Oszacowania vs. Kwoty

Czy powinieneś wysyłać oferty czy opracowywać szacunki? Podawać stałą wycenę kosztów pracy czy szacować wszystkie koszty? Szacunki vs. Wyceny – jaka jest różnica i których powinieneś używać…?

Zapewne jako handlowiec lub mała firma, spędzasz sporą część swojego cennego czasu na wypisywaniu szacunków lub wycen dla potencjalnych nowych klientów.

Jednakże, może być wiele nieporozumień między tymi dwoma pojęciami.

Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, istnieje światowa różnica między dostarczaniem cytatu a podawaniem szacunku.

Pytanie brzmi więc: Czy znasz istotne różnice między wyceną a cytatem?

Wyceny vs. szacunki wyjaśnione

Dla małych firm, które świadczą jakikolwiek rodzaj usługi (a nie produkt o ustalonej cenie, jak robią to sklepy), zapewnienie klientom pomysłu na to, czego mogą się spodziewać, aby zapłacić za konkretną pracę, jest faktem życia.

Może to być czasochłonne i niewdzięczne zajęcie – zwłaszcza jeśli nie czujesz się zbyt komfortowo z przykładaniem pióra do papieru.

Zrozumienie różnicy między wyceną a kosztorysem, użycie odpowiedniego w odpowiednim czasie i upewnienie się, że posiadają one wszystkie niezbędne informacje, ma kluczowe znaczenie.

Napisaliśmy ten prosty, łatwy do zrozumienia przewodnik po szacunkach vs. Oto, czego się dowiesz:

• Jakie są różnice
• Kiedy używać kosztorysu, a kiedy podawać wycenę
• Dlaczego ma to znaczenie
• Ważne szczegóły, które musisz uwzględnić

Znajdziesz tu również odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące kosztorysów i wycen.

Jaka jest różnica między kosztorysem a wyceną?

Pierwszą rzeczą, jaką należy zrozumieć na temat kosztorysów i wycen jest to, że NIE są to dwie różne nazwy dla tej samej rzeczy. Szacunki i cytaty każdy z nich ma odrębne zastosowania, korzyści & wady. Ich znajomość jest kluczem do uniknięcia problemów, które mogą kosztować Cię czas, dobrą wolę klienta, a nawet pieniądze.

Spójrzmy najpierw na kosztorysy:

Co to jest kosztorys?

Oszacowanie jest w zasadzie „szacunkową oceną” lub przybliżonym, wykształconym przypuszczeniem opartym na tym, ile dana praca może kosztować. Często jest on dostarczany przed poznaniem wszystkich szczegółów danej pracy (np. podczas rozmowy telefonicznej z potencjalnym nowym klientem) lub podczas wizyty na budowie.

Oszacowania są Twoimi pierwszymi przemyśleniami na temat kosztów i mogą ulec drastycznej zmianie, gdy uzyskasz dodatkowe informacje, gdy pojawią się nieoczekiwane komplikacje podczas pracy lub zwiększy się zakres tego, o co zostałeś poproszony.

Kluczowy punkt: Szacunek jest nieformalnym pomysłem na cenę opartym na ograniczonych informacjach. Należy je traktować jako punkt wyjścia w zakresie kosztów, które mogą wzrosnąć (lub spaść). Oszacowanie NIE MOŻE być używane jako prawny punkt odniesienia dla ceny.

Na przykład, wyobraźmy sobie, że zostałeś poproszony o otynkowanie średniej wielkości sypialni.

Dzwoni Pani Smith, aby zapytać o koszt otynkowania jej sypialni. Nie ma dokładnych wymiarów, ale mówi, że jest ona „średniej wielkości”. Ponadto wspomina, że na miejscu jest jeszcze stara tapeta, którą trzeba usunąć.

Więc Twoja wycena może wyglądać następująco:

Co to jest wycena?

Wycena (lub kosztorys) to dokładna cena za oferowaną pracę. Jako taka jest stała i NIE MOŻE być zmieniona po zaakceptowaniu jej przez klienta (chyba że klient zmieni ilość/rodzaj wymaganej pracy lub odkryjesz coś zupełnie poza zakresem tego, co zostało uzgodnione).

Wyceny są wydawane tylko po wizycie na miejscu lub gdy jesteś pewien, że ustaliłeś dokładnie, co jest potrzebne.

Kluczowy punkt: Ważne jest, aby pamiętać, że oferty są przedstawiane formalnie i stanowią umowę pomiędzy Tobą a klientem. Jako takie mogą być wykorzystywane jako prawne punkty odniesienia dla ceny w przypadku sporu.

Zrozumiałe jest, że kosztorysy dają klientom spokój umysłu; są bezpieczni wiedząc, że wiedzą dokładnie, ile będzie kosztować praca, zanim się ona rozpocznie.

W naszym przykładzie z panią Smith, po wizycie w jej domu, mogłeś odkryć, że jej wolna sypialnia jest większa niż przeciętnie i że jest tam znaczna ilość starej tapety, której usunięcie zajmie nieco więcej czasu, niż początkowo sądziłeś.

