17 segreti per migliorare il lavoro di squadra

Ogni organizzazione di successo è un insieme di squadre di successo.

In questa guida, esamineremo gli elementi costitutivi di una grande squadra e vi forniremo 17 segreti per migliorare il lavoro di squadra.

CHE COSA FA UNA GRANDE SQUADRA?

Prima di iniziare ad esaminare i segreti per migliorare il lavoro di squadra, è importante studiare il concetto di una buona squadra. Per migliorare veramente il modo in cui il vostro team opera, dovreste essere consapevoli delle caratteristiche di ogni team di successo.

Harvard Business Review ha pubblicato una recensione dello studio del MIT Human Dynamics Laboratory del 2012, che ha esaminato i componenti di un buon team. Lo studio ha seguito i modelli di comunicazione di squadre apparentemente identiche per un periodo di sei settimane.

I dati raccolti hanno rivelato le caratteristiche chiave delle squadre di maggior successo che sono.

• Pari contributo da parte di ogni membro del team
• Il team ha condiviso molta energia
• I membri del team hanno comunicato direttamente tra loro
• Il team ha condotto conversazioni a canale chiuso
• .I membri hanno esplorato il mondo esterno e hanno riportato le loro scoperte alla squadra

Lo studio ha anche concluso che il talento individuale è molto meno importante per il successo della squadra rispetto alla capacità dell’intera squadra di comunicare in modo efficiente. Pertanto, gran parte del miglioramento del lavoro di squadra si basa sul miglioramento dei modelli di comunicazione della squadra.

Ecco un breve video che delinea i risultati dello studio:

I modi chiave per migliorare il lavoro di squadra includono aspetti come la gestione delle dinamiche di gruppo, il miglioramento della comunicazione, la facilitazione della responsabilità e l’incoraggiamento di ulteriori sviluppi.

Ora vi daremo dei consigli che si concentrano su questi punti per farvi tirare fuori il meglio dal vostro team.

Gestire le dinamiche di gruppo

Il primo aspetto importante per migliorare il lavoro di gruppo riguarda la gestione delle dinamiche di gruppo.

Segreto 1: Dividere i ruoli in base ai punti di forza individuali

Quando si inizia ad assegnare i ruoli del team, è importante concentrarsi sui punti di forza individuali dei membri del team. Non si tratta necessariamente di avere la persona migliore per ogni ruolo, ma di creare un’atmosfera di successo e realizzazione.

Se ogni membro del team ha un ruolo in cui è bravo, è più probabile che si senta apprezzato e irradi questo tipo di energia positiva al resto del gruppo. D’altra parte, se le persone si trovano in ruoli che non sono adatti a loro o che li aiutano a raggiungere obiettivi positivi, la frustrazione e il risentimento all’interno del team possono iniziare ad accumularsi.

Segreto 2: Permettere ai membri di farsi avanti

È fondamentale che la gestione del team non inizi a favorire un particolare membro del team dando sempre i ruoli chiave e le responsabilità a loro. Dovreste invece incoraggiare i membri del team a farsi avanti e a sfidare se stessi.

Un buon modo per farlo è chiedere dei volontari per i ruoli. Per esempio, invece di dichiarare che la persona A sta facendo un lavoro specifico, informa il team che hai bisogno di qualcuno per un compito particolare. Se le stesse persone si fanno sempre avanti, cerca di incoraggiare i membri più tranquilli della squadra a prendere l’iniziativa.

Un altro modo per coinvolgere tutti è assicurarsi che ogni membro della squadra riveda i progetti e le decisioni prima della finalizzazione. Prima che i documenti o i piani siano finalizzati, ogni membro deve fornire un breve feedback.

Segreto 3: Concentrarsi sul feedback positivo

Il lavoro di squadra può essere migliorato dal feedback, ma l’attenzione dovrebbe essere sempre rivolta al feedback positivo invece che a quello negativo. Il feedback positivo è un altro strumento potente per incoraggiare un’atmosfera positiva all’interno del team e garantire che tutti si sentano apprezzati.

È una buona idea organizzare sessioni di valutazione individuale con i membri del team, ma anche fornire un feedback prezioso al team nel suo complesso. Affermando il valore del successo generale della squadra e i contributi individuali, puoi aumentare il morale della squadra.

MIGLIORARE LA COMUNICAZIONE

I prossimi consigli riguardano i modi in cui puoi migliorare il modo in cui la squadra comunica tra di loro. La comunicazione è il cuore del lavoro di squadra e dovrebbe essere tra le aree chiave di attenzione all’interno della squadra.

