Mit jelent az FCRA-megfelelőség az Ön és kisvállalkozása számára? 2019. jan. 25.

Ha háttérellenőrzések után kutat, valószínűleg találkozik a Fair Credit Reporting Act (FCRA) törvényével. Előfordulhat, hogy az átvilágító cégek azt mondják, hogy megfelelnek az FCRA-nak, vagy olvashat az FCRA-irányelvek megsértésének veszélyeiről. Talán azt gondolja, hogy ez csak a több millió dolláros cégekre vonatkozik, de tudta, hogy még a kisvállalkozásoknak is be kell tartaniuk az FCRA előírásait?

Igen, a foglalkoztatási háttérellenőrzéseket alkalmazó valamennyi vállalkozásnak be kell tartania az FCRA előírásait. Az FCRA irányelveinek megszegése pereket, polgári jogi büntetéseket és börtönbüntetést vonhat maga után. Csak 2018 februárjában 422 pert indítottak a Fair Credit Reporting Act alapján.

Ha nem akar pert, akkor a háttérellenőrzések lefolytatásakor be kell tartania az FCRA irányelveit. Ehhez meg kell válaszolnia néhány kérdést, többek között:

• Mi az FCRA?
• Mit jelent az FCRA-nak való megfelelés?
• Hogyan lehet FCRA-konform?

Nézzük meg a válaszokat ezekre a kérdésekre.

Mi a tisztességes hitelinformációs törvény?

A tisztességes hitelinformációs törvény egy sor szövetségi törvény, amely védi az emberek adatait, amikor azokat hitelellenőrzésre, bérlői háttérellenőrzésre vagy foglalkoztatási célokra használják. Szabályozza, hogy a vállalkozások hogyan használhatják fel a fogyasztói információkat, milyen információkat vehetnek figyelembe, és lehetővé teszi a fogyasztó számára, hogy felülvizsgálja saját adatait.

A FCRA-t 1970-ben léptették életbe, mivel a hitelinformációs ügynökségek régi, pontatlan és néha hamisított jelentéseket tartottak fenn az egyénekről. A jelentések az illető családi állapotától kezdve az ivási szokásokon át a nemzeti hovatartozásig bármit tartalmazhattak. Ezeket a jelentéseket a vállalkozások megvásárolhatták, és az információk alapján megtagadhatták a szolgáltatásokat vagy lehetőségeket. Ezeket a jelentéseket bűnüldözési ügyekben is felhasználhatják. Az egyénnek nem volt módja arra, hogy megnézze a jelentését, vagy vitassa a téves információkat.

Az FCRA lehetővé tette az egyének számára, hogy megnézzék az adataikat, és megakadályozta, hogy az adatszolgáltató ügynökségek hamis vagy érzékeny információkat használjanak. Az FCRA tehát kritikusan fontos védelmet jelent az emberek számára, de vajon csak a fogyasztók profitálnak az FCRA-ból? Segít a vállalkozásoknak is?

Kinek segít az FCRA?

Az FCRA elsősorban a kérelmezőt védi, aki megadja az adatait. Joga van az információk felülvizsgálatára, arra, hogy tudja, ki végzi a háttérellenőrzést, és arra, hogy értesítést kapjon, ha az eredmények alapján kedvezőtlen döntést hoz.

De az FCRA az érintett vállalkozásokat is segíti azzal, hogy megköveteli tőlük, hogy szabványos módon kezeljék a pályázók adatait. Azt is megköveteli tőlük, hogy átláthatóak legyenek a háttérellenőrzési gyakorlatukkal kapcsolatban. Ez tisztességes felvételi folyamatot teremt, és segít megtalálni a legjobb jelentkezőt a munkára. Az FCRA tehát valóban segíti a munkáltatókat, de azt is megköveteli, hogy szigorú irányelveket kövessenek. Mit ír elő az FCRA a munkáltatók számára?

Mit ír elő az FCRA a munkáltatók számára?

Az FCRA szigorú követelményeket támaszt a munkáltatókkal szemben. Íme néhány követelmény, amelyre gyakran hivatkoznak peres ügyekben.

• Önálló közzétételi formanyomtatvány. Az álláskeresőnek egy önálló közzétételi formanyomtatványt kell átadnia, amely tartalmazza, hogy Ön háttérellenőrzést végez róla.
• Hozzájáruló nyilatkozat. A pályázónak egy önálló beleegyező űrlapon keresztül írásos engedélyt is kell adnia a háttérvizsgálathoz. Ezek a formanyomtatványok különleges megfogalmazást és formázást igényelnek, ezért az FCRA mintaformanyomtatványait kell követnie. A foglalkoztatási szűrés időzítésének is meg kell felelnie a tisztességes esélyekről szóló törvénynek, ha az Ön államában alkalmazandó.
• Kedvezőtlen intézkedésről szóló értesítés. Ha a háttérellenőrzés alapján úgy gondolja, hogy nem vesz fel valakit, akkor a döntés meghozatala előtt értesítést kell küldenie a pályázónak a hátrányos intézkedésről. Ezután időt kell adnia a pályázónak a válaszadásra. Ha a pályázó vitatja az információt, akkor ezt figyelembe kell vennie.
• Második elutasító intézkedésről szóló értesítés. Ha a válaszadási idő letelte után még mindig úgy dönt, hogy nem veszi fel a kérelmezőt, akkor egy második értesítést kell küldenie, amelyben tájékoztatja őt a döntéséről.

