Minden sikeres szervezet sikeres csapatok gyűjteménye.

17 titok a csapatmunka javításához

© | Rawpixel.com

Ezzel az útmutatóval megvizsgáljuk a nagyszerű csapat építőköveit, és 17 titkot adunk a csapatmunka javításához.

MITŐL LESZ NAGY CSAPAT?

Mielőtt elkezdenénk megvizsgálni a csapatmunka javításának titkait, fontos, hogy tanulmányozzuk a jó csapat fogalmát. Ahhoz, hogy valóban javíthassuk a csapatunk működését, tisztában kell lennünk a minden sikeres csapat mögött álló jellemzőkkel.

A Harvard Business Review közölt egy áttekintést az MIT Human Dynamics Laboratory 2012-es tanulmányáról, amely a jó csapat összetevőit vizsgálta. A tanulmány hat héten keresztül követte a látszólag azonos csapatok kommunikációs mintáit.

A begyűjtött adatokból kiderültek a sikeresebb csapatok legfontosabb jellemzői, amelyek a következők.

  • A csapat minden tagjának egyenlő hozzájárulása
  • A csapat sok energiát osztott meg egymással
  • A csapattagok közvetlenül kommunikáltak egymással
  • A csapat há-csatornás beszélgetéseket
  • A tagok felfedezték a külvilágot, és eredményeikről beszámoltak a csapatnak

A tanulmány arra a bölcsességre is következtetett, hogy az egyéni tehetség sokkal kevésbé fontos a csapat sikeréhez, mint az egész csapat hatékony kommunikációra való képessége. Ezért a csapatmunka javításának nagy része a csapat kommunikációs mintáinak javításán múlik.

Itt egy rövid videó, amely a tanulmány megállapításait vázolja:

A csapatmunka javításának legfontosabb módjai közé olyan szempontok tartoznak, mint a csoportdinamika kezelése, a kommunikáció javítása, az elszámoltathatóság elősegítése és a további fejlődés ösztönzése.

A következőkben ezekre a pontokra összpontosító tippeket adunk, hogy a legjobbat hozhassa ki a csapatából.

CSOPORTDINAMIKA IRÁNYÍTÁSA

A csapatmunka javításának első fontos szempontja a csoportdinamika irányítása.

Titok 1: Ossza el a szerepeket az egyéni erősségek alapján

A csapatszerepek kiosztásakor fontos, hogy a csapattagok egyéni erősségeire koncentráljon. Ez nem feltétlenül annyira arról szól, hogy minden szerepkörre a legjobb személyt válasszuk, mint inkább arról, hogy a siker és a teljesítés légkörét teremtsük meg.

Ha minden csapattagnak van olyan szerepe, amiben jó, nagyobb valószínűséggel érzi magát megbecsültnek, és ezt a fajta pozitív energiát sugározza a csoport többi tagjára is. Másrészt, ha az emberek olyan szerepekben vannak, amelyek nem illenek hozzájuk, vagy nem segítik őket a pozitív célok elérésében, a csapaton belül elkezdhet kialakulni a frusztráció és a neheztelés.

Titok 2: Engedd meg a tagoknak, hogy feljebb lépjenek

Elkerülhetetlen, hogy a csapatvezetés ne kezdje el előnyben részesíteni a csapat egyes tagjait azzal, hogy mindig nekik adja a kulcsfontosságú szerepeket és feladatokat. Ehelyett arra kell ösztönöznie a csapattagokat, hogy lépjenek feljebb, és állítsanak kihívást maguk elé.

Egy jó módja ennek, ha önkénteseket kér a szerepekre. Például ahelyett, hogy kijelentené, hogy “A” személy végez egy bizonyos feladatot; tájékoztassa a csapatot, hogy szüksége van valakire egy adott feladatra. Ha mindig ugyanazok az emberek lépnek fel, próbálja meg arra ösztönözni a csapat csendesebb tagjait, hogy vegyék át a vezetést.

A másik módja annak, hogy mindenkit bevonjon, az, ha biztosítja, hogy a csapat minden tagja felülvizsgálja a projekteket és a döntéseket a véglegesítés előtt. A dokumentumok vagy tervek véglegesítése előtt minden tag adjon rövid visszajelzést.

