Cosa significa veramente la conformità FCRA per te e la tua piccola impresa? 25 gennaio 2019

Se stai facendo ricerche sui controlli, probabilmente ti imbatterai nel Fair Credit Reporting Act (FCRA). Potresti vedere aziende di screening che dicono di essere conformi al FCRA o leggere dei pericoli della violazione delle linee guida del FCRA. Potreste pensare che questo si applica solo alle aziende multimilionarie, ma sapevate che anche le piccole imprese devono seguire gli standard del FCRA?

Sì, tutte le aziende che usano controlli dei precedenti lavorativi devono seguire gli standard del FCRA. La violazione delle linee guida del FCRA può portare a cause legali, sanzioni civili e carcere. 422 cause sono state presentate sotto il Fair Credit Reporting Act solo nel febbraio del 2018.

Se non vuoi una causa, allora devi seguire le linee guida del FCRA quando esegui i controlli dei precedenti. Per fare questo è necessario rispondere ad alcune domande, tra cui:

• Che cos’è il FCRA?
• Che cosa significa essere conforme alla FCRA?
• Come si può essere conformi alla FCRA?

Scopriamo le risposte a queste domande.

Cos’è il Fair Credit Reporting Act?

Il Fair Credit Reporting Act è un insieme di leggi federali che proteggono le informazioni delle persone quando vengono utilizzate per i controlli di credito, i controlli dei precedenti degli inquilini, o per scopi di occupazione. Regola come le aziende possono usare le informazioni dei consumatori, quali informazioni possono prendere in considerazione, e permette al consumatore di rivedere i propri dati.

Il FCRA è stato promulgato nel 1970 perché le agenzie di segnalazione del credito stavano mantenendo rapporti vecchi, imprecisi e talvolta fabbricati sugli individui. I rapporti potevano includere qualsiasi cosa, dallo stato civile di una persona alle sue abitudini alcoliche o all’origine nazionale. Questi rapporti potrebbero essere acquistati da aziende che potrebbero negare servizi o opportunità sulla base delle informazioni. Potrebbero anche essere usati nei casi di applicazione della legge. L’individuo non aveva modo di vedere il proprio rapporto o contestare le informazioni errate.

Il FCRA ha permesso agli individui di vedere le loro informazioni e ha impedito alle agenzie di segnalazione di usare informazioni false o sensibili. Quindi, il FCRA è una protezione fondamentale per le persone, ma solo i consumatori beneficiano del FCRA? Aiuta anche le imprese?

Chi aiuta il FCRA?

Il FCRA protegge principalmente il richiedente che sta dando le sue informazioni. Dà loro il diritto di rivedere le informazioni, di sapere chi sta eseguendo il controllo dei precedenti, e di essere avvisati se si prende una decisione negativa sulla base dei risultati.

Ma il FCRA aiuta anche le aziende coinvolte, richiedendo loro di avere un modo standard di trattare i dati dei candidati. Richiede anche loro di essere trasparenti sulle loro pratiche di screening dei precedenti. Questo crea un processo di assunzione equo e aiuta a trovare il miglior candidato per il lavoro. Quindi il FCRA aiuta i datori di lavoro, ma richiede anche che seguano linee guida rigorose. Cosa richiede il FCRA ai datori di lavoro?

Cosa richiede il FCRA ai datori di lavoro?

Il FCRA ha requisiti rigorosi per i datori di lavoro. Ecco alcuni requisiti che sono spesso citati nelle cause legali.

• Modulo di divulgazione indipendente. Dovete fornire al candidato un modulo di divulgazione a sé stante che dichiari che state eseguendo un controllo sul suo passato.
• Modulo di consenso. Il candidato deve anche fornire un’autorizzazione scritta attraverso un modulo di consenso autonomo per il controllo dei precedenti personali. Questi moduli richiedono una formulazione e una formattazione specifica, quindi dovreste modellarli secondo i moduli modello del FCRA. La tempistica dello screening occupazionale dovrebbe anche essere conforme al Fair Chance Act, se applicabile nel vostro stato.
• Avviso di azione avversa. Se state pensando di non assumere qualcuno sulla base del controllo dei precedenti, dovete inviare al candidato un avviso di azione avversa prima di prendere la decisione. Poi dovete dare al candidato il tempo di rispondere. Se il candidato contesta le informazioni, dovete tenerne conto.
• Secondo avviso di azione avversa. Se decidete ancora di non assumere il candidato dopo il tempo di risposta, dovete inviare un secondo avviso per informarlo della vostra decisione.

