajat al universității nu are dreptul sau nu i se garantează oportunitatea de a lucra la distanță. Anumite categorii de posturi sunt neeligibile pentru munca la distanță. Pentru posturile eligibile pentru munca la distanță (a se vedea secțiunea A de mai jos), posibilitatea ca un anumit angajat să poată lucra la distanță este o decizie luată de la caz la caz, luând în considerare o evaluare a probabilității ca angajatul să reușească într-un aranjament de lucru la distanță și o evaluare a capacității supervizorului de a gestiona lucrătorii la distanță. aranjamentele de lucru la distanță sunt, cel mai adesea, pentru munca la distanță parțială, de exemplu, lucrul la distanță o zi pe săptămână.

Lucrul la distanță poate fi, de asemenea, luat în considerare, de la caz la caz, ca o acomodare rezonabilă, așa cum prevede Politica și procedura de acomodare rezonabilă a angajaților pentru angajații calificați cu dizabilități.

Angajații care sunt aprobați pentru munca la distanță vor trebui să semneze un acord de lucru la distanță cu universitatea, în conformitate cu această politică.

Toți angajații care lucrează la distanță efectuează în esență aceeași muncă pe care ar face-o la locul de muncă central, în conformitate cu aceleași așteptări de performanță și cu alți termeni conveniți. Acordurile de lucru la distanță pot fi stabilite pentru o perioadă pe termen lung sau pe termen scurt.

Clasificarea, remunerarea și beneficiile unui angajat nu se vor schimba dacă angajatului i se aprobă munca la distanță.

Universitatea poate stabili munca la distanță ca o condiție de angajare, în funcție de nevoile de afaceri ale universității. În astfel de cazuri, această cerință trebuie să fie inclusă atunci când postul este anunțat și în corespondența prin care se oferă angajarea.

A. Posturi și angajați eligibili

Supervizorii, în consultare cu Biroul de Resurse Umane, vor analiza natura unui post și modul în care se desfășoară activitatea și vor determina ce posturi sunt adecvate pentru a fi desemnate sau aprobate pentru munca la distanță. Mai mulți factori ar trebui luați în considerare pentru a determina fezabilitatea telemuncăi, inclusiv capacitatea universității de a supraveghea angajatul în mod adecvat și dacă unele sarcini necesită utilizarea anumitor echipamente sau instrumente care nu pot fi reproduse la domiciliu. Alte considerente critice includ dacă

• este necesară interacțiunea față în față și coordonarea muncii cu alți angajați;
• este necesară interacțiunea în persoană cu colegii, clienții sau clienții externi;
• poziția în cauză necesită ca angajatul să aibă acces imediat la documente sau alte informații aflate doar la locul de muncă;
• locația de lucru alternativă se află în Commonwealth of Virginia;
• dispoziția de lucru la distanță va avea un impact asupra calității serviciilor sau a operațiunilor universității, sau va crește volumul de muncă pentru alți angajați;
• postul poate fi structurat astfel încât să fie îndeplinit independent de alții, cu o nevoie minimă de sprijin și cu puțină interacțiune față în față; și

performanța poate fi măsurată prin standarde cantitative sau calitative orientate spre rezultate, nu prin timpul petrecut la locul de muncă.

În mod obișnuit, faptul că un post este desemnat ca fiind eligibil pentru munca la distanță indică faptul că este posibilă munca la distanță parțială, mai degrabă decât munca la distanță cu normă întreagă. Biroul de Resurse Umane, în consultare cu departamentele, va identifica, de asemenea, categorii largi de posturi care nu sunt eligibile pentru munca la distanță, inclusiv, dar fără a se limita la servicii directe și posturi specifice unui loc, cum ar fi ofițerii de poliție, muncitorii de pe terenuri, personalul de sprijin pentru parcări, lucrătorii din domeniul comerțului cu instalații, inclusiv instalatorii, electricienii, și tehnicieni HVAC, lucrători de curățenie (custode), personal de sănătate al studenților, personal pentru viața de reședință, antrenori, posturi de sprijin și operațiuni sportive, posturi de recepționeri, recepționeri la recepție, personal de sprijin și circulație în bibliotecă, bibliotecari de referință și de cercetare, posturi de sprijin direct în domeniul IT, personal de operațiuni cu nave la VIMS și personal de mediu, sănătate și siguranță. Această listă de posturi nu este exclusivă, iar Biroul de resurse umane își rezervă dreptul de a identifica alte posturi care nu sunt eligibile pentru telemuncă.