Titok 3: Koncentráljon a pozitív visszajelzésre

A csapatmunkát a visszajelzéssel lehet javítani, de a hangsúlyt mindig a pozitív és nem a negatív visszajelzésre kell helyezni. A pozitív visszajelzés egy másik hatékony eszköz a csapaton belüli pozitív légkör ösztönzésére és annak biztosítására, hogy mindenki megbecsültnek érezze magát.

A csapat tagjaival érdemes egyéni értékelő üléseket szervezni, de a csapat egésze számára is értékes visszajelzéseket adni. A csapat általános sikerének és az egyéni hozzájárulások értékének kimondásával növelheti a csapat morálját.

KOMMUNIKÁCIÓ JAVÍTÁSA

A következő tippek azzal foglalkoznak, hogyan javíthatja a csapat egymással való kommunikációját. A kommunikáció a csapatmunka középpontjában áll, és a csapaton belül a legfontosabb fókuszterületek között kell lennie.

4. titok: Legyen nyitott ajtók politikája

A vezetőségnek a csapatban és a tágabb szervezeten belül is nyitott ajtók politikáját kell fenntartania. Szüksége van arra, hogy a csapattagok úgy érezzék, bármikor közölhetik velük a problémákat vagy a pozitív fejleményeket.

A nyitott ajtók politikáját fokozhatja azzal, hogy lehetővé teszi a csapat kérdéseit és javaslatait. A vezetőségnek mindig meg kell hallgatnia ezeket a megkereséseket, és pozitívan kell válaszolnia rájuk. Ha például egy javaslat nem megvalósítható, ne csak azt mondja, hogy nem kerül megvalósításra, hanem magyarázza el az okokat, és adjon pozitív visszajelzést az illetőnek, amiért javasolta.

Ha egy csapattag nehézségekkel szembesül, akár a projekttel, akár valamivel a magánéletében, biztosítsa, hogy az egész csapat segítségére legyen. Ez történhet a személyre háruló feladatok csökkentésével vagy további, munkán kívüli támogatással.

5. titok: Ösztönözze a brainstormingot

A csapatot a projekt során különböző időpontokban brainstormingra is ösztönözni kell. Jó ötlet például a hetente vagy kéthetente egyszeri brainstorming. Biztosítsa, hogy az ülésen minden ötletet szívesen fogadnak és megvizsgálnak. A csapatnak a dobozon kívül kell gondolkodnia és analitikusnak kell lennie, amikor az ötletekről van szó.

Az őrült ötleteket nem szabad negatívan vagy viccelődve szemlélni. Azzal, hogy mindenki ötletét meghallgatja, bizalmat teremthet a csoporton belül, és olyan ötleteket szíthat, amelyek sikerre vezethetnek.

A helyszínt érdemes változtatni, hogy nagyobb kihívások elé állítsa a csoportot. Ne csak a tárgyalóban gyűljön össze, hanem menjen ki az irodából, vagy üljön le egy nyüzsgő kávézóba, hogy mindenkit más gondolkodási sebességre kapcsoljon.

6. titok: Ápolja a kíváncsiságot

A kíváncsiság fontos része a sikeres csapatoknak. Ahogy az MIT tanulmánya is kimutatta, a tagoknak a csapaton kívül is körül kell nézniük, és ötletekkel kell visszajönniük. A megoldások megtalálására irányuló kíváncsiságot ezért mindig ösztönözni kell.

A kíváncsiság ösztönzése azáltal, hogy biztosítjuk, hogy a csapattagok kérdéseket tegyenek fel és válaszokat keressenek. Távolítsa el a csapattagok szókincséből a gyakori “Ez egy hülye kérdés” mondatot. Minden kérdés megérdemli a választ.

7. titok: Ösztönözze a munkaidőn kívüli csapattevékenységet

Végül javítsa a kommunikációt azzal, hogy a csapat a munkán kívül is élvezze egymás társaságát. Az egyes csapattagok szociális oldalának megismerése bizalmat építhet, és elháríthatja az akadályokat az ilyen kérdések feltevése vagy az új ötletek felvetése elől.

Azzal kezdje, hogy arra ösztönzi a csapatot, hogy együtt ebédeljenek. Ezt megteheti úgy, hogy egyedi elviteles lehetőségeket teremt a konferenciatermekben, vagy a melegebb évszakban piknikeket szervez.

