17 Sekretów Ulepszania Pracy Zespołowej

Każda odnosząca sukcesy organizacja jest zbiorem udanych zespołów.

W tym przewodniku przeanalizujemy elementy, z których zbudowany jest wspaniały zespół i przedstawimy 17 sekretów poprawy pracy zespołowej.

WHAT MAKES A GREAT TEAM?

Zanim zaczniemy badać sekrety poprawy pracy zespołowej, ważne jest, aby przestudiować koncepcję dobrego zespołu. Aby naprawdę poprawić sposób, w jaki działa twój zespół, powinieneś być świadomy cech, które stoją za każdym udanym zespołem.

Harvard Business Review opublikował przegląd badań MIT Human Dynamics Laboratory z 2012 roku, które badały składniki dobrego zespołu. W badaniu śledzono wzorce komunikacji pozornie identycznych zespołów w okresie sześciu tygodni.

Zebrane dane ujawniły kluczowe cechy bardziej udanych zespołów, którymi są.

• Równy wkład każdego członka zespołu
• Zespół dzielił dużo energii
• Członkowie zespołu komunikowali się ze sobą bezpośrednio
• Zespół prowadził rozmowy w kanałach zwrotnych
• .kanałowe rozmowy
• Członkowie zespołu badali świat zewnętrzny i przekazywali swoje odkrycia z powrotem do zespołu

Z badania wynika również mądrość, że talent indywidualny jest o wiele mniej ważny dla sukcesu zespołu niż zdolność całego zespołu do efektywnej komunikacji. Dlatego duża część poprawy pracy zespołowej opiera się na poprawie wzorców komunikacyjnych zespołu.

Oto krótki film przedstawiający wyniki badania:

Kluczowe sposoby poprawy pracy zespołowej obejmują takie aspekty, jak zarządzanie dynamiką grupy, poprawa komunikacji, ułatwianie odpowiedzialności i zachęcanie do dalszego rozwoju.

Damy teraz wskazówki, które skupiają się na tych punktach, abyś mógł wydobyć ze swojego zespołu to, co najlepsze.

ZARZADZANIE DYNAMIKĄ GRUPY

Pierwszy ważny aspekt poprawy pracy zespołowej obejmuje zarządzanie dynamiką grupy.

Sekret 1: Podziel role w oparciu o mocne strony indywidualne

Gdy zaczniesz przydzielać role w zespole, ważne jest, aby skupić się na mocnych stronach indywidualnych członków zespołu. Nie chodzi tu koniecznie o posiadanie najlepszej osoby do każdej roli, ale o stworzenie atmosfery sukcesu i osiągnięć.

Jeśli każdy członek zespołu ma rolę, w której jest dobry, jest bardziej prawdopodobne, że poczuje się doceniony i będzie promieniował tym rodzajem pozytywnej energii na resztę grupy. Z drugiej strony, jeśli ludzie znajdują się w rolach, które im nie odpowiadają lub nie pomagają w osiąganiu pozytywnych celów, frustracja i niechęć w zespole mogą zacząć narastać.

Tajemnica 2: Pozwól członkom zespołu na zrobienie kroku w górę

Kluczowe jest, aby kierownictwo zespołu nie zaczęło faworyzować konkretnych członków zespołu, zawsze powierzając im kluczowe role i obowiązki. Powinieneś zamiast tego zachęcać członków zespołu, aby podnosili swoje umiejętności i stawiali sobie wyzwania. Na przykład, zamiast stwierdzać, że osoba A wykonuje konkretną pracę, poinformuj zespół, że potrzebujesz kogoś do konkretnego zadania. Jeśli zawsze pojawiają się te same osoby, spróbuj zachęcić bardziej spokojnych członków zespołu do objęcia przywództwa.

Innym sposobem na zaangażowanie wszystkich jest zapewnienie, że każdy członek zespołu przegląda projekty i decyzje przed finalizacją. Zanim dokumenty lub plany zostaną sfinalizowane, niech każdy członek przekaże krótką informację zwrotną.

Tajemnica 3: Skup się na pozytywnej informacji zwrotnej

Praca zespołowa może zostać ulepszona dzięki informacji zwrotnej, ale zawsze należy skupiać się na pozytywnej, a nie negatywnej informacji zwrotnej. Pozytywna informacja zwrotna jest kolejnym potężnym narzędziem zachęcającym do tworzenia pozytywnej atmosfery w zespole i zapewniającym, że wszyscy czują się docenieni.

