Come assumere i servizi di pulizia commerciale (guida per i responsabili degli uffici)

Gestire un ufficio ha le sue sfide e le sue ricompense, non è vero? Stai costantemente gestendo nuovi ostacoli e pressioni nel tentativo di rendere la giornata lavorativa di tutti confortevole, sicura e produttiva. Tuttavia, è un dono essere in grado di fornire questo agli altri ed è qualcosa di cui probabilmente sei molto orgoglioso. Te lo meriti.

Come Office Manager, uno dei modi principali in cui influisci sul tuo team è migliorando e preservando l’ambiente in cui lavorano. I tuoi dipendenti meritano di lavorare in un ambiente che sia igienico, ordinato e privo di distrazioni. I dipendenti sono spesso in balia di condizioni di lavoro che non possono controllare.

Anche se la maggior parte delle aziende richiede ai dipendenti di aiutare a mantenere puliti gli spazi condivisi, i vostri dipendenti non sono stati assunti per pulire il vostro ufficio e nemmeno voi. L’assunzione di un’impresa di pulizie commerciali può alleviare l’onere dei dipendenti di mantenere le cose pulite, garantendo che l’ambiente dell’ufficio non ne soffra.

In questa guida completa all’assunzione di un’impresa di pulizie commerciale, ti aiuteremo a capire i benefici dell’assunzione di un’impresa di pulizie, come trovare aziende rispettabili nella tua città, come ottenere le migliori tariffe per i servizi di pulizia e come gestirle con successo.

Benefici dell’assunzione di un’impresa di pulizie commerciale

Prima di poter esplorare come assumere il tuo pulitore commerciale, dovrai decidere se l’outsourcing della pulizia del tuo ufficio vale la spesa e lo sforzo di gestire un altro fornitore. Più tardi, offriremo consigli per mantenere questa relazione facile da gestire, ma prima, considerate queste 6 ragioni principali per assumere un’impresa di pulizie:

Un ambiente di lavoro migliore

Mantenendo il tuo ufficio non solo pulito ma professionalmente immacolato, puoi garantire una maggiore soddisfazione e produttività dei dipendenti. Piuttosto che navigare tra pile di carte o scatenare guerre per gli avanzi della sala relax, i tuoi dipendenti saranno impegnati a fare il lavoro per cui sono stati assunti in un modo che è comodo per loro.

Competenza ed esperienza

Piuttosto che scaricare la responsabilità delle pulizie su una receptionist, un addetto alle pulizie interno o un office manager come te, rivolgiti ai professionisti. Loro sanno come mantenere le cose spolverate, pulite e igienizzate in modo misurato e professionale. Assumendo un’impresa di pulizie, avrai la pace della mente e godrai di un tipo di pulizia più profondo.

Affidabilità e coerenza

Piuttosto che gestire un calendario a rotazione delle mansioni dei dipendenti o un dipendente interno che prende giorni di malattia, ha bisogno di ferie, e potrebbe lasciare per un altro lavoro, lasciate che sia la vostra impresa di pulizie a gestire gli interni ed esterni. Quando vi affidate al loro team invece che al vostro, potete essere sicuri che qualcuno sarà lì all’ora prevista, pioggia o sole.

Evasione dei germi

Mentre i vostri dipendenti possono riordinare le loro scrivanie e gestire la loro spazzatura, non pensano a disinfettare le superfici o a tenere a bada i germi. La vostra impresa di pulizie commerciale si occuperà di quelle aree ad alto tasso di batteri. Soprattutto durante la stagione del raffreddore e dell’influenza, sarete protetti dagli insetti dell’ufficio nel miglior modo possibile.

Impostazione &Dimenticanza

Quando uno dei parenti dei vostri dipendenti viene chiamato come “donna delle pulizie dell’ufficio” può essere difficile impostare un programma. Judy, che pulisce anche i cani, lavora part-time come fissatrice di appuntamenti e viaggia per il suo terzo lavoro, potrebbe non essere disponibile con la cadenza richiesta dal vostro ufficio. Invece, scegliete una squadra esperta di addetti alle pulizie che sanno quando presentarsi e non si tirano mai indietro.

