Oggi il commercio si affida sempre più alle comunicazioni elettroniche per gestire le transazioni finanziarie in modo efficiente e conveniente. Per questo, le aziende si stanno rivolgendo alle reti del sistema di trasferimento elettronico di fondi (EFT) per avviare ed elaborare i pagamenti utilizzando Internet.

Che cos’è un pagamento EFT?

EFT è un termine ombrello che descrive una varietà di pagamenti elettronici, compresi i trasferimenti di fondi e i trasferimenti ACH (automated clearing house). Insieme, presentano una soluzione moderna per un problema antico: l’invio di pagamenti veloci e affidabili in tempo.

Secondo l’U.S. Bureau of the Fiscal Service, nel FY2018 oltre il 99,5% dei pagamenti e delle assegnazioni di stipendi a livello governativo sono stati facilitati tramite EFT. Allo stesso modo, circa l’84% dei pagamenti totali dei rimborsi fiscali sono stati emessi utilizzando i sistemi EFT negli Stati Uniti.

Per milioni di persone, le reti EFT consentono un accesso 24 ore su 24 ai loro contanti e un mezzo più comodo ed efficiente per accedere alle informazioni sul loro conto. Tuttavia, oggi, l’EFT sta preparando gli imprenditori all’economia di domani, fornendo loro metodi più veloci, sicuri e affidabili per emettere pagamenti B2B.

La storia dell’EFT: un’introduzione

L’industria del trasferimento elettronico di fondi (EFT) emerse per la prima volta negli anni ’60 con l’arrivo del bancomat (automated teller machine). Il bancomat sfruttava la nuova tecnologia delle telecomunicazioni per facilitare i trasferimenti di conto, i depositi, i prelievi di contanti e molto altro usando una carta a banda magnetica e un numero di identificazione personale (PIN).

L’avvento delle reti bancomat ha portato la finanza globale nell’era dell’EFT. Negli anni successivi, le reti EFT crebbero rapidamente in tutti gli Stati Uniti a seguito di una decisione della Corte Suprema del 1985 che confermò una precedente decisione della Corte d’Appello secondo la quale gli ATM non rappresentano filiali bancarie. Di conseguenza, le reti EFT interstatali si diffusero rapidamente in tutto il paese.

Fast forward to the 21st-century e ora innumerevoli commercianti, venditori, agenzie governative e persino individui usano le reti EFT per inviare e ricevere denaro. Ogni volta che si usano carte di debito, depositi bancari diretti o trasferimenti elettronici per facilitare una transazione, si usa una rete EFT.

In altre parole, le reti EFT sono la spina dorsale dei moderni processi di pagamento B2B e dell’economia peer-to-peer.

ACH vs. EFT

Ogni volta che si parla di contabilità EFT, la conversazione si sposta immediatamente sulla rete ACH (automated clearing house). Per coloro che si chiedono cosa sia una rete di pagamento ACH, la definizione di ACH si riferisce a uno scambio computerizzato tra istituzioni finanziarie partecipanti come banche e società di servizi finanziari.

Non esiste una chiara differenza tra ACH e EFT, soprattutto perché sono, in un certo senso, la stessa cosa. Si può pensare che le transazioni ACH siano una sottocategoria di EFT, dove alcuni processi di pagamento EFT sono costruiti sopra un’infrastruttura ACH.

In questo senso, un trasferimento ACH o un deposito diretto ACH è un tipo di EFT in cui i pagamenti sono inviati attraverso la rete Automated Clearing House per scopi di autenticazione.

A prima vista, ACH ed EFT sono simili in quanto entrambi implicano l’invio di pagamenti elettronicamente da un nodo della rete ad un altro. Tuttavia, EFT è un termine più ampio che racchiude diversi metodi di pagamento, tra cui carte di debito, carte di credito e transazioni POS.

