Ufficio Conformità ed Equità

Le nostre politiche sul lavoro a distanza sono state modificate alla luce delle attuali preoccupazioni sulla salute pubblica COVID-19. Un’ampia latitudine è stata concessa ai membri del gabinetto per regolare il modo in cui l’università fa assegnazioni di personale e risponde a questa situazione. Per le attuali linee guida o approvazioni, si prega di rivolgere le domande al rispettivo membro di gabinetto attraverso il proprio supervisore.

Titolo: Politica sul lavoro a distanza
Data di entrata in vigore: 6 maggio 2016
Data di revisione: Prima versione
Ufficio responsabile: Risorse Umane

I. Ambito di applicazione

Questa politica si applica a William & Mary come intera università, compreso il Virginia Institute of Marine Science, (l’università). Si applica a tutti i dipendenti idonei a tempo pieno e part-time dell’università e ai docenti nella misura prevista nella sezione IV(C)(1) di seguito.

Le indicazioni sull’applicazione di questa politica ai dipendenti che sono in telelavoro alla data di entrata in vigore della politica sono fornite nella sezione VII(B).

II. Scopo

Lo scopo di questa politica è di permettere ai dipendenti di lavorare in luoghi di lavoro alternativi per tutta o parte della loro settimana lavorativa come richiesto dalla Sezione 2.2-2817.1 del Codice della Virginia. Il telelavoro può migliorare la produttività e le prestazioni lavorative, nonché promuovere l’efficienza amministrativa (ad esempio riducendo lo spazio per uffici e parcheggi), ridurre la congestione del traffico e i costi di trasporto, sostenere la continuità dei piani operativi, e sostenere il reclutamento e la conservazione di una forza lavoro altamente qualificata, migliorando l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

III. Definizioni

Luoghi di lavoro alternativi: luoghi approvati, diversi dal luogo di lavoro centrale del dipendente, in cui vengono svolte attività ufficiali dell’università. Il luogo di lavoro alternativo più comune è la casa di un dipendente, soggetto all’approvazione descritta in questa politica.

Luogo di lavoro centrale: il luogo di lavoro di un datore di lavoro dove normalmente si trovano i dipendenti. Più comunemente questo è il campus di Williamsburg.

Lavoro a distanza: un accordo di lavoro in cui il dipendente stipula un accordo formale con l’università per svolgere le sue mansioni lavorative abituali in un luogo di lavoro alternativo almeno un giorno alla settimana.

IV. Politica

Il lavoro a distanza è un’alternativa di lavoro volontaria che è appropriata per alcuni dipendenti e alcuni lavori, ma non per tutti i dipendenti e tutte le posizioni. Nessun dipendente dell’università ha diritto o garantito l’opportunità di lavorare a distanza. Alcune categorie di posizioni non sono ammissibili per il lavoro a distanza. Per le posizioni ammissibili per il lavoro a distanza (vedere la sezione A di seguito), se un particolare dipendente può lavorare a distanza è una decisione presa caso per caso prendendo in considerazione una valutazione della probabilità di successo del dipendente in un accordo di lavoro a distanza e una valutazione della capacità del supervisore di gestire i lavoratori a distanza. accordi di lavoro a distanza più comunemente sono per il lavoro a distanza parziale, per esempio il lavoro a distanza un giorno a settimana.

Il lavoro a distanza può anche essere considerato caso per caso come una sistemazione ragionevole come previsto dalla politica e procedura di sistemazione ragionevole per i dipendenti qualificati con disabilità.

I dipendenti che sono approvati per il lavoro a distanza saranno tenuti a firmare un accordo di lavoro a distanza con l’università coerente con questa politica.

Tutti i dipendenti che lavorano a distanza svolgono essenzialmente lo stesso lavoro che farebbero nel luogo di lavoro centrale in conformità con le loro stesse aspettative di rendimento e altri termini concordati. Gli accordi di lavoro a distanza possono essere stabiliti per un periodo a lungo o a breve termine.

