Valorificarea, documentarea și înregistrarea contribuțiilor în natură

Înregistrarea contribuțiilor în natură

Obiectiv

În această secțiune, discutăm despre cum să înregistrăm în mod corespunzător contribuția în natură în sistemul contabil al programului dumneavoastră. Acest lucru este esențial pentru a vă asigura că aceste resurse pot fi contabilizate ca fonduri de contrapartidă în conformitate cu cerințele grantului.

Contabilizarea corespondenței

Contabilizarea corectă a tuturor tipurilor de corespondență include:

    1. Conservarea unei documentații adecvate pentru a susține sumele declarate ca fonduri de contrapartidă;

    2. Conservarea aceluiași tip de documentație pe care l-ați folosi pentru a susține orice cheltuieli declarate ca fiind partea CNCS sau a beneficiarului de grant;

    3. Asigurându-vă că documentația cheltuielilor este similară cu alte cheltuieli de program și în concordanță cu politicile și procedurile organizaționale;

    4. Înregistrarea în detaliu a donației și a valorii articolului; și

    5. Înregistrarea sumelor utilizate ca și contrapartidă în registrul general ca venit și ca și cheltuială.

    Tip

    Alertă

    Atenție.

    Neînscrierea contribuțiilor pentru meciuri în registrul general necesită o politică explicativă formală și o foaie de calcul de responsabilitate separată care să ateste primirea și utilizarea contribuției.

Înregistrarea contribuțiilor în natură

În conformitate cu principiile contabile general acceptate (GAAP), toate contribuțiile primite ar trebui să fie înregistrate ca venituri în momentul primirii, inclusiv contribuțiile în natură.

Declarația nr. 116 din Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) stabilește standardul pentru înregistrarea contribuțiilor în natură în registrul general în scopuri contabile. În conformitate cu SFAS nr. 116, serviciile cu care s-a contribuit sunt recunoscute în situațiile financiare dacă aceste servicii:

    • crează sau îmbunătățesc active nefinanciare sau

    • necesită abilități specializate, sunt furnizate de persoane care posedă aceste abilități și ar trebui să fie achiziționate dacă nu ar fi furnizate prin donație.

Serviciile care necesită competențe specializate sunt cele furnizate de contabili, arhitecți, tâmplari, medici, electricieni, avocați, asistente medicale, instalatori, formatori și alți profesioniști și meseriași.

Să ne uităm la un exemplu de înregistrare a unei contribuții în natură:

Tip

Scenariu

Înregistrarea unei contribuții în-Kind Contribuții în natură

Unul dintre aspectele programului dumneavoastră este repararea și vopsirea gardurilor din comunitatea dumneavoastră. Un antreprenor local de vopsitorie dorește să doneze organizației dumneavoastră un pulverizator de vopsea profesional ca o contribuție în natură. Antreprenorul a evaluat pulverizatorul la valoarea justă de piață de 550,00 $.

Pentru a înregistra această contribuție în natură în registrul general, o veți înregistra atât ca venit (un cont de credit), cât și ca cheltuială (un cont de debit).

Iată cum se înregistrează acest exemplu:

550,00$ – Contul #7250 Contribuție în natură – Cheltuieli – Consumabile (debit)

550$.00 – Contul #4250 Venituri din contribuții în natură – Furnituri (credit)

Conturi de contribuții în natură în planul de conturi

Cea mai bună metodă pentru a vă configura sistemul contabil este de a stabili conturi de venituri și cheltuieli din contribuții în natură în planul de conturi.

Puteți lua în considerare posibilitatea de a adăuga aceste tipuri de conturi în natură, sau altele, pe măsură ce apare necesitatea:

      • Contribuție în natură – Materiale și consumabile
      • Contribuție în natură – Servicii
      • Contribuție în natură – Proprietăți

    După cum vedeți, înregistrarea contribuției în natură ca o cheltuială și venit nu modifică linia de jos (venitul net) din situațiile financiare. Cu toate acestea, prin înregistrarea contribuției în natură, ceea ce a făcut organizația dvs. în acest proces este înregistrat cu exactitate și reflectă ceea ce este necesar pentru funcționarea programului dvs. Acest lucru aduce beneficii organizației dvs. în scopuri viitoare de bugetare și planificare.
    Rezumat

    În această secțiune, am examinat cerința GAAP referitoare la contribuțiile în natură și tratamentul contabil necesar al contribuțiilor în natură ca și corespondență în registrul general.

    Granturile ar trebui să înregistreze contribuțiile în natură așa cum înregistrează cheltuielile în numerar în sistemele lor contabile. Dacă aceasta nu este o practică a organizației, ar trebui să existe o politică scrisă care să descrie sistemul de înregistrare a tranzacțiilor.