Compliance & Equity Office

A távmunka szabályzatunkat a jelenlegi COVID-19 közegészségügyi aggályok fényében módosítottuk. A kabinet tagjai széleskörű mozgásteret kaptak arra, hogy kiigazítsák az egyetem személyzeti beosztását és reagáljanak erre a helyzetre. Az aktuális iránymutatásokért vagy jóváhagyásokért, kérjük, a felettesén keresztül forduljon az illetékes kabinettaghoz.

Cím: Cím: Távmunka szabályzat
Hatályos dátum: 2016. május 6,
Felülvizsgálat dátuma: 2016. május 6: Változat: Első verzió
Felelős hivatal: Humánerőforrás

I. Hatály

Ez a szabályzat a William & Maryre mint az egyetem egészére vonatkozik, beleértve a Virginia Institute of Marine Science-t, (az egyetem). Ez a szabályzat az egyetem minden teljes és részmunkaidős jogosult alkalmazottjára, valamint az oktatókra az alábbi IV(C)(1) szakaszban meghatározott mértékben vonatkozik.

A jelen szabályzatnak a szabályzat hatálybalépésének időpontjában távmunkában dolgozó alkalmazottakra történő alkalmazására vonatkozó iránymutatást a VII(B) szakasz tartalmazza.

II. Cél

Ez a szabályzat célja, hogy a Virginia törvénykönyv 2.2-2817.1. szakaszának megfelelően lehetővé tegye a munkavállalók számára, hogy a munkaidő egészét vagy egy részét alternatív munkavégzési helyen dolgozzanak. A távmunka javíthatja a termelékenységet és a munkateljesítményt, valamint elősegítheti az adminisztratív hatékonyságot (pl. irodai és parkolóhelyek csökkentése), csökkentheti a forgalmi torlódásokat és a szállítási költségeket, támogathatja a működés folytonossági terveit, és a munka és a magánélet egyensúlyának javításával fenntarthatja a magasan képzett munkaerő toborzását és megtartását.

III. Fogalommeghatározások

Alternatív munkavégzési helyek: a munkavállaló központi munkahelyétől eltérő, jóváhagyott helyek, ahol hivatalos egyetemi feladatokat látnak el. A leggyakoribb alternatív munkavégzési hely a munkavállaló otthona, a jelen szabályzatban leírt jóváhagyás függvényében.

Központi munkahely: a munkáltató munkahelye, ahol a munkavállalók általában tartózkodnak. Leggyakrabban ez a williamsburgi kampusz.

Távmunka: olyan munkamegállapodás, amelyben a munkavállaló hivatalos megállapodást köt az egyetemmel, hogy szokásos munkaköri feladatait egy másik munkavégzési helyen, hetente legalább egy napot egy másik munkahelyen végzi.

IV. Irányelv

A távmunka olyan önkéntes munkaalternatíva, amely néhány munkavállaló és néhány munkakör esetében megfelelő, de nem minden munkavállaló és nem minden munkakör esetében. Egyetlen egyetemi alkalmazott sem jogosult vagy garantáltan nem kap lehetőséget a távmunkára. Bizonyos álláskategóriák nem jogosultak távmunkára. A távmunkára alkalmas pozíciók esetében (lásd az alábbi A. szakaszt) az, hogy egy adott munkavállaló végezhet-e távmunkát, eseti alapon kerül eldöntésre, figyelembe véve annak értékelését, hogy a munkavállaló sikerrel jár-e a távmunka-megállapodásban, valamint annak értékelését, hogy a felettes képes-e a távmunkások irányítására. a távmunka-megállapodások leggyakrabban részleges távmunkára vonatkoznak, például heti egy nap távmunkát.

A távmunkát eseti alapon ésszerű alkalmazkodásként is meg lehet fontolni, ahogyan azt a fogyatékossággal élő, képzett munkavállalók számára az alkalmazottak ésszerű alkalmazására vonatkozó szabályzat és eljárás előírja.

A távmunkára jóváhagyott munkavállalóknak a jelen szabályzatnak megfelelő távmunkamegállapodást kell aláírniuk az egyetemmel.

Minden távmunkát végző munkavállaló lényegében ugyanazt a munkát végzi, mint a központi munkahelyen, ugyanazon teljesítményelvárások és egyéb megállapodás szerinti feltételek szerint. A távmunkamegállapodások hosszú vagy rövid időtartamra köthetők.

