Compliance & Equity Office

Nasze zasady pracy zdalnej zostały dostosowane w świetle aktualnych obaw dotyczących zdrowia publicznego COVID-19. Szeroki zakres swobody został przyznany członkom gabinetu, aby dostosować sposób, w jaki uniwersytet dokonuje przydziału personelu i reaguje na tę sytuację. W celu uzyskania aktualnych wytycznych lub zatwierdzeń, proszę kierować zapytania do odpowiedniego Członka Gabinetu poprzez swojego przełożonego.

Tytuł: Polityka Pracy Zdalnej
Data wejścia w życie: 6 maja 2016
Data rewizji: Pierwsza Wersja
Odpowiedzialne Biuro: Zasoby Ludzkie

I. Zakres

Niniejsza polityka ma zastosowanie do William & Mary jako całego uniwersytetu, w tym Virginia Institute of Marine Science, (uniwersytet). Ma ona zastosowanie do wszystkich pełnoetatowych i niepełnoetatowych uprawnionych pracowników uniwersytetu oraz do wydziałów w zakresie określonym w sekcji IV(C)(1) poniżej.

Wskazówki dotyczące stosowania niniejszej polityki w odniesieniu do pracowników, którzy korzystają z telepracy w dniu wejścia w życie polityki, znajdują się w sekcji VII(B).

II. Cel

Celem tej polityki jest umożliwienie pracownikom pracy w alternatywnych miejscach pracy przez cały lub część ich tygodnia pracy zgodnie z wymogami sekcji 2.2-2817.1 Kodeksu Wirginii. Telepraca może poprawić produktywność i wydajność pracy, jak również promować efektywność administracyjną (np. zmniejszenie powierzchni biurowej i parkingowej), zmniejszyć zatłoczenie dróg i koszty transportu, wspierać plany ciągłości operacji oraz utrzymać rekrutację i utrzymanie wysoko wykwalifikowanej siły roboczej poprzez poprawę równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

III. Definicje

Alternatywne miejsca pracy: zatwierdzone miejsca, inne niż centralne miejsce pracy pracownika, w których wykonywane są oficjalne sprawy uniwersyteckie. Najczęstszym alternatywnym miejscem pracy jest dom pracownika, podlegający zatwierdzeniu opisanemu w niniejszej Polityce.

Centralne miejsce pracy: miejsce pracy pracodawcy, w którym zazwyczaj znajdują się pracownicy. Najczęściej jest to kampus w Williamsburgu.

IV. Polityka

Praca zdalna jest dobrowolną alternatywą pracy, która jest odpowiednia dla niektórych pracowników i niektórych stanowisk, ale nie dla wszystkich pracowników i wszystkich stanowisk. Żaden pracownik uniwersytetu nie jest uprawniony ani nie ma zagwarantowanej możliwości pracy zdalnej. Niektóre kategorie stanowisk nie kwalifikują się do pracy zdalnej. W przypadku stanowisk kwalifikujących się do pracy zdalnej (patrz sekcja A poniżej), decyzja o tym, czy dany pracownik może pracować zdalnie, jest podejmowana indywidualnie dla każdego przypadku, z uwzględnieniem oceny prawdopodobieństwa, że pracownik poradzi sobie w pracy zdalnej oraz oceny zdolności przełożonego do zarządzania pracownikami zdalnymi. ustalenia dotyczące pracy zdalnej najczęściej dotyczą częściowej pracy zdalnej, na przykład pracy zdalnej przez jeden dzień w tygodniu.

Praca zdalna może być również rozpatrywana w poszczególnych przypadkach jako rozsądne udogodnienie, zgodnie z Polityką i Procedurą Rozsądnego Zakwaterowania Pracowników dla wykwalifikowanych pracowników niepełnosprawnych.

Pracownicy, którzy otrzymają zgodę na pracę zdalną, będą zobowiązani do podpisania umowy o pracę zdalną z uniwersytetem zgodnie z niniejszą Polityką.

Wszyscy pracownicy pracujący zdalnie wykonują zasadniczo tę samą pracę, którą wykonywaliby w centralnym miejscu pracy, zgodnie z tymi samymi oczekiwaniami dotyczącymi wydajności i innymi uzgodnionymi warunkami. Umowy o pracę zdalną mogą być zawierane na okres długoterminowy lub krótkoterminowy.