La facilità di gestire un fornitore di fiducia

Utilizzando la piattaforma di gestione dell’ufficio di Eden, è possibile trovare un fornitore controllato che si adatta alle esigenze particolari della vostra azienda. Poi, puoi usare il software per gestire il programma e pagare le fatture all’impresa di pulizie – è così facile che non vorrai mai più tornare ad avere un addetto alle pulizie interno all’ufficio o a gestire le cose da solo.

Quando assumere un’impresa di pulizie commerciale

Il momento giusto per assumere un’impresa di pulizie può sembrare un po’ evasivo. A meno che il tuo ufficio non sia in totale rovina e non ci sia nessuno che se ne occupi, probabilmente hai trovato una soluzione che funziona.

Forse avete un calendario a rotazione in cui i membri del team si iscrivono per specifici compiti di pulizia o avete un “ragazzo delle pulizie” o una “donna delle pulizie” che viene a svuotare la spazzatura ogni venerdì. Va bene così e non ti sei preoccupato di trovare una soluzione migliore.

Ecco alcuni segnali di avvertimento che è il momento di assumere un’impresa di pulizie professionale su base ricorrente:

Il tuo team è troppo impegnato

Il tuo team è snello ma pieno di rockstar. Indossano tonnellate di cappelli e non si lamentano mai del fatto che le cose sono impegnate – prosperano su questo. Tuttavia, la tua squadra non può prosperare nel lavoro per cui è stata assunta se è impegnata a svuotare i bidoni della spazzatura e a rifornire le risorse. I cervelli delle vostre operazioni stanno già drenando tempo prezioso in riunioni, compiti meno efficienti e altre distrazioni. Per la maggior parte delle aziende, questo è un motivo sufficiente per assumere un team commerciale per ridurre il tempo sprecato internamente.

La vostra attuale situazione di pulizia non è all’altezza

Se non siete soddisfatti del livello di pulizia che il vostro attuale fornitore di pulizie sta raggiungendo nella vostra struttura o avete altre preoccupazioni come il costo, la disponibilità o l’etichetta, vale la pena fare il cambio. Mentre la ricerca di un nuovo fornitore e il suo inserimento possono richiedere tempo ed energia, guadagnerete tempo quando non avrete più a che fare con un’impresa di pulizie o un fornitore inaffidabile.

Ti sei appena trasferito in ufficio

Nuovo spazio, nuove regole. Che tu sia una startup nuova di zecca, che si sta espandendo in nuove città, un’azienda remota che si è appena trasferita in IRL per la prima volta, o che ti stai semplicemente trasferendo in un nuovo ufficio nella stessa città, è un buon momento per impostare nuove aspettative e procedure per la gestione del tuo spazio. È anche una ragione sufficiente per lasciare andare il vostro attuale team di pulizia o per dare finalmente ai vostri dipendenti la tregua dalla pulizia fai da te dell’ufficio.

Servizi Tipici Offerti dalle Imprese di Pulizie

Se non hai mai assunto un pulitore commerciale prima d’ora, potresti chiederti cosa puoi arruolare per fare. Questo elenco varia a seconda del fornitore e la politica migliore quando non si è sicuri è quella di chiedere esplicitamente. Tuttavia, molti fornitori offriranno una lista di servizi che forniscono sul loro sito web.

I tipi più comuni di servizi di pulizia includono:

• Svuotamento e pulizia della spazzatura
• Pulizia e disinfezione dei bagni
• Spolveratura delle superfici
• Pulizia di specchi, finestre, e schermi
• Rimettere la carta o altre forniture
• Deodorare e rinfrescare lo spazio

Come trovare una rispettabile impresa di pulizie per uffici

Una volta che sei pronto ad assumere un fornitore di pulizie per uffici, avrai nuove domande a cui rispondere: Chi dovremmo assumere? Come facciamo a trovarli? Come possiamo determinare se sono adatti?

