W QuickBooks Connect Toronto, jedna rzecz szybko stała się jasna: profesjonaliści księgowi uwielbiają wskazówki dotyczące wykorzystania ich oprogramowania księgowego. Na poniedziałkowej porannej sesji poświęconej QuickBooks Online Accountant nie tylko wszystkie miejsca były zajęte, ale również kolejka ustawiła się za drzwiami.

Popularna sesja była prowadzona przez Dawne Leaney Davidson i Tiffany Stewart. Jako współadministratorki prężnie działającej społeczności QB-HQ na Facebooku, Davidson i Stewart uwielbiają wspierać ProAdvisorów, księgowych i księgowych używających QuickBooks. Ich celem tego dnia było podzielenie się niektórymi mniej znanymi funkcjami QuickBooks Online Accountant (QBOA) – i wyraźnie widać, że uczestnicy nie mogli się doczekać, aby o nich usłyszeć.

Oto ich najważniejsze wskazówki, jak w pełni wykorzystać możliwości QBOA.

(Uwaga: Ta sesja została przygotowana dla kanadyjskich użytkowników QBOA. Niektóre funkcje mogą nie być dostępne w innych wersjach QBOA.)

Przegląd klienta

Zakładka Przegląd klienta to widok tylko dla księgowych w pliku QuickBooks Online (QBO) klienta. Zawiera ona podsumowanie sytuacji finansowej klienta, w tym konfigurację firmy, aktywność bankową, typowe problemy i połączone aplikacje. W przypadku nowych klientów ten wygodny przegląd może dać Ci lepszy wgląd w ceny, które powinieneś naliczać.

Powiedział Davidson: „To naprawdę świetne narzędzie, jeśli masz spotkanie z klientem i nie jesteś pewien, czy chcesz go przyjąć, a on mówi: 'Tak, nasze księgi są naprawdę czyste!'”

Wspólne dokumenty

Davidson i Stewart uwielbiają tę funkcję, ale szybkie badanie opinii publicznej ujawniło, że wielu uczestników jeszcze jej nie wypróbowało. W ramach QBOA można zażądać od klienta dokumentów (takich jak wyciągi bankowe lub materiały na koniec roku) za pośrednictwem bezpiecznego portalu. Po przesłaniu plików przez klienta można w łatwy sposób przeglądać wszystkie udostępnione dokumenty w jednej zakładce. Hurra, koniec z mailami w obie strony!

Zakładka Zespół

Zakładka Zespół w QBOA to punkt kompleksowej obsługi wszystkich spraw związanych z zespołem. Można łatwo dodawać i usuwać użytkowników, a także zarządzać dostępem każdego z nich do administracji i ksiąg firmy.

Zakładka Doradcy

Nic dziwnego, że zakładka Doradcy w QBOA zawiera wiele przydatnych informacji. Można tu wyświetlić swój poziom ProAdvisor i dane kontaktowe konsultanta Intuit, pobrać odznaki certyfikacyjne oraz uzyskać dostęp do zasobów i modułów szkoleniowych. Można również być informowanym o nadchodzących aktualizacjach produktu, co jest kluczowe dla utrzymania klientów w pętli – „ponieważ w przeciwnym razie niektórzy z nich powiedzą 'CO SIĘ STAŁO?'”, doradził Davidson.

Zakładka Praca

Zakładka Praca to wbudowane w QBOA narzędzie do zarządzania praktyką, umożliwiające użytkownikom zarządzanie wszystkimi zadaniami w jednym miejscu. Ale kiedy Stewart zapytał publiczność, czy z niej korzystają, odpowiedzi były mieszane. Kilku uczestników stwierdziło, że próbowali w przeszłości, ale okazało się to zbyt frustrujące.

Na szczęście narzędzie to wciąż ewoluuje. Jak powiedział Stewart: „Dla Richa Preece’a jest to jedno z jego dzieci i od czasu, gdy wprowadził je po raz pierwszy kilka lat temu, zrobiło się o wiele lepiej”. Użytkownicy mają teraz nowe opcje tworzenia i zarządzania szablonami przepływu pracy – więc może nadszedł czas, aby dać zakładce Praca kolejną szansę.

Zakładka Zwroty podatkowe

Po półtora roku w wersji beta, zakładka Zwroty podatkowe w QBOA jest teraz na żywo do ogólnego użytku. Powiedział Stewart do publiczności: „Kto przygotowuje podatki? Musicie się tym podekscytować!”. Funkcja ta pozwala kanadyjskim użytkownikom na e-file T2’s bezpośrednio do Canada Revenue Agency. Użytkownicy mogą również zapisać się do wersji beta, która pozwoli im na e-file T1’s.

Apps Tab

Davidson i Stewart są zarówno wielkimi fanami zwiększania doświadczenia QBO poprzez zintegrowane aplikacje. „Mamy klientów z bardzo specyficznymi potrzebami i QBO nie zawsze jest idealnie dopasowany – ale są szanse, że istnieje aplikacja, która rozwiąże problem” – wyjaśnia Davidson. Stewart dodała, że sama ma 17 aplikacji połączonych z QBOA: „Mogę mieć problem”. Na szczęście zakładka Apps w QBOA pozwala użytkownikom łatwo znaleźć i zarządzać aplikacjami dla klientów, jak również dla własnej firmy.

Narzędzia księgowego

Rozwijane menu Accountant Tools daje użytkownikom QBOA wygodny dostęp do wielu narzędzi i skrótów. (Niektóre z ulubionych przez Davidsona i Stewarta to Zamknij księgi (co jest dość oczywiste), Narzędzia raportów i Workpapers.

Z narzędziami Reports Tools, użytkownicy mogą ustawić domyślny zakres dat dla wszystkich raportów i narzędzi, zamiast otwierać je z domyślnymi ustawieniami klienta. Było jasne, że ta funkcja będzie zmianą gry dla publiczności; demo Stewarta spotkało się z dużym aplauzem.

Międzyczasie, funkcja Workpapers przyspiesza proces korekty na koniec roku dla kanadyjskich użytkowników QBOA. Dodaj notatki i załączniki dla każdego klienta, dokonaj wielu korekt w księgach i zapisz całą swoją pracę w pliku klienta. Następnie wygeneruj zeznanie podatkowe jednym kliknięciem.

I tak oto mamy: przewodnik dla wtajemniczonych po niektórych (nie tak bardzo) ukrytych klejnotach w QBOA. Wypróbuj je sam lub przejdź do QB-HQ, aby podzielić się własnymi wskazówkami ze społecznością QuickBooks!

Chcesz więcej treści #QBConnect? Sprawdź naszą pełną relację z QuickBooks Connect Toronto 2018!