Klasyfikacja pracownika, jego wynagrodzenie i świadczenia nie ulegną zmianie, jeśli pracownik uzyska zgodę na telepracę.

Uniwersytet może ustanowić pracę zdalną jako warunek zatrudnienia, w oparciu o potrzeby biznesowe uniwersytetu. W takich przypadkach wymóg ten powinien być zawarty w ogłoszeniu o stanowisku oraz w korespondencji oferującej zatrudnienie.

A. Kwalifikujące się stanowiska i pracownicy

Przełożeni, w porozumieniu z Biurem Zasobów Ludzkich, przeanalizują charakter stanowiska i sposób wykonywania pracy oraz określą, które stanowiska są odpowiednie do wyznaczenia lub zatwierdzenia do pracy zdalnej. Przy określaniu wykonalności telepracy należy wziąć pod uwagę kilka czynników, w tym zdolność uniwersytetu do odpowiedniego nadzorowania pracownika oraz to, czy jakieś obowiązki wymagają użycia określonego sprzętu lub narzędzi, których nie można odtworzyć w domu. Inne ważne czynniki obejmują to, czy

istnieje potrzeba bezpośredniej interakcji i koordynacji pracy z innymi pracownikami;
• konieczna jest osobista interakcja z zewnętrznymi współpracownikami, klientami lub klientami;
• dane stanowisko wymaga od pracownika natychmiastowego dostępu do dokumentów lub innych informacji znajdujących się tylko w miejscu pracy;
• zastępcza lokalizacja pracy znajduje się we Wspólnocie Wirginii;
• umowa o pracę zdalną będzie miała wpływ na jakość usług lub działalność uniwersytetu, lub zwiększy obciążenie innych pracowników;
• stanowisko może być zorganizowane tak, aby było wykonywane niezależnie od innych, z minimalną potrzebą wsparcia i niewielką interakcją twarzą w twarz; i
• wykonanie może być mierzone ilościowymi lub jakościowymi standardami zorientowanymi na wyniki, a nie czasem spędzonym na wykonywaniu pracy.

Typowo, stanowisko oznaczone jako kwalifikujące się do pracy zdalnej wskazuje, że możliwa jest raczej częściowa niż pełnoetatowa praca zdalna. Biuro Zasobów Ludzkich, w porozumieniu z departamentami, określi również szerokie kategorie stanowisk, które nie kwalifikują się do pracy zdalnej, w tym, ale nie wyłącznie, stanowiska związane z bezpośrednią obsługą i specyficzne dla danego miejsca, takie jak policjanci, pracownicy terenowi, pracownicy wsparcia parkingowego, pracownicy obiektów, w tym hydraulicy, elektrycy i technicy HVAC, pracownicy housekeepingu (kustodialni), pracownicy studenckiej służby zdrowia, personel akademika, trenerzy, wsparcie sportowe i stanowiska operacyjne, stanowiska recepcjonistów, pracownicy recepcji, pracownicy obsługi recepcji, pracownicy obiegu bibliotecznego i wsparcia, bibliotekarze referencyjni i badawczy, stanowiska bezpośredniego wsparcia IT, pracownicy obsługi statków w VIMS oraz pracownicy ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa. Ta lista stanowisk nie jest wyłączna, a Biuro Zasobów Ludzkich zastrzega sobie prawo do określenia innych stanowisk, które nie kwalifikują się do telepracy.

Jeśli pracownik na kwalifikującym się stanowisku złoży wniosek o zgodę na telepracę, przełożony, w porozumieniu z Biurem Zasobów Ludzkich, określi, czy pracownik się kwalifikuje. Zasadniczo, aby zatwierdzić pracownika do telepracy, muszą być spełnione następujące warunki:

• Pracownik jest zatrudniony na danym stanowisku od co najmniej dwunastu miesięcy;
• Pracownik nie ma aktywnych formalnych działań dyscyplinarnych w aktach za bieżący lub bezpośrednio poprzedzający okres przeglądu;
• Pracownik wykazał się zdolnością do produktywnej pracy na własną rękę, jest zmotywowany i elastyczny; oraz
• Pracownik otrzymał co najmniej zadowalającą ocenę w poprzednim cyklu oceny.

Przełożeni muszą zapewnić, że decyzje o telepracy są podejmowane z odpowiednich, niedyskryminujących powodów.