La classificazione, la compensazione e i benefici di un dipendente non cambieranno se il dipendente è approvato per il telelavoro.

L’università può stabilire il lavoro a distanza come condizione di impiego, sulla base delle esigenze di business dell’università. In tali casi, questo requisito dovrebbe essere incluso quando la posizione è pubblicizzata e nella corrispondenza che offre l’occupazione.

A. Posizioni e dipendenti idonei

I supervisori, in consultazione con l’Ufficio delle Risorse Umane, analizzeranno la natura di una posizione e il modo in cui il lavoro viene svolto e determinare quali posizioni sono appropriate per designare o approvare il lavoro a distanza. Diversi fattori dovrebbero essere considerati nel determinare la fattibilità del telelavoro, compresa la capacità dell’università di supervisionare adeguatamente il dipendente e se i compiti richiedono l’uso di determinate attrezzature o strumenti che non possono essere replicati a casa. Altre considerazioni critiche includono se

• c’è la necessità di un’interazione faccia a faccia e il coordinamento del lavoro con altri dipendenti;
• è necessaria un’interazione di persona con colleghi esterni, clienti o clienti;
• la posizione in questione richiede che il dipendente abbia accesso immediato a documenti o altre informazioni situate solo sul posto di lavoro;
• la sede di lavoro alternativa è nel Commonwealth della Virginia;
• la disposizione di lavoro a distanza avrà un impatto sulla qualità del servizio o sulle operazioni universitarie, o aumenterà il carico di lavoro per altri dipendenti;
• la posizione può essere strutturata per essere eseguita indipendentemente dagli altri con un bisogno minimo di supporto e poca interazione faccia a faccia; e
• la performance può essere misurata da standard quantitativi o qualitativi orientati ai risultati, non dal tempo trascorso a fare il lavoro.

In genere, una posizione designata come idonea al lavoro a distanza indica che è possibile lavorare a distanza parzialmente piuttosto che a tempo pieno. L’Ufficio delle Risorse Umane, in consultazione con i dipartimenti, identificherà anche ampie categorie di posizioni che non sono ammissibili per il lavoro a distanza, compreso ma non limitato al servizio diretto e alle posizioni specifiche del luogo come gli agenti di polizia, i lavoratori del terreno, il personale di supporto al parcheggio, i lavoratori dei mestieri delle strutture, compresi gli idraulici, gli elettricisti, e tecnici HVAC, addetti alle pulizie (custodial), personale sanitario degli studenti, personale della residenza, allenatori, supporto atletico e posizioni operative, posizioni di receptionist, addetti al front desk, personale di supporto e circolazione della biblioteca, bibliotecari di riferimento e di ricerca, posizioni di supporto diretto IT, personale operativo delle navi alla VIMS, e personale di ambiente, salute e sicurezza. Questo elenco di posizioni non è esclusivo, e l’Ufficio delle Risorse Umane si riserva il diritto di identificare altre posizioni che non sono ammissibili per il telelavoro.

Se un dipendente in una posizione idonea richiede l’approvazione per il telelavoro, il supervisore, in consultazione con l’Ufficio Risorse Umane, determinerà se il dipendente è idoneo. In generale, le seguenti condizioni devono essere soddisfatte per approvare un dipendente per il telelavoro:

• Il dipendente è stato nella posizione per almeno dodici mesi;
• Il dipendente non ha azioni disciplinari formali attive in archivio per il periodo di revisione corrente o immediatamente precedente;
• Il dipendente ha dimostrato la capacità di lavorare in modo produttivo da solo ed è auto-motivato e flessibile; e
• Il dipendente ha ricevuto almeno una valutazione soddisfacente nel ciclo di valutazione precedente.

I supervisori devono assicurare che le decisioni sul telelavoro siano prese per ragioni appropriate e non discriminatorie.