Nota: Eden’s Services Marketplace elenca centinaia di aziende di pulizia uffici di prima categoria in tutti gli Stati Uniti. Abbiamo già fatto il lavoro di identificare le aziende affidabili che sono raccomandate da altri manager di uffici. La nostra piattaforma ti dà la possibilità di richiedere proposte ai fornitori, comunicare con loro e gestire le fatture, tutto in un unico posto. Puoi richiedere un preventivo gratuito per i servizi di pulizia degli uffici qui.

Sia che usiate un marketplace di servizi come il nostro per trovare un addetto alle pulizie per ufficio o che ne cerchiate uno in modo indipendente, ecco 3 consigli per aiutarvi a trovare un’impresa di pulizie locale da assumere:

Riferimenti (Word of Mouth)

Entra nella tua rete di altri manager di uffici o dipendenti di altre aziende. Quelli che sono entusiasti del loro personale di pulizia saranno un buon indicatore di prestazioni soddisfacenti e anche quelli che non ottengono una recensione entusiasta dovrebbero essere notati. Se non avete una rete da consultare, ponete la domanda sui social media o fate qualche ricerca per vedere chi ha twittato o postato lodi per i loro fornitori.

Recensioni online

Guarda su Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack, e Facebook per le imprese di pulizia vicino a te. Ordina per quelli che hanno almeno una recensione media composita di 4.0 e superiore – ma poi, leggi effettivamente le recensioni. Dovresti cercare recensioni positive che elencano puntualità, attenzione ai dettagli e servizio eccezionale. Non dimenticare di guardare anche le recensioni negative – mentre alcune di queste sono indubbiamente scritte da un ex dipendente o cliente scontento, molte sono rivelatrici.

Pubblicità

Utilizza Google per cercare aziende di pulizia uffici nella tua città. Fai attenzione agli annunci che appaiono in cima alla pagina dei risultati della ricerca. Puoi anche fare riferimento ai tuoi giornali locali o alle Pagine Gialle per gli annunci delle imprese di pulizia locali.

Quanto dovresti pagare per la pulizia degli uffici?

Quando inizi ad esplorare le proposte delle imprese di pulizia commerciale, vorrai considerare una varietà di fattori tra cui anni di attività, recensioni e reputazione, disponibilità e servizi forniti. Tuttavia, un fattore regnante da considerare è il prezzo del servizio e questo fattore dipende da tutti gli altri.

Le aziende più esperte e ampiamente disponibili tendono a far pagare di più dei team più nuovi o più piccoli. Non c’è anche uno standard universale per il costo dei servizi di pulizia perché le dimensioni del tuo ufficio, la città in cui ti trovi e i servizi di cui hai bisogno possono variare. Infine, la mancia e altre spese sono un fattore con alcuni fornitori, mentre altri le includono nel prezzo quotato.

Per ottenere il miglior prezzo possibile, assicurati di dare ad ogni proposta un doppio controllo per evitare costi nascosti. Confrontate i costi tra almeno altri 3 fornitori prima di fare una scelta finale. Cercate una combinazione di convenienza e qualità – il più economico e il più costoso potrebbero essere entrambi sbagliati per voi, e questo va bene.

Questi sono alcuni consigli per la creazione di RFP (richieste di proposte):

Essere specifici

Quando si tratta della vostra RFP di pulizia commerciale, assicuratevi di essere specifici su chi dovrebbe presentare una proposta, cosa dovrebbero includere nella loro proposta, e cosa potrebbe squalificare una certa azienda dalla vostra considerazione. Permettete ai vostri potenziali fornitori di eliminarsi al primo turno.