A munkavállaló besorolása, díjazása és juttatásai nem változnak, ha a munkavállaló távmunkát hagynak jóvá.

Az egyetem az egyetem üzleti igényei alapján a távmunkát a foglalkoztatás feltételeként is megállapíthatja. Ilyen esetekben ezt a követelményt a munkakör meghirdetésekor és a foglalkoztatást felajánló levelezésben fel kell tüntetni.

A. Jogosult munkakörök és alkalmazottak

A felettesek a Humánerőforrás Irodával konzultálva elemzik a munkakör jellegét és a munkavégzés módját, és meghatározzák, hogy mely munkakörök alkalmasak a távmunkára való kijelölésre vagy jóváhagyásra. A távmunka megvalósíthatóságának meghatározásakor több tényezőt is figyelembe kell venni, többek között azt, hogy az egyetem képes-e megfelelően felügyelni a munkavállalót, és hogy valamelyik feladat megköveteli-e bizonyos berendezések vagy eszközök használatát, amelyek otthon nem reprodukálhatók. További kritikus szempontok közé tartozik, hogy

• szükség van-e személyes interakcióra és a munka koordinálására más alkalmazottakkal;
• szükség van-e személyes interakcióra külső kollégákkal, ügyfelekkel vagy vásárlókkal;
• a kérdéses pozíció megköveteli, hogy a munkavállalónak közvetlen hozzáférése legyen a csak a munkahelyen található dokumentumokhoz vagy egyéb információkhoz;
• a helyettesítő munkavégzési hely Virginia államban van;
• a távmunka elrendezése hatással lesz a szolgáltatás minőségére vagy az egyetemi működésre, vagy növeli más alkalmazottak munkaterhelését;
• a munkakör úgy alakítható ki, hogy másoktól függetlenül, minimális támogatás igénybevételével és kevés személyes interakcióval végezhető; és
• a teljesítményt mennyiségi vagy minőségi, eredményorientált szabványokkal lehet mérni, nem pedig a munkával töltött idővel.

Az, hogy egy pozíciót távmunkára alkalmasnak minősítenek, általában azt jelzi, hogy inkább részleges, mint teljes munkaidős távmunka lehetséges. Az Emberi Erőforrások Hivatala a szervezeti egységekkel konzultálva meghatározza a távmunkára nem jogosult pozíciók széles kategóriáit is, beleértve, de nem kizárólagosan a közvetlen szolgáltatási és helyspecifikus pozíciókat, mint például a rendőrtisztek, a parkgondozók, a parkolást támogató személyzet, a létesítményi szakmunkások, beleértve a vízvezeték-szerelőket, villanyszerelőket, és HVAC-technikusok, takarítói (gondnoki) munkások, hallgatói egészségügyi személyzet, kollégiumi személyzet, edzők, atlétikai támogató és üzemeltetési pozíciók, recepciós pozíciók, recepciósok, könyvtári kölcsönző és támogató személyzet, referencia- és kutatókönyvtárosok, közvetlen informatikai támogató pozíciók, a VIMS hajóüzemeltetési személyzete, valamint a környezetvédelmi, egészségügyi és biztonsági személyzet. Ez a lista nem kizárólagos, és az Emberi Erőforrások Hivatala fenntartja a jogot arra, hogy más, távmunkára nem jogosult pozíciókat is meghatározzon.

Ha egy jogosult pozícióban dolgozó munkavállaló engedélyt kér a távmunkára, a felettes a Humánerőforrás Irodával konzultálva meghatározza, hogy a munkavállaló jogosult-e a távmunkára. Általában a következő feltételeknek kell teljesülniük ahhoz, hogy a munkavállaló engedélyt kapjon a távmunkára:

• A munkavállaló legalább tizenkét hónapja van a pozícióban;
• A munkavállalónak nincs aktív hivatalos fegyelmi ügye a jelenlegi vagy a közvetlenül megelőző felülvizsgálati időszakban;
• A munkavállaló bizonyítottan képes önállóan produktívan dolgozni, önmotivált és rugalmas; és
• A munkavállaló az előző értékelési ciklusban legalább kielégítő értékelést kapott.

A feletteseknek biztosítaniuk kell, hogy a távmunkával kapcsolatos döntéseket megfelelő, megkülönböztetéstől mentes indokok alapján hozzák meg.

