Zarządzanie biurem przychodzi z jego wyzwaniami i jego nagrodami, prawda? Jesteś stale obsługiwać nowe przeszkody i presji w wysiłku, aby każdy dzień pracy wygodne, bezpieczne i produktywne. Jednak to dar móc zapewnić to innym i jest to coś, z czego prawdopodobnie jesteś bardzo dumny. Zasługujesz na to.

Jako kierownik biura, jednym z kluczowych sposobów, w jaki wpływasz na swój zespół jest poprawa i zachowanie środowiska, w którym pracują. Twoi pracownicy zasługują na to, aby pracować w środowisku, które jest higieniczne, uporządkowane i wolne od czynników rozpraszających. Pracownicy są często zdani na łaskę warunków w miejscu pracy, których nie mogą kontrolować.

Pomimo, że większość firm wymaga od pracowników pomocy w utrzymaniu wspólnych przestrzeni w czystości, Twoi pracownicy nie zostali zatrudnieni do sprzątania Twojego biura i Ty też nie. Wynajęcie komercyjnej firmy sprzątającej może odciążyć pracowników w utrzymaniu czystości, zapewniając jednocześnie, że środowisko biurowe nie ucierpi.

W tym kompletnym przewodniku do zatrudniania komercyjnej firmy sprzątającej, pomożemy Ci zrozumieć korzyści z zatrudniania firmy sprzątającej, jak znaleźć renomowane firmy w Twoim mieście, jak uzyskać najlepsze stawki za usługi sprzątania, i jak zarządzać nimi z powodzeniem.

Korzyści z zatrudniania komercyjnej firmy sprzątającej

Zanim będziemy mogli zbadać, jak zatrudnić komercyjnego sprzątacza, trzeba będzie zdecydować, czy outsourcing czyszczenia biura jest warte kosztów i wysiłku, aby zarządzać innym sprzedawcą. Później, będziemy oferować zalecenia dotyczące utrzymania tego związku łatwe do zarządzania, ale najpierw, rozważyć te 6 głównych powodów do zatrudniania firmy sprzątającej:

Lepsze środowisko pracy

Dzięki utrzymaniu biura nie tylko czystego, ale profesjonalnie nieskazitelnego, możesz zapewnić większą satysfakcję i produktywność pracowników. Zamiast poruszać się wśród stosów papierów lub wszczynać wojny o resztki z sali konferencyjnej, Twoi ludzie będą zajęci wykonywaniem pracy, do której zostali zatrudnieni w sposób, który jest dla nich wygodny.

Ekspertyza i doświadczenie

Raczej niż zrzucać odpowiedzialność czyszczenia na recepcjonistę, w domu sprzątaczki, lub kierownika biura jak ty, idź z profesjonalistami. Oni wiedzą, jak utrzymać rzeczy zakurzone, czyszczone i sanityzowane w sposób miarowy i profesjonalny. Zatrudniając firmę sprzątającą, będziesz miał spokój ducha i będziesz mógł cieszyć się głębszym rodzajem czystości.

Reliability and Consistency

Rather than manage a rotating calendar of employee duties or an in-house employee who takes sick days, needs time off, and might leave for a different job, let your cleaning company manage the ins and outs. Kiedy polegasz na ich zespole zamiast na swoim, możesz być pewny, że ktoś będzie tam w zaplanowanym czasie, deszcz czy słońce.

Unikanie zarazków

Podczas gdy Twoi pracownicy mogą sprzątać swoje biurka i zarządzać własnymi śmieciami, nie myślą o dezynfekcji powierzchni lub utrzymywaniu zarazków na dystans. Twoja komercyjna ekipa sprzątająca będzie wszędzie tam, gdzie występuje duża ilość bakterii. Szczególnie w sezonie przeziębień i grypy, będziesz chroniony przed biurowymi insektami w najlepszy możliwy sposób.

Ustalanie & Zapominanie o tym

Gdy jeden z krewnych Twoich pracowników jest wezwany jako „sprzątaczka biurowa”, może być trudno ustalić harmonogram. Judy, która również pielęgnuje psy, pracuje w niepełnym wymiarze godzin jako ustawiacz terminów i podróżuje do swojej trzeciej pracy, może nie być dostępna w kadencji, której wymaga Twoje biuro. Zamiast tego wybierz doświadczony zespół sprzątaczy, którzy wiedzą, kiedy się pojawić i nigdy nie zwlekają z wykonaniem tego zadania.

