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Valutazione, documentazione e registrazione dei contributi in natura

Registrazione dei contributi in natura

Obiettivo

In questa sezione, discutiamo come registrare correttamente i contributi in natura nel sistema contabile del programma. Ciò è essenziale per garantire che queste risorse possano essere contate come fondi corrispondenti in conformità con i requisiti della sovvenzione.

Contabilizzazione dell’equiparazione

La contabilità corretta per tutti i tipi di equiparazione include:

1. Mantenere una documentazione adeguata per supportare gli importi richiesti come corrispondenza;
2. Mantenere lo stesso tipo di documentazione che si avrebbe per supportare qualsiasi spesa richiesta come quota del CNCS o del beneficiario;
3. Assicurando che la documentazione della spesa sia simile ad altre spese del programma e coerente con le politiche e le procedure organizzative;
4. Registrando la donazione e il valore della voce in dettaglio; e
5. Inserendo gli importi utilizzati come corrispondenza nel registro generale come entrate e come spese.

Attenzione Fare attenzione. Il mancato inserimento dei contributi della partita nella contabilità generale richiede una politica esplicativa formale e un foglio di calcolo separato che evidenzi la ricezione e l’utilizzo del contributo. Registrazione dei contributi in natura Secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP), tutti i contributi ricevuti dovrebbero essere registrati come entrate al momento del ricevimento, compresi i contributi in natura. Lo Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) No. 116 stabilisce lo standard per la registrazione dei contributi in natura nel libro mastro per scopi contabili. Secondo la SFAS No. 116, i servizi forniti sono riconosciuti nei bilanci se questi servizi: creano o migliorano attività non finanziarie, o richiedono abilità specializzate, sono forniti da individui che possiedono tali abilità, e avrebbero bisogno di essere acquistati se non fossero forniti tramite donazione. I servizi che richiedono competenze specialistiche sono quelli forniti da contabili, architetti, falegnami, medici, elettricisti, avvocati, infermieri, idraulici, formatori e altri professionisti e artigiani. Guardiamo un esempio di registrazione di un contributo in natura: SiKind Contributions Uno degli aspetti del tuo programma è riparare e dipingere le recinzioni nella tua comunità. Un appaltatore locale vuole donare uno spruzzatore di vernice professionale alla vostra organizzazione come contributo in natura. L’appaltatore ha valutato lo spruzzatore al valore equo di mercato di $550.00. Per registrare questo contributo in natura nel vostro libro mastro, lo registrerete sia come entrata (un conto di credito) che come spesa (un conto di debito). Ecco come registrare questo esempio: $550.00 – Conto #7250 Spese per contributi in natura – Forniture (debito) $550.00 – Conto #4250 Entrate contributi in natura – Forniture (credito) Scenario Registrare i contributi in natura Contributi in natura nel piano dei conti Il metodo migliore per impostare il tuo sistema di contabilità è quello di stabilire entrate e uscite per contributi in natura nel tuo piano dei conti. Potreste voler considerare di aggiungere questi tipi di conti in natura, o altri, a seconda delle necessità: Contributo in natura – Materiali e forniture Contributo in natura – Servizi Contributo in natura – Proprietà Come potete vedere, registrare il contributo in natura come una spesa e una entrata non cambia la linea di fondo (reddito netto) sul bilancio. Tuttavia, registrando il contributo in natura, ciò che la vostra organizzazione ha fatto in questo processo è accuratamente registrato e riflette ciò che serve per far funzionare il vostro programma. Questo avvantaggia la vostra organizzazione per i futuri scopi di budgeting e pianificazione. Sommario In questa sezione, abbiamo esaminato il requisito GAAP relativo ai contributi in natura, e il trattamento contabile richiesto dei contributi in natura come corrispondenza nel libro mastro generale. I beneficiari dovrebbero registrare i contributi in natura come fanno le spese in contanti nei loro sistemi contabili. Se questa non è la pratica dell’organizzazione, ci dovrebbe essere una politica scritta in atto che descrive il sistema per registrare le transazioni. .