B. Általános elvárások és feltételek

1. Az irányelveknek való megfelelés. A munkavállalóknak vállalniuk kell, hogy betartják az egyetemi szabályokat, irányelveket, gyakorlatokat és utasításokat, és tudomásul kell venniük, hogy ezek megszegése a távmunka-megállapodás megszüntetését és/vagy fegyelmi eljárást vonhat maga után, akár elbocsátásig. A távmunkát végző alkalmazottakra ugyanazok az irányelvek vonatkoznak, mint a többi alkalmazottra, beleértve az információbiztonsággal és adatvédelemmel kapcsolatos irányelveket; lásd a 7. pontot.
2. Munkaidő. A távmunkában dolgozó alkalmazottak által várhatóan ledolgozandó összes óraszám a munkavégzés helyétől függetlenül nem változik. Az egyetem a távmunkában dolgozó alkalmazottaktól is ugyanazt a termelékenységi szintet várja el, mint a központi munkahelyen dolgozóktól. Azoknak a távmunkát végző alkalmazottaknak, akik nem mentesülnek a Fair Labor Standards Act túlórára vonatkozó követelményei alól, az egyetem által meghatározott módon kell nyilvántartaniuk minden ledolgozott órát. A távmunkamegállapodásban meghatározott óraszámot meghaladóan ledolgozott órákhoz a felettes előzetes jóváhagyása szükséges.
   A távmunka nem a gyermek- vagy felnőttgondozás helyettesítésére szolgál. Ha az elsődleges ellátást igénylő gyermekek vagy felnőttek a munkavállaló munkaideje alatt a helyettesítő munkahelyen tartózkodnak, akkor egy másik személynek kell jelen lennie, aki az ellátást biztosítja.
   A felettesek megkövetelhetik a munkavállalótól, hogy szükség szerint a központi munkahelyen jelentkezzen a munkával kapcsolatos megbeszélésekre vagy egyéb eseményekre, vagy szükség szerint találkozhatnak a munkavállalóval a helyettesítő munkahelyen a munka előrehaladásának vagy egyéb munkával kapcsolatos kérdések megvitatása céljából.
3. A szabadság felhasználása. A munkavállalók nem használhatják a távmunkát a betegszabadság, a családi és egészségügyi szabadság, a Virginia Sickness and Disability Program keretében igénybe vett szabadság, a munkahelyi kompenzációs szabadság vagy más típusú szabadság helyett.
   Az egyetem azonban eldöntheti, hogy megfelelő-e a távmunka mint a munkába való részleges vagy teljes visszatérés lehetősége az egyetem sérülést vagy betegséget követő munkába való visszatérésre vonatkozó szabályai és a távmunka jóváhagyására vonatkozó döntéseknél általában alkalmazott kritériumok alapján.
4. Felelősség. Az egyetem nem vállal felelősséget a munkavállaló alternatív munkavégzési helyén a megállapodás szerinti munkaidőn kívül bekövetkező sérülésekért, illetve a munkaidőben bekövetkező, de nem a munkavégzésből és a munkavégzés során keletkezett sérülésekért. Az egyetem nem vállal felelősséget a munkavállaló ingatlan vagy személyes tulajdonában a távmunkaprogramban való részvételből eredő károkért sem.
   A munkavállalói kártérítési fedezet a munkavállaló otthonában vagy alternatív munkavégzési helyén kijelölt munkaterületekre korlátozódik. A munkavállalók vállalják, hogy ugyanazokat a biztonsági szokásokat alkalmazzák, amelyeket az egyetemen belül is alkalmaznának, és biztonságos körülményeket tartanak fenn a helyettesítő munkavégzési helyeken. A munkavállalóknak követniük kell a betegség vagy sérülés bejelentésére vonatkozó szokásos eljárásokat.
