Potrebbe sorprendere alcuni lettori nell’apprendere che ci sono abbastanza regole e regolamenti, stranezze e sfumature, e potenziali problemi per dedicare un intero articolo del blog ad un argomento limitato agli “ordini di ossigeno”. Il fatto è che gli ordini di ossigeno sono una questione abbastanza complessa da dedicare un articolo e, cosa più importante, che la vostra azienda dedichi risorse, compreso il tempo di formazione, all’obiettivo della conformità.

Ogni conversazione sugli ordini di ossigeno inizia con il concetto che l’ossigeno è un farmaco su prescrizione. La somministrazione e l’erogazione dell’ossigeno e dei dispositivi che producono ossigeno è regolata da una serie di autorità di regolamentazione, tra cui la Food & Drug Administration (FDA) e le commissioni statali per l’assistenza respiratoria e la farmacia.

Perché è un farmaco, gli ordini di ossigeno devono essere ottenuti e devono includere le seguenti informazioni:

  • La parola “Ossigeno” (ovviamente).
  • Misura – di solito espressa come un flusso di litri o una percentuale.
  • Durata – come “continuo” o “12 ore/giorno” o “PRN” (come necessario).
  • Dispositivo/modalità di consegna. Se un paziente viene dimesso da un ospedale con ossigeno 2 litri/minuto continuo, è generalmente accettabile assumere che il dispositivo di erogazione sia una cannula nasale. Qualsiasi cosa diversa da una cannula nasale dovrebbe essere specificata. Esempi di altri dispositivi sono le maschere di ossigeno, in linea con i ventilatori, e il bled in CPAP.

Oltre alle voci del punto elenco di cui sopra, ci possono essere ulteriori informazioni richieste ai fini della fatturazione. Per esempio, nel sistema Medicare, i codici di diagnosi del paziente e la durata di utilizzo sono tipicamente richiesti.

Mentre le regole di cui sopra sembrano abbastanza semplici, le aziende di attrezzature mediche lottano costantemente con ordini di ossigeno incompleti. Gli esempi sono numerosi. Forse il più comune è che la durata è lasciata fuori dall’ordine. Un medico ordina “Ossigeno a 2 litri/minuto” ma non dichiara che l’ossigeno deve essere usato continuamente o che può essere usato PRN. Questo è un ordine incompleto e il rischio che corre un fornitore è che non ci sia una direzione medica documentata che specifichi quante ore al giorno il paziente deve usare l’ossigeno. L’azienda DME deve educare il paziente su come e quando usare la loro attrezzatura e in assenza di durata, qualsiasi consiglio che danno al paziente è fatto senza direzione medica. Questo aumenta la responsabilità dell’azienda nei confronti del paziente e delle sue cure.

Un altro errore piuttosto comune negli ordini di ossigeno per le aziende DME deriva dal Certificato di necessità medica (CMN) di Medicare. Il modulo CMN ha spazio per specificare i codici di diagnosi e fa passare al medico una serie di domande sui test e le procedure diagnostiche che hanno portato il medico a ordinare l’ossigeno. Il modulo ha una domanda che chiede la “portata massima” necessaria. A causa della verbosità della domanda, il documento non fornisce un flusso specifico in litri. Se il “flusso massimo” è elencato come 4, c’è un’implicazione che forse il paziente potrebbe usare l’ossigeno a 2 o 3 litri/minuto, ma non più di 4 litri/minuto. Inoltre, la durata non è elencata da nessuna parte sul CMN. Un’azienda DME che si basa sul CMN per il suo ordine non ha informazioni complete sul flusso di litri O sulla durata. Il paziente può usare l’ossigeno continuamente? Può sospendere l’ossigeno per periodi di tempo? Con un ordine CMN non lo sappiamo.

Complicando ulteriormente il CMN è il fatto che la maggior parte del documento deve essere compilato dal medico senza l’assistenza del DME. Così, l’azienda DME ha l’onere della responsabilità di ottenere un ordine completo per soddisfare le regole della FDA e del consiglio statale, ma deve stare attenta a guidare il medico su come scrivere l’ordine. L’onere è anche quello di avere documenti di fatturazione appropriati e accurati. Il CMN soddisfa il bisogno in termini di fatturazione di Medicare, ma non ha un ordine completo e deve quindi essere integrato con un ordine su ricettario o qualche altro tipo di chiarimento che elenchi il flusso di litri e la durata. L’azienda DME ha due scelte per risolvere questo dilemma: 1) Può ottenere una prescrizione supplementare dal medico. Oppure, 2) può chiedere al medico di includere il flusso e la durata dei litri nella sezione C del CMN. Con queste informazioni aggiuntive (il flusso esatto di litri e la durata), il CMN può essere considerato un ordine completo.

Un’altra sfida nel rispettare le regole e i regolamenti sugli ordini di ossigeno è il fatto che gli ordini a volte scadono. Guarda le date di scadenza o le scadenze sull’ordine – il CMN o l’ordine sul blocchetto delle ricette possono contenere una data di scadenza. Se il medico dice che l’ordine è valido per un anno, assicurati di avere un meccanismo per tracciare la data in cui dovrai ottenere un nuovo ordine aggiornato. Anche se il medico scrive l’ordine come un “ordine a vita”, assicuratevi attentamente di essere conformi ai regolamenti statali del consiglio della farmacia. Molte farmacie statali specificano che gli ordini devono essere aggiornati ad un certo intervallo, di solito un anno.

Infine, fate attenzione agli ordini che richiedono interventi clinici. Alcuni medici ordinano l’ossigeno per i pazienti con un linguaggio che specifica “titolare per mantenere la saturazione di ossigeno sopra il 94%” o “va bene usare l’ossigeno a 1-5 litri/minuto per mantenere la saturazione di ossigeno sopra il 93%”. Questi sono ordini validi e accettabili, ma richiedono servizi di terapia respiratoria clinica sotto forma di valutazione del paziente e test di pulsossimetria. Se la vostra azienda è impostata per fornire questi servizi, potete certamente accettare questi ordini, ma assicuratevi che i vostri medici seguano il piano di trattamento ordinato dal medico. Incoraggiate il medico a fornire parametri molto specifici e a definire quanto spesso il paziente debba essere valutato. Documentate attentamente l’istruzione e anche le valutazioni cliniche e comunicate i progressi al medico.

Assicuratevi che il personale, sia clinico che non clinico, sia consapevole che l’ossigeno è un farmaco, e assicuratevi che i vostri processi includano misure per garantire che gli ordini incompleti siano corretti o convalidati. Mentre la maggior parte degli stati non richiede l’intervento di un terapista respiratorio per impostare l’ossigeno, questi medici possono aiutare ad aumentare il tuo programma – anche se non include servizi clinici – attraverso l’istruzione. Valutate la competenza di qualsiasi membro del personale che imposta o risolve i problemi dell’ossigeno per assicurarvi che capisca come prendersi cura correttamente dei clienti che ricevono questa attrezzatura e questo servizio complesso e a volte soggetto a problemi. Con un’adeguata formazione del personale, la vostra azienda può navigare nel mondo a volte complicato dell’ossigenoterapia a domicilio e costruire un programma di successo.