B. Ogólne Oczekiwania i Warunki

1. Zgodność z Polityką. Pracownicy muszą zgodzić się na przestrzeganie zasad, polityki, praktyk i instrukcji uniwersytetu i rozumieją, że ich naruszenie może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę zdalną i/lub postępowaniem dyscyplinarnym, aż do zwolnienia z pracy włącznie. Pracownicy wykonujący pracę zdalną będą podlegać tym samym zasadom, co inni pracownicy, w tym zasadom dotyczącym bezpieczeństwa informacji i ochrony danych; patrz punkt 7 poniżej.
2. Godziny pracy. Całkowita liczba godzin, w których oczekuje się od pracowników telepracy, nie ulegnie zmianie, niezależnie od lokalizacji pracy. Uniwersytet oczekuje również takiego samego poziomu wydajności od pracowników telepracy, jaki jest oczekiwany od pracowników w centralnym miejscu pracy. Pracownicy telepracy, którzy nie są zwolnieni z wymogów dotyczących nadgodzin zgodnie z ustawą Fair Labor Standards Act, będą zobowiązani do rejestrowania wszystkich przepracowanych godzin w sposób wyznaczony przez uniwersytet. Godziny przepracowane ponad te określone w umowie o telepracy będą wymagały wcześniejszej zgody przełożonego.
   Telekomunikacja nie ma na celu służyć jako substytut opieki nad dziećmi lub osobami dorosłymi. Jeśli dzieci lub dorośli potrzebujący podstawowej opieki znajdują się w alternatywnym miejscu pracy podczas godzin pracy pracownika, inna osoba musi być obecna, aby zapewnić opiekę.
   Przełożeni mogą wymagać od pracowników, aby zgłosić się do centralnego miejsca pracy w razie potrzeby na spotkania związane z pracą lub inne wydarzenia lub mogą spotkać się z pracownikiem w alternatywnym miejscu pracy w razie potrzeby, aby omówić postępy w pracy lub inne kwestie związane z pracą.
3. Korzystanie z urlopu. Pracownicy nie mogą korzystać z telepracy zamiast zwolnienia lekarskiego, urlopu rodzinnego i medycznego, urlopu w ramach programu Virginia Sickness and Disability Program, urlopu Workers’ Compensation lub innych rodzajów urlopu.
   Jednakże uniwersytet może określić, czy właściwe jest zaoferowanie telepracy jako możliwości częściowego lub pełnego powrotu do pracy w oparciu o politykę uniwersytetu dotyczącą powrotu do pracy po urazie lub chorobie oraz kryteria zwykle stosowane przy podejmowaniu decyzji dotyczących zatwierdzenia telepracy.
4. Odpowiedzialność. Uniwersytet nie ponosi odpowiedzialności za urazy, które wystąpiły w zastępczym miejscu pracy pracownika poza ustalonymi godzinami pracy lub za urazy, które wystąpiły w godzinach pracy, ale nie wynikają z i w trakcie zatrudnienia. Uczelnia nie ponosi również odpowiedzialności za szkody w majątku nieruchomym lub osobistym pracownika wynikające z uczestnictwa w programie pracy zdalnej.
   Odszkodowania pracowników są ograniczone do wyznaczonych obszarów roboczych w domach pracowników lub w zastępczych miejscach pracy. Pracownicy zobowiązują się do stosowania tych samych nawyków bezpieczeństwa, które stosowaliby na uniwersytecie oraz do utrzymywania bezpiecznych warunków w zastępczych miejscach pracy. Pracownicy muszą przestrzegać normalnych procedur zgłaszania choroby lub obrażeń.