Dobrym pomysłem jest organizowanie indywidualnych sesji oceny z członkami zespołu, ale także dostarczanie cennych informacji zwrotnych zespołowi jako całości. Podkreślając wartość ogólnego sukcesu zespołu oraz indywidualnego wkładu, możesz podnieść morale zespołu.

POPRAWA KOMUNIKACJI

Kolejne wskazówki dotyczą sposobów, w jakie możesz poprawić sposób, w jaki zespół komunikuje się ze sobą. Komunikacja jest sercem pracy zespołowej i powinna być jednym z kluczowych obszarów zainteresowania w zespole.

Sekret 4: Miej politykę otwartych drzwi

Kierownictwo w zespole i w szerszej organizacji musi prowadzić politykę otwartych drzwi. Potrzebujesz, aby członkowie zespołu czuli, że są w stanie informować o problemach lub pozytywnych zmianach w każdej chwili.

Możesz wzmocnić politykę otwartych drzwi, pozwalając na pytania i sugestie ze strony zespołu. Kierownictwo powinno zawsze słuchać tych zapytań i pozytywnie na nie reagować. Jeśli na przykład jakaś sugestia nie jest wykonalna, nie mów po prostu, że nie zostanie wdrożona, ale wyjaśnij powody i daj pozytywną informację zwrotną osobie, która ją zasugerowała.

Gdy członek zespołu napotyka trudności, czy to z projektem, czy z czymś w życiu osobistym, upewnij się, że cały zespół jest tam, aby pomóc. Można to zrobić poprzez zmniejszenie zadań, które dana osoba musi wykonać, lub poprzez zapewnienie dodatkowego wsparcia poza pracą.

Tajemnica 5: Zachęcaj do burzy mózgów

Zespół powinien być również zachęcany do burzy mózgów w różnych momentach podczas projektu. Na przykład, dobrym pomysłem jest sesja burzy mózgów raz w tygodniu lub co dwa tygodnie. Upewnij się, że sesja jest taka, w której wszystkie pomysły są mile widziane i analizowane. Zespół powinien myśleć nieszablonowo i być analityczny, jeśli chodzi o pomysły.

Szalone pomysły nie powinny być postrzegane negatywnie lub żartobliwie. Słuchając pomysłów każdego, możesz stworzyć zaufanie w grupie i zaiskrzyć pomysłami, które mogą doprowadzić do sukcesu.

Dobrym pomysłem jest zmiana lokalizacji, aby postawić grupie większe wyzwanie. Nie zbieraj się tylko w sali konferencyjnej, ale wyjdź poza biuro lub usiądź w tętniącej życiem kawiarni, aby wszyscy zaczęli myśleć w inny sposób.

Tajemnica 6: Pielęgnuj ciekawość

Ciekawość jest ważnym elementem udanych zespołów. Tak jak wykazało badanie MIT, członkowie powinni patrzeć także na zewnątrz zespołu i wracać z pomysłami. Należy zatem zawsze zachęcać do ciekawości w poszukiwaniu rozwiązań.

Rozbudzaj ciekawość, upewniając się, że członkowie zespołu zadają pytania i szukają odpowiedzi. Usuń powszechne „To głupie pytanie” ze słownictwa członków zespołu. Każde pytanie zasługuje na odpowiedź.

Tajemnica 7: Zachęcaj do aktywności zespołowej poza pracą

Na koniec, popraw komunikację poprzez sprawianie, aby zespół cieszył się wzajemnym towarzystwem nawet poza pracą. Poznanie towarzyskiej strony każdego członka zespołu może zbudować zaufanie i usunąć bariery w zadawaniu pytań lub przedstawianiu nowych pomysłów.

Zacznij od zachęcania zespołu do wspólnego jedzenia lunchu. Możesz to zrobić, tworząc unikalne możliwości jedzenia na wynos w salach konferencyjnych lub organizując pikniki w cieplejszych porach roku.