Segreto 4: Avere una politica di porte aperte

I dirigenti della squadra e dell’organizzazione in generale devono mantenere una politica di porte aperte. È necessario che i membri del team si sentano in grado di comunicare problemi o sviluppi positivi in qualsiasi momento.

È possibile migliorare la politica della porta aperta permettendo domande e suggerimenti da parte del team. La direzione dovrebbe sempre ascoltare queste domande e rispondere positivamente. Se un suggerimento non è fattibile, per esempio, non dire semplicemente che non sarà implementato, ma spiegare le ragioni e dare un feedback positivo alla persona per averlo suggerito.

Quando un membro del team ha difficoltà, sia con il progetto che con qualcosa nella sua vita personale, assicurati che tutto il team sia lì per aiutare. Questo può essere fatto riducendo i compiti che la persona deve fare o fornendo ulteriore supporto fuori dal lavoro.

Segreto 5: Incoraggiare il brainstorming

La squadra dovrebbe anche essere incoraggiata a fare brainstorming in diversi momenti durante il progetto. Per esempio, una sessione di brainstorming una volta alla settimana o ogni due settimane è una buona idea. Assicurati che la sessione sia una di quelle in cui tutte le idee sono accolte e guardate. Il team dovrebbe pensare fuori dagli schemi ed essere analitico quando si tratta di idee.

Le idee pazze non dovrebbero essere viste negativamente o in modo scherzoso. Ascoltando le idee di tutti, si può creare fiducia all’interno del gruppo e far nascere idee che potrebbero portare al successo.

È una buona idea cambiare il luogo per sfidare di più il gruppo. Non limitatevi a riunirvi nella sala conferenze, ma andate fuori dall’ufficio o sedetevi in un caffè animato per mettere tutti in una marcia di pensiero diversa.

Segreto 6: coltivare la curiosità

La curiosità è una parte importante dei team di successo. Proprio come ha mostrato lo studio del MIT, i membri dovrebbero guardare anche al di fuori della squadra e tornare con delle idee. La curiosità per trovare soluzioni dovrebbe quindi essere sempre incoraggiata.

Invigorire la curiosità assicurandosi che i membri del team facciano domande e cerchino risposte. Rimuovere il comune “Questa è una domanda stupida” dal vocabolario dei membri del team. Ogni domanda merita una risposta.

Segreto 7: Incoraggiare l’attività del team fuori dal lavoro

Infine, migliorare la comunicazione facendo in modo che il team goda della reciproca compagnia anche fuori dal lavoro. Conoscere il lato sociale di ogni membro del team può creare fiducia e rimuovere le barriere per fare quelle domande o per proporre nuove idee.

Inizia incoraggiando il team a pranzare insieme. Puoi farlo creando opportunità uniche di asporto nelle sale conferenze o organizzando picnic durante la stagione più calda.

Devi anche organizzare eventi fuori dall’ambiente di lavoro. Questi non devono nemmeno essere necessariamente incontri faccia a faccia, ma piuttosto opportunità online per impegnarsi in una conversazione. Per esempio, usa i social media per connettere la squadra e migliorare la collaborazione fuori dal lavoro con servizi di messaggistica istantanea come SnapChat.

FACILITARE LA RESPONSABILITÀ

Un lavoro di squadra di successo richiede una serie di regole. È essenziale che i membri del team siano responsabili, in quanto scoraggia il comportamento negativo e costruisce la fiducia.

Segreto 8: Definire i ruoli per ogni membro

Il primo passo verso una migliore responsabilità è delineare i ruoli di ogni membro del team. Ognuno dovrebbe conoscere l’obiettivo chiave di tutta la squadra, ma anche ricevere il proprio set di obiettivi e compiti. Definendo i ruoli, la squadra sperimenterà meno confusione e si calpesterà i piedi a vicenda.

Come detto sopra, si vogliono usare i punti di forza di ogni membro a beneficio dell’intera squadra. Assegna i compiti in base a questi punti di forza e assicurati che tutti capiscano il loro ruolo all’interno della squadra prima che il progetto parta.

Rivedere e riadattare i ruoli durante il processo e ricordarsi di garantire che il contributo di tutti sia valutato in termini uguali.

Segreto 9: Delineare le aspettative

Il consiglio segreto precedente ha menzionato brevemente l’importanza di definire gli obiettivi, sia in termini dell’intera squadra che dei singoli membri. È fondamentale che ogni membro sia consapevole di queste aspettative fin dall’inizio.

Prima del progetto, la squadra dovrebbe riunirsi e delineare i risultati desiderati, i comportamenti che possono aiutare a raggiungerli e gli obiettivi che devono essere soddisfatti. Notate l’importanza di avere la squadra parte del processo e che non sia solo una decisione di gestione dall’alto verso il basso.