5. Sprzęt i materiały. Zazwyczaj uniwersytet zapewni sprzęt i materiały potrzebne pracownikom do efektywnego wykonywania swoich obowiązków; jednak uniwersytet nie będzie dublował zasobów między centralnym miejscem pracy a alternatywnym miejscem pracy.
   Pracownicy wykonujący pracę zdalną mogą korzystać ze sprzętu będącego własnością uniwersytetu tylko do uzasadnionych celów uniwersyteckich. Pracownicy wykonujący pracę zdalną są odpowiedzialni za ochronę sprzętu będącego własnością uczelni przed kradzieżą, uszkodzeniem i nieuprawnionym użyciem. Uczelnia będzie utrzymywać, serwisować i naprawiać sprzęt będący własnością uczelni, używany w normalnym toku zatrudnienia. Uczelnia określi, kto jest odpowiedzialny za transport i instalację sprzętu oraz za jego zwrot do centralnego miejsca pracy w celu naprawy lub serwisu. Umowa o pracę zdalną może również zezwalać pracownikom na używanie ich własnego sprzętu, pod warunkiem, że użycie takiego sprzętu zostało zatwierdzone przez Chief Information Officer lub osobę wyznaczoną.
   Gdy pracownicy są upoważnieni do korzystania z własnego sprzętu, uniwersytet nie jest odpowiedzialny za koszty, naprawę lub serwis osobistego sprzętu pracownika, chyba że inaczej wyraźnie uzgodniono wcześniej w umowie o pracę zdalną.
6. Koszty telepracy. Uniwersytet nie jest zobowiązany do przejęcia odpowiedzialności za koszty operacyjne, utrzymanie domu lub inne koszty poniesione przez pracowników w związku z wykorzystaniem ich domów jako alternatywnych miejsc pracy zdalnej.
   Uniwersytet może wykorzystać odpowiednie fundusze na pokrycie kosztów telepracy, jeśli istnieje potrzeba biznesowa, a fundusze pozwalają na: instalację i podstawową obsługę telefoniczną w zastępczym miejscu pracy pracownika; telefony komórkowe lub osobiste asystenty cyfrowe (PDA) do użytku służbowego; zwrot kosztów pracownikom za związane ze służbą połączenia międzymiastowe wykonane z ich telefonów osobistych, jeśli nie zapewniono telefonów komórkowych lub PDA; lub dostęp do Internetu i powiązane usługi.
7. Informacje uniwersyteckie. Pracownicy muszą chronić informacje uniwersyteckie, z których korzystają lub do których mają dostęp podczas telepracy, zgodnie z Polityką klasyfikacji i ochrony danych W&M, Polityką dopuszczalnego użytkowania i innymi obowiązującymi zasadami technologii informacyjnej.
   Uniwersytet musi udzielić zgody zgodnie z procedurami uniwersyteckimi dla pracowników na pracę nad informacjami lub materiałami o ograniczonym dostępie, określonymi przez uniwersytet, w alternatywnych miejscach pracy. Pracownicy pracujący zdalnie muszą wyrazić zgodę na przestrzeganie zatwierdzonych przez uniwersytet procedur bezpieczeństwa w celu zapewnienia poufności i bezpieczeństwa danych.
8. Szkolenie dla kierowników i przełożonych. Uniwersytet zachęca do udanego i odpowiedniego wykorzystania pracy zdalnej w ramach uniwersytetu poprzez zapewnienie szkoleń dla przełożonych i kierowników w zakresie skutecznego zarządzania pracownikami wykonującymi pracę zdalną. Uniwersytet przedstawił wytyczne dotyczące zarządzania oczekiwaniami dotyczącymi wyników pracowników.