A munkahelyi környezeten kívüli eseményeket is szerveznie kell. Ezeknek még csak nem is feltétlenül kell személyes találkozóknak lenniük, hanem inkább online beszélgetési lehetőségeknek. Használja például a közösségi médiát a csapat összekapcsolására, és fokozza a munkahelyen kívüli együttműködést olyan azonnali üzenetküldő szolgáltatásokkal, mint a SnapChat.”

FELELŐSSÉGRE VONATKOZÁS

A sikeres csapatmunkához szabályrendszerre van szükség. Lényeges, hogy a csapattagok elszámoltathatóak legyenek, mivel ez visszatartja a negatív viselkedést és bizalmat épít.

8. titok: Határozza meg az egyes tagok szerepét

A jobb elszámoltathatóság felé vezető első lépés az egyes csapattagok szerepének felvázolása. Mindenkinek ismernie kell az egész csapat fő célkitűzését, de meg kell kapnia a saját céljait és feladatait is. A szerepek meghatározásával a csapatban kevesebb lesz a zűrzavar és egymás lábujjain való átlépés.

Amint fentebb említettük, minden egyes tag erősségeit az egész csapat javára akarja felhasználni. Ossza ki a feladatokat ezen erősségek alapján, és gondoskodjon arról, hogy mindenki megértse a csapatban betöltött szerepét, mielőtt a projekt beindul.

A folyamat során vizsgálja felül és igazítsa újra a szerepeket, és ne felejtse el garantálni, hogy mindenki hozzájárulását egyenlő mértékben értékelik.

9. titok: Vázolja fel az elvárásokat

A fenti titkos tipp röviden említette a célok meghatározásának fontosságát, mind az egész csapat, mind az egyes tagok tekintetében. Alapvető fontosságú, hogy minden tag kezdettől fogva tisztában legyen ezekkel az elvárásokkal.

A projekt előtt a csapatnak össze kell gyűjtenie és körvonalaznia kell a kívánt eredményeket, az ezek elérését elősegítő viselkedésmódokat és a teljesítendő célokat. Vegye észre annak fontosságát, hogy a csapat is részese legyen a folyamatnak, és ez ne csak egy felülről lefelé irányuló vezetői döntés legyen.

10. titok: Hozzon létre világos ütemtervet és ellenőrizze az előrehaladást

A csapatnak emellett világos képet kell kapnia az ütemtervről. Egy ütemterv, kisebb mérföldkövekkel határozottan segíthet, és biztosítja, hogy a csapat ne érezze magát túlságosan leterheltnek.

Egy megfelelő felülvizsgálati rutinra is szükség van, hogy a csapat vagy az egyes tagok ne maradjanak le. Ne éreztesse a csapattagokkal, hogy zaklatják őket, de biztosítsa, hogy a vezetőség tisztában legyen az egyéni előrehaladással. Ez történhet önértékelési űrlapok vagy visszajelző ülések során.

Ezeken túlmenően gondoskodjon arról, hogy a lemaradó egyének számára rendelkezésre álljon segítség. Jó ötlet lehet a haveri rendszer, ahol a feladatukkal már majdnem kész tagok rugalmasan segíthetik azokat, akiknek még rengeteg feladatuk van hátra.

11. titok: alakítson ki rutint

A rutinnal rendelkező csapatok jobban teljesítenek, és kevesebb bennük az ellenségeskedés – állítja Marta Moakley, az XpertHR munkahelyi szakértője. A rutin nem csak azt jelenti, hogy van egy ütemterv, operatív mérföldkövekkel, hanem a csapatmunkával kapcsolatos egyéb dolgokra is van rutin.

Például a problémamegoldásra és a megbeszélésekre is kell egy rutin. Amikor egy csapat nehézséggel szembesül, tudnia kell, hogy mi az útja a megoldásnak. Ez lehetne egy módszer a csapatvezetővel való kapcsolatfelvételre, aki hasonló séma szerint szervezne egy megbeszélést. A lépések a következők lennének: a probléma felvázolása, kisebb részekre bontása, megoldások keresése minden egyes részre, és olyan csapattagok kijelölése, akik orvosolni tudják a problémákat.

Ezeken túlmenően a csapatnak rutinnal kell rendelkeznie a negatívan vagy károsan viselkedő csapattagok kezelésére is. Ha valaki nem teszi a dolgát, vagy ha zaklatásról van szó, fontos, hogy legyen egy rutin a viselkedés kezelésére. A lépések között ismét szerepelhet a probléma meghatározása, beszélgetés az elkövetővel és az esetleges áldozattal, a probléma megosztása a tágabb csapattal, megoldás keresése a problémára, és a megoldás megtalálása után továbblépés.

