Nuova legge dell’Illinois sui controlli dei precedenti dei candidati
Di: Maryjo F. Pirages Reynolds
Il 19 luglio 2014, il governatore Quinn ha firmato il Job Opportunities for Qualified Applicants Act in legge. Vedi, P.A. 098-0774, disponibile su http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. La nuova legge è stata indicata come la legislazione “Ban the Box” perché vieta l’uso di indagini sulle condanne penali nelle domande di lavoro. La nuova legge proibisce anche l’uso di altri metodi pre-intervista per schermare i candidati con condanne penali.
La legge entra in vigore il 1° gennaio 2015. Il suo requisito fondamentale è che:
“Un datore di lavoro o un’agenzia di collocamento non può indagare su o in, considerare, o richiedere la divulgazione della fedina penale o la storia criminale di un richiedente fino a quando il richiedente è stato determinato qualificato per la posizione e notificato che il richiedente è stato selezionato per un colloquio dal datore di lavoro o agenzia di collocamento o, se non c’è un colloquio, fino a dopo un’offerta condizionata di lavoro è fatta al richiedente dal datore di lavoro o agenzia di collocamento.”
In altre parole, un datore di lavoro non può indagare sulla storia criminale sul modulo di domanda, e i datori di lavoro non possono richiedere o utilizzare informazioni sul passato criminale prima di decidere se intervistare un candidato. Questo è simile al divieto di chiedere circa le disabilità prima di fare un’offerta di lavoro – l’idea è di rendere evidente a un richiedente che una condanna ha giocato un ruolo nella decisione di intervistare o assumere.
La legge si applica a tutti i datori di lavoro in Illinois con 15 o più dipendenti nell’anno solare corrente o precedente. Anche le agenzie di collocamento sono coperte, quindi i datori di lavoro non possono usare tali agenzie per selezionare i candidati per i precedenti penali.
La legge prevede tre eccezioni: posizioni in cui i datori di lavoro sono tenuti a escludere i candidati con determinate condanne penali dall’impiego in base alla legge statale o federale; posizioni in cui è richiesto un vincolo di fedeltà standard o un suo equivalente e la condanna di un candidato per uno o più reati penali specificati gli impedirebbe di ottenere tale vincolo (nel qual caso, il datore di lavoro potrebbe includere una domanda o chiedere se un candidato è stato condannato per tali reati); e posizioni in cui sono impiegati individui con licenza ai sensi dell’Emergency Medical Services Systems Act. Per esempio, sotto queste eccezioni, i datori di lavoro governati dall’Illinois Healthcare Worker Background Check Act si qualificherebbero per un’eccezione alla legge). In particolare, le eccezioni sono limitate.
Cosa significa questo per voi come datore di lavoro? I datori di lavoro dovrebbero rimuovere qualsiasi domanda riguardante la storia criminale dalle loro applicazioni e dovrebbero aspettare di iniziare un controllo dei precedenti penali fino a quando non è stato determinato che un candidato è qualificato per il lavoro e un invito al colloquio è stato esteso al candidato. In particolare, i datori di lavoro possono fare un’indagine sui precedenti penali quando notificano a un candidato che è stato selezionato per un colloquio. La legge sembra anche permettere a un datore di lavoro di condizionare un colloquio al ricevimento di una risposta all’indagine sui precedenti penali, e permettere a un datore di lavoro di avvisare un candidato che non sarà intervistato se la risposta rivela un reato squalificante. I datori di lavoro dovrebbero aggiornare tutte le politiche di controllo dei precedenti penali e/o le disposizioni del manuale. I datori di lavoro dovrebbero anche prendere in considerazione la preparazione di una politica e/o di un modulo di lettera per informare i candidati delle politiche di controllo dei precedenti, in particolare per i casi in cui un candidato non viene assunto a causa del suo controllo dei precedenti.
Le politiche di controllo dei precedenti penali dovrebbero anche essere riviste per garantire che non espongano un datore di lavoro a reclami di discriminazione per “impatto disparato”. La Equal Employment Opportunity Commission raccomanda di adottare una politica di “screening mirato”. Tale politica permette ai datori di lavoro di determinare i reati che generalmente squalificano i candidati dall’impiego, ma poi offre ai candidati squalificati l’opportunità di una valutazione individuale. Una valutazione individuale richiede che il datore di lavoro consideri la natura del crimine, la natura del lavoro, e il tempo trascorso, per determinare se eliminare il candidato dalla considerazione per la posizione è legata al lavoro e coerente con una necessità aziendale. Ecco un link alla guida dell’EEOC per quanto riguarda i controlli dei precedenti penali: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
In generale, i datori di lavoro sono incoraggiati a rivedere i loro manuali di lavoro e le politiche esistenti e a consultare un consulente legale per garantire la conformità con la nuova legge dell’Illinois. Infine, il passaggio di questa legge è un promemoria amichevole che i datori di lavoro hanno anche bisogno di garantire la conformità con il Fair Credit Reporting Act (FCRA) quando si utilizzano fornitori esterni per eseguire controlli sul background.
Se la vostra azienda determina che sarebbe utile condurre un controllo sul background dei candidati e/o dei dipendenti, si prega di contattare il nostro ufficio per l’assistenza. Il FCRA contiene numerosi e complessi requisiti per quanto riguarda la notifica e la documentazione necessaria ai datori di lavoro per ottenere e utilizzare i controlli dei precedenti. Il nostro studio può assistervi nel fornirvi i moduli e le informative necessarie. Inoltre, possiamo consigliarvi su quale tipo di rapporto del consumatore (investigativo o non investigativo) sarebbe più vantaggioso e consigliarvi sulle limitazioni e le sfumature del FCRA per certi datori di lavoro.
Il mancato rispetto del FCRA potrebbe risultare in una responsabilità legale del datore di lavoro per danni a un potenziale o attuale dipendente o a un’agenzia di segnalazione del consumatore, nel qual caso il datore di lavoro sarebbe responsabile dei danni ed eventualmente delle spese legali derivanti dal mancato rispetto. Inoltre, ulteriori multe potrebbero essere emesse da un’agenzia amministrativa o da una legge statale. Quindi, i datori di lavoro dovrebbero procedere con cautela e consultare un consulente legale quando cercano di ottenere e utilizzare i controlli dei precedenti.
Contattateci per qualsiasi domanda sul FCRA o sulla nuova legge.
Maryjo Pirages è un avvocato associato dello studio e un membro dei gruppi Diritto del Lavoro, Trusts & Estates, e Corporate & Business. Maryjo consiglia e rappresenta i datori di lavoro in una serie di questioni relative all’occupazione, tra cui la conformità alle normative statutarie e amministrative, i contratti e i manuali e le politiche dei dipendenti. L’obiettivo di Maryjo è quello di lavorare mano nella mano con i datori di lavoro in modo che possano implementare proattivamente e rimanere aggiornati con le loro politiche al fine di limitare la loro responsabilità ed esposizione. Inoltre, assiste gli individui e le famiglie nella loro pianificazione e amministrazione patrimoniale.
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