Potrzebujesz również organizować wydarzenia poza środowiskiem pracy. Nie muszą to być nawet spotkania twarzą w twarz, ale raczej okazje online do angażowania się w rozmowy. Na przykład wykorzystaj media społecznościowe, aby połączyć zespół i usprawnić współpracę poza pracą za pomocą komunikatorów internetowych, takich jak SnapChat.

KWALIFIKUJ ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Sukces w pracy zespołowej wymaga zestawu zasad. Istotne jest, aby członkowie zespołu byli odpowiedzialni, ponieważ zniechęca to do negatywnych zachowań i buduje zaufanie.

Sekret 8: Zdefiniuj role dla każdego członka

Pierwszym krokiem w kierunku lepszej odpowiedzialności jest nakreślenie ról każdego członka zespołu. Każdy powinien znać kluczowy cel dla całego zespołu, ale także mieć swój własny zestaw celów i zadań. Definiując role, zespół doświadczy mniej zamieszania i stąpania po palcach drugiej osoby.

Jak wspomniano powyżej, chcesz wykorzystać mocne strony każdego członka dla dobra całego zespołu. Przydziel zadania w oparciu o te mocne strony i upewnij się, że każdy rozumie swoją rolę w zespole, zanim projekt ruszy.

Przeglądaj i dostosuj role w trakcie całego procesu i pamiętaj, aby zagwarantować, że wkład każdego jest doceniany na równych zasadach.

Tajemnica 9: Zarysuj oczekiwania

Powyższa tajna wskazówka krótko wspomniała o znaczeniu określenia celów, zarówno w odniesieniu do całego zespołu, jak i poszczególnych członków. Kluczowe jest, aby każdy członek był świadomy tych oczekiwań od samego początku.

Przed rozpoczęciem projektu, zespół powinien zebrać i nakreślić pożądane wyniki, zachowania, które mogą pomóc w ich osiągnięciu oraz cele, które muszą zostać spełnione. Zauważ, jak ważne jest, aby zespół był częścią procesu, a nie tylko odgórną decyzją zarządu.

Sekret 10: Stwórz jasne ramy czasowe i sprawdzaj postępy

Dodatkowo, zespół powinien mieć jasny obraz harmonogramu. Posiadanie harmonogramu z mniejszymi kamieniami milowymi może zdecydowanie pomóc i zapewnia, że zespół nie czuje się zbyt obciążony.

Należy również wprowadzić odpowiednią rutynę przeglądu, aby zapewnić, że zespół lub poszczególni członkowie nie pozostają w tyle. Nie spraw, aby członkowie zespołu czuli się jak prześladowani, ale upewnij się, że kierownictwo jest świadome indywidualnych postępów. Można to zrobić poprzez formularze samooceny lub podczas sesji informacji zwrotnej.

Dalej, zapewnić, że jest pomoc dostępna dla osób, które są w tyle. Dobrym pomysłem jest system kumpli, w którym członkowie, którzy prawie skończyli swoje zadania, mogą elastycznie pomagać osobom, którym pozostało jeszcze wiele zadań do wykonania.

Tajemnica 11: Zbuduj rutynę

Zespoły, w których panuje rutyna, osiągają lepsze wyniki i jest w nich mniej animozji, według eksperta ds. miejsca pracy Marty Moakley z XpertHR. Rutyna to nie tylko posiadanie harmonogramu z kamieniami milowymi, ale również rutyna dotycząca innych rzeczy związanych z pracą zespołową.

Na przykład, powinna istnieć rutyna w zakresie rozwiązywania problemów i dyskusji. Kiedy zespół napotyka trudności, powinien wiedzieć, jaka jest droga do ich rozwiązania. Mogłaby to być metoda kontaktu z liderem zespołu, który zorganizowałby spotkanie według podobnego schematu. Kroki byłyby nakreślić problem, podzielić go na mniejsze sekcje, znaleźć rozwiązania dla każdej sekcji i przypisać członków zespołu, którzy mogą naprawić problemy.

Ponadto, zespół powinien również mieć rutynę do czynienia z członkami zespołu, którzy zachowują się w sposób negatywny lub szkodliwe. Jeśli ktoś nie ciągnie swojej wagi lub są problemy z zastraszaniem, ważne jest, aby mieć rutynę do czynienia z zachowaniem. Ponownie, kroki mogą obejmować zdefiniowanie problemu, rozmowę ze sprawcą i ewentualną ofiarą, podzielenie się problemem z szerszym zespołem, znalezienie rozwiązania problemu i przejście dalej po znalezieniu rozwiązania.