În cazul în care un angajat care ocupă un post eligibil solicită aprobarea pentru telemuncă, supervizorul, în consultare cu Biroul de Resurse Umane, va stabili dacă angajatul este eligibil. În general, trebuie îndeplinite următoarele condiții pentru a aproba un angajat pentru telemuncă:

• Angajatul ocupă postul de cel puțin douăsprezece luni;
• Angajatul nu are la dosar nicio acțiune disciplinară formală activă pentru perioada de evaluare curentă sau imediat precedentă;
• Angajatul a demonstrat capacitatea de a lucra în mod productiv pe cont propriu și este motivat și flexibil; și

Angajatul a primit cel puțin o evaluare satisfăcătoare în ciclul de evaluare anterior.

Supervizorii trebuie să se asigure că deciziile de telemuncă sunt luate din motive adecvate și nediscriminatorii.

B. Așteptări și condiții generale

Respectarea politicilor. Angajații trebuie să fie de acord să respecte regulile, politicile, practicile și instrucțiunile universității și să înțeleagă că încălcarea acestora poate duce la încetarea acordului de lucru la distanță și/sau la măsuri disciplinare, până la concediere. Angajații care lucrează de la distanță vor fi supuși acelorași politici ca și ceilalți angajați, inclusiv politicilor referitoare la securitatea informațiilor și protecția datelor; a se vedea punctul 7 de mai jos.
1. Orele de lucru. Numărul total de ore pe care se așteaptă ca angajații care lucrează la distanță să le lucreze nu se va schimba, indiferent de locul de muncă. De asemenea, universitatea se așteaptă de la angajații care fac telemuncă la același nivel de productivitate pe care îl așteaptă de la angajații de la locul de muncă central. Angajații care lucrează în regim de telemuncă și care nu sunt scutiți de cerințele privind orele suplimentare prevăzute de Fair Labor Standards Act vor trebui să înregistreze toate orele lucrate într-un mod desemnat de universitate. Orele lucrate în plus față de cele specificate în acordul de telemuncă vor necesita aprobarea prealabilă a supervizorului.
   Telecommutingul nu este destinat să servească drept substitut pentru îngrijirea copiilor sau a adulților. În cazul în care copiii sau adulții care au nevoie de îngrijire primară se află în locul de muncă alternativ în timpul orelor de lucru ale angajaților, o altă persoană trebuie să fie prezentă pentru a asigura îngrijirea.
   Supervizorii pot cere angajaților să se prezinte la un loc de muncă central, după cum este necesar, pentru întâlniri legate de muncă sau alte evenimente sau se pot întâlni cu angajatul la locul de muncă alternativ, după cum este necesar, pentru a discuta progresul muncii sau alte probleme legate de muncă.
2. Utilizarea concediului. Angajații nu pot utiliza telemuncă în locul concediului medical, al concediului medical și familial, al concediului utilizat în cadrul Programului de boală și invaliditate din Virginia, al concediului de compensare a accidentelor de muncă sau al altor tipuri de concediu.
   Cu toate acestea, universitatea poate stabili dacă este sau nu oportun să ofere telemuncă ca o oportunitate de revenire parțială sau completă la locul de muncă, pe baza politicilor universității privind revenirea la locul de muncă în urma unui accident sau a unei boli și a criteriilor aplicate în mod normal deciziilor privind aprobarea telemuncăi.
3. Răspundere. Universitatea nu își asumă nicio responsabilitate pentru rănile apărute în locul de muncă alternativ al angajatului în afara orelor de lucru convenite sau pentru rănile apărute în timpul orelor de lucru, dar care nu decurg din și în timpul serviciului. De asemenea, universitatea nu își asumă nicio răspundere pentru daunele aduse proprietății imobiliare sau personale a angajatului ca urmare a participării la programul de lucru la distanță.