B. Aspettative e condizioni generali

1. Rispetto delle politiche. I dipendenti devono accettare di rispettare le regole, le politiche, le pratiche e le istruzioni dell’università e capire che la violazione di queste può comportare la cessazione dell’accordo di lavoro a distanza e/o azioni disciplinari, fino al licenziamento. I dipendenti che lavorano a distanza saranno soggetti alle stesse politiche degli altri dipendenti, comprese le politiche relative alla sicurezza delle informazioni e alla protezione dei dati; vedi punto 7 di seguito.
2. Ore di lavoro. Il numero totale di ore che i dipendenti in telelavoro sono tenuti a lavorare non cambierà, indipendentemente dal luogo di lavoro. L’università si aspetta anche lo stesso livello di produttività dai dipendenti in telelavoro che ci si aspetta dai dipendenti sul posto di lavoro centrale. I dipendenti telelavoratori che non sono esenti dai requisiti per gli straordinari del Fair Labor Standards Act saranno tenuti a registrare tutte le ore lavorate in un modo indicato dall’università. Le ore lavorate in eccesso rispetto a quelle specificate nell’accordo di telelavoro richiederanno l’approvazione preventiva del supervisore.
   Il telelavoro non è inteso come un sostituto per la cura di bambini o adulti. Se i bambini o gli adulti che hanno bisogno di cure primarie si trovano nel luogo di lavoro alternativo durante l’orario di lavoro dei dipendenti, un’altra persona deve essere presente per fornire le cure.
   I supervisori possono richiedere ai dipendenti di presentarsi in un luogo di lavoro centrale, se necessario, per riunioni legate al lavoro o altri eventi o possono incontrare il dipendente nella sede di lavoro alternativa, se necessario, per discutere i progressi del lavoro o altre questioni legate al lavoro.
3. Uso del congedo. I dipendenti non possono utilizzare il telelavoro al posto del congedo per malattia, del congedo familiare e medico, del congedo utilizzato nell’ambito del Virginia Sickness and Disability Program, del congedo di compensazione dei lavoratori o di altri tipi di congedo.
   Tuttavia, l’università può determinare se sia opportuno o meno offrire il telelavoro come opportunità di ritorno parziale o completo al lavoro in base alle politiche di ritorno al lavoro dell’università a seguito di un infortunio o malattia e ai criteri normalmente applicati alle decisioni riguardanti l’approvazione del telelavoro.
4. Responsabilità. L’università non si assume alcuna responsabilità per le lesioni che si verificano nel luogo di lavoro alternativo del dipendente al di fuori dell’orario di lavoro concordato o per le lesioni che si verificano durante l’orario di lavoro, ma non derivano da e nel corso del lavoro. L’università inoltre non si assume alcuna responsabilità per i danni alla proprietà reale o personale del dipendente derivanti dalla partecipazione al programma di lavoro a distanza.
   La copertura della compensazione dei lavoratori è limitata alle aree di lavoro designate nelle case dei dipendenti o nei luoghi di lavoro alternativi. I dipendenti accettano di praticare le stesse abitudini di sicurezza che userebbero all’università e di mantenere condizioni di sicurezza nelle loro sedi di lavoro alternative. I dipendenti devono seguire le normali procedure per segnalare malattie o infortuni.