Oggi, tutte le principali istituzioni finanziarie statunitensi, tra cui JPMorgan Chase, richiedono che tutti i conti esterni supportino transazioni ACH per facilitare la fatturazione EFT.

È chiaro che ACH ed EFT non sono, di fatto, in opposizione tra loro. Piuttosto, si può definire un pagamento ACH o un trasferimento ACH come un semplice tipo di EFT che viene sfruttato in una varietà di industrie per la sua sicurezza e le basse commissioni che, inizialmente, sono state progettate per sostituire i pagamenti con assegno fisico.

Tipi di pagamenti EFT

Ci sono diversi modi in cui è possibile inviare denaro elettronicamente. Ecco alcuni dei tipi più comuni di pagamenti EFT che sono usati nella finanza aziendale.

  • Assegni elettronici: Un assegno elettronico è, come suggerisce il nome, l’equivalente elettronico di un assegno cartaceo standard. Usando un numero di conto bancario, un numero di traccia ACH e un numero di routing, l’assegno elettronico può trasmettere dati criptati per fare depositi EFT.
  • Addebiti: Un addebito è un tipo di pagamento EFT che usa una carta di debito fisica emessa da una banca o da una cooperativa di credito per spostare denaro da un conto a un altro. Possono essere usati con un sistema POS, per telefono o online.
  • ATM: I bancomat sono un tipo di EFT banking che permette ai titolari di conti bancari di accedere ai loro fondi in remoto senza interagire con uno sportello fisico. In un ATM, situato in una banca o in una stazione ATM white-label, i titolari di un conto possono prelevare contanti, fare depositi o trasferire fondi.
  • Personal Computer Banking: Oggi, il personal computer banking rappresenta una quota importante del volume totale delle transazioni bancarie online. Il personal computer banking permette agli utenti di fare transazioni con un PC, un tablet o un dispositivo mobile collegato a Internet.
  • Bonifici bancari: Un punto fermo della rete EFT, i bonifici sono un mezzo veloce ed efficiente per inviare denaro per grandi pagamenti di alto valore. I bonifici sono spesso usati per fare acconti su beni fisici come le proprietà immobiliari.
  • Deposito diretto: Un deposito diretto è il trasferimento elettronico di un pagamento direttamente da un conto (di solito il datore di lavoro) al conto del destinatario (di solito il dipendente). I depositi diretti sono facilitati da un fornitore di servizi di deposito diretto che, dopo aver eseguito il libro paga, autorizza i depositi nel conto di ogni dipendente.

In sintesi, le transazioni EFT, attraverso le loro molte forme, costituiscono il settore bancario elettronico. Ognuno di questi tipi di pagamento EFT ha un elemento comune: sono tutti collegati alla rete ACH, un sistema elettronico sicuro che collega tutte le banche e le istituzioni finanziarie degli Stati Uniti.

Si deve notare, tuttavia, che non tutti i tipi di transazioni EFT comportano commissioni uguali. Per prendere una decisione informata su quale usare, tutti i titolari di conti collegati all’ACH dovrebbero controllare i dettagli EFT forniti dal loro istituto finanziario.

Potrebbero essere sorpresi di scoprire che le tariffe EFT tendono a variare in base alla posizione e al metodo di transazione.

Quanto tempo impiega un EFT per essere elaborato?

In un mercato globale sempre più competitivo e in rapido movimento, la necessità di un’elaborazione dei pagamenti affidabile ed efficiente è costante. In un reparto di contabilità fornitori, spesso c’è poco tempo da dedicare ai pagamenti con carta e penna, ai lunghi tempi di elaborazione e ad altri ritardi.

Invece, gli imprenditori possono sfruttare le tecnologie EFT per pagare venditori e fornitori tramite deposito diretto. Spesso ci viene chiesto: “Quanto tempo ci vuole per l’EFT?”. La risposta, per la maggior parte dei dipartimenti di contabilità fornitori, è secondi. Confrontate questo con le ore che ci possono volere per stampare un assegno, infilarlo in una busta, cercare un francobollo e portarlo di corsa all’ufficio postale. Supponendo che l’assegno passi in banca, potrebbero essere necessari diversi giorni per completare il processo da un capo all’altro.

