Dovete inviare preventivi o elaborare stime? Fornire un preventivo fisso per il costo del lavoro o stimare tutti i costi? Stime vs. Preventivi – qual è la differenza e quale dovresti usare…?

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Ipotizziamo che come commerciante o piccolo imprenditore, passi una buona parte del tuo prezioso tempo a scrivere preventivi o offerte per potenziali nuovi clienti.

Tuttavia, ci può essere molta confusione tra le due cose.

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, c’è un mondo di differenza tra fornire un preventivo e dare una stima.

Quindi, la domanda è: Conosci le differenze importanti tra un preventivo e una stima?

Criteri e stime spiegati

Per le piccole imprese che forniscono qualsiasi tipo di servizio (piuttosto che un prodotto a prezzo fisso come fanno i negozi) fornire ai clienti un’idea di quanto possono aspettarsi di pagare per un particolare lavoro è un fatto della vita.

Può essere un lavoro ingrato che richiede tempo – specialmente se non sei molto a tuo agio nel mettere carta e penna in primo luogo.

Comprendere la differenza tra preventivi e stime, usare quello giusto al momento giusto e assicurarsi che abbiano tutte le informazioni necessarie è fondamentale.

Abbiamo scritto questa semplice, facile da capire guida ai preventivi vs. Ecco cosa imparerai:

  • Quali sono le differenze
  • Quando usare una stima e quando fare un preventivo
  • Perché è importante
  • Dettagli importanti da includere

Troverai anche le risposte alle domande più frequenti su stime e preventivi.

Qual è la differenza tra una stima e un preventivo?

La prima cosa da capire su preventivi e stime è che NON sono solo due nomi diversi per la stessa cosa. Le stime e i preventivi hanno ciascuno usi distinti, vantaggi & svantaggi. Conoscere questi è la chiave per evitare problemi che possono costarvi tempo, buona volontà dei clienti e persino denaro.

Guardiamo le stime, prima:

Che cos’è una stima?

Una stima è fondamentalmente una ‘stima’ o un’ipotesi approssimativa, educata basata su quanto può costare un lavoro. Spesso viene fornito prima di conoscere tutti i dettagli di un particolare lavoro (come durante una chiamata iniziale da un potenziale nuovo cliente) o durante una visita in loco.

Le stime sono i vostri primi pensieri sui costi e possono cambiare drasticamente quando ottenete ulteriori informazioni, quando sorgono complicazioni inaspettate durante il lavoro o la portata di ciò che vi è stato chiesto di fare aumenta.

Punto chiave: Una stima è un’idea informale del prezzo basata su informazioni limitate. Consideratelo un punto di partenza in termini di costi, che possono salire (o scendere). Le stime NON possono essere usate come punto di riferimento legale per il prezzo.

Per esempio, immaginiamo che vi sia stato chiesto di intonacare una camera da letto di medie dimensioni.

La signora Smith chiama per chiedere il costo di intonacare la sua camera da letto. Non ha le misure esatte ma dice che è di ‘dimensioni medie’. Inoltre, menziona che c’è ancora della vecchia carta da parati che deve essere rimossa.

Quindi il tuo preventivo potrebbe assomigliare a questo:

stima disegnata a mano

Cos’è un preventivo?

Un preventivo (o quotazione) è un prezzo esatto per il lavoro che viene offerto. Come tale è fisso e NON può essere cambiato una volta che è stato accettato dal cliente (a meno che il cliente non cambi la quantità/tipo di lavoro richiesto o si scopra qualcosa di completamente al di fuori di ciò che è stato concordato).

I preventivi sono emessi solo dopo una visita in loco o quando si è sicuri di aver stabilito esattamente ciò che è necessario.

Punto chiave: È importante ricordare che i preventivi sono presentati formalmente e rappresentano un contratto tra voi e il cliente. Come tali possono essere usati come punti di riferimento legali per il prezzo in caso di controversia.

In modo comprensibile, i preventivi danno ai clienti la tranquillità; sicuri di sapere esattamente quanto costerà il lavoro prima che il lavoro inizi.

Nel nostro esempio con la signora Smith, dopo una visita a casa sua, potresti aver scoperto che la sua camera da letto è più grande della media e che c’è una quantità sostanziale di vecchia carta da parati che richiederà un po’ più tempo per essere rimossa di quanto tu abbia pensato inizialmente.

