Kisvállalkozások tulajdonosaként fontos, hogy tisztában legyen a bérszámfejtési adókkal, és azzal, hogy tartozik-e adóval. A befizetés elmulasztása vagy akár késedelmes befizetése esetén a büntetések súlyosak lehetnek. Ha vállalkozásának alkalmazottai vannak, akkor Ön, mint vállalkozás, felelős a bérszámfejtési adók beszedéséért és megfizetéséért a bérek alapján. Még akkor is, ha nincsenek alkalmazottai, de vállalkozása bejegyzett, akkor a vállalkozásból származó saját bérét terheli a bérszámfejtési adó. És még akkor is, ha bérszámfejtési szolgáltatást vesz igénybe, vállalkozás tulajdonosaként végső soron Ön a felelős azért, hogy cége helyesen és időben fizesse meg a bérszámfejtési adókat. Ezért van értelme, hogy tisztában legyen azzal, hogy ez mivel jár. Az alábbiakban végigvezetjük az alapokon, hogy biztos lehessen abban, hogy tudja, mi a felelőssége vállalkozóként a bérszámfejtési adókkal kapcsolatban.

Bérszámfejtési adó szószedet:

FICA: Szövetségi biztosítási járulékokról szóló törvény (FICA), amely előírja, hogy a bérek után társadalombiztosítási és egészségügyi adót kell fizetni.

FTD: Szövetségi adóbefizetés, amely az IRS-nek küldött adókat jelenti.

FUTA: Szövetségi munkanélküliségi adótörvény, amely előírja a munkaadók számára a munkanélküliségi biztosítási adók megfizetését. A pénzt arra használják, hogy segítsék az államokat a munkanélküliségi biztosítási programok kezelésében.

OASDI: Old Age, Survivor and Disability Insurance (OASDI), más néven Social Security. Az OASDI adó a FICA bérszámfejtési adók egyike. A másik a Medicare-adó.

SUTA: State Unemployment Tax Act (Állami munkanélküliségi adótörvény), amely a bérszámfejtési adók beszedését írja elő a munkanélküli ellátások kifizetésére azon jogosult munkavállalók számára, akik önhibájukon kívül veszítik el állásukat.

Mi a bérszámfejtési adó?

A bérszámfejtési adó különbözik a jövedelemadótól. A bérszámfejtési adók a munkavállalók által a bérük alapján fizetendő egyéb adók, de ezek az adók tartalmaznak egy munkáltatói járulékösszetevőt is. A munkavállaló és a munkáltató egyaránt tartozik bérszámfejtési adóval a munkavállaló bére után.

Szövetségi bérszámfejtési adók

Két fő szövetségi bérszámfejtési adó létezik. Mindkettőt a szövetségi biztosítási járulékokról szóló törvény (FICA) írja elő. Ezek a következők:

Társadalombiztosítás: A társadalombiztosítási adókat OASDI adóként is ismerik. Az OASDI az Old Age, Survivor and Disability Insurance (öregségi, túlélési és rokkantsági biztosítás) rövidítése. Ezek az adók finanszírozzák a társadalombiztosítási ellátásokat.

Medicare: A Medicare adót Medicare Hospital Insurance (HI) adóként is ismerik. Ezek az adók finanszírozzák a Medicare-ellátások kórházbiztosítási összetevőjét.

Létezik egy harmadik, kisebb szövetségi béradó:

Munkanélküliségi biztosítás: A szövetségi munkanélküliségi adótörvény (Federal Unemployment Tax Act, FUTA) a szövetségi és állami munkanélküliségi biztosítási rendszer finanszírozását segíti. Ennek az adónak a kiszámításához csak a munkavállaló bérének első 7000 dollárját veszik figyelembe. A FUTA pénzét többnyire az állami munkanélküliségi biztosítási program adminisztrációjára fordítják.

Az állami bérszámfejtési adók

Munkanélküliségi biztosítás: Az állami munkanélküliségi adótörvény (SUTA) terhelő adó állami munkanélküli ellátást biztosít a jogosult munkavállalók számára, akik önhibájukon kívül veszítik el állásukat.

Fogyatékossági biztosítás:

Ha az Ön cége ezen országok bármelyikében tevékenykedik, előfordulhat, hogy adót kell visszatartania a dolgozói fizetéséből és/vagy adót kell fizetnie a biztosítási költségek fedezésére. Néhány államban csak a munkavállalókat terheli. Mások a munkáltatókat terhelik. Néhányan mindkettőt.

Az egyes államokra vonatkozó részletekért: Kalifornia, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island, Puerto Rico.

A munkáltató bérszámfejtési adókötelezettségei

A bérszámfejtési adókat úgy osztják fel, hogy mi az, amivel a munkáltató tartozik, és mi az, amivel a munkavállaló tartozik. Itt nézzük meg közelebbről a munkáltatói bontást:

6,2% a társadalombiztosításra. Munkáltatóként Ön fizeti a munkavállaló bérének első 118 500 dollárja után fizetendő 12,4%-os társadalombiztosítási adó 6,2%-át , azaz a felét. Ez a maximális bérplafon 2017-ben 127 200 dollárra emelkedik.