Segreto 10: Creare chiare scadenze e controllare i progressi

Inoltre, la squadra dovrebbe avere un quadro chiaro del programma. Avere un programma, con piccole pietre miliari può sicuramente aiutare e assicura che la squadra non si senta troppo appesantita.

C’è anche bisogno di un’adeguata routine di revisione in atto per assicurare che la squadra o i singoli membri non rimangano indietro. Non fate sentire i membri del team come se fossero perseguitati, ma assicuratevi che la direzione sia consapevole dei progressi individuali. Questo può essere fatto attraverso moduli di autovalutazione o durante le sessioni di feedback.

Inoltre, assicuratevi che ci sia assistenza disponibile per gli individui che rimangono indietro. Una buona idea è quella di avere un sistema a coppie, dove i membri che hanno quasi finito il loro compito possono assistere in modo flessibile le persone che hanno ancora molti compiti da fare.

Segreto 11: Costruire una routine

Le squadre con una routine, funzionano meglio e hanno meno animosità al loro interno, secondo l’esperta di lavoro Marta Moakley di XpertHR. Routine non significa solo avere un programma, con tappe operative, ma anche una routine per altre cose legate al lavoro di squadra.

Per esempio, ci dovrebbe essere una routine per la risoluzione dei problemi e le discussioni. Quando una squadra affronta una difficoltà, dovrebbe sapere qual è il percorso per risolverla. Questo potrebbe essere un metodo per contattare il team leader, che organizzerebbe una riunione seguendo uno schema simile. I passi sarebbero quelli di delineare il problema, scomporlo in sezioni più piccole, trovare soluzioni per ogni sezione e assegnare i membri della squadra che possono risolvere i problemi.

Inoltre, la squadra dovrebbe anche avere una routine per affrontare i membri della squadra che si comportano in modo negativo o dannoso. Se qualcuno non sta facendo la sua parte o ci sono problemi di bullismo, è importante avere una routine per affrontare il comportamento. Anche in questo caso, i passi potrebbero includere la definizione del problema, parlare con il colpevole e la possibile vittima, condividere il problema con il team più ampio, trovare soluzioni al problema e andare avanti una volta trovata la soluzione.

Mentre molte organizzazioni e team tendono a risolvere i conflitti parlando solo con le persone immediatamente coinvolte in una situazione di conflitto, alcuni esperti suggeriscono di coinvolgere l’intero team nelle routine di risoluzione dei conflitti. Don Maruska, autore di How Great Decisions Get Made, ha detto: “Spesso, queste persone aggiuntive portano equilibrio alla discussione e incoraggiano un pensiero più ampio.”

Segreto 12: Impostare un contratto sociale

Uno dei modi migliori per facilitare la responsabilità è impostare un contratto sociale. Questo si riferisce ad un accordo tra i membri della squadra che delinea le regole di comportamento. Riassume le norme per l’interazione e la comunicazione all’interno della squadra.

Un contratto sociale non è solo una moda di fantasia. La ricerca ha dimostrato che i contratti sociali ben implementati forniscono ai dipendenti un senso più profondo di controllo e sicurezza all’interno del team. Questo può migliorare il senso di responsabilità e di fiducia tra i membri e il manager, poiché tutti sono chiari su cosa è accettato e cosa no.

Il team deve sempre essere parte della creazione delle regole nel contratto sociale.

Il contratto può essere disegnato concentrandosi su domande come:

• Quali sono le aspettative dei membri del team verso gli altri?
• Quali sono le cose e i comportamenti che funzionano a beneficio del team?
• Quali sono le cose e i comportamenti che non beneficiano il team? Cosa dovrebbe smettere di fare?

Assicurarsi che tutta la squadra fornisca il proprio contributo e, cosa più importante, che sia d’accordo con l’accordo. Può funzionare solo se la violazione del contratto ha delle conseguenze e se tutti condividono le idee che ci sono dietro.

Questo si riduce a creare un’atmosfera e una cultura di lavoro amabile.

Sviluppo del team

Infine, i punti seguenti si concentrano sul miglioramento della conoscenza collettiva del team. Con il continuo sviluppo e la formazione, la squadra può generare più energia e comprensione, che alla fine porterà al successo

Segreto 13: Fornire formazione continua

Un senso di realizzazione può aumentare il morale e l’energia della squadra. Un modo semplice per farlo è garantire che i membri continuino a sviluppare le loro abilità e a fare esperienze positive attraverso la formazione. Ogni membro del team dovrebbe partecipare a corsi di sviluppo e istruirsi ulteriormente. Non solo questo aumenta la conoscenza della squadra e quindi, garantisce un migliore successo, ma aiuta anche l’individuo a livello personale.