   Cooperirea de despăgubire a lucrătorilor este limitată la zonele de lucru desemnate în locuințele angajaților sau în locațiile de lucru alternative. Angajații sunt de acord să practice aceleași obiceiuri de siguranță pe care le-ar folosi în universitate și să mențină condiții de siguranță în locațiile lor de lucru alternative. Angajații trebuie să urmeze procedurile normale de raportare a îmbolnăvirilor sau vătămărilor.
4. Echipamente și materiale. În mod normal, universitatea va furniza echipamentele și materialele de care angajații au nevoie pentru a-și îndeplini în mod eficient atribuțiile; cu toate acestea, universitatea nu va dubla resursele între locul de muncă central și locul de muncă alternativ.
   Angajații care lucrează la distanță pot utiliza echipamentele deținute de universitate numai în scopuri legitime ale universității. Angajații care lucrează la distanță sunt responsabili pentru protejarea echipamentelor deținute de universitate împotriva furtului, deteriorării și utilizării neautorizate. Universitatea va asigura întreținerea, service-ul și repararea echipamentelor deținute de universitate utilizate în cursul normal al activității profesionale. Universitatea va stipula cine este responsabil pentru transportul și instalarea echipamentelor și pentru returnarea acestora la locul de muncă central pentru reparații sau service. Acordul de lucru la distanță poate permite, de asemenea, angajaților să utilizeze propriul echipament, cu condiția ca utilizarea unui astfel de echipament să fi fost aprobată de către directorul departamentului de informații sau de către persoana desemnată.
   În cazul în care angajații sunt autorizați să-și folosească propriul echipament, universitatea nu este responsabilă pentru costul, repararea sau întreținerea echipamentului personal al angajatului, cu excepția cazului în care se convine în mod expres în prealabil în acordul de lucru la distanță.
5. Costurile telemunicării. Universitatea nu este obligată să își asume răspunderea pentru costurile de funcționare, de întreținere a locuinței sau alte costuri suportate de angajați pentru utilizarea locuințelor lor ca locații alternative de lucru la distanță.
   Universitatea poate utiliza fonduri alocate pentru costurile de telemuncă dacă există o necesitate de afaceri și dacă finanțarea permite: instalarea și serviciul telefonic de bază în locația alternativă de lucru a angajatului; telefoane mobile sau asistenți digitali personali (PDA) pentru uz profesional; rambursarea angajaților pentru apelurile interurbane legate de afaceri efectuate de la telefoanele personale, dacă nu sunt furnizate telefoane mobile sau PDA-uri; sau acces la internet și servicii conexe.
6. Informații universitare. Angajații trebuie să protejeze informațiile universitare utilizate sau accesate în timpul telemuncăi, în conformitate cu Politica de clasificare și protecție a datelor, Politica de utilizare acceptabilă și alte politici aplicabile privind tehnologia informației ale W&M.
   Universitatea trebuie să acorde permisiunea, în conformitate cu procedurile universitare, ca angajații să lucreze la informații sau materiale cu acces restricționat, așa cum sunt definite de universitate, în locații de lucru alternative. Angajații care lucrează la distanță trebuie să fie de acord să urmeze procedurile de securitate aprobate de universitate pentru a asigura confidențialitatea și securitatea datelor.
7. Formare pentru manageri și supervizori. Universitatea încurajează utilizarea cu succes și adecvată a muncii la distanță în cadrul universității prin furnizarea de cursuri de formare pentru supervizori și manageri în gestionarea eficientă a angajaților care lucrează la distanță. Universitatea a furnizat îndrumări privind gestionarea așteptărilor de performanță ale angajaților.