És éppen ezt kell tennie a munkáltatóknak. Az FCRA az átvilágító cégekkel szemben is támaszt követelményeket. Mit ír elő az FCRA az átvilágító cégek számára?

Mit ír elő az FCRA a háttérellenőrző cégek számára?

Az FCRA megköveteli, hogy az átvilágító cégek kövessék az összes FCRA-szabványt. Ezen szabványok egyike annak biztosítása, hogy a büntetőjogi háttérellenőrzéseik és a hitelminősítési háttérellenőrzéseik a lehető legnagyobb pontosságúak legyenek. Ez megköveteli tőlük, hogy ellenőrizzék a talált információkat. Ez azt jelenti, hogy azok a vállalatok, amelyek azt állítják, hogy “azonnali” háttérellenőrzési eredményeket adnak, nem felelnek meg az FCRA-nak.

Miatt az FCRA-perek általában a munkáltató vállalatát és a háttérellenőrző vállalatot nevezik meg a perben, több háttérellenőrző vállalat aggódik az FCRA-szabványok betartása miatt. A jó hírű háttérellenőrző cégek általában rendelkeznek FCRA-megfelelőségi szabályzatokkal és eljárásokkal minden háttérellenőrzésükre vonatkozóan. De miért olyan fontos az FCRA-nak való megfelelés? Mi történik, ha nem felel meg?

Mi történik, ha megsértem az FCRA-t?

Az FCRA-szabványok megsértése különböző büntetéseket vonhat maga után a jogsértés típusától és attól függően, hogy hányszor sértette meg azt.

• Tudatlan jogsértés. Ha tudtán kívül sérti meg az FCRA-t, polgári jogi büntetést kaphat pénzbírság formájában.
• Többszöri tudtán kívül elkövetett jogsértés. Minden egyes alkalommal, amikor megsérti az FCRA-t, további 100 dollár bírságot kaphat. Ez azt jelenti, hogy ha az Ön nyomtatványai sértik az FCRA-t, és több ember használja azokat, akkor minden egyes használt nyomtatvány után bírságot kaphat.
• Szándékos jogsértések. Ha szándékosan sérti meg az FCRA irányelveit, polgári jogi bírságot kap, és a bíróság további bírságokat szabhat ki attól függően, hogy mekkora kárt okozott a kérelmezőnek.
• Háttérellenőrzés lefuttatása megengedett indok nélkül. Az FCRA megsértéséért csak akkor jár börtönbüntetés, ha megengedett ok nélkül végez háttérellenőrzést. Ez akár két év szövetségi börtönbüntetést is eredményezhet. A foglalkoztatási célú háttérellenőrzés az FCRA szerint megengedett oknak minősül.

Mivel az FCRA megsértéséért kiszabható büntetések ilyen magasak, hogyan lehet követni az FCRA szabványokat?

Hogyan lehet követni az FCRA szabványokat?

Az FCRA rendkívül technikai jellegű jogszabály, ezért érdemes lehet, hogy egy ügyvéd nézze át a dokumentumokat és a felvételi eljárást. Általánosságban azonban így követheti az FCRA előírásait:

• Használja a megfelelő nyomtatványokat. Az FCRA különleges megfogalmazást és formázást ír elő a formanyomtatványaihoz és a közzétételekhez. Használja példaként a mintaformanyomtatványaikat, és kérjen meg egy ügyvédet, hogy nézze át a nyomtatványokat, mielőtt átadná azokat a pályázóknak.
• Tájékoztassa a kérelmezőt, hogy háttérellenőrzést végez, és szerezze be a beleegyezését. Ezeknek önálló űrlapoknak kell lenniük, amelyeken nincs más információ.
• Adjon a kérelmezőnek egy másolatot az eredményekről. Engedje meg neki, hogy vitassa az esetleges hamis információkat.
• Ha kedvezőtlen felvételi döntés meghozatalán gondolkodik, küldjön értesítést a pályázónak, mielőtt döntene. Adjon neki öt vagy több napot a válaszadásra vagy magyarázatra.
• Ha mégis a kedvezőtlen felvételi döntés mellett dönt, küldjön neki egy második értesítést. Mellékelje az “Összefoglaló az Ön jogairól a tisztességes hitelinformációs törvény alapján” című dokumentum egy példányát és a háttérellenőrző cég nevét.
• Használjon az FCRA-nak megfelelő háttérellenőrző céget. Válaszolniuk kell minden kérdésére a felvételi eljárásukkal kapcsolatban. Arról is fel kell tudniuk oktatni Önt, hogyan felelhet meg az FCRA-nak.

A Trusted Employeesnél az FCRA-nak megfelelő háttérellenőrzések széles választékát kínáljuk. Válaszolni tudunk minden kérdésére a folyamatunkkal kapcsolatban, és segítünk megtalálni a megfelelő háttérellenőrzést az Ön egyedi helyzetéhez. Lépjen kapcsolatba velünk még ma, ha többet szeretne megtudni a háttérellenőrzési csomagjainkról.