Comunicate ciò che conta di più

Quali sono le caratteristiche, i vantaggi, i servizi o le specifiche che contano di più per voi in un’impresa di pulizie? È più importante che siano puntuali o accurati? Preferisci che siano comunicativi o fuori dai piedi? Voi conoscete meglio le vostre esigenze e la vostra larghezza di banda, quindi affermatele in anticipo.

Conosci le tue esigenze in scala

Quanto spesso vuoi che la tua impresa di pulizie venga a trovarti? Come farete a determinare questo programma e a co-gestirlo? Quali tipi di pulizia avete bisogno di affittare? Quali fattori implicherebbero o cambierebbero queste aspettative? Assicuratevi che il vostro RFP affronti questi aspetti.

Cast a Careful Net

Piuttosto che emettere un RFP in 100 posti, considerate la possibilità di ridurre ad alcuni posti chiave dove si riuniscono i fornitori di pulizie commerciali. Eden può aiutare in questo.

Fissa dei limiti

Quali fattori qualificanti ti aiuteranno a identificare il fornitore di pulizie più adatto? Come potete articolarli ai potenziali fornitori? A quali domande vorresti che rispondessero per rendere più chiara la tua scelta?

Organizzate delle visite in loco

Una volta che avete ristretto la vostra selezione a 3-5 imprese di pulizia più adatte, invitatele. Incoraggiate i fornitori a visitare, a fare il giro dell’ufficio e a fare domande che potrebbero avere. Questo vi darà il quadro completo per capire se saranno o meno un adattamento culturale e comunicativo per la vostra organizzazione, ma anche se si sentono sicuri delle loro capacità di gestire il vostro spazio.

Una volta fatta la tua scelta, contratta con cautela. Considerate prima un contratto di prova o temporaneo, per testare le acque e determinare la fattibilità di un accordo più a lungo termine. Assicuratevi che entrambe le parti siano aperte a rinegoziare quando le esigenze cambiano.

Inserimento di una nuova impresa di pulizie

Quando ti accingi a imbarcare la tua nuova impresa di pulizie ci sono alcune cose che dovrai sistemare. Per la maggior parte, la vostra impresa di pulizie dovrebbe esaminare queste cose con voi. Tuttavia, vorrete discutere internamente e prendere decisioni su alcune cose prima che l’impresa di pulizie inizi a lavorare.

Queste sono alcune cose da considerare quando si assume una nuova impresa di pulizie:

Forniture per la pulizia degli uffici

Chi fornisce le forniture che l’impresa di pulizie userà? Se usano le loro forniture, richiederete che usino forniture specifiche che abbiano un odore minimo, ipoallergeniche, o ecologiche? Se dovete fornire voi le forniture, il vostro team di pulizia avrà familiarità e si troverà a suo agio con ciò che sceglierete di usare?

Come comunicherete quando le cose devono essere ricaricate e chi sostituirà e ricaricherà questi articoli? I materiali vengono conservati nel vostro ufficio per essere utilizzati lì, o viaggeranno con loro ogni settimana? Se fornite i vostri materiali, dove li conserverete e come garantirete l’accesso ai vostri addetti alle pulizie? L’impresa di pulizie porterà i propri aspirapolvere, lucidatrici per pavimenti, o altri apparecchi e strumenti di pulizia, o questi dovranno essere forniti da voi?

Programma di pulizia

Dovrete determinare quanto spesso l’impresa di pulizia dovrà servire il vostro ufficio, in quali giorni e orari, e in quali modi. Costruisci un contingente per le settimane che cadono durante le vacanze o eventi chiave per il tuo business.

Accesso all’ufficio

Come, e attraverso quale ingresso, vorresti che l’impresa di pulizia accedesse all’edificio? Avranno bisogno di un codice, carta magnetica o chiave per entrare o ci sarà qualcuno che li farà entrare? Se richiedete altri passi per il loro accesso sicuro, assicuratevi che questi siano conosciuti e stabiliti.