E questo è proprio quello che i datori di lavoro devono fare. Il FCRA ha requisiti anche per le società di screening. Cosa richiede il FCRA per le società di screening?

Cosa richiede il FCRA per le società di controllo?

Il FCRA richiede che le società di screening seguano tutti gli standard FCRA. Uno di questi standard è assicurare che i loro controlli dei precedenti penali e del credito abbiano la massima accuratezza possibile. Questo richiede loro di verificare qualsiasi informazione che trovano. Questo significa che le aziende che sostengono di dare risultati “istantanei” di controllo dei precedenti non sono conformi al FCRA.

Perché le cause legali del FCRA tendono a nominare l’azienda del datore di lavoro e l’azienda di controllo dei precedenti nella causa, più aziende di controllo dei precedenti si preoccupano di seguire gli standard FCRA. Le società di controllo dei precedenti rispettabili di solito hanno politiche e procedure di conformità FCRA in atto per tutti i loro controlli dei precedenti. Ma perché è così importante essere conformi alla FCRA? Cosa succede se non lo sei?

Cosa succede se violo il FCRA?

La violazione degli standard FCRA può portare a diverse sanzioni a seconda del tipo di violazione e di quante volte l’hai violata.

• Violazione inconsapevole. Se si viola il FCRA inconsapevolmente, si riceverà una sanzione civile sotto forma di una multa.
• Violazioni multiple inconsapevoli. Ogni volta che violate il FCRA, potreste ricevere un’ulteriore multa di 100 dollari. Questo significa che se i vostri moduli violano il FCRA e più persone li usano, potreste ricevere una multa per ogni modulo usato.
• Violazioni intenzionali. Se si violano le linee guida del FCRA intenzionalmente, si ottiene una sanzione civile, e il tribunale può imporre ulteriori multe a seconda di quanto danno è stato fatto al richiedente.
• Eseguire un controllo dei precedenti senza un motivo ammissibile. L’unica volta che si va in prigione per aver violato il FCRA è se si esegue un controllo dei precedenti senza un motivo ammissibile. Questo comporta fino a due anni di prigione federale. Un controllo dei precedenti a scopo di impiego è un motivo ammissibile secondo il FCRA.

Poiché le sanzioni per la violazione del FCRA sono così alte, come si possono seguire gli standard FCRA?

Come posso seguire gli standard FCRA?

Il FCRA è uno statuto estremamente tecnico, quindi potresti volere un avvocato per esaminare i tuoi documenti e il processo di assunzione. Ma in generale, ecco come puoi seguire gli standard FCRA:

• Usa i moduli giusti. Il FCRA richiede formulazioni e formattazioni specifiche per i moduli e le informazioni. Usate i loro moduli modello come esempio e fate controllare i moduli da un avvocato prima di darli ai richiedenti.
• Informate il candidato che state eseguendo un controllo dei precedenti e chiedete il suo consenso. Questi devono essere moduli indipendenti senza altre informazioni.
• Dai al candidato una copia dei risultati. Permettetegli di contestare qualsiasi informazione falsa.
• Se state pensando di prendere una decisione negativa di assunzione, inviate al candidato un avviso prima di decidere. Date loro cinque o più giorni per rispondere o spiegare.
• Se vi decidete ancora per una decisione negativa di assunzione, inviate un secondo avviso. Dovreste includere una copia di “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” e il nome della vostra società di controllo dei precedenti.
• Utilizzate una società di controllo dei precedenti personali conforme al FCRA. Dovrebbero rispondere a tutte le domande che avete sul loro processo di assunzione. Devono anche essere in grado di educarti su come puoi rispettare il FCRA.

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