Le abilità che si allenano dovrebbero sviluppare la loro capacità di lavorare sul ruolo particolare, ma la direzione dovrebbe anche fornire una formazione che migliori le abilità generali richieste nella squadra. Queste possono essere sia abilità tecniche che sociali, purché migliorino la capacità del membro di essere flessibile sul posto di lavoro.

Si può migliorare il successo generale della squadra, il loro senso di essere una squadra più unita e il senso di realizzazione dell’individuo facendo riferire la persona sugli studi. Una breve presentazione di ciò che la persona ha imparato e di come può aiutare la squadra può essere di grande beneficio per la squadra.

Segreto 14: Stabilire un programma di mentoring

Si dovrebbe anche considerare di fornire un programma di mentoring per ogni membro della squadra o piccole sezioni della squadra. Questi possono essere ottimi per stimolare l’energia e aiutare i membri del team a sentirsi più responsabili e supportati.

Se la fornitura di mentori individuali non è possibile, si possono organizzare eventi regolari per stimolare il team con relatori ospiti interessanti. I discorsi motivazionali di esperti del settore o del comportamento sociale possono aiutare a costruire il lavoro di squadra e la fiducia.

Segreto 15: Porre sfide al team

Lo sviluppo non deve sempre riguardare il settore specifico su cui il team sta lavorando. In effetti, la direzione dovrebbe anche sfidare regolarmente la squadra con problemi che non riguardano il compito. Questo può migliorare la capacità del team di lavorare insieme, aumentare le loro abilità di problem solving e distogliere la loro mente dal lavoro per qualche momento.

Piccoli problemi, come risolvere un giallo o un puzzle gigante, possono costringere il team a comunicare e collaborare. Questo assicura che non cadano solo per le loro piccole cricche all’interno della squadra o smettano di parlarsi l’un l’altro. Infatti, un compito divertente durante la giornata di lavoro può migliorare l’innovazione e garantire che la squadra provi a sperimentare soluzioni diverse.

Ricordatevi di far analizzare la sfida alla squadra dopo e di delineare le ragioni per cui hanno fallito o avuto successo. L’idea è di impegnarli a capire come lavorare come una squadra può essere vantaggioso e quali sono le chiavi per una cooperazione di successo.

Segreto 16: Premiare i risultati

Infine, il lavoro di squadra può essere migliorato premiando prestazioni e comportamenti positivi. Quando la squadra porta a termine un compito, se ne esce con una nuova prospettiva o risolve un problema difficile, dovrebbe essere premiata per questo. Questo assicura che la squadra si senta apprezzata, capisca l’importanza del lavoro di squadra e crei una sensazione di energia positiva.

La ricompensa non ha bisogno di essere qualcosa di troppo grande, anche se una ricompensa finanziaria come un bonus può agire come un potente incentivo. Ma dovreste anche prendere in considerazione premi di team-building come una cena per tutta la squadra, una giornata lavorativa più breve o una bottiglia di bollicine per tutti.

Ricordate che mentre congratularsi con la squadra nel suo insieme è importante, dovreste anche premiare i successi individuali. Questo non dovrebbe essere fatto a scapito degli altri né si dovrebbero premiare sempre le stesse persone. Ma premiare i membri del team individualmente può anche aumentare la felicità generale del team.

Segreto bonus per migliorare il lavoro di squadra

Come ultimo consiglio, ci concentriamo su un fatto sorprendente sul miglioramento del lavoro di squadra.

Segreto 17: non aver paura di mescolare i team

Mentre i team familiari tendono ad essere più amichevoli e hanno migliori strutture di fiducia, gli studi hanno dimostrato che i team appena formati sono migliori nel generare idee. Pertanto, non bisogna aver paura di cambiare ruoli o membri all’interno di un team, specialmente se il team attuale è in stallo nei progressi o non coopera bene.

Assicurati che i team abbiano un buon equilibrio tra talento e abilità individuale. Se il dipartimento ha un certo numero di squadre più piccole, non volete tutti gli individui di talento in una sola squadra. Avendo una chiara divisione di competenze superiori, si può facilmente creare risentimento tra i team e questo può essere dannoso per il lavoro di squadra.

Vedi un esempio sull’impatto di team diversi.

THE BOTTOM LINE

In generale, i segreti per migliorare il lavoro di squadra sono tutti nel migliorare il modo in cui il team è strutturato, il modo in cui comunica e il modo in cui si sviluppa come squadra.

È necessario mantenere un ambiente positivo concentrandosi sugli elementi che funzionano e garantendo la responsabilità di ogni membro del team.

Un team di successo vuole imparare e migliorare, non solo per il beneficio del singolo, ma anche per il beneficio dell’intero team.