Il Families First Coronavirus Response Act (FFRCA) richiede a certi datori di lavoro di fornire ai dipendenti un congedo medico per motivi specifici legati alla pandemia COVID-19 (fino al 31 dicembre 2020). Volete fare la cosa giusta per i vostri dipendenti, ma come fate a sapere quando è sicuro per loro tornare?

Come gli stati iniziano ad allentare gli ordini di rifugio sul posto di lavoro e permettono il ritorno dei dipendenti sul posto di lavoro, potreste aver bisogno di una guida specifica per come potrebbe essere il ritorno dal congedo per malattia. In particolare, si può legalmente richiedere a un dipendente di portare una nota del medico prima di essere in grado di tornare al lavoro?

Risponderemo alle domande sulle procedure di ritorno al lavoro dopo il congedo medico relativo al COVID-19, compresa la legalità di richiedere una nota del medico.

È legale richiedere ai dipendenti che hanno preso un congedo a causa del COVID-19 di ottenere una nota del medico prima del loro ritorno sul posto di lavoro?

Secondo la guida emessa dalla U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), tali richieste sono permesse sotto l’Americans with Disabilities Act (ADA), in quanto non sono considerate legate alla disabilità. Secondo l’EEOC, si possono fare indagini mediche (anche legate alla disabilità) “…solo se sono legate al lavoro e coerenti con la necessità aziendale”. Mantenere un posto di lavoro sicuro sarebbe certamente considerato una necessità aziendale.

Tuttavia, i medici e gli altri operatori sanitari potrebbero non essere in grado di accogliere il volume di tali richieste, e quindi dovrebbero essere considerati processi di certificazione alternativi. Per esempio, al posto di una lettera personalizzata riguardante l’idoneità al servizio, una certificazione via e-mail che un dipendente non ha o non presenta più un rischio di diffusione del virus può essere in ordine.

Quali sono le leggi e le linee guida per proteggere la privacy dei dipendenti per quanto riguarda le informazioni mediche?

L’ADA richiede che tutte le informazioni mediche riguardanti i dipendenti devono essere conservate separatamente dai file personali al fine di ridurre l’accesso alle informazioni protette e riservate. Esempi coperti di informazioni mediche includono qualsiasi dichiarazione del dipendente riguardante la potenziale esposizione al COVID-19 o la documentazione riguardante l’interrogazione di un dipendente sul virus o sui potenziali sintomi.

Sebbene le leggi e i suggerimenti federali forniscano un livello base di orientamento, le singole città o i singoli stati possono avere restrizioni più severe in materia di privacy per quanto riguarda le informazioni sanitarie di un dipendente. In generale, dovreste seguire le leggi statali e locali se forniscono protezioni sulla privacy più severe delle leggi federali. Chiedi a un avvocato sulle leggi sulla privacy medica e sull’occupazione nel tuo stato e nella tua città se non sei sicuro.

Quali altre misure possono essere prese una volta che un dipendente torna dal congedo per malattia?

Pratiche di controllo delle infezioni, come la corretta tosse e l’etichetta degli starnuti, il lavaggio regolare delle mani e l’uso e lo smaltimento corretto dei fazzoletti sono consigliabili per tutti i dipendenti. Se si applicano linee guida specifiche, assicurarsi di farlo in modo equo tra tutto il personale.

Durante una pandemia, si può richiedere ai dipendenti di indossare dispositivi di protezione personale, come maschere e guanti nel tentativo di ridurre la trasmissione di infezioni. Detto questo, se un dipendente con una disabilità richiede una sistemazione ragionevole correlata, come i guanti non in lattice, il datore di lavoro dovrebbe fornire la sistemazione, a meno che non vi siano difficoltà eccessive.

Dove posso trovare informazioni sulle visite mediche prima dell’assunzione di un dipendente, sulle disposizioni FMLA e altre informazioni correlate?

Per ulteriori informazioni sulla richiesta di una visita medica o di un certificato medico prima dell’assunzione di un dipendente, o durante il processo di assunzione, vedere Assunzione durante il COVID-19 Shelter-in-Place: Migliori pratiche legali. Per informazioni specifiche per il datore di lavoro riguardanti il congedo medico e familiare (cioè il congedo FMLA) o il congedo per malattia retribuito, vedi FMLA Guidelines and Paid Sick Leave Legal Answers for Employers. Se hai domande sulla tua situazione specifica, chiedi a un avvocato.

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Questo articolo non costituisce un consiglio legale. Quanto sopra è inteso come informazione generica sui recenti sviluppi legali, e potrebbe non essere applicabile alle tue circostanze particolari. Rocket Lawyer non è uno studio legale e non dovrebbe essere considerato un sostituto per un avvocato o uno studio legale. A causa della natura del panorama legale in continua evoluzione, per una consulenza legale specifica dovresti contattare un avvocato.