Così, puoi vedere dall’esempio qui sotto che il tuo preventivo scritto ha più dettagli ed è un riflesso molto più accurato del vero costo del lavoro necessario (in questo caso aggiungendo altre 75 £ al prezzo) :

preventivo disegnato a mano

Stima o preventivo? Punti chiave da ricordare…

  • Le stime sono un’idea approssimativa del prezzo. Dovrebbero essere usati SOLO come PREZZO GUIDA iniziale.
  • I preventivi sono legalmente vincolanti e dovrebbero essere usati SOLO quando si è certi dei costi coinvolti.
  • NON etichettare MAI una stima scritta come un ‘Preventivo’ – Puoi essere ritenuto responsabile della cifra fornita.
  • Assicurati SEMPRE che il cliente capisca se sta ricevendo una stima o un preventivo.

Domande frequenti su stime e preventivi

Comprendere la differenza tra una stima e un preventivo è solo il primo passo sulla strada per realizzare il potenziale di far lavorare entrambi meglio per te. L’amministrazione e le richieste di informazioni occupano tempo prezioso, quindi abbiamo dettagliato alcune delle domande più comuni su stime e preventivi qui sotto. Questi non solo spiegano alcuni elementi e perché sono importanti, ma danno anche alcuni suggerimenti utili.

Devo sempre fornire un preventivo o una stima scritta?

Come dice il proverbio: gli accordi verbali non valgono la carta su cui sono scritti. I preventivi e le citazioni dovrebbero sempre essere forniti per iscritto. Se in seguito sorge una domanda o un problema, è una buona idea avere qualcosa di scritto su cui ripiegare – questo rende più facile la risoluzione di qualsiasi malinteso. Non dimenticare di conservare le copie di tutti i tuoi preventivi e le citazioni.

Si può scrivere a mano i miei preventivi o le mie stime?

Sebbene i documenti scritti a mano siano ancora accettabili, dovresti assicurarti che siano leggibili e presentati in modo professionale – niente spegne un potenziale cliente più velocemente del cercare di decifrare scarabocchi illegibili su un pezzo di carta. I vostri preventivi e le vostre stime dovrebbero essere un riflesso del livello di professionalità che i vostri clienti possono aspettarsi dai vostri servizi. Usa sempre carta intestata con il nome della tua azienda e tutti i dettagli di contatto inclusi. La carta bianca anonima rende i clienti nervosi sulla validità della tua azienda.

Quali dettagli devo includere nei miei preventivi?

Chiarisci sempre se stai fornendo un preventivo o una stima, come negli esempi precedenti.

Siccome le stime sono approssimazioni di costo, dovrebbero essere ragionevolmente chiare, ma non devono essere dettagliate come un preventivo. Descrivete chiaramente il lavoro in termini generali. I preventivi dovrebbero sempre includere un’avvertenza che il prezzo è soggetto a cambiamenti a seconda di un preventivo più dettagliato che viene preparato.

Una volta che si ha un’idea più precisa di ciò che è coinvolto, dovrebbe essere fornito un preventivo dettagliato. Siate il più specifici possibile, includendo:

  • I dettagli del cliente e l’indirizzo/località del lavoro da eseguire
  • Un numero di riferimento (se necessario)
  • La data
  • Una ripartizione degli elementi (compresi manodopera, materiali o costi speciali)
  • Una descrizione accurata di ciò che è coperto dal preventivo e (se necessario) ciò che non lo è
  • Il prezzo totale
  • Ogni elemento dell’IVA dovrebbe essere dettagliato. Ricorda che puoi addebitare l’IVA solo se sei registrato per l’IVA con HMRC. Devi mostrare il tuo numero di registrazione IVA valido su tutti i documenti.

Devo includere i miei termini e condizioni in entrambi?

Se hai dei termini e condizioni formali, includine sempre una copia nel tuo preventivo. Questo non solo dà al tuo cliente un’impressione molto positiva che la tua azienda sia onesta, ma gli fornisce anche informazioni come i tuoi normali termini di pagamento, i depositi richiesti, le penali per il mancato pagamento, ecc.

I preventivi e le citazioni hanno entrambi bisogno di date?

La datazione di preventivi e citazioni ti aiuta a determinare esattamente quando li hai preparati. Tuttavia, è anche una buona idea specificare il periodo per il quale il tuo preventivo o la tua stima sono validi – Normalmente, questo può variare da 30 a 90 giorni dopo la data sul documento, a seconda della tua attività o preferenza. Le tariffe e i costi aumentano naturalmente nel tempo, quindi stabilire un limite per quanto tempo il vostro prezzo è valido vi protegge dall’essere sorpresi da vecchi preventivi o offerte che ora non sono realistici.

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