Łatwość zarządzania zaufanego dostawcy

Używając Eden platformy do zarządzania biurem, można źródło sprawdzony sprzedawca, który pasuje do Twojej firmy szczególne potrzeby i wymagania. Następnie możesz użyć oprogramowania do zarządzania harmonogramem i płacenia faktur firmie sprzątającej – to takie proste, że nigdy nie będziesz chciał wrócić do posiadania wewnętrznego sprzątacza biurowego lub samodzielnego zarządzania sprawami.

Kiedy zatrudnić komercyjną firmę sprzątającą

Właściwy czas na zatrudnienie firmy sprzątającej może czuć się nieco wymijająco. Chyba że twoje biuro jest w zupełnej ruinie i nie ma nikogo, kto mógłby się tym zająć, prawdopodobnie znalazłeś obejście, które w pewnym sensie działa.

Może masz kalendarz rotacyjny, gdzie członkowie zespołu zapisują się do konkretnych zadań czyszczenia lub masz „facet sprzątający” lub „sprzątaczka”, który przychodzi do opróżniania śmieci w każdy piątek. To było w porządku, więc nie stresowałeś się szukaniem lepszego rozwiązania.

Oto kilka znaków ostrzegawczych, że nadszedł czas, aby zatrudnić profesjonalną firmę sprzątającą na zasadzie powtarzalności:

Your Team is Too Busy

Your team is lean but full of rockstars. Noszą mnóstwo kapeluszy i nigdy nie narzekają, że rzeczy są zajęte – rozwijają się na tym. Jednak twój zespół nie może rozwijać się w pracy, do której został zatrudniony, jeśli jest zajęty opróżnianiem koszy na śmieci i uzupełnianiem zasobów. Mózgi Twojej operacji już teraz pochłaniają cenny czas na spotkania, mniej efektywne zadania i inne rozpraszacze. Dla większości firm jest to wystarczający powód do zatrudnienia zespołu handlowego, aby ograniczyć czas tracony wewnętrznie.

Your Current Cleaning Situation isn’t Cutting It

Czy jesteś niezadowolony z poziomu czystości Twój obecny dostawca usług sprzątania osiąga w obiekcie lub masz inne obawy, takie jak koszty, dostępność, lub etykiety, warto dokonać zmiany. Chociaż znalezienie nowego dostawcy i wprowadzenie go na rynek może zająć czas i energię, czas ten zwróci się, gdy nie będziesz już mieć do czynienia z nierzetelną firmą sprzątającą lub dostawcą.

Właśnie wprowadziłeś się do swojego biura

Nowa przestrzeń, nowe zasady. Niezależnie od tego, czy jesteś nowym startupem, rozszerzającym działalność na nowe miasta, zdalną firmą, która po raz pierwszy weszła do IRL, czy po prostu przeprowadzasz się do nowego biura w tym samym mieście, jest to dobry moment, aby ustalić nowe oczekiwania i procedury zarządzania swoją przestrzenią. To także wystarczający powód, aby zwolnić obecny zespół sprzątający lub wreszcie dać pracownikom wytchnienie od sprzątania biura metodą „zrób to sam”.

Typowe usługi oferowane przez firmy sprzątające

Jeśli nigdy wcześniej nie zatrudniałeś komercyjnego sprzątacza, możesz się zastanawiać, co możesz im zlecić. Ta lista różni się przez dostawcę i najlepsza polityka kiedy ty no jesteś pewny jest pytać wyraźnie. Jednak wielu dostawców będzie oferować listę usług, które zapewniają na swojej stronie internetowej.

Najczęstsze rodzaje usług sprzątania obejmują:

  • Emptying/clearing śmieci
  • Czyszczenie i dezynfekcja łazienek
  • Odkurzanie powierzchni
  • Czyszczenie luster, okien, i ekranów
  • Przywracanie papieru lub innych materiałów
  • Dezodoryzacja i odświeżanie przestrzeni

How to Find a Reputable Office Cleaning Company

Odkąd jesteś gotowy zatrudnić dostawcę usług czyszczenia biura, będziesz miał nowe pytania, na które musisz odpowiedzieć: Kogo powinniśmy zatrudnić? Jak ich znaleźć? Jak określić, czy są one dobre dopasowanie?