Prepulizia Preparazione

Prima che la vostra impresa di pulizie arrivi ogni settimana o mese, cosa hanno bisogno che la vostra squadra faccia? Preferiscono che la spazzatura sia tolta dai bidoni e messa in un’area per la raccolta? Hanno bisogno di dispositivi scollegati, superfici pulite, o frigoriferi vuoti prima del loro arrivo?

Al contrario, cosa volete che facciano prima di partire? Volete che lascino le luci accese o spente? Devono prestare particolare attenzione a sostituire alcune risorse o ripristinare le aree chiave dell’ufficio? Queste istruzioni devono essere chiare ed esplicite fin dall’inizio. Il modo migliore per assicurarsi che il vostro team di pulizia si adatti alle vostre esigenze è quello di esprimere chiaramente le vostre necessità.

Consigli per la gestione di un’impresa di pulizie commerciali

Una volta che la vostra impresa di pulizie è a bordo e pronta all’azione, avrete bisogno di monitorare e gestire il rapporto con loro, proprio come qualsiasi altro fornitore. È importante capire che i vostri addetti alle pulizie commerciali gestiscono molti uffici diversi dove le aspettative e le richieste possono variare.

Per garantire il successo, assicuratevi di comunicare e documentare le aspettative in entrambe le direzioni. Quando sorgono sorprese, delusioni o ostacoli, gestiteli prontamente e con cura. La cosa più importante è dare un feedback apertamente e cercarlo apertamente. Se la vostra impresa di pulizie sente di poter venire da voi per problemi o domande, non sarete mai l’ultimo a sapere quando qualcosa si rompe o si guasta.

In definitiva, entrare in un ritmo può richiedere alcune settimane o addirittura mesi. Rimanete pazienti ma diligenti nel comunicare le vostre aspettative e necessità.

Come la piattaforma di gestione dell’ambiente di lavoro di Eden può aiutarvi

La nostra piattaforma di gestione dell’ambiente di lavoro è una soluzione all-in-one per gli Office Manager e i Facilities Manager di tutti gli Stati Uniti. Forniamo i migliori fornitori di servizi di pulizia, offerte competitive e i tempi di consegna più rapidi del settore.

Mercato dei servizi:

Utilizzando il nostro mercato dei servizi, è possibile ricevere offerte multiple su qualsiasi servizio che potrebbe essere necessario per gestire il vostro ufficio – dalla pulizia dell’ufficio, supporto IT, servizi tuttofare, idraulici, traslocatori, e altro ancora. Il nostro mercato elenca solo i fornitori che sono raccomandati da altri manager di uffici nella tua città, e noi completiamo molteplici controlli di riferimento per assicurarci che siano ottimi.

Comunicazione con i fornitori:

Utilizzando il dashboard di Eden, è possibile chattare direttamente con tutti i tuoi fornitori. Questa linea diretta di comunicazione incorporata nella dashboard assicura tempi di risposta rapidi da parte dei fornitori e una linea diretta di comunicazione anche con il tuo Account Manager. Tutti i fornitori di Eden sono addestrati all’uso del nostro software, quindi potete essere certi che le loro competenze sono ulteriormente migliorate dalla nostra tecnologia, con conseguente performance ottimale

Gestione dei compiti:

I direttori degli uffici e i team sul posto di lavoro possono ora ottimizzare la raccolta e l’organizzazione delle richieste dei dipendenti. I membri del tuo team possono inviare i ticket nel modo migliore per il tuo ufficio – via Slack, sito web, email, o anche la nostra app per iPad. Non dovrai più sentirti battere sulla spalla per le richieste. Puoi anche vedere le analisi su quali tipi di richieste sono in tendenza nel tuo ufficio, così come il tuo tempo di completamento della richiesta.

Stai cercando di assumere un’impresa di pulizie affidabile per il tuo ufficio? Scoprite di più sui nostri servizi di pulizia degli uffici qui e richiedete un preventivo gratuito per il vostro posto di lavoro.