Podczas gdy wiele organizacji i zespołów ma tendencję do rozwiązywania konfliktu poprzez rozmowę tylko z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w sytuację konfliktową, niektórzy eksperci sugerują zaangażowanie całego zespołu w procedury rozwiązywania konfliktów. Don Maruska, autor książki How Great Decisions Get Made, powiedział: „Często te dodatkowe osoby wnoszą równowagę do dyskusji i zachęcają do szerszego myślenia.”

Tajemnica 12: Ustanów umowę społeczną

Jednym z najlepszych sposobów ułatwienia odpowiedzialności jest ustanowienie umowy społecznej. Odnosi się ona do porozumienia zawartego przez członków zespołu, określającego zasady zachowania. Podsumowuje ona normy interakcji i komunikacji w zespole.

Kontrakt społeczny nie jest tylko wymyślną modą. Badania wykazały, że dobrze wdrożone umowy społeczne zapewniają pracownikom głębsze poczucie kontroli i bezpieczeństwa w zespole. Może to zwiększyć poczucie odpowiedzialności i zaufania wśród członków i menedżera, ponieważ wszyscy mają jasność, co jest akceptowane, a co nie.

Zespół musi zawsze brać udział w tworzeniu zasad w umowie społecznej.

Kontrakt może być sporządzony poprzez skupienie się na pytaniach takich jak:

• Jakie są oczekiwania członków zespołu wobec siebie nawzajem?
• Jakie rzeczy i zachowania działają na korzyść zespołu?
• Jakie rzeczy i zachowania nie przynoszą korzyści zespołowi?
• Jakie rzeczy i zachowania zespół powinien przyjąć? Co powinni przestać robić?

Upewnij się, że cały zespół zapewnia swój wkład i co ważniejsze, kupuje do umowy. Może ona działać tylko wtedy, gdy naruszenie umowy ma konsekwencje i gdy wszyscy podzielają stojące za nią idee.

Sprowadza się to do stworzenia miłej atmosfery i kultury pracy.

ROZWÓJ ZAWODOWY

Na koniec, poniższe punkty koncentrują się na poprawie zbiorowej wiedzy zespołu. Dzięki ciągłemu rozwojowi i szkoleniom zespół może wytworzyć więcej energii i zrozumienia, co ostatecznie doprowadzi do sukcesu

Tajemnica 13: Zapewnij bieżące szkolenia

Poczucie osiągnięcia celu może zwiększyć morale i energię zespołu. Prostym sposobem na osiągnięcie tego jest zagwarantowanie członkom ciągłego rozwoju ich umiejętności i zdobywania pozytywnych doświadczeń poprzez szkolenia. Każdy członek zespołu powinien brać udział w kursach rozwojowych i dokształcać się. Nie tylko zwiększa to wiedzę zespołu i dlatego gwarantuje lepszy sukces, ale również pomaga jednostce na poziomie osobistym.

Umiejętności, które szkolą powinny rozwijać ich zdolność do pracy na konkretnej roli, ale kierownictwo powinno również zapewnić szkolenie zwiększające ogólne umiejętności wymagane w zespole. Mogą to być zarówno umiejętności techniczne jak i społeczne, o ile poprawiają zdolność członka do elastyczności w miejscu pracy.

Możesz poprawić ogólny sukces zespołu, jego poczucie bycia bliższym zespołem i indywidualne poczucie osiągnięcia przez osobę składającą raport z badań. Krótka prezentacja tego, czego dana osoba się nauczyła i jak może to pomóc zespołowi, może być bardzo korzystna dla zespołu.

Tajemnica 14: Ustanowienie programu mentorskiego

Powinieneś również rozważyć zapewnienie programu mentorskiego dla każdego członka zespołu lub małych części zespołu. Może to być świetny sposób na zwiększenie energii i pomóc członkom zespołu poczuć się bardziej odpowiedzialnym, jak również wspieranym.