Uwaga: Eden’s Services Marketplace wymienia setki najwyżej ocenianych firm sprzątających biura w całych Stanach Zjednoczonych. Wykonaliśmy już pracę polegającą na zidentyfikowaniu wiarygodnych firm, które są polecane przez innych kierowników biur. Nasza platforma daje Ci możliwość składania wniosków o oferty od dostawców, komunikowania się z nimi i zarządzania fakturami – wszystko w jednym miejscu. Możesz poprosić o bezpłatną wycenę usług sprzątania biura tutaj.

Czy korzystasz z rynku usług, takich jak nasz, aby znaleźć firmę sprzątającą, czy też szukasz jej niezależnie, oto 3 wskazówki, które pomogą Ci znaleźć lokalną firmę sprzątającą do wynajęcia:

Referrals (Word of Mouth)

Tap into your network of other office managers or employees at other companies. Ci, którzy rave o ich załogi sprzątającej będzie dobrym wskaźnikiem zadowalającej wydajności i tych, którzy nie dostają rave recenzję należy zauważyć, zbyt. Jeśli nie masz sieci do konsultacji, postawić pytanie na mediach społecznościowych lub zrobić kilka wyszukiwania, aby zobaczyć, kto ma Tweeted lub delegowania pochwały dla swoich dostawców.

Online Reviews

Spójrz na Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack, i Facebook dla firm sprzątających w pobliżu. Sortuj przez tych, którzy mają co najmniej średnią złożoną recenzję 4.0 i wyżej – ale wtedy, rzeczywiście przeczytać recenzje. Powinieneś szukać pozytywnych recenzji, które wymieniają punktualność, dbałość o szczegóły i wyjątkową obsługę. Nie zapomnij spojrzeć na negatywne recenzje, zbyt – podczas gdy niektóre z nich są niewątpliwie napisane przez niezadowolonego byłego pracownika lub klienta, wiele z nich jest wymowne.

Ogłoszenia

Użyj Google do wyszukiwania firm sprzątających w Twoim mieście. Zwróć uwagę na reklamy, które pojawiają się na górze strony z wynikami wyszukiwania. Możesz również odnieść się do swoich lokalnych gazet lub Yellow Pages w poszukiwaniu ogłoszeń od lokalnych firm sprzątających.

How Much Should You Pay for Office Cleaning?

As you begin to explore proposals from commercial cleaning companies, you’ll want to consider a variety of factors including years in business, reviews and reputation, availability, and services provided. Jednakże, jeden królujący czynnik do rozważenia jest cena usługi i ten czynnik zależy od wszystkich innych.

Najbardziej doświadczone i szeroko dostępne firmy mają tendencję do pobierania opłat wyższych niż nowsze lub mniejsze zespoły. Nie ma również uniwersalnego standardu dla kosztów usług sprzątania, ponieważ wielkość Twojego biura, miasto, w którym jesteś i usługi, których potrzebujesz, mogą się różnić. Wreszcie, napiwki i inne opłaty są uwzględniane przez niektórych usługodawców, podczas gdy inni wliczają je do podanej ceny.

Aby uzyskać najlepszą możliwą cenę, upewnij się, że dałeś każdej propozycji dwa razy-over, aby uniknąć ukrytych kosztów. Porównaj koszty u co najmniej 3 innych dostawców przed dokonaniem ostatecznego wyboru. Dąż do połączenia przystępnej ceny i jakości – zarówno najtańsze, jak i najdroższe rozwiązanie może być dla Ciebie nieodpowiednie, i to jest w porządku.

Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia RFP (Requests For Proposals):

Be Specific

Jeśli chodzi o komercyjne czyszczenie RFP, upewnij się, że jesteś konkretny o tym, kto powinien złożyć wniosek, co powinien zawierać w swojej ofercie, a co może zdyskwalifikować pewną firmę z rozważań. Pozwól potencjalnym sprzedawcom, aby wyplenić się w pierwszej rundzie.