5. Attrezzature e materiali. Normalmente, l’università fornirà le attrezzature e i materiali necessari ai dipendenti per svolgere efficacemente i loro compiti; tuttavia, l’università non duplicherà le risorse tra il posto di lavoro centrale e la sede di lavoro alternativa.
   I dipendenti che lavorano a distanza possono utilizzare attrezzature di proprietà dell’università solo per scopi universitari legittimi. I dipendenti che lavorano a distanza sono responsabili della protezione delle attrezzature di proprietà dell’università da furti, danni e usi non autorizzati. L’università si occuperà della manutenzione, dell’assistenza e della riparazione delle attrezzature di proprietà dell’università utilizzate nel normale corso del lavoro. L’università stabilirà chi è responsabile del trasporto e dell’installazione dell’attrezzatura, e del suo ritorno al luogo di lavoro centrale per le riparazioni o l’assistenza. L’accordo di lavoro a distanza può anche consentire ai dipendenti di utilizzare le proprie attrezzature, a condizione che l’uso di tali attrezzature sia stato approvato dal Chief Information Officer o da un suo delegato.
   Quando i dipendenti sono autorizzati ad usare la propria attrezzatura, l’università non è responsabile per il costo, la riparazione o l’assistenza dell’attrezzatura personale del dipendente, a meno che non sia espressamente concordato in anticipo nell’accordo di lavoro a distanza.
6. Costi del telelavoro. L’università non è obbligata ad assumersi la responsabilità per i costi operativi, la manutenzione della casa, o altri costi sostenuti dai dipendenti nell’uso delle loro case come luoghi di lavoro alternativo a distanza.
   L’università può utilizzare i fondi stanziati per i costi del telelavoro se c’è una necessità aziendale e i fondi lo permettono per: l’installazione e il servizio telefonico di base nel luogo di lavoro alternativo del dipendente; telefoni cellulari o assistenti digitali personali (PDA) per uso aziendale; rimborsare i dipendenti per le chiamate a lunga distanza relative all’azienda effettuate dai loro telefoni personali se non vengono forniti telefoni cellulari o PDA; o accesso a Internet e servizi correlati.
7. Informazioni universitarie. I dipendenti devono salvaguardare le informazioni dell’università utilizzate o a cui si accede durante il telelavoro, in conformità con la W&M’s Data Classification and Protection Policy, Acceptable Use Policy and other applicable information technology policies.
   L’università deve concedere il permesso secondo le procedure universitarie per i dipendenti di lavorare su informazioni o materiale ad accesso limitato, come definito dall’università, in sedi di lavoro alternative. I dipendenti che lavorano a distanza devono accettare di seguire le procedure di sicurezza approvate dall’università al fine di garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati.
8. Formazione per dirigenti e supervisori. L’università incoraggia il successo e l’uso appropriato del lavoro a distanza all’interno dell’università fornendo una formazione ai supervisori e ai manager nella gestione efficace dei dipendenti che lavorano a distanza. L’università ha fornito una guida sulla gestione delle aspettative di rendimento dei dipendenti.