Jak widać na poniższym przykładzie, Twoja pisemna wycena zawiera więcej szczegółów i jest znacznie dokładniejszym odzwierciedleniem prawdziwego kosztu potrzebnej pracy (w tym przypadku dodając kolejne 75 funtów do ceny) :

Oszacowanie czy wycena? Kluczowe punkty do zapamiętania…

• Oszacowania są przybliżonym pojęciem o cenie. Powinny być używane TYLKO jako wstępna CENA orientacyjna.
• Oferty są prawnie wiążące i powinny być używane TYLKO wtedy, gdy jesteś pewien kosztów z nimi związanych.
• NIGDY nie oznaczaj pisemnego kosztorysu jako „Wyceny” – możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności zgodnie z podaną kwotą.
• Zawsze upewnij się, że klient rozumie, czy otrzymuje kosztorys czy wycenę.

Często zadawane pytania dotyczące kosztorysów i wycen

Zrozumienie różnicy między kosztorysem a wyceną jest tylko pierwszym krokiem na drodze do wykorzystania potencjału obu tych narzędzi. Administracja i zapytania pochłaniają cenny czas, dlatego poniżej wyszczególniliśmy niektóre z najczęściej zadawanych pytań dotyczących kosztorysów i wycen. Są one nie tylko rozwinięciem pewnych elementów i dlaczego są one ważne, ale również zawierają kilka pomocnych sugestii.

Czy zawsze powinienem dostarczać pisemny kosztorys lub wycenę?

Jak mówi przysłowie: umowy ustne nie są warte papieru, na którym zostały spisane. Wyceny i kosztorysy powinny być zawsze dostarczane w formie pisemnej. Jeśli później pojawią się pytania lub problemy, dobrze jest mieć coś na piśmie, aby móc się do nich odwołać – ułatwia to rozwiązywanie wszelkich nieporozumień. Nie zapomnij zachować kopii wszystkich swoich kosztorysów i wycen.

Czy dobrze jest odręcznie napisać moje kosztorysy lub wyceny?

Choć dokumenty pisane odręcznie są nadal akceptowalne, powinieneś upewnić się, że są one zarówno czytelne, jak i profesjonalnie przedstawione – nic nie wyłącza potencjalnego klienta szybciej niż próba rozszyfrowania nieczytelnych bazgrołów na skrawku papieru. Twoje oferty i kosztorysy powinny odzwierciedlać poziom profesjonalizmu, jakiego Twoi klienci mogą oczekiwać od Twoich usług. Zawsze używaj papieru firmowego z nazwą Twojej firmy i pełnymi danymi kontaktowymi. Anonimowy pusty papier sprawia, że klienci są zdenerwowani co do ważności Twojej firmy.

Jakie szczegóły powinienem zawrzeć w moich szacunkach lub wycenach?

Zawsze wyraźnie zaznaczaj, czy podajesz szacunki czy wyceny, jak w powyższych przykładach.

Ponieważ kosztorysy są przybliżonymi szacunkami kosztów, powinny być dość jasne, ale nie muszą być tak szczegółowe jak wycena. Należy opisać pracę w sposób jasny i ogólny. Szacunki powinny zawsze zawierać zastrzeżenie, że cena może ulec zmianie w zależności od przygotowania bardziej szczegółowej wyceny.

Gdy masz już lepsze wyobrażenie o tym, co dokładnie wchodzi w grę, należy przedstawić szczegółową wycenę. Bądź tak szczegółowy, jak to tylko możliwe, włączając w to:

• Dane klienta i adres/lokalizację pracy do wykonania
• Numer referencyjny (w razie potrzeby)
• Datę
• Podział elementów (w tym robocizny,
• Dokładny opis tego, co jest objęte wyceną i (jeśli to konieczne) co nie jest nią objęte
• Cena całkowita
• Wszystkie elementy VAT powinny być wyszczególnione. Pamiętaj, że możesz naliczać podatek VAT tylko wtedy, gdy jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT w HMRC. Musisz pokazać swój ważny numer rejestracyjny VAT na wszystkich dokumentach.

Czy muszę dołączyć moje warunki do obu dokumentów?

Jeśli masz formalnie sporządzone warunki, zawsze dołączaj ich kopię do kosztorysu lub oferty. Nie tylko daje to Twojemu klientowi bardzo pozytywne wrażenie, że Twoja firma jest otwarta i uczciwa, ale również dostarcza mu informacji takich jak normalne warunki płatności, wymagane depozyty, kary za brak płatności itp.

Czy kosztorysy i oferty wymagają dat?

Datowanie kosztorysów i ofert pomaga określić, kiedy dokładnie je przygotowałeś. Zwykle może to być okres od 30 do 90 dni od daty na dokumencie, w zależności od rodzaju działalności lub preferencji. Opłaty i koszty naturalnie rosną wraz z upływem czasu, więc ustalenie limitu czasu, przez jaki cena jest ważna, chroni Cię przed byciem zaskoczonym przez stare kosztorysy lub oferty, które są teraz nierealistyczne.

Czy nadal głowisz się nad ofertami i kosztorysami?

Łatwo jest dołączyć do 1000’s małych firm, które korzystają z YourTradebase – narzędzia online, które ułatwia tworzenie (i zarządzanie) wszystkimi ofertami i kosztorysami w jednym miejscu.

Dlaczego nie wypróbujesz naszej całkowicie darmowej wersji próbnej i nie przekonasz się sam?