Sapendo questo, molti uffici di contabilità fornitori stanno migrando verso soluzioni EFT automatizzate per sostituire gli assegni cartacei e l’affrancatura obsoleta che causa ritardi. In AvidXchange, offriamo una serie di metodi di pagamento delle fatture a servizio completo tramite il nostro software per aiutare a portare i sistemi di contabilità aziendale nel 21° secolo.

Come funziona?

Invece di selezionare i pagamenti per la stampa, con una contabilità fornitori basata su EFT si seleziona semplicemente di pagare. Con il clic di un pulsante, gli imprenditori possono attivare i pagamenti elettronicamente. Una volta presentati, i pagamenti vengono inviati al portale E-Payment Application dove i file di pagamento vengono inoltrati agli approvatori prima di essere finalmente emessi ai fornitori.

Da lì, i pagamenti vengono addebitati dal conto del pagatore a un conto fiduciario protetto. Il conto del pagatore diventa quindi un sistema di registrazione, immagazzinando e ospitando tutti i file necessari per la riconciliazione.

I vantaggi dei sistemi di pagamento EFT

Ci sono diversi vantaggi chiave che i dipartimenti di contabilità e gli imprenditori possono trarre dagli EFT. Il primo è che un trasferimento EFT è una scelta economica, sia in termini di risparmio di tempo che di denaro. Tuttavia, ci sono una serie di altri vantaggi disponibili per gli utenti EFT, tra cui:

  • Nessuna affrancatura fisica richiesta
  • Nessun costo di incasso dell’assegno (risparmiando fino a $1 per emissione)
  • Tempo di elaborazione rapido e quasi istantaneo
  • Pienamente criptato con dati SSL a 128 bit
  • Facile da tracciare

Il vantaggio principale sta nella superiorità del tempo di elaborazione EFT e ACH. A differenza dei conti passivi manuali con carta e penna, i pagamenti elettronici sono quasi istantanei e spesso possono essere inviati gratuitamente o per una tassa bassa paragonabile al prezzo di un francobollo. Questo rende l’EFT una soluzione imperdibile per coloro che sono bloccati su sistemi di elaborazione dei pagamenti datati e manuali.

Sia che siate un’azienda o un fornitore, capite la frustrazione dei pagamenti in ritardo e dell’elaborazione dei pagamenti lenta e in ritardo. Un ciclo di contabilità debitoria frenato da pagamenti in ritardo può comportare gravi problemi per qualsiasi azienda, tra cui:

  • Tasse di ritardo che aumentano
  • Relazioni incrinate con i fornitori
  • Flussi di lavoro interrotti
  • Carenza di flusso di cassa

I rimborsi in ritardo costituiscono una delle cause principali di relazioni scadenti con i fornitori e debiti accumulati. Fortunatamente, il metodo di pagamento EFT aggira questo problema fornendo un mezzo efficiente e conveniente per inviare e ricevere pagamenti elettronicamente.

Creare una contabilità debitori sicura ed efficiente

Sfruttando la potenza dei pagamenti EFT, compresi i bonifici o ACH, le aziende possono modernizzare la loro esperienza di scrittura di assegni. Pagare con facilità non è mai stato così semplice grazie alle tecnologie EFT sicure e automatizzate disponibili per uffici di contabilità fornitori orientati al futuro.

Il più recente software di automazione dei pagamenti riduce il rischio, fa risparmiare tempo ed elimina il fastidio dell’affrancatura. Non c’è da meravigliarsi, quindi, che così tante aziende stiano facendo il passaggio e la migrazione a un sistema di elaborazione elettronica dei pagamenti per migliorare la tempestività delle loro transazioni.

Si tratta di un’attività di gestione dei pagamenti.