5. Berendezések és anyagok. Általában az egyetem biztosítja az alkalmazottak számára a feladataik hatékony ellátásához szükséges felszereléseket és anyagokat; az egyetem azonban nem duplikálja az erőforrásokat a központi munkahely és a helyettesítő munkahely között.
   A távmunkát végző alkalmazottak csak az egyetem tulajdonában lévő felszereléseket használhatják jogos egyetemi célokra. A távmunkában dolgozó alkalmazottak felelősek az egyetem tulajdonában lévő eszközök védelméért a lopástól, sérüléstől és jogosulatlan használattól. Az egyetem karbantartja, szervizeli és javítja a szokásos munkavégzés során használt egyetemi tulajdonú berendezéseket. Az egyetem meghatározza, hogy ki a felelős a berendezések szállításáért és telepítéséért, valamint javítás vagy szervizelés céljából a központi munkahelyre történő visszajuttatásáért. A távmunka-megállapodás azt is engedélyezheti, hogy az alkalmazottak saját eszközeiket használják, feltéve, hogy az ilyen eszközök használatát az Informatikai Vezető vagy megbízottja jóváhagyta.
   Ha az alkalmazottaknak engedélyezik saját felszerelésük használatát, az egyetem nem felelős a munkavállaló személyes felszerelésének költségeiért, javításáért vagy szervizeléséért, kivéve, ha a távmunkamegállapodásban előzetesen kifejezetten másként állapodtak meg.
6. A távmunka költségei. Az egyetem nem köteles felelősséget vállalni a működési költségekért, az otthoni karbantartásért vagy egyéb olyan költségekért, amelyek a munkavállaló otthonának távmunkahelyként való használata során merülnek fel.
   Az egyetem felhasználhat előirányzott pénzeszközöket távmunka költségeire, ha üzleti szükséglet áll fenn és a finanszírozás lehetővé teszi a következőket: telepítés és alapvető telefonszolgáltatás a munkavállaló alternatív munkavégzési helyén; mobiltelefonok vagy személyes digitális asszisztensek (PDA) üzleti használatra; a munkavállalóknak a személyes telefonjukról kezdeményezett üzleti vonatkozású távolsági hívások megtérítése, ha mobiltelefon vagy PDA nem biztosított; vagy internet-hozzáférés és kapcsolódó szolgáltatások.
7. Egyetemi információk. Az alkalmazottaknak meg kell védeniük a távmunka során használt vagy hozzáférhető egyetemi információkat, a W&M adatosztályozási és adatvédelmi szabályzatának, az elfogadható használatra vonatkozó szabályzatnak és más vonatkozó informatikai szabályoknak megfelelően.
   Az egyetemnek az egyetemi eljárásoknak megfelelően engedélyeznie kell, hogy az alkalmazottak az egyetem által meghatározott, korlátozott hozzáférésű információkkal vagy anyagokkal alternatív munkavégzési helyeken dolgozzanak. A távmunkát végző alkalmazottaknak bele kell egyezniük, hogy az egyetem által jóváhagyott biztonsági eljárásokat követik az adatok bizalmas kezelésének és biztonságának biztosítása érdekében.
8. Képzés vezetők és felügyelők számára. Az egyetem azzal ösztönzi a távmunka sikeres és megfelelő alkalmazását az egyetemen belül, hogy képzést biztosít a felettesek és vezetők számára a távmunkában dolgozó alkalmazottak hatékony irányításáról. Az egyetem útmutatást adott az alkalmazottak teljesítményelvárásainak kezeléséről.