Míg sok szervezet és csapat hajlamos a konfliktust úgy feloldani, hogy csak a konfliktushelyzetben közvetlenül érintettekkel beszélget, egyes szakértők azt javasolják, hogy az egész csapatot vonják be a konfliktusmegoldó rutinokba. Don Maruska, a Hogyan születnek a nagyszerű döntések című könyv szerzője szerint: “Gyakran ezek a további emberek egyensúlyt hoznak a vitába, és nagyobb gondolkodásra ösztönöznek.”

Titok 12: Társadalmi szerződés felállítása

Az elszámoltathatóság elősegítésének egyik legjobb módja a társadalmi szerződés felállítása. Ez a csapat tagjai által kötött megállapodásra utal, amely felvázolja a viselkedés szabályait. Összefoglalja a csapaton belüli interakció és kommunikáció normáit.

A társadalmi szerződés nem csak egy divatos hóbort. Kutatások kimutatták, hogy a jól megvalósított társadalmi szerződések mélyebb kontrollt és biztonságérzetet nyújtanak a munkavállalóknak a csapaton belül. Ez fokozhatja az elszámoltathatóság és a bizalom érzését a tagok és a vezető között, mivel mindenki tisztában van azzal, hogy mi elfogadott és mi nem.

A csapatnak mindig részt kell vennie a társadalmi szerződésben foglalt szabályok kialakításában.

A szerződés a következő kérdésekre összpontosítva rajzolható meg:

  • Melyek a csapattagok elvárásai egymással szemben?
  • Melyek azok a dolgok és viselkedések, amelyek a csapat javára válnak?
  • Melyek azok a dolgok és viselkedések, amelyek nem válnak a csapat javára?
  • Melyek azok a dolgok és viselkedések, amelyeket a csapatnak el kellene fogadnia? Mit kellene abbahagyniuk?

Győződjön meg arról, hogy az egész csapat hozzájárul, és ami még fontosabb, elfogadja a megállapodást. Csak akkor működhet, ha a szerződés megszegésének következményei vannak, és ha mindenki osztozik a mögötte álló elképzelésekben.

Ez a szerethető munkahelyi légkör és kultúra megteremtésén múlik.

ÖNKÉNTES FEJLESZTÉS

Végül a következő pontok a csapat kollektív tudásának fejlesztésére összpontosítanak. A folyamatos fejlesztéssel és képzéssel a csapat több energiát és megértést generálhat, ami végső soron a sikerhez vezet

Titok 13: Folyamatos képzés biztosítása

A teljesítmény érzése növelheti a csapat morálját és energiáját. Ennek egyszerű módja, ha garantáljuk, hogy a tagok tovább fejlesztik képességeiket, és pozitív tapasztalatokat szereznek a képzéseken keresztül. Minden csapattagnak részt kell vennie a fejlesztő tanfolyamokon, és tovább kell képeznie magát. Ez nemcsak a csapat tudását növeli, és így garantálja a jobb sikert, hanem személyes szinten is segíti az egyént.

A képzéseknek fejleszteniük kell az adott szerepkörben való munkavégzésre való képességüket, de a vezetőségnek olyan képzéseket is biztosítania kell, amelyek a csapatban szükséges általános képességeket fokozzák. Ezek lehetnek akár technikai, akár szociális készségek, mindaddig, amíg javítják a tag rugalmasságát a munkahelyen.

A csapat általános sikerét, a csapat összetartozásának érzését és az egyén teljesítményérzetét javíthatja azzal, hogy a személy beszámol a tanulmányokról. Egy rövid prezentáció arról, hogy mit tanult az illető, és hogyan segítheti a csapatot, rendkívül hasznos lehet a csapat számára.

Titok 14: Mentorprogram létrehozása

A csapat minden egyes tagja vagy a csapat kisebb részei számára is érdemes megfontolnia egy mentorprogram biztosítását. Ezek remekül felpörgethetik az energiát, és segíthetnek a csapattagoknak abban, hogy felelősségteljesebbnek, valamint támogatottabbnak érezzék magukat.

