A torontói QuickBooks Connect-en egy dolog gyorsan világossá vált: a könyvelési szakemberek szeretik a tippeket a könyvelőszoftverük kihasználásához. A QuickBooks Online könyvelővel kapcsolatos hétfő délelőtti foglalkozáson nemcsak minden hely foglalt volt, hanem az ajtón kívül is sorban állás volt.

A népszerű foglalkozást Dawne Leaney Davidson és Tiffany Stewart vezette. A virágzó QB-HQ Facebook-közösség társadminisztrátoraiként Davidson és Stewart szeretik támogatni a QuickBooks-ot használó ProAdvisorokat, könyvelőket és könyvelőket. Aznap az volt a céljuk, hogy megosszák a QuickBooks Online könyvelő (QBOA) néhány kevésbé ismert funkcióját – és a résztvevők nyilvánvalóan alig várták, hogy halljanak róluk.

Itt vannak a legfontosabb tippjeik, amelyekkel a legtöbbet hozhatják ki a QBOA-ból.

(Megjegyzés: Ez az ülés a kanadai QBOA felhasználók számára készült. Előfordulhat, hogy egyes funkciók nem állnak rendelkezésre a QBOA más verzióiban.)

Az ügyfél áttekintése

Az ügyfél áttekintése lap egy kizárólag a könyvelőre vonatkozó nézet az ügyfél QuickBooks Online (QBO) fájljában. Összefoglalót ad az ügyfél pénzügyi helyzetéről, beleértve a cégbeállítást, a banki tevékenységet, a gyakori problémákat és a csatlakoztatott alkalmazásokat. Az új ügyfelek esetében ez a kényelmes áttekintés jobb rálátást adhat arra, hogy milyen árakat kell felszámítania.

Mondta Davidson: “Ez egy igazán nagyszerű eszköz, ha van egy megbeszélése egy ügyféllel, és nem biztos benne, hogy elvállalja-e, és azt mondja: “Igen, a könyvelésünk nagyon tiszta!””

Megosztott dokumentumok

Davidson és Stewart imádja ezt a funkciót, de egy gyors közönségfelmérésből kiderült, hogy sok résztvevő még nem próbálta. A QBOA-n belül egy biztonságos portálon keresztül kérhet dokumentumokat (például bankszámlakivonatokat vagy év végi anyagokat) az ügyfelétől. Miután az ügyfél feltöltötte a fájlokat, Ön könnyedén megtekintheti az összes megosztott dokumentumot egy lapon. Hurrá, nincs több oda-vissza e-mailezés!

Team lap

A QBOA csapat lapja az Ön egyablakos ügyintézője minden, a csapattal kapcsolatos dologhoz. Könnyedén hozzáadhat vagy eltávolíthat felhasználókat, valamint kezelheti az egyes felhasználók hozzáférését a cég adminisztrációjához és könyveléséhez.

ProAdvisor lap

Nem meglepő módon a QBOA ProAdvisor lapja rengeteg hasznos információt tartalmaz. Megtekintheti ProAdvisor szintjét és Intuit tanácsadójának elérhetőségét, letöltheti tanúsítási jelvényeit, valamint hozzáférhet az erőforrásokhoz és a képzési modulokhoz. A közelgő termékfrissítésekről is tájékozódhat, ami kulcsfontosságú ahhoz, hogy az ügyfeleit folyamatosan tájékoztassa – “mert egyébként néhányan azt mondanák, hogy “MI JÓVolt?”” – tanácsolta Davidson.

Munka lap

A Munka lap a QBOA beépített gyakorlatkezelő eszköze, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy az összes feladatukat egy helyen kezeljék. Amikor azonban Stewart megkérdezte a hallgatóságot, hogy használják-e, a válaszok vegyesek voltak. Több résztvevő elmondta, hogy korábban már próbálkozott vele, de túl frusztrálónak találta.

Szerencsére az eszköz folyamatosan fejlődik. Stewart elmondta: “Rich Preece számára ez az egyik gyermeke, és ugrásszerűen fejlődött, mióta néhány évvel ezelőtt először bemutatta.” A felhasználók mostantól új lehetőségeket kapnak a munkafolyamat-sablonok létrehozására és kezelésére – így talán itt az ideje, hogy adjanak még egy esélyt a Munka lapnak.

Adóbevallások lap

Másfél év béta-verzió után a QBOA-ban az Adóbevallások lap már általános használatban van. Mondta Stewart a közönségnek: “Ki készít adóbevallásokat? Önöknek izgatottnak kell lenniük emiatt!” Ez a funkció lehetővé teszi a kanadai felhasználók számára, hogy a T2-es bevallásokat közvetlenül a kanadai adóhatósághoz nyújtsák be elektronikusan. A felhasználók feliratkozhatnak egy bétatesztre is, amely lehetővé teszi számukra a T1-esek elektronikus benyújtását.

Alkalmazások lap

Davidson és Stewart egyaránt nagy rajongói a QBO-élmény integrált alkalmazásokkal való fokozásának. “Vannak olyan ügyfeleink, akiknek nagyon speciális igényeik vannak, és a QBO nem mindig tökéletes – de jó eséllyel van olyan alkalmazás, amely megoldja a problémát” – magyarázta Davidson. Stewart hozzátette, hogy nála 17 alkalmazás kapcsolódik a QBOA-hoz: “Lehet, hogy van egy problémám”. Szerencsére a QBOA Alkalmazások lapja lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy könnyen megtalálják és kezeljék az ügyfelek, valamint a saját cégük számára készült alkalmazásokat.

A könyvelői eszközök

A könyvelői eszközök legördülő menüje kényelmes hozzáférést biztosít a QBOA felhasználók számára a különböző eszközökhöz és parancsikonokhoz. (“Ez a szórakoztató rész!” – mondta Stewart.) Davidson és Stewart kedvencei közé tartozik a Könyvek lezárása (ami eléggé magától értetődő), a Jelentések eszközei és a Munkalapok.

A Reports Tools segítségével a felhasználók beállíthatnak egy alapértelmezett dátumtartományt minden jelentéshez és eszközhöz, ahelyett, hogy az ügyfél alapértelmezett beállításaival nyitnák meg őket. Egyértelmű volt, hogy ez a funkció megváltoztatja a közönség játékát; Stewart bemutatóját bőséges taps fogadta.

Eközben a Workpapers funkció felgyorsítja az év végi kiigazítási folyamatot a kanadai QBOA felhasználók számára. Adjon hozzá jegyzeteket és mellékleteket minden egyes ügyfélhez, végezzen több kiigazítást a könyvekben, és mentse el az összes munkát az ügyfélfájlban. Ezután egyetlen kattintással létrehozhatja az adóbevallást.

És íme: egy bennfentes útmutató a QBOA néhány (nem is annyira) rejtett gyöngyszeméről. Próbálja ki őket saját maga, vagy látogasson el a QB-HQ-ra, hogy megossza saját tippjeit a QuickBooks közösséggel!

Szeretne még több #QBConnect tartalmat? Nézze meg a QuickBooks Connect Toronto 2018 teljes beszámolóját!