C. Umowa o telepracy

Praca zdalna musi być udokumentowana jako zatwierdzona poprzez umowę o pracę zdalną. Umowa o pracę zdalną określa szczegółowe warunki, które mają zastosowanie do pracowników pracujących w innych lokalizacjach. Umowa o pracę zdalną musi zostać zatwierdzona przez kierownika jednostki, przełożonego pracownika oraz Biuro Zasobów Ludzkich. Formularz umowy jest dostępny online pod adresem http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Umowa terminowa zwykle zawierana jest na okres jednego roku, z możliwością przedłużenia, ale można zawrzeć umowę na krótszy okres. Odnowienie nie jest gwarantowane; umowa o pracę zdalną, wyniki pracownika i inne okoliczności będą brane pod uwagę przez przełożonego przy podejmowaniu decyzji o odnowieniu umowy.

1. Wyjątki od wymogu umowy o pracę zdalną. Jest to przyjęta praktyka dla nauczania i wydziałów badawczych do wykonywania swojej pracy z różnych harmonogramów na terenie kampusu i na alternatywnych lokalizacjach. Normalnie, formalne porozumienie o telepracy nie będzie wymagane dla wydziału, chyba że normalny przydział pracy jest konsekwentnie w alternatywnej lokalizacji (tj. nie standardowe przypisane biuro).
   Okazjonalnie, wydział może również ustalić, że pracownicy mogą potrzebować do pracy w alternatywnych miejscach pracy na krótki okres czasu, aby dostosować się do nietypowych okoliczności, takich jak krótkie zamknięcie biura do remontu lub relokacji. W takich przypadkach, formalna umowa o telepracy nie jest wymagana, ale powinna być udokumentowana w aktach działu w formie memorandum lub wiadomości e-mail, określając oczekiwania dotyczące pracy i czasu jej trwania.
2. Modyfikacja lub rozwiązanie umowy o telepracy. Przełożony, w porozumieniu z Działem Kadr, może zmodyfikować lub rozwiązać umowę o pracę zdalną we wcześniejszym terminie (przed upływem określonego czasu) z powodu problemów z wydajnością, zmieniających się potrzeb operacyjnych lub innych niedyskryminujących powodów. Pracownik może również wypowiedzieć umowę o telepracy w dowolnym momencie, chyba że było to warunkiem zatrudnienia. Wszelkie wypowiedzenia zazwyczaj będą dokonywane z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.

VI. Enforcement; Complaints, Grievances, or Appeals

Pracownika, który nie zgadza się z odrzuceniem prośby o telepracę lub jakimkolwiek innym działaniem związanym z tą polityką zachęca się do omówienia problemu ze swoim przełożonym. Jeśli dyskusja z przełożonym nie rozwiąże problemu, pracownik może zwrócić się do Biura Zasobów Ludzkich o nieformalną weryfikację decyzji o telepracy. Decyzje dotyczące pracy zdalnej mogą również podlegać zaskarżeniu w ramach istniejących procedur składania zażaleń/skarg.

VII. Władza i zmiany; wdrożenie

A. Władza i zmiany. Niniejsza polityka jest zatwierdzona przez Prezydenta, zgodnie z sekcją 2.2-2817.1 Kodeksu Wirginii. Prezydent przekazał Dyrektorowi ds. Zasobów Ludzkich uprawnienia do wprowadzania drobnych lub technicznych zmian lub poprawek do tej polityki.

B. Wprowadzenie w życie.

• Określenie kwalifikowalności stanowisk. Przełożeni powinni rozpocząć identyfikację stanowisk jako kwalifikujących się lub niekwalifikujących się do pracy zdalnej po opublikowaniu niniejszej polityki, w odniesieniu do listy niekwalifikujących się stanowisk dostarczonych przez dział kadr i zgodnie z sekcją IV (A) niniejszej polityki.
• Istniejące wcześniej ustalenia dotyczące telepracy. W przypadku każdego pracownika korzystającego z telepracy od lub przed datą wejścia w życie niniejszej Polityki, przełożony powinien skonsultować się z Działem Kadr w celu określenia odpowiedniego podejścia, biorąc pod uwagę specyfikę umowy. W przypadku pracownika posiadającego istniejącą, udokumentowaną umowę o pracę zdalną z rocznym okresem obowiązywania, zazwyczaj umowa zostanie poddana przeglądowi zgodnie z niniejszą Polityką na krótko przed wygaśnięciem okresu obowiązywania, tak aby można było podpisać zaktualizowaną umowę, jeśli będzie to konieczne.

VIII. Powiązane polityki, procedury i dokumenty

Umowa o pracę zdalną &Lista kontrolna dotycząca bezpieczeństwa
Polityka Departamentu Zarządzania Zasobami Ludzkimi Wirginii dotycząca telepracy, Polityka 1.61 (polityka na poziomie stanu ustanawiająca ramy dla telepracy, która zostanie zdefiniowana bardziej szczegółowo w politykach specyficznych dla instytucji)
Polityka Departamentu Zarządzania Zasobami Ludzkimi Wirginii dotycząca standardów postępowania, Polityka 1.60 (mająca zastosowanie do pracowników sklasyfikowanych i operacyjnych; określa oczekiwania dotyczące zachowania i procedurę stopniowego dyscyplinowania)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Hours of Work, Policy 1.25
Performance Planning & Evaluation Policy for Operational Employees
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Performance Planning & Evaluation, Policy 1.40 (dla pracowników sklasyfikowanych)
Planowanie wydajności i polityka oceny dla specjalistów i wydziałów zawodowych (w celu uzyskania wskazówek dotyczących zarządzania wydajnością profesjonalnych pracowników pracujących w systemie telepracy)
Polityka i procedura dotycząca racjonalnego zakwaterowania pracowników (dla wykwalifikowanych pracowników z niepełnosprawnością, którzy mogą ubiegać się o telepracę jako dostosowanie)
Wskazówki dotyczące zarządzania wydajnością pracowników