Komunikować, co ma znaczenie najbardziej

Jakie są cechy, atuty, usługi lub szczegóły, które mają największe znaczenie dla Ciebie w ekipie sprzątającej? Czy ważniejsze jest, aby byli punktualni czy dokładni? Czy wolisz, żeby byli komunikatywni, czy żeby nie przeszkadzali? Ty najlepiej znasz swoje potrzeby i swoje pasmo, więc przedstaw je z góry.

Know Your Needs at Scale

How often do you want your cleaning crew to visit? W jaki sposób ustalisz ten harmonogram i będziesz nim współzarządzać? Jakie rodzaje sprzątania musisz wynająć? Jakie czynniki wpłynęłyby lub zmieniłyby te oczekiwania? Upewnij się, że twój RFP odnosi się do tych kwestii.

Cast a Careful Net

Raczej niż wydać RFP w 100 miejscach, rozważyć paring dół do kilku kluczowych miejsc, gdzie komercyjne dostawców usług sprzątania zgromadzić. Eden może w tym pomóc.

Set Boundaries

Jakie czynniki kwalifikujące pomogą Ci zidentyfikować najlepiej pasującego dostawcę usług sprzątania? Jak można je przedstawić potencjalnym dostawcom? Na jakie pytania chciałbyś, aby odpowiedzieli, aby Twój wybór stał się bardziej jasny?

Organizacja wizyt w terenie

Po zawężeniu wyboru do 3-5 najlepszych ekip sprzątających, zaprosić je w. Zachęcaj dostawców do odwiedzenia, zwiedzanie biura, i zadawać pytania, które mogą mieć. To da Ci pełny obraz tego, czy będą one kulturowe i komunikacyjne dopasowanie do organizacji, ale także, czy czują się pewnie w ich zdolności do obsługi przestrzeni.

Jak już dokonasz wyboru, kontraktuj ostrożnie. Rozważ najpierw umowę na okres próbny lub tymczasową, aby sprawdzić wody i określić opłacalność bardziej długoterminowego porozumienia. Upewnij się, że obie strony są otwarte na renegocjacje, gdy potrzeby się zmienią.

Onboarding a New Cleaning Company

When you set out to onboard your new cleaning company there are a few things you’ll need to iron out. W przeważającej części, Twoja firma sprzątająca powinna przejść przez te rzeczy z Tobą. Jednakże, będziesz chciał przedyskutować wewnętrznie i podjąć decyzje o niektórych rzeczach, zanim firma sprzątająca zostanie uruchomiona.

Here are some things to consider when hiring a new cleaning company:

Office Cleaning Supplies

Who provides the supplies your cleaning company will use? Jeżeli używać ich swój zaopatrzenie, ty wymagasz że używać odmianowych zaopatrzenie które mieć minimalnego odor, hipoalergiczny, lub eko-przyjazny? Jeśli musisz zapewnić materiały eksploatacyjne, czy Twój zespół sprzątający będzie znał i czuł się komfortowo z tym, co wybierzesz?

Jak będziesz komunikować się, gdy rzeczy muszą być uzupełniane i kto będzie wymiana i uzupełnianie tych elementów? Czy materiały będą przechowywane w twoim biurze i tam wykorzystywane, czy też będą z nimi podróżować każdego tygodnia? Jeśli dostarczasz własne materiały, gdzie będziesz je przechowywać i jak przyznasz dostęp do nich swoim sprzątaczom? Czy ekipa sprzątająca przyniesie własne odkurzacze, polerki do podłóg lub inne urządzenia i narzędzia do sprzątania, czy też będą one musiały być dostarczone przez Państwa?

Cleaning Schedule

Będziesz musiał określić, jak często oczekuje się, że ekipa sprzątająca będzie obsługiwać Twoje biuro, w jakie dni i godziny, i w jaki sposób. Zbuduj w nieprzewidzianych sytuacjach dla tygodni, które wypadają podczas świąt lub kluczowych wydarzeń dla Twojej firmy.

Dostęp do biura

Jak, i przez które wejście, chciałbyś, aby Twoja ekipa sprzątająca miała dostęp do budynku? Czy będą oni potrzebowali kodu, karty lub klucza, aby wejść, czy też ktoś będzie tam, aby ich wpuścić? Jeśli wymagane są inne kroki w celu zapewnienia bezpiecznego dostępu, upewnij się, że są one znane i ustalone.