Jeśli zapewnienie indywidualnych mentorów nie jest możliwe, możesz organizować regularne wydarzenia wzmacniające zespół z interesującymi mówcami. Rozmowy motywacyjne prowadzone przez ekspertów branżowych lub ekspertów od zachowań społecznych mogą pomóc w budowaniu pracy zespołowej i zaufania.

Sekret 15: Stawiaj zespołowi wyzwania

Rozwój nie zawsze musi odnosić się do konkretnej branży, nad którą pracuje zespół. W rzeczywistości, kierownictwo powinno również regularnie stawiać przed zespołem wyzwania związane z problemami, które nie dotyczą zadania. Może to poprawić zdolność zespołu do współpracy, zwiększyć ich umiejętności rozwiązywania problemów i oderwać ich myśli od pracy na kilka chwil.

Małe problemy, takie jak rozgryzienie zagadki morderstwa lub rozwiązanie gigantycznej łamigłówki słownej, mogą zmusić zespół do komunikacji i współpracy. To gwarantuje, że nie popadną w swoje mniejsze kliki w zespole lub nie przestaną ze sobą rozmawiać. W rzeczywistości, zabawne zadanie podczas dnia pracy może zwiększyć innowacyjność i zapewnić, że zespół będzie eksperymentował z różnymi rozwiązaniami.

Pamiętaj, aby zespół przeanalizował wyzwanie po jego wykonaniu i przedstawił powody, dla których albo się nie udało, albo się udało. Chodzi o to, aby zaangażować ich w zrozumienie, jak praca w zespole może być korzystna i jakie są klucze do udanej współpracy.

Tajemnica 16: Nagradzaj wyniki

Na koniec, pracę zespołową można poprawić poprzez nagradzanie pozytywnych wyników i zachowań. Kiedy zespół wykona zadanie, wymyśli nową perspektywę lub rozwiąże trudny problem, powinien zostać za to nagrodzony. Dzięki temu zespół czuje się doceniony, rozumie znaczenie pracy zespołowej i tworzy poczucie pozytywnej energii.

Nagrodą nie musi być nic zbyt dużego, chociaż nagroda finansowa, taka jak premia, może działać jako silny bodziec. Ale powinieneś również rozważyć nagrody za budowanie zespołu, takie jak obiad dla całego zespołu, krótszy dzień pracy lub butelka szampana dla wszystkich.

Pamiętaj, że chociaż gratulowanie zespołowi jako całości jest ważne, powinieneś również nagradzać indywidualne sukcesy. Nie powinno się tego robić kosztem innych, ani nagradzać zawsze tych samych osób. Jednak indywidualne nagradzanie członków zespołu może również zwiększyć ogólne zadowolenie zespołu.

BONUSOWY SEKRET POPRAWY PRACY ZESPOŁOWEJ

Jako ostatnią wskazówkę skupiamy się na zaskakującym fakcie dotyczącym poprawy pracy zespołowej.

Tajemnica 17: Nie bój się mieszać zespołów

Choć znane zespoły są zazwyczaj bardziej przyjazne i mają lepsze struktury zaufania, badania wykazały, że nowo utworzone zespoły są lepsze w generowaniu pomysłów. Dlatego nie należy obawiać się zmiany ról lub członków w zespole, zwłaszcza jeśli obecny zespół blokuje postępy lub nie współpracuje dobrze.

Upewnij się, że zespoły mają dobrą równowagę między talentem a indywidualnymi umiejętnościami. Jeśli dział ma kilka mniejszych zespołów, nie chcesz, aby wszystkie utalentowane osoby znalazły się w jednym zespole. Mając wyraźny podział wyższych zestawów umiejętności, możesz łatwo stworzyć niechęć między zespołami, a to może być szkodliwe dla pracy zespołowej.

Zobacz jeden przykład na wpływ zróżnicowanych zespołów.

THE BOTTOM LINE

Ogółem, tajemnice poprawy pracy zespołowej polegają na poprawie sposobu, w jaki zespół jest zorganizowany, sposobu, w jaki się komunikuje i sposobu, w jaki rozwija się jako zespół.

Trzeba utrzymywać pozytywne środowisko, skupiając się na elementach, które działają, i zapewniając odpowiedzialność każdego członka zespołu.

Sukcesywny zespół chce się uczyć i doskonalić, nie tylko dla dobra jednostki, ale także dla dobra całego zespołu.

.