C. Acord de telemuncă

Lucrul la distanță trebuie să fie documentat ca fiind aprobat printr-un acord de lucru la distanță. Acordul de muncă la distanță stabilește condițiile specifice care se aplică angajaților care lucrează în locații alternative. Acordul de muncă la distanță trebuie să fie aprobat de șeful unității, de supervizorul angajatului și de Biroul de Resurse Umane. Formularul de acord poate fi accesat online la adresa http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Un acord pe termen va fi, de obicei, pentru un an, cu un termen care poate fi reînnoit, dar se poate încheia un acord pentru un termen mai scurt. Reînnoirea nu este garantată; aranjamentul de lucru la distanță, performanța angajatului și alte circumstanțe vor fi luate în considerare de către supervizor pentru a stabili dacă se va reînnoi acordul.

1. Excepții de la cerința acordului de lucru la distanță. Este o practică acceptată pentru cadrele didactice și de cercetare să își desfășoare activitatea cu programe variate în campus și în locații alternative. În mod normal, un acord formal de telemuncă nu va fi necesar pentru cadrele didactice, cu excepția cazului în care misiunea normală de lucru este în mod constant într-o locație alternativă (adică nu în biroul standard atribuit).
   Ocazional, un departament poate, de asemenea, să stabilească faptul că angajații ar putea fi nevoiți să lucreze în locuri de muncă alternative pentru o perioadă scurtă de timp pentru a se adapta la circumstanțe neobișnuite, cum ar fi o scurtă închidere a biroului pentru renovări sau relocalizare. În astfel de cazuri, acordul formal de telemuncă nu este necesar, dar ar trebui să fie documentat pentru dosarele departamentului prin memorandum sau e-mail, specificând așteptările și durata muncii.
2. Modificarea sau încetarea acordului de telemuncă. Supervizorul, în consultare cu Resurse umane, poate modifica sau rezilia acordul de lucru la distanță înainte de termen (înainte de expirarea termenului specificat) din motive de performanță, de schimbare a nevoilor operaționale sau din orice alt motiv nediscriminatoriu. De asemenea, angajatul poate rezilia acordul de telemuncă în orice moment, cu excepția cazului în care acesta a fost o condiție de angajare. Orice reziliere se va face, de obicei, cu un preaviz de cel puțin două săptămâni.

VI. Punerea în aplicare; plângeri, reclamații sau căi de atac

Un angajat care nu este de acord cu refuzul unei cereri de telemuncă sau cu orice altă acțiune legată de această politică este încurajat să discute problema cu superiorul său. În cazul în care discuția cu supervizorul nu rezolvă problema, angajatul poate solicita o revizuire informală a unei decizii de telemuncă de către Biroul de Resurse Umane. De asemenea, deciziile privind munca la distanță pot face obiectul unei plângeri în cadrul proceselor existente de plângere/plângere.

VII. Autoritate și modificare; punere în aplicare

A. Autoritate și modificare. Această politică este aprobată de către președinte, în conformitate cu secțiunea 2.2-2817.1 din Codul Virginiei. Președintele a delegat responsabilului principal cu resursele umane autoritatea de a face revizuiri sau modificări minore sau tehnice ale acestei politici.

B. Punerea în aplicare.

• Determinarea eligibilității postului. Supervizorii ar trebui să înceapă să identifice posturile ca fiind eligibile sau neeligibile pentru munca la distanță de la publicarea acestei politici, cu referire la lista de posturi neeligibile furnizată de Resurse umane și în conformitate cu secțiunea IV(A) din prezenta politică.
• Acorduri de telemuncă preexistente. Pentru orice angajat care face telemuncă de la sau înainte de data intrării în vigoare a prezentei politici, supervizorul se consultă cu Resurse umane pentru a determina abordarea adecvată având în vedere specificul acordului. Pentru un angajat care are un acord de lucru la distanță existent, documentat, cu o durată de un an, de obicei, acordul va fi revizuit în conformitate cu această politică cu puțin timp înainte de expirarea termenului, astfel încât să se poată semna un acord actualizat, dacă este cazul.

VIII. Politici, proceduri și documente conexe

Acord de lucru la distanță &Listă de verificare a siguranței
Politica Departamentului de Management al Resurselor Umane din Virginia privind munca la distanță, Politica 1.61 (politică la nivel de stat care stabilește cadrul pentru munca la distanță, care urmează să fie definită mai detaliat în politicile specifice instituției)
Politica Departamentului de Management al Resurselor Umane din Virginia privind standardele de conduită, Politica 1.61 (Politica 1.61).60 (aplicabilă angajaților clasificați și operaționali; stabilește așteptările în materie de conduită și procedura de disciplină progresivă)
Politica Departamentului de Management al Resurselor Umane din Virginia privind orele de lucru, Politica 1.25
Politica de planificare a performanței & Politica de evaluare pentru angajații operaționali
Politica Departamentului de Management al Resurselor Umane din Virginia privind planificarea performanței & Evaluare, Politica 1.40 (pentru angajații clasificați)
Politica de planificare și evaluare a performanței pentru profesioniști și cadre didactice profesioniste (pentru îndrumări privind gestionarea performanței angajaților profesioniști care lucrează la distanță)
Politica și procedura de acomodare rezonabilă a angajaților (pentru angajații calificați cu dizabilități care solicită munca la distanță ca acomodare)
Îndrumări privind gestionarea așteptărilor angajaților în materie de performanță