Ha az egyéni mentorok biztosítása nem lehetséges, szervezhet rendszeres csapatlendítő eseményeket érdekes vendégelőadókkal. Az iparági szakértők vagy a társadalmi viselkedés szakértői által tartott motivációs előadások segíthetnek a csapatmunka és a bizalom építésében.

Titok 15: Állítson kihívásokat a csapat elé

A fejlesztésnek nem kell mindig az adott iparághoz kapcsolódnia, amelyen a csapat dolgozik. Sőt, a vezetésnek rendszeresen kihívások elé kell állítania a csapatot olyan problémákkal is, amelyek nem a feladathoz kapcsolódnak. Ez javíthatja a csapat együttműködési képességét, fokozhatja a problémamegoldó képességüket, és néhány pillanatra elterelheti a figyelmüket a munkáról.

A kisebb problémák, például egy gyilkossági rejtély megfejtése vagy egy óriási szókirakó megoldása rákényszerítheti a csapatot a kommunikációra és az együttműködésre. Ez biztosítja, hogy ne csak a csapaton belüli kisebb klikkjeikbe essenek, vagy ne álljanak le egymással beszélgetni. Valójában egy szórakoztató feladat a munkanap során fokozhatja az innovációt, és biztosíthatja, hogy a csapat megpróbáljon különböző megoldásokkal kísérletezni.”

Ne feledje, hogy a csapat utólag elemezze a kihívást, és vázolja fel az okokat, amiért vagy kudarcot vallottak, vagy sikerrel jártak vele. Az ötlet az, hogy bevonjuk őket annak megértésébe, hogyan lehet előnyös a csapatmunka, és mik a sikeres együttműködés kulcsai.

16. titok: Jutalmazza az eredményeket

Végül a csapatmunka javítható a pozitív teljesítmény és viselkedés jutalmazásával. Amikor a csapat teljesít egy feladatot, új szemlélettel áll elő, vagy megold egy trükkös problémát, meg kell jutalmazni őket érte. Ez biztosítja, hogy a csapat megbecsültnek érezze magát, megértse a csapatmunka fontosságát, és pozitív energia érzetét kelti.

A jutalomnak nem kell túl nagy dolognak lennie, bár a pénzügyi jutalom, például a bónusz erős ösztönzőként hathat. De érdemes megfontolni az olyan csapatépítő jutalmakat is, mint például egy vacsora az egész csapatnak, egy rövidebb munkanap vagy egy üveg pezsgő mindenkinek.

Ne feledje, hogy bár a csapat egészének gratulálása fontos, az egyéni sikereket is meg kell jutalmazni. Ezt nem szabad a többiek rovására tenni, és nem szabad mindig ugyanazokat a személyeket jutalmazni. De a csapattagok egyéni jutalmazása is növelheti a csapat általános boldogságát.

BONUS TITOK A CSAPATMUNKA JAVÍTÁSÁHOZ

Az utolsó tippként egy meglepő tényre összpontosítunk a csapatmunka javításával kapcsolatban.

Titok 17: Ne féljen összekeverni a csapatokat

Míg az ismerős csapatok általában barátságosabbak és jobb a bizalmi struktúrájuk, a tanulmányok szerint az újonnan alakult csapatok jobbak az ötletek generálásában. Ezért nem szabad félni a csapaton belüli szerepek vagy tagok cseréjétől, különösen, ha a jelenlegi csapat megakad a haladásban vagy nem működik jól együtt.

Gondoskodjon arról, hogy a csapatokban megfelelő egyensúly legyen a tehetség és az egyéni képességek között. Ha a részlegnek több kisebb csapata van, nem szeretné, ha az összes tehetséges egyén egy csapatban lenne. A magasabb képességek egyértelmű megosztásával könnyen neheztelést kelthet a csapatok között, és ez káros lehet a csapatmunkára.

Lássunk egy példát a sokszínű csapatok hatásáról.

A végeredmény

A csapatmunka javításának titkai összességében a csapat felépítésének, a kommunikációnak és a csapatként való fejlődésnek a javításában rejlenek.

Fenn kell tartania a pozitív környezetet azáltal, hogy a működő elemekre összpontosít, és biztosítja a csapat minden tagjának elszámoltathatóságát.

A sikeres csapat tanulni és fejlődni akar, nemcsak az egyén, hanem az egész csapat érdekében is.

432 részesedés