C. Accordo di telelavoro

Il lavoro a distanza deve essere documentato come approvato attraverso un accordo di lavoro a distanza. L’accordo di lavoro remoto stabilisce le condizioni specifiche che si applicano ai dipendenti che lavorano in luoghi alternativi. L’accordo di lavoro a distanza deve essere approvato dal capo dell’unità, dal supervisore del dipendente e dall’ufficio delle risorse umane. Il modulo dell’accordo è accessibile online all’indirizzo http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Un accordo a termine sarà in genere per un anno, con un termine rinnovabile, ma un accordo può essere fatto per un periodo più breve. Il rinnovo non è garantito; l’accordo di lavoro a distanza, le prestazioni del dipendente e altre circostanze saranno considerate dal supervisore nel determinare se rinnovare l’accordo.

1. Eccezioni al requisito dell’accordo di lavoro a distanza. È una pratica accettata per le facoltà di insegnamento e di ricerca di svolgere il loro lavoro con orari diversi nel campus e in luoghi alternativi. Normalmente, un accordo formale di telelavoro non sarà richiesto per i docenti a meno che la normale assegnazione di lavoro sia costantemente in una sede alternativa (cioè non l’ufficio standard assegnato).
   In alcune occasioni, un dipartimento può anche determinare che i dipendenti possono avere bisogno di lavorare in luoghi di lavoro alternativi per un breve periodo di tempo per ospitare circostanze insolite, come una breve chiusura dell’ufficio per lavori di ristrutturazione o trasferimento. In questi casi, l’accordo formale di telelavoro non è richiesto, ma dovrebbe essere documentato per i file del dipartimento tramite memorandum o e-mail, specificando le aspettative di lavoro e la durata.
2. Modifica o cessazione dell’accordo di telelavoro. Il supervisore, in consultazione con le Risorse Umane, può modificare o terminare l’accordo di lavoro a distanza in anticipo (prima della fine del termine specificato) per problemi di prestazioni, cambiamento delle esigenze operative, o qualsiasi altra ragione non discriminatoria. Il dipendente può anche terminare l’accordo di telelavoro in qualsiasi momento, a meno che non fosse una condizione di impiego. Qualsiasi terminazione sarà fatta tipicamente con almeno due settimane di preavviso.

VI. Applicazione; reclami, lamentele o appelli

Un dipendente che non è d’accordo con il rifiuto di una richiesta di telelavoro o con qualsiasi altra azione relativa a questa politica è incoraggiato a discutere il problema con il suo supervisore. Se la discussione con il supervisore non risolve il problema, un dipendente può richiedere una revisione informale della decisione di telelavoro da parte dell’Ufficio delle Risorse Umane. Le decisioni sul lavoro a distanza possono anche essere oggetto di reclamo secondo le procedure esistenti di reclamo/reclamo.

VII. Autorità ed Emendamento; Attuazione

A. Autorità e modifica. Questa politica è approvata dal Presidente, in conformità con la Sezione 2.2-2817.1 del Codice della Virginia. Il Presidente ha delegato al Direttore delle Risorse Umane l’autorità di effettuare revisioni o emendamenti minori o tecnici a questa politica.

B. Attuazione.

• Determinazione dell’idoneità della posizione. I supervisori dovrebbero iniziare a identificare le posizioni come idonee o non idonee per il lavoro a distanza al momento della pubblicazione di questa politica, con riferimento alla lista delle posizioni non idonee fornite dalle Risorse Umane e in conformità con la Sezione IV(A) di questa politica.
• Accordi di telelavoro preesistenti. Per qualsiasi dipendente che lavora a distanza da o prima della data effettiva di questa politica, il supervisore deve consultare le Risorse Umane per determinare l’approccio appropriato considerando le specifiche dell’accordo. Per un dipendente con un accordo di lavoro a distanza esistente e documentato con un termine di un anno, in genere l’accordo sarà rivisto secondo questa politica poco prima della scadenza del termine in modo che un accordo aggiornato possa essere firmato, se del caso.

VIII. Politiche, procedure e documenti correlati

Accordo di lavoro a distanza &Lista di controllo sulla sicurezza
Politica del Dipartimento della Virginia per la gestione delle risorse umane sul telelavoro, Politica 1.61 (politica a livello statale che stabilisce il quadro per il telelavoro, da definire più in dettaglio nelle politiche specifiche dell’istituzione)
Politica del Dipartimento della Virginia per la gestione delle risorse umane sugli standard di condotta, Politica 1.60 (applicabile ai dipendenti classificati e operativi; stabilisce le aspettative di condotta e la procedura per la disciplina progressiva)
Politica del Dipartimento della Virginia per la gestione delle risorse umane sull’orario di lavoro, politica 1.25
Pianificazione delle prestazioni & Politica di valutazione per i dipendenti operativi
Politica del Dipartimento della Virginia per la gestione delle risorse umane sulla pianificazione delle prestazioni & valutazione, politica 1.40 (per i dipendenti classificati)
Politica di pianificazione e valutazione delle prestazioni per i professionisti e la facoltà professionale (per la guida sulla gestione delle prestazioni dei dipendenti professionali telelavoratori)
Politica e procedura di sistemazione ragionevole per i dipendenti (per i dipendenti qualificati con una disabilità di richiedere il telelavoro come una sistemazione)
Guida alle aspettative delle prestazioni dei dipendenti