C. Távmunka-megállapodás

A távmunkát távmunka-megállapodással kell dokumentálni. A távmunkamegállapodás határozza meg azokat a konkrét feltételeket, amelyek az alternatív helyeken dolgozó alkalmazottakra vonatkoznak. A távmunkamegállapodást az egységvezetőnek, a munkavállaló felettesének és a Humánerőforrás Hivatalnak jóvá kell hagynia. A megállapodás formanyomtatványa online elérhető a http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

A határozott idejű megállapodás általában egy évre szól, és meghosszabbítható, de rövidebb időtartamra is lehet megállapodást kötni. A megújítás nem garantált; a távmunka-megállapodást, a munkavállaló teljesítményét és egyéb körülményeket a felettes mérlegeli a megállapodás megújításának eldöntésekor.

1. Kivételek a távmunka-megállapodás követelménye alól. Elfogadott gyakorlat, hogy az oktatói és kutatói karok változatos időbeosztással végzik munkájukat az egyetemen és alternatív helyszíneken. Általában nem szükséges hivatalos távmunka-megállapodást kötni az oktatókkal, kivéve, ha a szokásos munkabeosztás következetesen egy másik helyszínen történik (azaz nem a szokásos kijelölt irodában).
   Egy tanszék alkalmanként azt is meghatározhatja, hogy az alkalmazottaknak rövid ideig alternatív munkahelyeken kell dolgozniuk, hogy szokatlan körülményekhez igazodjanak, mint például egy rövid ideig tartó irodabezárás felújítás vagy költözés miatt. Ilyen esetekben nincs szükség hivatalos távmunka-megállapodásra, de a részleg aktái számára emlékeztető vagy e-mail formájában dokumentálni kell a munka elvárásait és időtartamát.
2. A távmunka-megállapodás módosítása vagy megszüntetése. A felettes a humánerőforrással konzultálva módosíthatja vagy felmondhatja a távmunkamegállapodást idő előtt (a meghatározott időtartam lejárta előtt) a teljesítménnyel kapcsolatos aggályok, változó működési igények vagy bármely más, megkülönböztetésmentes ok miatt. A munkavállaló is bármikor felmondhatja a távmunkamegállapodást, kivéve, ha az a foglalkoztatás feltétele volt. A felmondás általában legalább két héttel korábban történik.

VI. Végrehajtás; Panaszok, panaszok vagy fellebbezések

A munkavállalót, aki nem ért egyet a távmunkára vonatkozó kérelem elutasításával vagy a jelen irányelvvel kapcsolatos bármely más intézkedéssel, arra bátorítjuk, hogy beszélje meg a problémáját a felettesével. Ha a felettesével folytatott megbeszélés nem oldja meg a problémát, a munkavállaló kérheti a távmunkára vonatkozó döntés nem hivatalos felülvizsgálatát a Humánerőforrás Hivataltól. A távmunkával kapcsolatos döntések a meglévő panasztételi/panaszolási eljárások keretében is sérelmezhetők.

VII. Felhatalmazás és módosítás; végrehajtás

A. Felhatalmazás és módosítás. Ezt a szabályzatot az elnök hagyja jóvá Virginia állam törvénykönyvének 2.2-2817.1. szakaszával összhangban. Az elnök a humánerőforrás-vezetőre ruházta át a jelen szabályzat kisebb vagy technikai jellegű felülvizsgálatának vagy módosításának hatáskörét.

B. Végrehajtás.

• A pozícióra való jogosultság megállapítása. A feletteseknek e szabályzat közzétételét követően meg kell kezdeniük a távmunkára alkalmas vagy nem alkalmas munkakörök meghatározását a humánerőforrás által rendelkezésre bocsátott, a nem alkalmas munkakörök listájára való hivatkozással és e szabályzat IV. szakaszának (A) pontjával összhangban.
• Már meglévő távmunka-megállapodások. A jelen szabályzat hatálybalépésének időpontjában vagy azt megelőzően távmunkát végző alkalmazottak esetében a felettesnek konzultálnia kell a humánerőforrással a megfelelő megközelítés meghatározása érdekében, figyelembe véve a megállapodás sajátosságait. A meglévő, dokumentált, egyéves időtartamra szóló távmunkamegállapodással rendelkező munkavállaló esetében a megállapodást általában röviddel az időtartam lejárta előtt felülvizsgálják e szabályzat alapján, hogy adott esetben egy frissített megállapodást lehessen aláírni.

VIII. Kapcsolódó irányelvek, eljárások és dokumentumok

Távmunka-megállapodás & Biztonsági ellenőrzőlista
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Telework, Policy 1.61 (a távmunka kereteit meghatározó állami szintű irányelv, amelyet intézményspecifikus irányelvekben kell részletesebben meghatározni)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Standards of Conduct, Policy 1.60 (a minősített és az operatív alkalmazottakra alkalmazandó; meghatározza a magatartási elvárásokat és a fokozatos fegyelmi eljárást)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Hours of Work, Policy 1.25
Performance Planning & Evaluation Policy for Operational Employees
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Performance Planning & Evaluation, Policy 1.40 (a minősített alkalmazottak számára)
Teljesítménytervezés és értékelés politikája a szakemberek és hivatásos oktatók számára (a távmunkában dolgozó hivatásos alkalmazottak teljesítményének irányítására vonatkozó útmutatáshoz)
Munkavállalói ésszerű alkalmazkodásra vonatkozó politika és eljárás (a fogyatékossággal élő minősített alkalmazottak számára, akik távmunkát kérhetnek szállásként)
Az alkalmazottak teljesítményelvárásainak irányítására vonatkozó útmutatás