Nowe prawo stanu Illinois dotyczące sprawdzania danych kandydatów – HolmstromKennedy

Nowe prawo stanu Illinois dotyczące sprawdzania danych kandydatów

By: Maryjo F. Pirages Reynolds

W dniu 19 lipca 2014 r. gubernator Quinn podpisał ustawę Job Opportunities for Qualified Applicants Act, która weszła w życie. Patrz: P.A. 098-0774, dostępna pod adresem http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. Nowe prawo zostało określone jako ustawodawstwo „Ban the Box”, ponieważ zakazuje ono stosowania zapytań o wyroki karne w podaniach o pracę. Nowe prawo zabrania również stosowania innych metod przed rozmową kwalifikacyjną w celu wykluczenia wnioskodawców z wyrokami karnymi.

Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 roku. Jego głównym wymogiem jest to, że:

„Pracodawca lub agencja zatrudnienia nie może pytać o lub w, rozważać, lub wymagać ujawnienia rejestru karnego lub historii karnej wnioskodawcy, dopóki wnioskodawca nie zostanie uznany za kwalifikującego się do stanowiska i powiadomiony, że wnioskodawca został wybrany do rozmowy kwalifikacyjnej przez pracodawcę lub agencję zatrudnienia lub, jeśli nie ma rozmowy kwalifikacyjnej, do czasu po warunkowej oferty zatrudnienia jest złożona wnioskodawcy przez pracodawcę lub agencję zatrudnienia.”

Innymi słowy, pracodawca nie może pytać o historię kryminalną na formularzu zgłoszeniowym, a pracodawcy nie mogą żądać lub wykorzystywać informacji o przeszłości kryminalnej przed podjęciem decyzji, czy przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem. Jest to podobne do zakazu pytania o niepełnosprawność przed złożeniem oferty pracy – chodzi o to, aby kandydat nie wiedział, że skazanie odegrało rolę w podjęciu decyzji o rozmowie kwalifikacyjnej lub zatrudnieniu.

Prawo będzie miało zastosowanie do wszystkich pracodawców w Illinois zatrudniających 15 lub więcej pracowników w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym. Prawo obejmuje również agencje zatrudnienia, więc pracodawcy nie mogą używać takich agencji do sprawdzania kandydatów pod kątem kryminalnej przeszłości.

Co to oznacza dla Ciebie jako pracodawcy? Pracodawcy powinni usunąć wszelkie pytania dotyczące przeszłości kryminalnej ze swoich aplikacji i powinni poczekać z rozpoczęciem sprawdzania przeszłości kryminalnej do momentu, gdy zostanie stwierdzone, że kandydat ma odpowiednie kwalifikacje do pracy i gdy zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną zostanie wysłane do kandydata. Zwłaszcza, że pracodawca może zadać pytanie o przeszłość kryminalną w momencie powiadomienia kandydata, że został on wybrany na rozmowę kwalifikacyjną. Prawo wydaje się również zezwalać pracodawcy na uzależnienie rozmowy kwalifikacyjnej od otrzymania odpowiedzi na zapytanie dotyczące przeszłości kryminalnej oraz na poinformowanie kandydata, że nie zostanie on zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną, jeśli odpowiedź ujawni przestępstwo dyskwalifikujące. Pracodawcy powinni zaktualizować wszystkie zasady dotyczące sprawdzania przeszłości i/lub postanowienia podręcznika. Pracodawcy powinni również rozważyć przygotowanie zasad i/lub listów formalnych w celu poinformowania kandydatów o zasadach sprawdzania przeszłości, szczególnie w przypadkach, gdy kandydat nie zostanie zatrudniony z powodu sprawdzenia jego przeszłości.

Polityki dotyczące sprawdzania przeszłości kryminalnej powinny być również sprawdzone w celu zapewnienia, że nie narażają pracodawcy na roszczenia z tytułu dyskryminacji o „zróżnicowanym wpływie”. Equal Employment Opportunity Commission zaleca przyjęcie polityki „ukierunkowanego prześwietlania”. Taka polityka umożliwia pracodawcy określenie przestępstw, które generalnie dyskwalifikują kandydatów do pracy, ale następnie daje zdyskwalifikowanym kandydatom możliwość indywidualnej oceny. Zindywidualizowana ocena wymaga od pracodawcy rozważenia charakteru przestępstwa, charakteru pracy i ram czasowych, które upłynęły, w celu określenia czy wyeliminowanie kandydata z rozważań na temat danego stanowiska jest związane z pracą i zgodne z koniecznością biznesową. Oto link do wskazówek EEOC dotyczących sprawdzania przeszłości kryminalnej: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.

Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy są zachęcani do przejrzenia swoich istniejących podręczników i zasad zatrudnienia oraz skonsultowania się z radcą prawnym w celu zapewnienia zgodności z nowym prawem stanu Illinois. Wreszcie, przejście tego prawa jest przyjaznym przypomnieniem, że pracodawcy muszą również zapewnić zgodność z Fair Credit Reporting Act (FCRA), gdy korzystają z zewnętrznych dostawców do przeprowadzania prześwietleń.

Jeśli Twoja firma zdecyduje, że korzystne byłoby przeprowadzenie prześwietlenia kandydatów i/lub pracowników, prosimy o kontakt z naszym biurem w celu uzyskania pomocy. FCRA zawiera liczne, złożone wymagania dotyczące zawiadomienia i dokumentacji niezbędnej dla pracodawców do uzyskania i wykorzystania prześwietlenia. Nasza firma może pomóc w dostarczeniu Państwu niezbędnych formularzy i ujawnień. Dodatkowo, możemy doradzić Państwu, jaki rodzaj raportu konsumenckiego (śledczy czy nie śledczy) będzie najbardziej korzystny i doradzić Państwu co do ograniczeń i niuansów FCRA dla niektórych pracodawców.

Nieprzestrzeganie FCRA może spowodować, że pracodawca będzie prawnie odpowiedzialny za szkody wyrządzone potencjalnemu lub obecnemu pracownikowi lub agencji sprawozdawczości konsumenckiej, w którym to przypadku pracodawca będzie odpowiedzialny za szkody i ewentualnie honoraria adwokackie wynikające z nieprzestrzegania przepisów. Ponadto, dodatkowe grzywny mogą być nałożone przez agencję administracyjną lub na mocy prawa stanowego. Tak więc, pracodawcy powinni postępować ostrożnie i skonsultować się z radcą prawnym, gdy chcą uzyskać i wykorzystać sprawdzanie przeszłości.

Proszę o kontakt z nami w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących FCRA lub nowego prawa.

Maryjo Pirages jest adwokatem stowarzyszonym w kancelarii i członkiem grup ds. prawa pracy, trustów &spadków i korporacji. Maryjo doradza i reprezentuje pracodawców w szeregu spraw związanych z zatrudnieniem, w tym w zakresie zgodności z przepisami ustawowymi i administracyjnymi, umów oraz podręczników i polityk pracowniczych. Celem Maryjo jest praca ramię w ramię z pracodawcami, tak aby mogli oni proaktywnie wdrażać i być na bieżąco z ich polityką w celu ograniczenia ich odpowiedzialności i ekspozycji. Dodatkowo, pomaga ona osobom i rodzinom w planowaniu i zarządzaniu nieruchomościami.

.