1,45% a Medicare esetében. A munkáltató megosztja a munkavállaló bére után fizetendő Medicare-adót is.

6%, legfeljebb évi 42 dollár a szövetségi munkanélküliségi biztosítási adóra, amely minden munkavállaló első 7000 dolláros bérén alapul. A tényleges adómérték általában 0,6%, mivel a munkáltatók 5,4%-os jóváírást kapnak az állami munkanélküliségi biztosítási adó után, amelyet a legtöbb esetben szintén meg kell fizetniük. Csak a munkáltatók fizetik a FUTA adót.

A munkáltatókat terhelő állami munkanélküliségi biztosítási adó mértéke államonként változik.

A munkáltatók béradót terhelő felelőssége

6,2% a társadalombiztosításra

1,45% a Medicare-re

0% az állami munkanélküliségi biztosítási adóra, kivéve Alaszkát, New Jersey-t és Pennsylvaniát. Ez az egyetlen három állam, amely rendszeresen állami munkanélküliségi biztosítási adót vet ki a munkavállalókra. Ezt a munkavállalói adópénzt a munkáltatónak kell visszatartania és befizetnie az államnak a munkáltató saját negyedéves munkanélküliségi adóbefizetéseivel együtt.

Fizetési ütemterv és határidők

A szövetségi kormánynak fizetendő béradót havonta vagy félévente (hetente kétszer) kell befizetni, attól függően, hogy jellemzően mennyi béradóval tartozik.

Ha a szövetségi adó egy 12 hónapos időszak alatt legfeljebb 50 000 $ volt, akkor havonta fizeti be az adót.

Ha 50 000 $ felett, akkor kéthetente fizeti be az adót.

Ha a bérszámfejtési adója kevesebb, mint évi 1000 $, akkor kérheti, hogy évente fizesse be.

A szövetségi adó befizetését elektronikusan kell teljesíteni az Electronic Federal Tax Payment System-en keresztül. Kisvállalkozása azonban még mindig postázhat csekket a bérszámfejtési adók fedezésére, ha negyedévente kevesebb mint 2500 dollárral tartozik.

További információkért tekintse meg az IRS weboldalát itt.

Az állami bérszámfejtési adókat általában havonta vagy negyedévente kell befizetni, attól függően, hogy mekkora a bérszámfejtés. Ellenőrizze az állam munkaügyi osztályán a kisvállalkozásának megfelelő menetrendet.

Hogyan jelentem a bérszámfejtési adókat?

A szövetségi bérszámfejtési adóbevallásokat a bérszámfejtési adó befizetéseitől elkülönítve kell benyújtani. Kisvállalkozásának negyedévente vagy évente egyszer kell benyújtania a szövetségi bérszámfejtési adóbevallást, attól függően, hogy mekkora a bérszámfejtés. Az IRS 941-es nyomtatványt (Employer’s Quarterly Federal Tax Return, Employer’s Quarterly Federal Tax Return) fogja használni a bérszámfejtési adók bejelentésére. Az IRS 940-es nyomtatványt az Ön által befizetett szövetségi munkanélküliségi (FUTA) adók bejelentésére használják.

Mi van, ha nem tudom befizetni a bérszámfejtési adókat, vagy késve fizetem be?

A szövetségi kormány a bérszámfejtési adókat az adók különleges kategóriájának tekinti, mivel a munkavállaló részesedése a munkavállalót illeti meg, nem a munkáltatót. Ez például a munkavállaló társadalombiztosítási számlájára kerülhet, hogy jóváírást szerezzen a jövőbeli ellátásokhoz. Így azokat a kisvállalkozásokat, amelyek megkísértik, hogy a pénzt más célokra használják fel, kemény büntetésekkel és késedelmi kamatokkal sújtják. Az IRS közvetlenül a bankszámlájáról vonhatja le a tartozását, adózási zálogjogot helyezhet el az ingatlanán, vagy súlyos esetben börtönbüntetéssel is fenyegetheti.

Itt egy példa arra, hogy milyen gyorsan szaporodhatnak a büntetések, az IRS “The ABCs of FTDs” című kiadványából:

FTD Penalty on a Late, $3,000 Quarterly Tax Deposit:

1 – 5 nap: 2%, $60
6 – 15 nap: $150
16+ nap: 10%, $300
10 nappal az IRS számla/értesítés után: 15%, $450

Ez egy példa a befizetés elmulasztásának büntetésére. A be nem fizetett adó havi 5%-ának, de legfeljebb a teljes összeg 25%-ának megfelelő mulasztási bírsággal is tartozol. És a befizetés elmulasztása miatt havonta 1/2% és 1% közötti büntetés, a teljes összeg 25%-áig. A be nem fizetett adó után pedig kamatot kell fizetnie, amely az utóbbi időben a teljes összeg 3% és 6% között változik. Ismerje meg tehát a tényeket a bérszámfejtési adókról, és kisvállalkozása a növekedésre összpontosítson, ne pedig az adóbírságokra!