Pre-Cleaning Preparation

Przed przybyciem ekipy sprzątającej każdego tygodnia lub miesiąca, co oni potrzebują, aby twój zespół zrobił? Czy wolą śmieci, które mają być usunięte z puszek i ustawić w obszarze do zbierania? Czy potrzebują, aby urządzenia były odłączone od prądu, powierzchnie czyste, lub lodówki opróżnione przed ich przybyciem?

Na odwrót, czego potrzebujesz, aby zrobili zanim wyjdą? Czy chcesz, aby zostawili włączone lub wyłączone światła? Czy powinni zachować szczególną ostrożność, aby wymienić pewne zasoby lub zresetować kluczowe obszary biura? Te instrukcje muszą być jasne i wyraźne od samego początku. Najlepszym sposobem, aby zapewnić, że zespół sprzątający pasuje do Twoich potrzeb jest wyraźne wyrażenie swoich potrzeb.

Tips for Managing a Commercial Cleaning Company

Once your cleaning company is onboarded and ready for action, you’ll need to monitor and manage the relationship with them, just like any other vendor. Ważne jest, aby zrozumieć, że komercyjne firmy sprzątające obsługują wiele różnych biur, w których oczekiwania i wymagania mogą się różnić.

Aby zapewnić sukces, upewnij się, że komunikujesz się i dokumentujesz oczekiwania w obu kierunkach. Kiedy pojawiają się niespodzianki, rozczarowania lub przeszkody, radź sobie z nimi szybko i z troską. Co najważniejsze, otwarcie udzielaj informacji zwrotnych i również otwarcie ich szukaj. Jeśli Twoja ekipa sprzątająca czuje, że może przyjść do Ciebie z problemami lub pytaniami, nigdy nie będziesz ostatnim, który się dowie, gdy coś się zepsuje lub zepsuje.

W ostatecznym rozrachunku, wejście w rytm może zająć kilka tygodni, a nawet miesięcy. Pozostań cierpliwy, ale sumienny w komunikowaniu swoich oczekiwań i potrzeb.

Jak Eden Platforma Workplace Management może Ci pomóc

Nasza Platforma Workplace Management jest wszystko-w-jednym rozwiązaniem dla menedżerów biurowych i menedżerów obiektów w całych Stanach Zjednoczonych. Zapewniamy najlepszych dostawców usług sprzątania, konkurencyjne oferty i najszybsze czasy realizacji w branży.

Services Marketplace:

Używając naszego rynku usług, można otrzymać wiele ofert na każdą usługę, która może być potrzebna do prowadzenia biura – od sprzątania biura, wsparcie IT, usługi ręczne, hydraulicy, przeprowadzki i więcej. Nasz rynek tylko listy dostawców, które są zalecane przez innych menedżerów biurowych w mieście, a my wypełnić wiele kontroli referencyjnych, aby upewnić się, że są one wielkie.

Vendor Komunikacja:

Używając Eden pulpitu nawigacyjnego, można rozmawiać bezpośrednio z wszystkich swoich dostawców. Ta bezpośrednia linia komunikacji wbudowany w pulpicie zapewnia szybki czas reakcji od dostawców i bezpośrednią linię komunikacji z Account Manager też. Wszyscy sprzedawcy Eden są przeszkoleni do korzystania z naszego oprogramowania, więc możesz mieć pewność, że ich umiejętności są dodatkowo wzmocnione przez naszą technologię, co skutkuje optymalną wydajnością

Zarządzanie zadaniami:

Office Managerowie i zespoły miejsca pracy mogą teraz usprawnić zbieranie i organizowanie wniosków pracowników. Członkowie Twojego zespołu mogą przesyłać bilety w sposób najlepszy dla Twojego biura – przez Slack, stronę internetową, e-mail, a nawet naszą aplikację na iPada. Koniec z klepaniem się po ramieniu w sprawie zgłoszeń. Można nawet zobaczyć analizy wokół tego, jakie typy żądań są trendy w biurze, jak również własny czas realizacji żądania.

Czy szukasz zatrudnić niezawodną firmę sprzątającą dla swojego biura? Dowiedz się więcej o naszych usługach sprzątania biur tutaj i poproś o bezpłatną wycenę dla Twojego miejsca pracy.