Come proprietario di una piccola impresa, è importante che tu conosca le tasse sul libro paga e se ne devi pagare o meno. Le sanzioni per non pagare, o anche per pagare in ritardo, possono essere severe. Se la tua azienda ha dei dipendenti, tu, come azienda, sei responsabile della raccolta e del pagamento delle tasse sui salari in base ai loro stipendi. Anche se non hai dipendenti ma il tuo business è incorporato, allora le tue buste paga dal business sono soggette alle imposte sui salari. E anche se si usa un servizio di buste paga, come proprietario dell’azienda si è ancora responsabili in ultima analisi del fatto che l’azienda paghi le tasse sui salari correttamente e in tempo. Quindi ha senso avere una conoscenza pratica di ciò che questo comporta. Di seguito, ti guidiamo attraverso le basi in modo che tu possa essere sicuro di sapere quali sono le tue responsabilità come proprietario di un’azienda quando si tratta di tasse sui salari.

Glossario delle tasse sui salari: Acronimi comuni

FICA: Federal Insurance Contributions Act (FICA), che richiede che le tasse di Social Security e Medicare siano pagate sui salari.

FTD: Federal tax deposit, che sono le tasse che inviate all’IRS.

FUTA: Federal Unemployment Tax Act, che richiede ai datori di lavoro di pagare le tasse di assicurazione sulla disoccupazione. Il denaro è usato per aiutare gli stati ad amministrare i programmi di assicurazione contro la disoccupazione.

OASDI: Old Age, Survivor and Disability Insurance (OASDI), altrimenti nota come Social Security. La tassa OASDI è una delle tasse sui salari FICA. L’altra è la tassa Medicare.

SUTA: State Unemployment Tax Act, che impone la raccolta di tasse sui salari per pagare le indennità di disoccupazione per i lavoratori idonei che perdono il lavoro senza colpa propria.

Cosa sono le tasse sui salari?

Le tasse sui salari sono diverse dalle tasse sul reddito. Le tasse sui salari sono le altre tasse che i dipendenti devono pagare in base ai loro salari, ma queste tasse includono anche una componente di contributo del datore di lavoro. Sia il dipendente che il datore di lavoro devono tasse sui salari di un dipendente.

Tasse federali sui salari

Ci sono due principali tasse federali sui salari. Sono entrambe obbligatorie dal Federal Insurance Contributions Act (FICA). Sono:

Social Security: Le tasse di sicurezza sociale sono anche conosciute come tasse OASDI. OASDI sta per Old Age, Survivor and Disability Insurance. Queste tasse finanziano le prestazioni di sicurezza sociale.

Medicare: La tassa Medicare è anche conosciuta come tassa sull’assicurazione ospedaliera Medicare (HI). Queste tasse finanziano la componente di assicurazione ospedaliera dei benefici di Medicare.

C’è una terza, più piccola tassa federale sui salari:

Assicurazione di disoccupazione: Il Federal Unemployment Tax Act (FUTA) aiuta a pagare il sistema di assicurazione di disoccupazione federale-statale. Solo i primi 7.000 dollari del salario di un lavoratore sono usati per calcolare questa tassa. Il denaro della FUTA è usato principalmente per pagare l’amministrazione del programma statale di assicurazione contro la disoccupazione.

Tasse statali sui salari

Assicurazione contro la disoccupazione: La tassa State Unemployment Tax Act (SUTA) fornisce un’indennità di disoccupazione statale ai lavoratori idonei che perdono il lavoro senza colpa.

Assicurazione di invalidità: Cinque stati, elencati di seguito, e Porto Rico richiedono anche ai datori di lavoro di fornire un’assicurazione per l’invalidità a breve termine per lesioni e malattie non legate al lavoro che impediscono a un dipendente di lavorare.

Se la vostra azienda fa affari in uno di questi luoghi, potreste dover trattenere le tasse dalla paga del vostro lavoratore e/o pagare le tasse per coprire i costi dell’assicurazione. Alcuni stati fanno pagare solo i lavoratori. Altri fanno pagare i datori di lavoro. Alcuni fanno pagare entrambi.

Per dettagli specifici dello stato: California, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island, Puerto Rico.

Responsabilità del datore di lavoro per le tasse sui salari

Le tasse sui salari sono divise in quello che deve il datore di lavoro e quello che deve il dipendente. Ecco uno sguardo più da vicino alla ripartizione del datore di lavoro:

6,2% per la sicurezza sociale. Come datore di lavoro si paga il 6,2%, o la metà, della tassa di sicurezza sociale del 12,4% dovuta sui primi 118.500 dollari di salario di un dipendente. Quel tetto massimo di salario sale a 127.200 dollari nel 2017.

1,45% per Medicare. Il datore di lavoro divide anche la tassa Medicare dovuta sui salari di un dipendente.

6%, fino a $42 all’anno, massimo, per la tassa federale di assicurazione contro la disoccupazione che si basa sui primi $7.000 di salario per ogni dipendente. Il tasso effettivo è tipicamente 0,6% perché i datori di lavoro ottengono un credito del 5,4% per la tassa statale di assicurazione contro la disoccupazione che devono anche pagare, nella maggior parte dei casi. Solo i datori di lavoro pagano l’imposta FUTA.

L’aliquota dell’assicurazione statale contro la disoccupazione per i datori di lavoro varia a seconda dello stato.

Responsabilità dell’imposta sui salari dei dipendenti

6,2% per la sicurezza sociale

1,45% per Medicare

0% per le tasse statali di assicurazione contro la disoccupazione, tranne in Alaska, New Jersey e Pennsylvania. Questi sono gli unici tre stati che fanno regolarmente pagare ai dipendenti una tassa statale sull’assicurazione di disoccupazione. I soldi dell’imposta sui dipendenti devono essere trattenuti dal datore di lavoro e pagati allo stato con i pagamenti trimestrali dell’imposta di disoccupazione del datore di lavoro stesso.

Scadenza e calendario dei pagamenti dell’imposta sui salari

Le imposte sui salari che devi al governo federale devono essere pagate mensilmente o semi-settimanalmente (due volte a settimana), a seconda di quanta imposta sui salari devi di solito.

Se le tasse federali erano $50.000 o meno in un periodo di 12 mesi, depositi le tasse mensilmente.

Se più di $50.000, depositi le tasse due volte alla settimana.

Se le tue tasse sui salari sono meno di $1.000 all’anno, puoi chiedere di pagarle annualmente.

Questi depositi di tasse federali devono essere fatti elettronicamente attraverso il sistema elettronico di pagamento delle tasse federali. Ma la tua piccola impresa può ancora spedire un assegno per coprire le tasse sui salari se deve meno di $2.500 per trimestre.

Per maggiori informazioni, controlla il sito dell’IRS qui.

Le tasse sui salari dello stato sono generalmente dovute mensilmente o trimestralmente, a seconda di quanto è grande il tuo libro paga. Controlla il dipartimento del lavoro del tuo stato per il calendario corretto per la tua piccola impresa.

Come faccio a segnalare le imposte sui salari?

Le dichiarazioni fiscali federali sui salari sono presentate separatamente dai pagamenti delle imposte sui salari. La tua piccola impresa dovrà presentare le dichiarazioni fiscali federali sui salari trimestralmente o una volta all’anno, a seconda di quanto è grande il tuo libro paga. Userai l’IRS Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, per riportare le tue tasse sui salari. IRS Form 940 è usato per riportare le tasse federali sulla disoccupazione (FUTA) che hai pagato.

Cosa succede se non riesco a pagare le mie tasse sul libro paga, o se pago in ritardo?

Il governo federale considera le tasse sul libro paga una categoria speciale di tasse perché la quota del dipendente appartiene al dipendente, non al datore di lavoro. Può andare nel conto della previdenza sociale del dipendente, per esempio, per guadagnare credito per benefici futuri. Così le piccole imprese tentate di usare i soldi per altri scopi vengono punite con forti penalità e interessi sui pagamenti in ritardo. L’IRS può ritirare i soldi che devi direttamente dal tuo conto bancario, mettere un pegno fiscale sulla tua proprietà o, in casi gravi, minacciare il tempo in prigione.

Ecco un esempio di quanto velocemente possono accumularsi le sanzioni, dalla pubblicazione dell’IRS, “The ABCs of FTDs”:

PenalitàFTD su un deposito fiscale trimestrale di 3.000 dollari in ritardo:

1 – 5 giorni: 2%, $60
6 – 15 giorni: 5%, $150
16 + giorni: 10%, $300
10 giorni dopo la fattura/notifica dell’IRS: 15%, $450

Questo è un esempio di penalità per mancato deposito. Dovrebbe anche pagare una penalità per mancato deposito del 5% al mese dell’imposta non pagata, fino al 25% del totale. E una penalità di mancato pagamento dell’1/2% all’1% al mese, fino al 25% del totale. E gli interessi sulle tasse non pagate, che recentemente variano tra il 3% e il 6% del totale. Quindi imparate i fatti sulle tasse sui salari e mantenete la vostra piccola impresa concentrata sulla crescita, non sulle sanzioni fiscali!